Μεγάλα σύνολα δεδομένων ενδέχεται να απαιτούν να χωρίσετε το όνομα και το επώνυμο των ατόμων στους πίνακες δεδομένων σας. Σε αυτό το άρθρο, μπορείτε να μάθετε πώς να το κάνετε ακριβώς αυτό. Κόψτε και κόψτε τα δεδομένα σας εύκολα, ακολουθώντας αυτό το σεμινάριο του Excel για αρχάριους και μεσαίους χρήστες.
Ας υποθέσουμε ότι εργάζεστε για τη δημιουργία ενός εξατομικευμένου προτύπου email. Κάθε μήνυμα πρέπει να περιέχει το όνομα του παραλήπτη — αν θέλετε να είναι πιο φιλικό, θα θέλατε να χρησιμοποιήσετε μόνο ονόματα. Ευτυχώς, το Excel σας δίνει την επιλογή να χωρίσετε το όνομα και το επώνυμο σε ξεχωριστά κελιά.
Η ύπαρξη πολλών δεδομένων γεμισμένων σε ένα μόνο κελί συχνά δημιουργεί προβλήματα. Σε αυτή την περίπτωση, είναι εξατομίκευση. Μερικές φορές, η υπερβολική ποσότητα σε ένα πεδίο μπορεί επίσης να εμποδίσει την ικανότητά σας να ταξινομείτε και να φιλτράρετε τα δεδομένα σας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις παρακάτω μεθόδους για να χωρίσετε περισσότερα είδη δεδομένων στα δικά τους κελιά, όπως διευθύνσεις, γενέθλια και ούτω καθεξής.
Πίνακας περιεχομένων
- Διαχωρισμός ονομάτων και επωνύμων στο Excel
- Μέθοδος 1. Χρησιμοποιήστε τη συνάρτηση Κείμενο σε στήλες
- Μέθοδος 2. Τύποι
- Μέθοδος 3. Εύρεση και αντικατάσταση
- Τελικές σκέψεις
Διαχωρίστε τα ονόματα και τα επώνυμα στο Excel
Στους παρακάτω οδηγούς, μπορείτε να μάθετε πώς να διαχωρίζετε τα ονόματα και τα επώνυμα στο Excel. Για τους σκοπούς αυτού του οδηγού, θα χρησιμοποιήσουμε το πιο πρόσφατο Microsoft Excel 2019, ωστόσο, τα βήματα λειτουργούν σε όλες τις εκδόσεις του λογισμικού.
Θέλετε δωρεάν πρόσβαση στο Excel; Δοκιμάστε το Excel Online, την ολοένα αναπτυσσόμενη διαδικτυακή έκδοση του λογισμικού, που παρέχεται από την ίδια τη Microsoft. Εάν χρειάζεστε περαιτέρω βοήθεια, μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μας.
Μέθοδος 1. Χρησιμοποιήστε τη συνάρτηση Κείμενο σε στήλες
Το κείμενο σε στήλες στο Excel σάς επιτρέπει να διαχωρίζετε τις τιμές κειμένου σε ξεχωριστά κελιά σε μια σειρά. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να διαχωρίσετε ένα όνομα και επώνυμο από το πλήρες όνομα.
-
Ανοίξτε το έγγραφο Excel που περιέχει τα ονόματά σας ή δημιουργήστε ένα νέο και ρυθμίστε τα δεδομένα σας. Βεβαιωθείτε ότι τα κελιά σας έχουν ρυθμιστεί με παρόμοιο τρόπο με το παρακάτω παράδειγμα:
-
Χρησιμοποιήστε τον κέρσορα για να επιλέξετε όλα τα ονόματα στη στήλη του πλήρους ονόματος. Στο παράδειγμά μας, θα επιλέξουμε A2:A10.
-
Μεταβείτε στην καρτέλα Δεδομένα στη διεπαφή κορδέλας. Αυτό θα πρέπει να βρίσκεται μεταξύ της καρτέλας Τύποι και της καρτέλας Αναθεώρηση.
-
Κάντε κλικ στο κουμπί Κείμενο σε στήλες, που βρίσκεται στην ενότητα Εργαλεία δεδομένων. (Δείτε την παρακάτω εικόνα)
- Θα εμφανιστεί ένα αναδυόμενο παράθυρο και θα ξεκινήσει ο Οδηγός μετατροπής κειμένου σε στήλες. Αυτό μπορεί να αναλυθεί σε 3 βήματα, καθένα από τα οποία απαιτεί να κάνετε προσαρμογές.
-
Στο Βήμα 1, επιλέξτε Οριοθετημένο στην ενότητα Αρχικός τύπος δεδομένων. Αυτό θα σας επιτρέψει να χρησιμοποιήσετε το διάστημα ως διαχωριστικό μεταξύ ονομάτων και επωνύμων. Κάντε κλικ στο Επόμενο για να προχωρήσετε.
-
Στο Βήμα 2, βεβαιωθείτε ότι έχετε καταργήσει πρώτα όλους τους οριοθέτες και, στη συνέχεια, επιλέξτε Διάστημα μόνο. Για άλλη μια φορά, κάντε κλικ στο Επόμενο για να συνεχίσετε.
-
Βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει το πεδίο για την έξοδο σας στην ενότητα Προορισμός. Για το παράδειγμά μας, επιλέξαμε το πρώτο κελί στη στήλη Όνομα, B2. Κάντε κλικ στο Τέλος για να ολοκληρώσετε τη διαδικασία.
Όπως φαίνεται παρακάτω, καταφέραμε με επιτυχία να διαχωρίσουμε τα ονόματα και τα επώνυμα από ένα μεμονωμένο κελί σε 2 ξεχωριστά κελιά. Αυτό ανοίγει μια πληθώρα επιλογών για εξατομικευμένα email, ανάλυση δεδομένων και πολλά άλλα.
Ωστόσο, υπάρχουν ορισμένα πράγματα που πρέπει να έχετε υπόψη όταν εργάζεστε με αυτήν τη μέθοδο. Σημειώστε τις ακόλουθες προειδοποιήσεις:
- Τα δεδομένα στα κελιά σας είναι στατικά. Όταν επεξεργάζεστε το πλήρες όνομα, το όνομα και το επώνυμο δεν θα προσαρμοστούν σύμφωνα με τις αλλαγές σας. Θα χρειαστεί να τα επεξεργαστείτε χειροκίνητα για να αντικατοπτρίζουν τις αλλαγές.
- Εάν δεν καθορίσετε ένα κελί προορισμού, το Text to Column θα αντικαταστήσει την τρέχουσα στήλη. Αυτό διαγράφει τα πεδία πλήρους ονόματος, αντικαθιστώντας τα με διαχωρισμένα ονόματα και επώνυμα.
- Θέλετε μόνο το όνομα ή το επώνυμο; Στο Βήμα 3, επιλέξτε τη στήλη που θέλετε να παραλείψετε και, στη συνέχεια, επιλέξτε την επιλογή Να μην εισαχθεί στήλη (παράβλεψη).
Η μέθοδος "Κείμενο σε στήλες" ταιριάζει καλύτερα όταν εργάζεστε με συνεπή δεδομένα. Για παράδειγμα, όταν όλα τα ονόματα έχουν μόνο όνομα και επίθετο ή όλα τα ονόματα έχουν μεσαίο όνομα. Η ανάμειξη και η αντιστοίχιση θα οδηγήσουν σε ελαττωματικά αποτελέσματα — εάν τα δεδομένα σας είναι ασυνεπή, εργαστείτε με τύπους.
Μέθοδος 2. Τύποι
Μια διαφορετική προσέγγιση για τον διαχωρισμό του ονόματος και του επωνύμου στο Excel είναι η χρήση τύπων. Για αυτό, θα χρειαστείτε 3 διαφορετικούς τύπους, ανάλογα με το αν έχετε ή όχι μεσαία ονόματα στη λίστα σας.
Η δύναμη της χρήσης τύπων είναι ο δυναμικός τρόπος εξαγωγής δεδομένων. Εάν αλλάξετε το πλήρες όνομα, η αλλαγή θα εμφανιστεί αυτόματα και στα διαχωρισμένα κελιά πρώτου, μεσαίου και επωνύμου.
Αν και αυτή η μέθοδος είναι πιο προηγμένη, είμαστε εδώ για να βοηθήσουμε. Ας ξεκινήσουμε να αναλύουμε τους 3 τύπους που θα χρησιμοποιήσετε για να αναλύσετε τα πλήρη ονόματα.
1. Φόρμουλα για να πάρετε το μικρό όνομα
Για να διαχωρίσετε το μικρό όνομα από το πλήρες όνομα, θα χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε τον ακόλουθο τύπο. Απλώς επιλέξτε οποιοδήποτε κενό κελί ως προορισμό και, στη συνέχεια, εισαγάγετε τα εξής: =LEFT(A2,SEARCH(" ",A2)-1)
Αυτός ο τύπος υποθέτει ότι το πλήρες όνομα περιέχεται στο κελί A2. Εάν η δική σας βρίσκεται σε διαφορετική θέση, φροντίστε να την αλλάξετε στον τύπο. Για παράδειγμα Εάν το πρώτο σας πεδίο πλήρους ονόματος είναι D7, ο τύπος θα αλλάξει σε: =LEFT(D7,SEARCH(" ",D7)-1)
Αφού εκτελέσετε τον τύπο μία φορά, μπορείτε εύκολα να τον επαναλάβετε τοποθετώντας τον κέρσορα στην κάτω δεξιά γωνία του κελιού και σύροντάς τον προς τα κάτω. Με αυτόν τον τρόπο θα προσαρμόσετε αυτόματα τον τύπο για τα άλλα πεδία πλήρους ονόματος και θα διαχωρίσετε το όνομα:
2. Τύπος για να πάρετε το μεσαίο όνομα
Ας υποθέσουμε ότι ορισμένες από τις καταχωρήσεις πλήρους ονόματος στο σύνολο δεδομένων σας έχουν μεσαίο όνομα. Σε αυτήν την περίπτωση, ίσως θελήσετε να τα εξαγάγετε στη δική τους στήλη. Ο παρακάτω τύπος θα σας επιτρέψει να κάνετε ακριβώς αυτό: =MID(A2,SEARCH(" ",A2)+1,SEARCH(" ",SUBSTITUTE(A2," ","@",1)) -SEARCH(" ",A2))
Και πάλι, αυτός ο τύπος υποθέτει ότι το πλήρες όνομα περιέχεται στο κελί A2. Εάν το δικό σας δεν είναι, φροντίστε να το προσαρμόσετε στον ίδιο τον τύπο. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη λαβή μεταφοράς για να αντιγράψετε και να προσαρμόσετε αυτόματα τον τύπο στα άλλα κελιά πλήρους ονόματος και να συμπληρώσετε τη στήλη μεσαίου ονόματος.
Είναι καλύτερο να χρησιμοποιείτε συνεπή δεδομένα — εάν ορισμένες από τις εγγραφές έχουν μεσαία ονόματα, ενώ ορισμένες όχι, τα μεσαία ονόματα που λείπουν θα αντικατασταθούν με ένα #VALUE! Σφάλμα. Θα χρειαστεί να απαλλαγείτε από αυτά με μη αυτόματο τρόπο.
3. Τύπος για να πάρετε το επώνυμο
Τέλος, ο τελευταίος τύπος χρησιμοποιείται για την εξαγωγή του επωνύμου από ένα πλήρες όνομα. Απλώς επιλέξτε ένα κελί προορισμού και, στη συνέχεια, εισαγάγετε τα εξής: =RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(" ",A2))
Ακριβώς όπως οι προηγούμενοι τύποι, έτσι και αυτός προϋποθέτει ότι το πλήρες όνομα περιέχεται στο κελί A2. Εάν το δικό σας είναι διαφορετικό, φροντίστε να το προσαρμόσετε στον ίδιο τον τύπο. Χρησιμοποιήστε τη λαβή μεταφοράς για να αντιγράψετε και να προσαρμόσετε αυτόματα τον τύπο στα άλλα κελιά πλήρους ονόματος και να συμπληρώσετε τη στήλη επωνύμου.
Στην περίπτωση που έχετε και μεσαία ονόματα, χρησιμοποιήστε τον ακόλουθο τύπο: =RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH("@",SUBSTITUTE(A2," ", "@",LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2," ","")))))
Και πάλι, αντικαταστήστε τυχόν παρουσίες του κελιού A2 εάν το πλήρες όνομά σας βρίσκεται σε διαφορετικό πεδίο.
Μέθοδος 3. Εύρεση και αντικατάσταση
Χρησιμοποιώντας χαρακτήρες μπαλαντέρ, μπορείτε να διαχωρίσετε ονόματα και επώνυμα με τη συνάρτηση Εύρεση και αντικατάσταση του Excel. Αυτό είναι λίγο περίεργο, αλλά λειτουργεί και μπορεί να είναι πιο γρήγορο από τις άλλες επιλογές. Ας δούμε πώς μπορείτε να χωρίσετε τα πλήρη ονόματα χρησιμοποιώντας το
1.Λάβετε το πρώτο όνομα χρησιμοποιώντας Εύρεση και αντικατάσταση
- Επιλέξτε όλα τα κελιά που περιέχουν πλήρη ονόματα και, στη συνέχεια, κάντε δεξί κλικ σε οποιοδήποτε από αυτά και επιλέξτε Αντιγραφή από το μενού περιβάλλοντος. Εναλλακτικά, χρησιμοποιήστε τη συντόμευση πληκτρολογίου Ctrl + C.
-
Επιλέξτε το κελί προορισμού και, στη συνέχεια, κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε Επικόλληση από το μενού περιβάλλοντος. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη συντόμευση πληκτρολογίου Ctrl + V. Θα πρέπει να έχετε ένα ακριβές αντίγραφο των ονομάτων.
-
Διατηρήστε τη δεύτερη στήλη επιλεγμένη και μείνετε στην καρτέλα Αρχική σελίδα. Κάντε κλικ στο κουμπί Εύρεση και επιλογή από την ενότητα Επεξεργασία στην άκρη δεξιά.
-
Από το μενού περιβάλλοντος, επιλέξτε Αντικατάσταση. Θα εμφανιστεί ένα νέο αναδυόμενο παράθυρο.
-
Πληκτρολογήστε έναν χαρακτήρα space ( ) και, στη συνέχεια, έναν αστερίσκο (*) στο πεδίο Find what. Αφήστε το άλλο πεδίο κενό και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αντικατάσταση όλων.
- Τέλος!
2. Λάβετε το επώνυμο χρησιμοποιώντας Εύρεση και αντικατάσταση
-
Επιλέξτε όλα τα κελιά που περιέχουν πλήρη ονόματα και, στη συνέχεια, κάντε δεξί κλικ σε οποιοδήποτε από αυτά και επιλέξτε Αντιγραφή από το μενού περιβάλλοντος. Εναλλακτικά, χρησιμοποιήστε τη συντόμευση πληκτρολογίου Ctrl + C.
-
Επιλέξτε το κελί προορισμού και, στη συνέχεια, κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε Επικόλληση από το μενού περιβάλλοντος. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη συντόμευση πληκτρολογίου Ctrl + V. Θα πρέπει να έχετε ένα ακριβές αντίγραφο των ονομάτων.
-
Διατηρήστε τη δεύτερη στήλη επιλεγμένη και μείνετε στην καρτέλα Αρχική σελίδα. Κάντε κλικ στο κουμπί Εύρεση και επιλογή από την ενότητα Επεξεργασία στην άκρη δεξιά.
-
Από το μενού περιβάλλοντος, επιλέξτε Αντικατάσταση. Θα εμφανιστεί ένα νέο αναδυόμενο παράθυρο.
-
Πληκτρολογήστε έναν αστερίσκο (*) και μετά κενό ( ) χαρακτήρα στο πεδίο Find what. Αφήστε το άλλο πεδίο κενό και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αντικατάσταση όλων.
- Τέλος!
Τελικές σκέψεις
Ελπίζουμε ότι αυτό το άρθρο ήταν σε θέση να σας διδάξει πώς να διαχωρίζετε τα πλήρη ονόματα σε ονόματα και επώνυμα στο Microsoft Excel. Χρησιμοποιήστε τις παραπάνω μεθόδους για να δημιουργήσετε πλούσια, εξατομικευμένα φύλλα δεδομένων με ευκολία. Μπορείτε ακόμη και να συνδυάσετε διαφορετικές τεχνικές για να επιταχύνετε τη ροή εργασίας σας!
Πριν πάτε
Επιστρέψτε στον ιστότοπο του κέντρου βοήθειας εάν χρειάζεστε περαιτέρω βοήθεια με το Excel. Επιστρέψτε σε εμάς για περισσότερα ενημερωτικά άρθρα που σχετίζονται με την παραγωγικότητα και τη σύγχρονη τεχνολογία!
Θα θέλατε να λαμβάνετε προσφορές, προσφορές και εκπτώσεις για να λαμβάνετε τα προϊόντα μας στην καλύτερη τιμή; Μην ξεχάσετε να εγγραφείτε στο ενημερωτικό μας δελτίο εισάγοντας τη διεύθυνση email σας παρακάτω! Λάβετε τα τελευταία νέα τεχνολογίας στα εισερχόμενά σας και διαβάστε πρώτοι τις συμβουλές μας για να γίνετε πιο παραγωγικοί.
Μπορεί επίσης να σας αρέσει
» Τρόπος ομαδοποίησης φύλλων εργασίας στο Excel
» Πώς να προσθέσετε μια γραμμή καλύτερης προσαρμογής στο Excel
» Πώς να εκτυπώσετε γραμμές πλέγματος στο Excel