Οι εργαζόμενοι που εργάζονται από το σπίτι έχουν 24% περισσότερες πιθανότητες να αισθάνονται πιο ευτυχισμένοι ενώ είναι πιο παραγωγικοί, σύμφωνα με μια μελέτη της OWLLabs. Είναι εύκολο να καταλάβετε γιατί τα μέλη της ομάδας σας προτιμούν να εργάζονται εξ αποστάσεως. Μπορούν να ορίσουν τα δικά τους προγράμματα, να ταξιδεύουν ακόμη περισσότερο και να απολαμβάνουν την άνεση του σπιτιού τους.
Η πραγματικότητα είναι ότι μια απομακρυσμένη ομάδα μπορεί να έχει πολλά οφέλη εάν η διαχείριση γίνεται σωστά. Η μετάβαση στη διαχείριση απομακρυσμένων υπαλλήλων μπορεί να γίνει ευκολότερη με την πρόοδο της τεχνολογίας και την πεποίθηση ότι οι υπάλληλοί σας θα είναι εξίσου παραγωγικοί, και ίσως ακόμη περισσότερο, όταν τους δίνετε την εμπιστοσύνη και την ευελιξία να κάνουν τη δουλειά τους όπου κι αν βρίσκονται. Τα εργαλεία επικοινωνίας και συνεργασίας μπορούν να βοηθήσουν τις ομάδες να παραμείνουν συνδεδεμένες και παραγωγικές.
Από το τέλος σας, ωστόσο, η διαχείριση ενός απομακρυσμένου εργατικού δυναμικού μπορεί να μην είναι απλή, ειδικά αν είστε συνηθισμένοι σε καθημερινές δραστηριότητες γραφείου. Ευτυχώς, έχουμε συγκεντρώσει μια λίστα με τα καλύτερα εργαλεία απομακρυσμένης εργασίας που μπορούν να βοηθήσουν το προσωπικό σας να μεταβεί ομαλά στα νέα τους γραφεία στο σπίτι.
Η αξιοποίηση αυτών των πλατφορμών μπορεί να τονώσει το ηθικό της ομάδας, να βελτιώσει την παραγωγικότητα και να ενθαρρύνει την ομαδική εργασία.
Ας βουτήξουμε για να μάθουμε:
- Τι εργαλεία χρειάζονται για απομακρυσμένη εργασία;
- Ποια εργαλεία επιτρέπουν στους εργαζόμενους να εργάζονται εξ αποστάσεως και να τηλεργάζονται;
Ακολουθεί μια λίστα εργαλείων που προτείνουμε για να σας βοηθήσουμε κατά τη μετάβασή σας στην απομακρυσμένη εργασία:
1. Slack
Το
Slack ήταν μία από τις πιο δημοφιλείς πλατφόρμες κατά τη διάρκεια της πανδημίας. Είναι απαραίτητο τόσο για τους διαχειριστές έργων όσο και για τους υπαλλήλους λόγω της ευκολίας χρήσης και της αξιοπιστίας του.
Αποθηκεύει όλη την εργασία σας -- από αρχεία, εφαρμογές τρίτων μέχρι συνομιλίες -- σε ένα μόνο μέρος στο οποίο μπορείτε να έχετε πρόσβαση από οπουδήποτε. Χάρη στη δυνατότητα, η συνεργασία με συναδέλφους είναι πολύ πιο εύκολη. Με αυτήν την τακτοποιημένη δομή, το προσωπικό εργάζεται πιο γρήγορα και ομαλά χωρίς να αποσπάται η προσοχή όταν αναζητούν αρχεία και έγγραφα σε διαφορετικά μέρη.
Σκοπεύετε να προωθήσετε την εξοικείωση στο χώρο εργασίας; Το Slack προσφέρει διάφορα emoji που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να αντιδράτε σε μηνύματα. Εάν ο υπάλληλος σας έχει ολοκληρώσει την εργασία του στην ώρα του, μπορείτε να τον συγχαρείτε με ένα emoji «χτυπώντας». Μικρές χειρονομίες εκτίμησης όπως αυτές μπορούν να βοηθήσουν πολύ στην παρακίνηση των μελών της ομάδας σας.
Μια άλλη δυνατότητα που κάνει το Slack την εφαρμογή για τις περισσότερες ομάδες είναι οι ενσωματωμένες κλήσεις. Δεν χρειάζεται να επισκεφτείτε ένα πρόγραμμα περιήγησης ή λογισμικό ημερολογίου για να ρυθμίσετε μια κλήση. Μπορείτε να το κάνετε με λίγα μόνο βήματα στην ίδια την εφαρμογή.
2. Ζουμ
Zoom είναι μια εφαρμογή που φαινόταν ότι μόλις εμφανίστηκε στα τηλέφωνα των περισσότερων απομακρυσμένων υπαλλήλων κατά τη διάρκεια της καραντίνας. Ξαφνικά μετατράπηκε από μια ελάχιστα γνωστή εφαρμογή τηλεδιάσκεψης σε ένα απαραίτητο εργαλείο για όποιον εργάζεται εξ αποστάσεως. Υπάρχουν διάφοροι λόγοι για αυτήν την άνοδο -- ο κύριος μεταξύ αυτών είναι η ευκολία που παρέχει.
Το Zoom σάς επιτρέπει να κάνετε κοινή χρήση οθόνης, ώστε να μπορείτε να δείξετε στον συνάδελφό σας πώς να ολοκληρώσει μια εργασία. Σας δίνει επίσης τη δυνατότητα να φιλοξενήσετε ένα διαδικτυακό σεμινάριο ή μια τεράστια συνάντηση ομάδας. Μπορείτε να κλειδώσετε τα μέλη που δεν θέλετε να εμφανίζονται στις συνεδρίες σας, ρυθμίζοντας τη λειτουργία μόνο για πρόσκληση. Ως αποτέλεσμα, δεν θα έχετε περιττές διακοπές.
Καλύτερα ακόμα, μπορείτε να διαθέσετε Zoom Rooms -- αίθουσες συνεδριάσεων που επιτρέπουν τη ομαδική συνεργασία. Λειτουργίες, όπως τα δωμάτια με ζουμ, είναι αυτά που κάνουν την πλατφόρμα να ξεχωρίζει από άλλες εφαρμογές βιντεοκλήσεων. Η εφαρμογή προσφέρει έναν επαγγελματικό χώρο για τους εργαζόμενους, ώστε να μπορούν να μοιράζονται εύκολα ιδέες.
3. WooBoard
Οι εργαζόμενοι λατρεύουν την αναγνώριση από τους ανώτερους. Μια απλή χειρονομία εκτίμησης μπορεί να κάνει θαύματα για το συνολικό ηθικό και την ορμή τους. Γι' αυτό θα πρέπει να φροντίσετε να γιορτάσετε τους υπαλλήλους σας για τις μικρές τους νίκες, ακόμα κι αν δεν βρίσκεστε σε περιβάλλον γραφείου.
Το
WooBoard σάς επιτρέπει να κάνετε ακριβώς αυτό: Δημιουργήστε ανταμοιβές που βοηθούν τους υπαλλήλους σας να λάβουν απεριόριστη αναγνώριση. Οι λειτουργίες κοινωνικής αφοσίωσης της εφαρμογής επιτρέπουν στους εργαζόμενους να ξεκινούν συνομιλίες μεταξύ τους.
Αποκτήστε την εφαρμογή, ώστε το προσωπικό σας να μπορεί να απογειωθεί και να αυξήσετε πιθανώς τη συνολική παραγωγικότητα στο χώρο εργασίας.
4. Tallyfy
Είναι εύκολο να παραμελήσετε τη διαδικαστική εργασία όταν τα περισσότερα εργαλεία διαχείρισης έργου εστιάζουν κυρίως σε μεμονωμένες εργασίες. Το Tallyfy σάς επιτρέπει να διαχειρίζεστε τόσο εφάπαξ καθήκοντα όσο και διαδικασίες.
Η παρακολούθηση των ροών εργασίας των μελών της ομάδας σας είναι ζωτικής σημασίας, καθώς πιθανότατα δεν έχετε την πολυτέλεια να κοιτάζετε πάνω από τους ώμους τους. Το Tallyfy σάς προσφέρει έναν εύχρηστο πίνακα ελέγχου που σας επιτρέπει να επιβλέπετε τις δραστηριότητές του. Θα μπορείτε να παρακολουθείτε την πρόοδό τους, να δείτε αν τηρούν τις προθεσμίες και να αναλύσετε την παραγωγικότητά τους.
Η διαχείριση ροής εργασίας μπορεί να είναι ιδιαίτερα επωφελής εάν εργάζεστε κυρίως με εικονικούς βοηθούς. Συχνά, οι VA προετοιμάζουν λίστες με πράγματα που πρέπει να κάνουν πριν τελειώσει η ημέρα. Για να βεβαιωθείτε ότι είναι σε καλό δρόμο, μπορείτε να επινοήσετε μια ροή εργασίας που θα τους οδηγήσει σε όλη τη διαδικασία.
5. QuickBooks Cloud Hosting
Quickbooks Το Desktop είναι ένα από τα πιο ευρέως χρησιμοποιούμενα λογιστικά προγράμματα σε μικρές επιχειρήσεις. Η προετοιμασία των φορολογικών δηλώσεων είναι πολύ πιο εύκολη με το λογισμικό και προσφέρει φορολογικές περιόδους χωρίς άγχος. Επίσης, μπορεί να χρειαστείτε ένα σύστημα που σας βοηθά να διατηρείτε αρχεία των τιμολογίων σας αφού τα προκαλέσετε. Οι εργαζόμενοι μπορούν στη συνέχεια να χρησιμοποιήσουν μια γεννήτρια paystub για 1099 και να την υποβάλουν στην αίτηση για δάνεια μισθού.
Η δυνατότητα φιλοξενίας cloud σάς επιτρέπει να έχετε πρόσβαση, να προβάλλετε και να επεξεργάζεστε λογιστικές πληροφορίες με ασφάλεια. Με την απομακρυσμένη εργασία τώρα δυνατή, οι εργαζόμενοι σας μπορούν να φροντίζουν τα λογιστικά πράγματα χωρίς να κάνουν ατελείωτα ταξίδια στο χώρο εργασίας σας.
Άλλο προνόμιο; Μπορείτε να μεταφέρετε την τεχνογνωσία των μελών της ομάδας σας σε άλλο επίπεδο εγγράφοντάς τα στην εκπαίδευση Quickbooks. Χωρίς τους περισπασμούς του γραφείου, τώρα είναι η καλύτερη στιγμή για να χαρίσετε στα μέλη του προσωπικού σας τη χαρά να μαθαίνουν νέα πράγματα. Μπορούν εύκολα να βρουν χρόνο για να μάθουν, δεδομένου ότι έχουν πλέον ένα ευέλικτο πρόγραμμα.
Η εκπαίδευση στο λογισμικό τα καθιστά πιο εξοπλισμένα για την αντιμετώπιση δύσκολων λογιστικών προβλημάτων. Στο τέλος της ημέρας, θα προωθήσετε μια πιο θετική εργασιακή κουλτούρα -- τώρα που έχετε μάθει, πιο χαρούμενους και πιο πιστούς υπαλλήλους.
6. Κρύσταλλο
Τα μέλη της ομάδας που εργάζονται εξ αποστάσεως μπορεί να δυσκολεύονται να κατανοήσουν το ένα τις προτιμήσεις του άλλου. Χωρίς καθημερινές αλληλεπιδράσεις, η επικοινωνία μπορεί να χτυπήσει και η συντροφικότητα μπορεί να μοιάζει σαν να ανήκει στο παρελθόν.
Η εγγραφή ενός λογαριασμού στο Crystal μπορεί να σας βοηθήσει να ανακτήσετε τη χαμένη συντροφικότητα γραφείου. Επιτρέπει στους χρήστες να κάνουν ένα τεστ προσωπικότητας χωρίς κόστος, δίνοντάς τους τη δυνατότητα να γνωρίζουν ο ένας τις αποχρώσεις του άλλου.
Αν δεν είστε σίγουροι για το τι κάνει τους υπαλλήλους σας να ξεχωρίζουν, τότε αυτό είναι το εργαλείο για εσάς. Θα σας δείξει πώς διαφέρει ο κάθε εργαζόμενος από τον άλλο. Η λήψη αυτών των τεστ προσωπικότητας είναι χωρίς άγχος. μπορείτε εύκολα να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτά μέσω Gmail ή LinkedIn. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε να λαμβάνετε ολοκληρωμένες αναφορές εργασίας.
Η μόχλευση της πλατφόρμας μπορεί να σημαίνει ότι δεν χρειάζεται πλέον να είστε στο σκοτάδι σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο αρέσει να επικοινωνούν τα μέλη της ομάδας σας. Θα μπορείτε να μάθετε απευθείας από αυτούς.
Άλλα τεχνολογικά εργαλεία που αλλάζουν τον κόσμο της απομακρυσμένης εργασίας
- G Suite: Η χρήση της πλήρους σειράς εργαλείων Google αυξάνει την παραγωγικότητα κατά 10 φορές. Μέσω της τηλεδιάσκεψης, της συνομιλίας και της ευρείας συλλογής εφαρμογών παραγωγικότητας, οι επιχειρήσεις μπορούν να συνεργάζονται ανεξάρτητα από το πού βρίσκονται, διασφαλίζοντας βελτιστοποιημένη, αξιόπιστη πρόσβαση.
- Asana: Ανησυχείτε μήπως οι υπάλληλοί σας θα παραμείνουν για πολύ στη δουλειά; Η χρήση εργαλείων όπως το Asana μπορεί να βοηθήσει εσάς και τους υπαλλήλους σας να παραμείνετε παραγωγικοί και συγκεντρωμένοι με μια εικονική λίστα υποχρεώσεων, ενημερώνοντας τα μέλη της ομάδας πότε είναι η ώρα να αναθεωρήσουν ένα έργο ή κρατώντας τους υπαλλήλους σε καλό δρόμο για τις εργασίες που οφείλονται εκείνη την ημέρα.
Τελικές σκέψεις
Καθώς μπαίνουμε στο 2023, αναμένετε όλο και περισσότεροι εργαζόμενοι να εργάζονται από το σπίτι. Οπλίζοντας τον εαυτό σας με τα κατάλληλα εργαλεία θα σας επιτρέψει να έχετε μια πιο ομαλή μετάβαση στην απομακρυσμένη εργασία.
Οι πλατφόρμες που αναφέραμε μπορεί να σας βοηθήσουν να δημιουργήσετε ένα περιβάλλον γραφείου, ακόμα κι αν εργάζεστε με τις πιτζάμες σας. Εάν τα χρησιμοποιείτε σωστά, μπορεί να καλλιεργήσετε μια καλύτερη εργασιακή κουλτούρα, να ενθαρρύνετε την αφοσίωση και να προωθήσετε περισσότερη υπευθυνότητα στην εταιρεία σας.