Αυτός είναι ο απόλυτος οδηγός σας για το Excel για αρχάριους.
Το Excel είναι ένα ισχυρό, αλλά πολύπλοκο πρόγραμμα. Αλλά μπορεί επίσης να είναι εκφοβιστικό για αρχάριους.
Αυτή η ανάρτηση ιστολογίου σάς παρέχει ένα εύχρηστο σεμινάριο με συμβουλές και κόλπα για να ξεκινήσετε με το Microsoft Excel. Σε αυτό, θα μάθετε
- Τα σημαντικά βασικά για το Excel
- Πιο προηγμένες τεχνικές για να βεβαιωθείτε ότι τα κάνετε όλα σωστά
- Σημαντικές συντομεύσεις του Excel
Τι είναι το Microsoft Excel; Σε τι χρησιμεύει;
Το Excel δημιουργήθηκε στα μέσα της δεκαετίας του '80 ως ένα πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων για τις επιχειρήσεις για να κάνουν τη λογιστική τους και να οργανώνουν δεδομένα.
Το Excel ανήκει πλέον στη Microsoft και είναι πιο διαθέσιμο από ποτέ με αυτόνομες εκδόσεις, καθώς και μέρος της σουίτας του Office και συνδρομές Microsoft 365.
Το Excel μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε διάφορες πλατφόρμες (επιτραπέζιους υπολογιστές, διαδικτυακά ή μέσω εφαρμογής για κινητά) και συνοδεύεται από μια βιβλιοθήκη ενσωματωμένων εργαλείων και λειτουργιών που μπορούν να επιτύχουν σχεδόν τα πάντα.
Το Excel είναι τόσο ισχυρό που χρησιμοποιείται ευρέως από επιχειρήσεις και επαγγελματίες παντού για την ανάλυση δεδομένων, τη διαχείριση οικονομικών υπολογιστικών φύλλων, την οργάνωση πληροφοριών και ακόμη και τη λειτουργία του ως ισχυρός παρακολούθησης χρημάτων.
Το Excel μπορεί να χρησιμοποιηθεί για προσωπικούς ή επαγγελματικούς λόγους. Οι επιχειρήσεις οποιουδήποτε μεγέθους μπορούν να λάβουν βοήθεια σχετικά με τη μισθοδοσία, τους φόρους, τη χρηματοδότηση διαχείριση αποθέματος και πολλά άλλα.
Οι οικιακοί χρήστες, μπορείτε να δημιουργήσετε προϋπολογισμούς, να κάνετε λίστες ελέγχου, να παρακολουθείτε τα έξοδα, να παρακολουθείτε το βάρος σας και πολλά άλλα!
Εάν χρησιμοποιείτε υπολογιστή, το πιθανότερο είναι ότι θα επωφεληθείτε από την ενσωμάτωση του Excel στην καθημερινή σας ζωή.
Χρησιμοποιώντας αυτόν τον οδηγό, μπορείτε να θέσετε τα θεμέλια που χρειάζονται για να γίνετε πιο οργανωμένοι και αποτελεσματικοί με τη βοήθεια του Microsoft Excel.
Τα βασικά του Excel
Το Excel χρησιμοποιεί ένα σύστημα υπολογιστικών φύλλων που σας επιτρέπει να εισάγετε αριθμούς, τύπους, κείμενο και άλλα οπτικά στοιχεία. Όταν ξεκινάτε ένα νέο έργο, δημιουργείτε αυτό που ονομάζεται βιβλίο εργασίας.
Σε ένα βιβλίο εργασίας, μπορείτε να δημιουργήσετε και να αποθηκεύσετε έως και 255 μεμονωμένα φύλλα. Κάθε φύλλο αναλύεται σε κελιά, ταξινομείται σε στήλες και σειρές.
Οι τύποι του Excel
Οι τύποι στο Excel σάς επιτρέπουν να εκτελείτε ακριβείς υπολογισμούς χρησιμοποιώντας τα κελιά δεδομένων σας γρήγορα. Δεν χρειάζεται πλέον να κάνετε μαθηματικά στο μυαλό σας — το Excel μπορεί να το φροντίσει για εσάς.
Με ένα ευρύ φάσμα τύπων, μπορεί να είναι δύσκολο να γνωρίζετε ποιες πρέπει να απομνημονεύσετε πρώτα για να εργαστείτε αποτελεσματικά με τα δεδομένα σας.
Εάν μόλις ξεκινήσετε με το Excel και θέλετε κάτι εύκολο για να το αποκτήσετε γρήγορα, βασιστείτε σε αυτούς τους απλούς τύπους!
- Ξεκινήστε τον τύπο με σύμβολο ίσου (=) — Για να ξεκινήσετε να πληκτρολογείτε οποιονδήποτε από τους παρακάτω τύπους, πρέπει να πληκτρολογήσετε ένα σύμβολο ίσου στο κελί εξόδου. Αυτό θα δώσει σήμα στο Excel ότι πληκτρολογείτε έναν τύπο.
- Προσθήκη — Προσθέστε γρήγορα δύο κελιά μαζί με το σύμβολο συν (+). Για παράδειγμα, εάν θέλετε να προσθέσετε την τιμή των κελιών A3 και B3 μαζί, θα πληκτρολογήσετε "=A3+B3".
- Αφαίρεση — Ομοίως, μπορείτε να αφαιρέσετε την τιμή ενός κελιού από ένα άλλο κελί χρησιμοποιώντας την παύλα (-). Για παράδειγμα, εάν θέλετε να αφαιρέσετε την τιμή του κελιού A3 από το κελί B3, θα πληκτρολογήσετε "=B3-A3".
- Πολλαπλασιασμός — Πολλαπλασιάστε τις τιμές των κελιών χρησιμοποιώντας το σύμβολο του αστερίσκου (*). Για παράδειγμα, εάν θέλετε να πολλαπλασιάσετε το κελί A3 με 5, θα χρησιμοποιήσετε τον τύπο "=A3*5".
- Διαίρεση — Για να διαιρέσετε τις τιμές δύο ή περισσότερων κελιών, χρησιμοποιήστε το σύμβολο κάθετου (/). Για παράδειγμα, για να διαιρέσετε το Α3 με το Β3, θα χρησιμοποιήσετε το "=A3/B3".
Οι τύποι μπορούν να χρησιμοποιηθούν με κελιά στο φύλλο σας και με αριθμούς που δεν είναι δεσμευμένοι στο φύλλο επίσης. Για παράδειγμα, μπορείτε να προσθέσετε οποιαδήποτε τιμή σε ένα ήδη υπάρχον κελί ή να προσθέσετε τις τιμές δύο κελιών μαζί με τον τύπο προσθήκης.
Σημαντικές λειτουργίες του Excel
Οι λειτουργίες του Excel μπορούν να σας εξοικονομήσουν χρόνο και ενέργεια όταν εκτελείτε εργασίες όπως η προσθήκη κελιών. Η συνάρτηση SUM είναι ένα καλό παράδειγμα αυτού, η οποία δεν απαιτεί τη χρήση πρόσθετου σήματος + για να προσθέσετε όλους τους αριθμούς σας σε ένα μέρος.
Υπάρχουν άλλες εξαιρετικές συναρτήσεις που κάνουν άλλους τύπους υπολογισμών και για εσάς!
Η λίστα είναι ατελείωτη όσον αφορά τις σύνθετες λειτουργίες που μπορεί να χρειαστεί κανείς στο Excel.
Ωστόσο, εάν μόλις ξεκινάτε, δείτε μερικά που θα σας βοηθήσουν να τα καταλάβετε και να εξοικονομήσετε χρόνο.
- SUM — Η συνάρτηση SUM χρησιμοποιείται για να βρει το άθροισμα των τιμών από μια ομάδα στηλών ή σειρών. Όταν χρησιμοποιείται, θα προσθέσει όλες τις τιμές από το καθορισμένο εύρος. Σύνταξη: =SUM(Cell1:Cell2).
- AVERAGE — Η συνάρτηση AVERAGE μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τον υπολογισμό της μέσης τιμής οποιουδήποτε αριθμού κελιών. Σύνταξη: =AVERAGE(Cell1:Cell2).
- IF — Η συνάρτηση IF ελέγχει μια λογική συνθήκη. Εάν αυτή η συνθήκη είναι αληθής, θα επιστρέψει την τιμή. Σύνταξη: =IF(logical_test, [value_if_true], [value_if_false]).
- VLOOKUP — Το VLOOKUP είναι μια συνάρτηση στο Excel που το κάνει να αναζητά μια συγκεκριμένη τιμή σε μια στήλη και να επιστρέφει μια τιμή από μια άλλη στήλη. Σύνταξη: =VLOOKUP(τιμή, πίνακας, col_index, [range_lookup]).
- CONCATENATE — Η συνάρτηση CONCATENATE σάς επιτρέπει να συνδυάσετε δεδομένα από πολλά κελιά σε ένα κελί. Για παράδειγμα, μπορείτε να συνδυάσετε ονόματα και επώνυμα. Σύνταξη: =CONCATENATE (text1, text2, [text3], .)
- AND — Η συνάρτηση AND ελέγχει εάν κάτι είναι αληθές ή λάθος. Μπορεί να ελέγξει περισσότερα από δύο πράγματα εάν διαχωρίσετε τις τιμές με κόμμα. Σύνταξη: =AND(logical1, [logical2], .)
- INDEX — Η συνάρτηση INDEX επιστρέφει την τιμή σε μια δεδομένη θέση σε μια περιοχή ή πίνακα. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να βρείτε μεμονωμένες τιμές ή ολόκληρες σειρές και στήλες. Σύνταξη: =INDEX (πίνακας, αριθμός_γραμμών, [αριθμός_στήλης], [αριθμός_περιοχής]).
Υπάρχουν εκατοντάδες άλλες λειτουργίες στο Excel, αλλά δεν μπορείτε να τις απομνημονεύσετε όλες την πρώτη μέρα.
Βεβαιωθείτε ότι διατηρείτε τον εγκέφαλό σας εκπαιδευμένο κάθε μέρα, επαναλαμβάνοντας βασικές λειτουργίες και μαθαίνοντας για νέες. Η Microsoft συχνά εισάγει κρυφά μερικές νέες λειτουργίες με κάθε αναβάθμιση του Excel επίσης.
Συμβουλές και κόλπα του Excel για αρχάριους
Τώρα που γνωρίζετε τα βασικά, μπορούμε να μπούμε σε ορισμένες τεχνικές που θα κάνουν τη ζωή σας πολύ πιο εύκολη όταν εργάζεστε στο Excel.
Χρήση της γραμμής εργαλείων Quick Access
Εύκολα μία από τις πιο δημοφιλείς δυνατότητες του Excel είναι η γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης. Οι βετεράνοι του Excel που χρησιμοποιούν την εφαρμογή εδώ και χρόνια δεν θα πρέπει να διστάζουν να χρησιμοποιήσουν αυτήν τη δυνατότητα.
Επιταχύνει τη ροή εργασιών σας και σας επιτρέπει να χρησιμοποιείτε εύκολα τα αγαπημένα σας εργαλεία.
Η γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης βρίσκεται στο επάνω αριστερό μέρος του παραθύρου του Excel.
Για να ξεκινήσετε, όταν βρείτε μια εντολή που δεν θέλετε να ξεχάσετε, κάντε δεξί κλικ σε αυτήν και επιλέξτε Προσθήκη στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης.
Τώρα, θα είναι άμεσα διαθέσιμο από τη γραμμή εργαλείων χωρίς πλοήγηση από το μενού μετά το άλλο στην Κορδέλα.
Χρησιμοποιήστε φίλτρα για να ταξινομήσετε και να απλοποιήσετε τα δεδομένα σας
Τα δεδομένα μπορεί να είναι συντριπτικά όταν εξετάζετε πολλά από αυτά. Είναι εύκολο να χαθείς σε μια θάλασσα δεδομένων. Τα φίλτρα είναι ο χάρτης σας!
Τα φίλτρα σάς βοηθούν να βλέπετε μόνο ορισμένα κελιά ή σειρές με συγκεκριμένα κριτήρια. Είναι ένας εύκολος τρόπος για να επιλέξετε ποιους δίσκους σας ενδιαφέρει να δείτε.
Αυτό σας βοηθά να κάνετε τα πράγματα πιο εύκολα, αντί να σας αναγκάσει να κάνετε κύλιση ατελείωτα μέχρι να βρείτε το επιθυμητό σύνολο αποτελεσμάτων!
Υπάρχουν γραμμές και στήλες, με τα φίλτρα να είναι τα βέλη που σας οδηγούν προς αυτό που θέλετε. Μπορείτε να φιλτράρετε ανά στήλη ή κελί, επομένως δεν υπάρχει όριο στο πόσες πληροφορίες χωράνε σε αυτά τα μικρά κελιά.
Κατάργηση διπλότυπων κελιών
Υπάρχει πάντα περιθώριο λάθους κατά την μη αυτόματη εισαγωγή δεδομένων - ή ακόμα και όταν το κάνει ένας υπολογιστής για εσάς.
Είναι σημαντικό να ελέγχετε τα φύλλα σας και να εξαλείφετε τυχόν διπλότυπα δεδομένα όταν η παρουσία τους δεν είναι κατάλληλη στο φύλλο. Το Excel διαθέτει ένα ειδικό εργαλείο για τον εντοπισμό διπλότυπων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε.
Κατάργηση διπλότυπων καταχωρήσεων στο Excel
Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να επιλέξετε την καρτέλα Δεδομένα από την Κορδέλα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Κατάργηση διπλότυπων στην περιοχή Εργαλεία.
Θα εμφανιστεί ένα νέο παράθυρο όπου μπορείτε να επιβεβαιώσετε τα δεδομένα με τα οποία θέλετε να εργαστείτε. Voila!
Γεμίστε δεδομένα με Αυτόματη Συμπλήρωση
Γνωρίζατε ότι το Excel σάς επιτρέπει να χρησιμοποιείτε την τεχνολογία πρόβλεψης προς όφελός σας;
Το Excel μπορεί πραγματικά να «μάθει» αυτό που συνήθως συμπληρώνετε και να παρέχει αυτόματα προτάσεις με βάση αυτές τις πληροφορίες για το επόμενο κελί σας.
Αυτή η δυνατότητα του Excel ονομάζεται Αυτόματη Συμπλήρωση, η οποία συμπληρώνει αυτόματα δεδομένα εάν το Excel πιστεύει ότι γνωρίζει τι πληκτρολογείτε ή εισάγετε στον κενό χώρο.
Η Αυτόματη Συμπλήρωση βρίσκεται στην καρτέλα Δεδομένα του Excel στην περιοχή Εργαλεία. Απλά πρέπει να επιλέξετε το κελί που θέλετε να συμπληρώσει το Excel για εσάς και να κάνετε κλικ στο κουμπί Αυτόματη Συμπλήρωση.
Το Excel θα εμφανίσει στη συνέχεια τέσσερις ή πέντε επιλογές από αυτά που το Excel πιστεύει ότι εισάγονται στο κενό κελί σας.
Προσθήκη οπτικού αντίκτυπου με μορφοποίηση υπό όρους
Λάβετε πληροφορίες για το φύλλο σας με μια ματιά. Η μορφοποίηση υπό όρους διαχωρίζει τις τιμές με βάση τις συνθήκες και τις γεμίζει με διαφορετικά χρώματα για να σας βοηθήσει να τις ξεχωρίσετε.
Η μορφοποίηση υπό όρους του Excel έχει πολλούς κανόνες που μπορείτε να εφαρμόσετε για να μορφοποιήσετε τα δεδομένα με όποιον τρόπο θέλετε.
Η μορφοποίηση υπό όρους είναι ένα ισχυρό εργαλείο για τον έξυπνο δημιουργό υπολογιστικών φύλλων.
Τα κελιά με χρωματική κωδικοποίηση μπορούν να σας βοηθήσουν να κατανοήσετε τα δεδομένα σας με μια ματιά, και είναι ακόμη και προσαρμόσιμα! Είτε πρόκειται για τη δημιουργία προσαρμοσμένων κανόνων είτε για την αλλαγή χρωμάτων, η μορφοποίηση υπό όρους δεν θα αφήσει ποτέ ξανά τα υπολογιστικά φύλλα σας να φαίνονται βαρετά.
Γρήγορη εισαγωγή στιγμιότυπων οθόνης
Οι νεότερες εκδόσεις των εφαρμογών του Office, συμπεριλαμβανομένου του Excel, διαθέτουν μια δυνατότητα γρήγορης εισαγωγής στιγμιότυπων οθόνης.
Δεν χρειάζεται καμία εφαρμογή στιγμιότυπου οθόνης τρίτου μέρους ή περίπλοκες συντομεύσεις συστήματος. Το Excel έχει έναν απλό, εύκολο τρόπο λήψης στιγμιότυπων οθόνης χωρίς πολλή φασαρία.
Όταν θέλετε να εισαγάγετε γρήγορα ένα στιγμιότυπο οθόνης στο φύλλο Excel, μεταβείτε στην καρτέλα Εισαγωγή, επιλέξτε Στιγμιότυπο οθόνης και επιλέξτε τη μικρογραφία του ανοιχτού παραθύρου που θέλετε να εισαγάγετε.
Μετακινηθείτε πιο γρήγορα με συντομεύσεις
Με τη βοήθεια μιας συντόμευσης, θα μπορείτε να εξοικονομήσετε χρόνο ενώ κάνετε την εργασία σας στο Excel. Αυτό είναι εξαιρετικό για αρχάριους που εξακολουθούν να προσπαθούν να συνηθίσουν τον τρόπο λειτουργίας αυτού του προγράμματος!
Όπως είμαστε βέβαιοι ότι μπορείτε να πείτε μέχρι τώρα, δεν υπάρχει περίπτωση να χωρέσουμε το καθένα σε αυτήν την ενότητα.
Ωστόσο, επιτρέψτε μας να σας δώσουμε μια λίστα με βασικές συντομεύσεις που θα σας βοηθήσουν να κάνετε περισσότερα γρηγορότερα!
Ακολουθούν μερικά από τα πιο σημαντικά που πρέπει να φανούν χρήσιμα ως αρχάριοι:
- F1 — Αποκτήστε πρόσβαση στο σύστημα βοήθειας του Excel
- Ctrl + A — Επιλέξτε όλα τα κελιά στο υπολογιστικό φύλλο
- Ctrl + F — Αναζήτηση για κάτι στο υπολογιστικό φύλλο
- Ctrl + Shift + V — Ειδική επικόλληση
- Ctrl + Shift + U — Ανάπτυξη ή σύμπτυξη της γραμμής τύπων
- Ctrl + Διάστημα — Επιλέξτε ολόκληρη τη στήλη
- Shift + Διάστημα — Επιλέξτε ολόκληρη τη σειρά
- Ctrl + Tab — Εναλλαγή μεταξύ ανοιχτών βιβλίων εργασίας
Εάν αναζητάτε συντομεύσεις, το άρθρο Οι πιο χρήσιμες συντομεύσεις πληκτρολογίου του Excel είναι το κατάλληλο μέρος για εκπαιδευτικό υλικό.
Λοιπόν, πάρτε ένα στυλό και ένα χαρτί και ετοιμαστείτε να σημειώσετε όλες τις χρήσιμες συντομεύσεις του Excel — καλύπτουμε μερικές από τις καλύτερες εδώ.
Πάγωμα στηλών και κεφαλίδων
Όταν κάνετε κύλιση σε ένα μεγάλο υπολογιστικό φύλλο, μπορεί να είναι δύσκολο να παρακολουθείτε σε ποια σειρά και στήλη βρίσκεστε.
Αυτό γίνεται ιδιαίτερα δύσκολο όταν υπάρχουν πολλές σειρές ή στήλες με παρόμοιες ετικέτες.
Εάν έχετε μια γραμμή κεφαλίδας ή μια στήλη με ετικέτες, τότε μπορείτε να την παγώσετε. Με αυτόν τον τρόπο, όταν κάνετε κύλιση στο φύλλο σας, οι σειρές ή οι στήλες που έχετε παγώσει δεν θα μετακινηθούν.
Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να βλέπετε πάντα την κεφαλίδα ή την ετικέτα μιας σειράς ακόμα και όταν κάνετε κύλιση βαθιά στα δεδομένα σας.
Τελικές σκέψεις
Ελπίζουμε ότι βρήκατε αυτόν τον οδηγό χρήσιμο και κατατοπιστικό.
Καθώς αισθάνεστε πιο άνετα με τις δεξιότητές σας στο Excel, θέλουμε να σας βοηθήσουμε να αξιοποιήσετε στο έπακρο δίνοντάς σας περισσότερες συμβουλές και κόλπα για να γίνετε επαγγελματίας στη χρήση του ισχυρού λογισμικού υπολογιστικών φύλλων της Microsoft.
Τώρα που γνωρίζετε τα βασικά του Microsoft Excel, υπάρχουν πολλοί περισσότεροι πόροι εκεί έξω για να εξερευνήσετε. Ανατρέξτε στο Κέντρο βοήθειας για περισσότερα άρθρα σχετικά με το Excel. και παρέχει επίσης συμβουλές για το πώς να αξιοποιήσετε στο έπακρο το Microsoft Office.
Εγγραφείτε στο ενημερωτικό μας δελτίο για να λαμβάνετε προσφορές, προσφορές και εκπτώσεις από εμάς απευθείας στα εισερχόμενά σας. Εγγραφείτε με τη διεύθυνση email σας παρακάτω.
Μπορεί επίσης να σας αρέσει
» Microsoft Office: Excel Cheat Sheet
» Πώς να χρησιμοποιήσετε τύπους "Εάν το κελί περιέχει" στο Excel
» 14 κόλπα του Excel που θα εντυπωσιάσουν το αφεντικό σας