Este é o seu guia definitivo de Excel para iniciantes.
O Excel é um programa poderoso, porém complexo. Mas também pode ser intimidante para iniciantes.
Esta postagem do blog oferece um tutorial fácil de seguir com dicas e truques para você começar a usar o Microsoft Excel. Nele você aprenderá
- Noções básicas importantes sobre Excel
- Técnicas mais avançadas para garantir que você está fazendo tudo certo
- Atalhos importantes do Excel
O que é o Microsoft Excel? Para que serve?
O Excel foi criado em meados dos anos 80 como um programa de planilhas para as empresas usarem para fazer contabilidade e organizar dados.
O Excel agora é propriedade da Microsoft e está mais disponível do que nunca em versões independentes, bem como como parte do pacote Office e assinaturas do Microsoft 365.
O Excel pode ser usado em diversas plataformas (desktop, on-line ou via aplicativo móvel) e vem com uma biblioteca de ferramentas e recursos integrados que podem realizar praticamente qualquer coisa.
O Excel é tão poderoso que é amplamente utilizado por empresas e profissionais de todo o mundo para analisar dados, gerenciar planilhas financeiras, organizar informações e até mesmo servir como um poderoso rastreador de dinheiro.
O Excel pode ser usado para fins pessoais ou profissionais. Empresas de qualquer tamanho podem obter ajuda com folha de pagamento, impostos, finanças, gerenciamento de estoque e muito mais.
Usuários domésticos, vocês podem criar orçamentos, fazer checklists, controlar despesas, monitorar seu peso e muito mais!
Se você usa um computador, é provável que se beneficie ao incorporar o Excel em sua vida diária.
Usando este guia, você pode estabelecer as bases necessárias para se tornar uma pessoa mais organizada e eficiente com a ajuda do Microsoft Excel.
Noções básicas do Excel
O Excel usa um sistema de planilha que permite inserir números, fórmulas, texto e outros elementos visuais. Ao iniciar um novo projeto, você cria o que chamamos de pasta de trabalho.
Em uma pasta de trabalho, você pode criar e armazenar até 255 planilhas individuais. Cada planilha é dividida em células, classificadas em colunas e linhas.
Fórmulas do Excel
As fórmulas do Excel permitem que você execute cálculos precisos usando células de dados rapidamente. Chega de fazer contas de cabeça - o Excel pode cuidar disso para você.
Com uma grande variedade de fórmulas, pode ser difícil saber quais delas você deve memorizar primeiro para trabalhar com seus dados de maneira eficiente.
Se você está apenas começando com o Excel e quer algo fácil de aprender rapidamente, conte com estas fórmulas simples!
- Iniciar a fórmula com um sinal de igual (=) — Antes de começar a digitar qualquer uma das fórmulas abaixo, você precisa digitar um sinal de igual na célula de saída. Isso sinalizará ao Excel que você está digitando uma fórmula.
- Adição — Adicione rapidamente duas células com o sinal de mais (+). Por exemplo, se você quiser somar o valor das células A3 e B3, digite “=A3+B3”.
- Subtração — Da mesma forma, você pode subtrair o valor de uma célula de outra célula usando o hífen (-). Por exemplo, se você deseja deduzir o valor da célula A3 da célula B3, digite “=B3-A3”.
- Multiplicação — Multiplique os valores das células usando o símbolo de asterisco (*). Por exemplo, se você quiser multiplicar a célula A3 por 5, você usaria a fórmula “=A3*5”.
- Divisão — Para dividir os valores de duas ou mais células, use o sinal de barra (/). Por exemplo, para dividir A3 por B3, você usaria “=A3/B3”.
As fórmulas podem ser usadas com células da planilha e também com números não vinculados à planilha. Por exemplo, você pode adicionar qualquer valor a uma célula já existente ou adicionar os valores de duas células junto com a fórmula de adição.
Funções importantes do Excel
As funções do Excel podem economizar tempo e energia ao realizar tarefas como somar células. A função SUM é um bom exemplo disso, que não requer o uso de um sinal + adicional para somar todos os seus números em um só lugar.
Existem outras funções excelentes que fazem outros tipos de cálculos para você também!
A lista é interminável quando se trata de quais funções complexas podem ser necessárias no Excel.
No entanto, se você está apenas começando, aqui estão alguns que ajudarão a facilitar sua compreensão e economizar tempo.
- SUM — A função SUM é usada para descobrir a soma dos valores de um grupo de colunas ou linhas. Quando usado, irá somar todos os valores do intervalo especificado. Sintaxe: =SOMA(Célula1:Célula2).
- AVERAGE — A função AVERAGE pode ser usada para calcular o valor médio de qualquer número de células. Sintaxe: =MÉDIA(Célula1:Célula2).
- IF — A função IF testa uma condição lógica. Se essa condição for verdadeira, ele retornará o valor. Sintaxe: =IF(teste_lógico, [valor_se_verdadeiro], [valor_se_falso]).
- VLOOKUP — VLOOKUP é uma função do Excel que faz com que ele procure um determinado valor em uma coluna e retorne um valor de outra coluna. Sintaxe: =VLOOKUP(valor, tabela, col_index, [range_lookup]).
- CONCATENATE — A função CONCATENATE permite combinar dados de várias células em uma célula. Por exemplo, você pode combinar nomes e sobrenomes. Sintaxe: =CONCATENAR (texto1, texto2, [texto3], .)
- AND — A função AND verifica se algo é verdadeiro ou falso. Ele pode verificar mais de duas coisas se você separar os valores com vírgula. Sintaxe: =AND(lógico1, [lógico2], .)
- INDEX — A função INDEX retorna o valor em um determinado local em um intervalo ou array. Você pode usá-lo para localizar valores individuais ou linhas e colunas inteiras. Sintaxe: =INDEX (array, row_num, [col_num], [area_num]).
Existem centenas de outras funções no Excel, mas você não conseguirá memorizá-las todas no primeiro dia.
Certifique-se de manter seu cérebro treinado todos os dias, repetindo funções essenciais e aprendendo sobre outras novas. A Microsoft também costuma introduzir algumas novas funções em cada atualização do Excel.
Dicas e truques do Excel para iniciantes
Agora que você conhece o básico, podemos entrar em algumas técnicas que facilitarão muito a sua vida ao trabalhar no Excel.
Use a barra de ferramentas de acesso rápido
Facilmente um dos recursos mais populares do Excel é a barra de ferramentas de acesso rápido. Veteranos do Excel que usam o aplicativo há anos também não deveriam hesitar em usar esse recurso.
Ele acelera seu fluxo de trabalho e permite que você use suas ferramentas favoritas com facilidade.
A barra de ferramentas de acesso rápido está localizada no canto superior esquerdo da janela do Excel.
Para começar, ao encontrar um comando que não deseja esquecer, clique com o botão direito nele e selecione Adicionar à barra de ferramentas de acesso rápido.
Agora ele estará disponível na barra de ferramentas sem precisar navegar por menu após menu na faixa de opções.
Use filtros para classificar e simplificar seus dados
Os dados podem ser complicados quando você analisa muitos deles. É fácil se perder em um mar de dados. Os filtros são o seu mapa de volta!
Os filtros ajudam você a ver apenas determinadas células ou linhas com critérios específicos. É uma maneira fácil de você escolher quais registros deseja ver.
Isso ajuda a tornar as coisas mais fáceis, em vez de forçá-lo a rolar indefinidamente até encontrar o conjunto de resultados desejado!
Existem linhas e colunas, e os filtros são as setas que apontam para o que você deseja. Você pode filtrar por coluna ou célula, portanto não há limite de quantidade de informações que cabem nessas pequenas células.
Remover células duplicadas
Sempre há espaço para erros ao inserir dados manualmente - ou mesmo quando um computador faz isso por você.
É importante revisar suas planilhas e eliminar quaisquer dados duplicados quando sua presença não for apropriada na planilha. O Excel possui uma ferramenta especial para identificar duplicatas que você pode usar.
Removendo entradas duplicadas no Excel
Tudo o que você precisa fazer é selecionar a guia Dados na faixa de opções e clicar no botão Remover duplicatas em Ferramentas.
Uma nova janela aparecerá onde você poderá confirmar os dados com os quais deseja trabalhar. Voilá!
Preencher dados com preenchimento automático
Você sabia que o Excel permite que você use a tecnologia preditiva a seu favor?
O Excel pode realmente 'aprender' o que você normalmente preenche e fornecer sugestões com base nessas informações para sua próxima célula automaticamente.
Esse recurso do Excel é chamado de Preenchimento Automático, que preenche automaticamente os dados se o Excel achar que sabe o que você está digitando ou inserindo no espaço em branco.
O Preenchimento Automático está localizado na guia Dados do Excel, em Ferramentas. Basta selecionar a célula que deseja que o Excel preencha para você e clicar no botão Preenchimento Automático.
O Excel mostrará então quatro ou cinco opções do que o Excel acha que está sendo inserido na célula em branco.
Adicione impacto visual com formatação condicional
Obtenha informações sobre sua planilha rapidamente. A formatação condicional separa os valores com base nas condições e os preenche com cores diferentes para ajudar a distingui-los.
A formatação condicional do Excel possui diversas regras que você pode aplicar para formatar os dados da maneira que desejar.
A formatação condicional é uma ferramenta poderosa para o criador inteligente de planilhas.
As células codificadas por cores podem ajudá-lo a entender seus dados rapidamente e são até personalizáveis! Seja criando regras personalizadas ou alterando cores, a formatação condicional nunca mais deixará suas planilhas parecerem chatas.
Inserir capturas de tela rapidamente
As versões mais recentes dos aplicativos do Office, incluindo o Excel, têm um recurso para inserir capturas de tela rapidamente.
Não há necessidade de aplicativos de captura de tela de terceiros ou atalhos de sistema complicados. O Excel tem uma maneira simples e fácil de fazer capturas de tela sem muito barulho.
Quando quiser inserir rapidamente uma captura de tela em sua planilha do Excel, vá para a guia Inserir, selecione Captura de tela e selecione a miniatura da janela aberta que deseja inserir.
Movimente-se mais rápido com atalhos
Com a ajuda de um atalho, você poderá economizar tempo enquanto faz seu trabalho no Excel. Isso é ótimo para iniciantes que ainda estão tentando se acostumar com o funcionamento do programa!
Como temos certeza de que você já deve ter percebido, não há como encaixar cada um deles nesta seção.
No entanto, deixe-nos fornecer uma lista de atalhos essenciais para ajudá-lo a fazer mais com mais rapidez!
Aqui estão alguns dos mais importantes que devem ser úteis para um iniciante:
- F1 — Acesse o sistema de ajuda do Excel
- Ctrl + A — Selecione todas as células da planilha
- Ctrl + F — Pesquise algo na planilha
- Ctrl + Shift + V — Colar especial
- Ctrl + Shift + U — Expandir ou recolher a barra de fórmulas
- Ctrl + Espaço — Selecione a coluna inteira
- Shift + Espaço — Selecione a linha inteira
- Ctrl + Tab — Alternar entre pastas de trabalho abertas
Se você está procurando atalhos, o artigo Os atalhos de teclado mais úteis do Excel é o local ideal para obter materiais de aprendizagem.
Então, pegue papel e caneta e prepare-se para anotar todos os atalhos úteis do Excel — abordamos alguns dos melhores aqui.
Congelar colunas e cabeçalhos
Quando você percorre uma planilha grande, pode ser difícil controlar em que linha e coluna você está.
Isso se torna especialmente difícil quando há muitas linhas ou colunas com rótulos semelhantes.
Se você tiver uma linha de cabeçalho ou uma coluna com rótulos, poderá congelá-la. Dessa forma, quando você rolar na planilha, as linhas ou colunas congeladas não se moverão.
Isso faz com que você sempre possa ver o cabeçalho ou o rótulo de uma linha, mesmo enquanto percorre profundamente seus dados.
Considerações Finais
Esperamos que este guia tenha sido útil e informativo.
À medida que você se torna mais confortável com suas habilidades em Excel, queremos ajudá-lo a aproveitar ao máximo, fornecendo mais dicas e truques para se tornar um profissional no uso do poderoso software de planilha da Microsoft.
Agora que você conhece os fundamentos do Microsoft Excel, existem muitos outros recursos disponíveis para você explorar. Confira nossa Central de Ajuda para mais artigos sobre Excel. e também fornece dicas sobre como aproveitar ao máximo o Microsoft Office.
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