Este e-book do Outlook foi trazido a você por SoftwareKeep. Nosso objetivo é ajudá-lo a aprender mais sobre o software líder de e-mail e gerenciamento de tempo pessoal da Microsoft, o Outlook.
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Índice
- Introdução
- O que é o Outlook?
- Como configurar o Outlook
- Como importar e exportar contatos no Outlook
- Importar contatos para o Outlook
- Exportar contatos do Outlook
- Como gerenciar contatos no Outlook
- Adicionar um novo contato
- Adicionar contato aos favoritos
- Visualizar e editar informações de contato
- Excluir um contato
- Como adicionar uma assinatura profissional do Outlook
- Como criar uma nova assinatura de e-mail
- Como personalizar sua assinatura de e-mail
- Como escrever e enviar e-mails no Outlook
- Como enviar anexos no Outlook
- Como usar calendários no Outlook
- Como adicionar itens de calendário
- Como importar um calendário
- Como pesquisar itens de calendário
- Como colaborar no Outlook
- Como abrir ou anexar um arquivo no Outlook
- OneDrive
- Reuniões
- Como agendar reuniões no Outlook
- Como criar tarefas e listas de tarefas no Outlook
- Como criar filtros no Outlook
- Como criar categorias, sinalizadores e cores no Outlook
- Como atribuir uma categoria a um e-mail
- Como criar categorias de cores
- Como criar sinalizadores
- Como usar lembretes no Outlook
- Como definir um lembrete para mensagens
- Como definir um lembrete para tarefas
- Como descartar lembretes de eventos passados
- Como ignorar conversas no Outlook
- Como limpar sua caixa de entrada do Outlook
- Como desativar o arquivamento automático no Outlook
- Como gerenciar regras no Outlook
- Crie uma regra
- Criar regras usando o assistente de regras
- Executar regras manualmente
- Excluir uma regra
- Como definir “Fora do escritório” no Outlook
- Como agendar um e-mail no Outlook
- Como bloquear um remetente no Outlook
- Como solucionar problemas do Microsoft Outlook Mobile
- O aplicativo Outlook está travando
- Não consigo fazer login no aplicativo Outlook
- Não é possível instalar o aplicativo Outlook
- Contatos e agenda não sincronizam
Introdução
Quer aprender tudo o que precisa saber para se tornar um usuário avançado do Outlook? Este e-book detalha como operar o pacote de gerenciamento pessoal e de e-mail da Microsoft, quer você trabalhe sozinho ou em equipe.
Você aprenderá sobre os fundamentos do Outlook e como executar tarefas básicas necessárias no seu dia a dia. Mais adiante no e-book, abordaremos alguns recursos avançados e guias de solução de problemas também.
Se você tiver alguma dúvida depois de ler nosso e-book, sinta-se à vontade para entrar em contato conosco em SoftwareKeep para obter mais assistência.
O que é o Outlook?
O Microsoft Outlook é um aplicativo para gerenciar suas informações pessoais e agenda. Embora seja conhecido e usado principalmente por seus recursos de envio de e-mail, também inclui recursos como calendário, diário, notas, gerenciamento de contatos, gerenciamento de tarefas, bem como navegação na web.
O Outlook faz parte da família mais ampla de produtos do Microsoft Office, mas também pode ser adquirido como um programa independente. O Outlook combina bem com o Microsoft Exchange Server e o Microsoft SharePoint Server, que atende às necessidades de equipes e organizações que compartilham caixas de entrada, calendários ou outros dados.
Com mais de um milhão de usuários ativos mensais, o Outlook é um dos principais clientes de e-mail e aplicativos de gerenciamento pessoal em todo o mundo.
Como configurar o Outlook
Para configurar o Outlook, você precisará adicionar uma conta de e-mail. Existem vários tipos diferentes de contas de e-mail que você pode adicionar ao Outlook, incluindo contas Microsoft 365, Gmail, Yahoo, iCloud e Exchange.
Observe que alguns provedores de e-mail terceirizados, como Gmail e iCloud, exigem que você altere as configurações em seus sites antes você pode adicionar suas contas ao Outlook. Com isso, você pode obter atendimento do próprio provedor.
- Abra o Outlook e selecione Adicionar conta no menu Arquivo.
- Dependendo da sua versão do Outlook, siga as instruções abaixo:
- No Outlook para Microsoft 365 e Outlook 2016: digite seu endereço de e-mail e clique em Conectar.
- No Outlook 2013 e Outlook 2010: digite seu nome, endereço de e-mail e senha e clique em Avançar.
- Você pode ser solicitado a digitar sua senha novamente. Depois, clique em Ok → Finish para concluir o processo de configuração.
Como importar e exportar contatos no Outlook
Importar contatos para o Outlook
Importar contatos pode ser demorado, mas é uma parte importante da organização. Vejamos como realmente importar esses contatos e colocá-lo no caminho certo para viver na nuvem.
- Crie um documento Excel com uma lista de contatos que você deseja importar para o Outlook. Salve este documento como um .csv (significa valores separados por vírgula) indo para Arquivo → Salvar como e selecione (*.csv) no menu suspenso de formato.
- Abra o Outlook. Para importar sua lista de contatos, vá para Arquivo → Abrir e exportar → Importar/Exportar. Aqui, selecione Importar de outro programa ou arquivo e clique em Avançar para continuar.
- Selecione Valores separados por vírgula e clique no botão Procurar. Localize seu .csv e selecione-o. Agora você pode escolher como deseja que o Outlook lide com contatos duplicados:
- Substitua duplicatas por itens importados
- Permitir a criação de duplicatas
- Não importe itens duplicados
- Na caixa Importar um arquivo, selecione Contatos. Para fechar o assistente, clique no botão Concluir. Você poderá visualizar seus contatos importados selecionando Pessoas no Outlook.
Exportar contatos do Outlook
Exportar sua lista de contatos é uma maneira de visualizar facilmente seus contatos em qualquer computador que você encontrar. O processo é fácil e permitirá acesso rápido aos seus contatos.
- Abra o Outlook. Para importar sua lista de contatos, vá para Arquivo → Abrir e exportar → Importar/Exportar. Aqui, clique em Exportar para um arquivo.
- Selecione Arquivo de dados do Outlook (.pst) e clique em Avançar para continuar.
- Selecione Contatos na conta de e-mail da qual você deseja exportar os contatos.
- Clique em Navegar e navegue até onde deseja salvar seu .pst com contatos. Digite um nome de arquivo e clique em OK.
- Para fechar o assistente, clique em Concluir.
- Se desejar definir uma senha para proteger seus contatos, digite-a nas caixas Senha e Verificar senha, uma vez mais para confirmar e clique em OK.
- Se desejar ignorar a configuração de uma senha, deixe as caixas de senha em branco e selecione OK.
Como gerenciar contatos no Outlook
Adicionar um novo contato
Este guia se concentra em adicionar um novo contato do zero. Existem outras maneiras de adicionar contatos às suas contas do Outlook, como adicionar do cartão de perfil de alguém ou do diretório da empresa, se aplicável.
- Faça login em sua conta do Outlook na Web.
- Selecione o ícone Pessoas na parte inferior do painel de navegação. Isso abrirá a página Pessoas. Na barra de ferramentas, selecione Novo contato.
- Insira todos os detalhes necessários para o contato. Selecione a opção Adicionar mais para adicionar informações extras, como endereço ou aniversário de um contato.
- Clique em Criar para adicionar o novo contato à sua lista.
Adicionar contato aos favoritos
Para facilitar o acesso, você pode adicionar contatos à sua lista de Favoritos. Para adicionar alguém aos seus favoritos, basta selecionar o contato e depois selecionar Adicionar aos favoritos na barra de ferramentas.
Os contatos favoritos com um endereço de e-mail serão exibidos no painel de navegação do Mail, permitindo que você veja todos os seus endereços de e-mail em um só lugar.Visualizar e editar informações de contato
- Na página Pessoas, selecione o contato no painel central para ver ou editar informações sobre ele. O que você vê aqui é uma versão do cartão de perfil, o que significa que as guias e seções que você vê podem variar de contato para contato.
- Arquivos: veja os arquivos recentes que o contato compartilhou com você.
- E-mail: veja mensagens de e-mail e anexos recentes entre você e o contato.
- LinkedIn: se o contato tiver um perfil público no LinkedIn, você verá informações do LinkedIn aqui.
- Para editar um contato, clique no botão Editar contato próximo a Informações do contato ou selecione Editar na barra de ferramentas.
Excluir um contato
- Selecione um ou vários contatos e clique em Excluir.
- Clique em Excluir novamente para confirmar a ação.
Como adicionar uma assinatura profissional do Outlook
Assinar seu nome em um e-mail é importante ao tentar permanecer profissional no ambiente de trabalho. Para fazer isso, existem apenas alguns passos simples a seguir. É muito fácil personalizá-lo de várias maneiras.
Como criar uma nova assinatura de e-mail
- Abra o Outlook e clique em Novos e-mails para redigir uma nova mensagem.
- Vá para o menu de assinatura e selecione Assinaturas para abrir as opções de assinatura.
- Como você está criando uma nova assinatura, clique em Novo. Em seguida, você digitará o nome desejado para ser usado como assinatura no final de seus e-mails. Depois de inseri-lo, pressione Ok.
Como personalizar sua assinatura de e-mail
Para personalizar ainda mais sua assinatura de e-mail, basta inserir sua assinatura e visualizar todas as diferentes opções de formato disponíveis.
Selecione seu favorito e clique em Ok. Para usar o e-mail que você acabou de criar, clique em “Novo e-mail” e ele deverá aparecer pronto para ser apresentado no próximo e-mail que você criar e enviar.
Como escrever e enviar e-mails no Outlook
Usar o Outlook é muito semelhante a usar qualquer plataforma de e-mail online. No entanto, ajuda você a ser mais eficiente se familiarizar com todas as etapas de como usá-lo para escrever e enviar e-mails.
- Comece selecionando a opção Novo e-mail na tela Início para começar a configurar uma nova mensagem.
- Clique no campo de texto denominado Para, Cco ou Cc e insira um endereço de e-mail ou o nome de um contato.
- Em seguida, clique na caixa Assunto e digite o assunto da sua mensagem. Seu destinatário verá isso primeiro quando receber uma notificação sobre seu e-mail.
- Para digitar sua mensagem, clique no corpo do e-mail e comece a digitar. O Outlook oferece muitas opções de formatação, então não hesite em utilizá-las.
- Após redigir sua mensagem, clique em Enviar.
Como enviar anexos no Outlook
O envio de um arquivo com seu e-mail pode ser feito facilmente adicionando um anexo ao seu e-mail. Aqui estão as etapas para fazer isso.
- Abra o Outlook, navegue até Página inicial e selecione Novo e-mail.
- Se desejar enviar um arquivo com um e-mail existente, você pode fazê-lo selecionando Responder, Responder a todos, ou Encaminhar.
- Navegue até Home e selecione Anexar arquivo. Você verá várias opções para escolher:
- Navegar neste PC: Pesquise seus arquivos e selecione um em seu computador local.
- Itens recentes: navegue na lista de arquivos com os quais você trabalhou recentemente e selecione um arquivo dessa lista. Esses arquivos podem existir em locais de rede internos, arquivos de grupo ou podem ser salvos em um computador local.
- Item do Outlook: seu e-mail pode ser anexado como uma mensagem de texto ou anexo.
- Calendário: você pode inserir um calendário em seu e-mail. Este calendário nem pode incluir intervalos de datas específicos e outros detalhes.
- Cartão de visita: permite anexar um cartão de visita eletrônico à sua mensagem.
- Navegar em locais da Web: você pode selecionar arquivos de locais que você acessou anteriormente, como sites do SharePoint, arquivos de grupo ou OneDrive.
- Assinatura: você pode adicionar sua assinatura ao final da mensagem.
- Para selecionar um anexo, clique em Anexar item e procure seu arquivo. Lembre-se do seguinte:
- O tamanho de um arquivo anexado e seu nome serão mostrados se você passar o cursor sobre ele. Use isto para localizar o arquivo de destino.
- Para remover um arquivo anexado, selecione a seta para baixo e selecione Remover anexo no menu suspenso lista mostrada.
Como usar calendários no Outlook
O calendário do Outlook permite que você acompanhe os próximos eventos, tanto pessoais quanto comerciais. Agende reuniões, compromissos e outros eventos com facilidade e convide seus contatos para acompanhá-los.
Como adicionar itens de calendário
- Abra o Outlook e permaneça na guia Início. Clique no grupo Novos itens e selecione uma das seguintes opções:
- Compromisso
- Reunião
- Evento de dia inteiro
- Reunião por Skype
- Mais itens
- Preencha todas as informações necessárias, como o campo assunto, local, início e hora de término e uma descrição do evento.
- Depois de preencher todas as informações necessárias, clique em Salvar e Fechar. O evento agora aparecerá em sua agenda.
Como importar um calendário
Você e outras pessoas podem usar o calendário do Outlook sem se preocupar em perder eventos já agendados. Basta importar outro calendário usado anteriormente para o Outlook seguindo as etapas abaixo.
- No Outlook, clique em Arquivo → Abrir e exportar. A partir daqui você receberá uma caixa de diálogo e deverá escolher o tipo de arquivo que deseja importar.
- Selecione um arquivo iCalendar (.ics) ou vCalendar (.vcs) e importe-o para o Outlook. Todos os itens contidos no calendário externo serão adicionados automaticamente ao calendário do Outlook.
Como pesquisar itens de calendário
Quando a vida fica agitada, suas agendas começam a ficar lotadas rapidamente. É um grande esforço registrar cada evento em sua agenda. No entanto, com o passar do tempo, é fácil esquecer quando e onde estão certas coisas.
- Ao selecionar um calendário, digite uma palavra-chave na caixa de pesquisa. Isso mostrará uma lista dos resultados da pesquisa destacados em amarelo.
- Para restringir sua pesquisa, tente digitar várias palavras-chave de uma vez.
- Se você recebeu mais de 30 itens, você pode rolar até o final da lista e clicar em “Mais para ver”, que carregará resultados adicionais.
- Outra maneira de restringir sua pesquisa é incluir AND, OR ou NÃO enquanto você pesquisa. Cada uma dessas palavras tem uma função diferente. Suas funções podem ajudá-lo a pesquisar em sua agenda.
- Observe que AND, OU e NÃO devem ser capitalizado. Certifique-se de não usar aspas ao digitá-los.
Como colaborar no Outlook
Colaborar no Outlook é uma das maneiras mais eficientes de trabalhar em documentos com outras pessoas. Esta seção orientará você nas etapas de colaboração no Outlook.
Como abrir ou anexar um arquivo no Outlook
Para começar a colaborar em um único documento, você deve primeiro anexar um documento a um e-mail no Outlook e incluir todas as pessoas com quem você está trabalhando.
Certifique-se de que o anexo seja carregado no OneDrive antes de começar a trabalhar e envie-o para todos que estão trabalhando no documento. Como alternativa, se você recebeu um e-mail com anexo de alguém com quem está colaborando, abra o anexo para começar a trabalhar.
OneDrive
O anexo deve ser armazenado no OneDrive para que todos os envolvidos possam ver o arquivo. Para descobrir se o anexo já está armazenado ou não no OneDrive, simplesmente certifique-se de que o anexo tenha um ícone de nuvem. Caso contrário, você terá a opção de armazená-lo no OneDrive e trabalhar nele a partir daí.
Reuniões
Para colaborar adequadamente na vinculação com outras pessoas, você também pode marcar e participar de reuniões com outros membros. O Outlook também tem a opção de realizar reuniões pelo Skype e permitir que você trabalhe no documento como uma equipe, faça anotações de reuniões no mesmo documento e se comunique com facilidade.
Como agendar reuniões no Outlook
Nunca foi tão fácil realizar uma reunião como no Outlook. Você marca a reunião e alguns cliques direcionarão os membros da sua equipe para a videoconferência. O Outlook também se conecta diretamente ao Skype para obter ainda mais ferramentas de reunião.
- Clique no botão Novos itens na guia Página inicial no Outlook.
- No menu suspenso, selecione Reunião. Na janela Reunião, você precisa selecionar Participar da reunião do Skype.
- Adicione os detalhes desejados, como o Assunto e o Local da reunião.
- Convide pessoas para a reunião inserindo suas informações de contato.
Com o Outlook, você pode verificar quando seus convidados estão livres na guia Agendamento. Esta ferramenta permitirá que você veja qual é o melhor momento para realizar sua reunião.
Depois de escolher o momento perfeito, envie o convite aos membros da sua equipe e comecem a trabalhar juntos.
Como criar tarefas e listas de tarefas no Outlook
Ao usar o Outlook, a criação de tarefas e listas de tarefas fica mais fácil. Listar suas tarefas ou metas do dia permite ver tudo o que você precisa realizar. Ele ajuda você no processo de tomar as medidas apropriadas para concluir tarefas e gerenciar seu próprio tempo.
- Selecione Novos itens → Tarefa ou simplesmente pressione Ctrl + Shift + K atalho de teclado.
- Na caixa Assunto, insira um nome para a tarefa. Recomendamos que você mantenha o nome da tarefa curto e expanda os detalhes na caixa de descrição.
- Se houver uma data fixa de início ou prazo, defina a Data de início e/ou Data de vencimento. Você também pode definir um lembrete, se desejar.
- Se necessário, defina a prioridade da tarefa como maior ou menor usando a seleção Prioridade.
- Quando terminar de configurar a tarefa, clique em Tarefa → Salvar e Fechar.
Como criar filtros no Outlook
Não importa quão bem organizada seja sua caixa de correio, às vezes é impossível percorrer centenas de e-mails apenas para encontrar o que você precisa. Se você precisa encontrar um e-mail rapidamente, a melhor ferramenta para o trabalho é a função de busca com filtros.
- Primeiro, clique na barra de pesquisa, que estará acima da lista de conversas.
- Digite o assunto, endereços ou frases contidas no e-mail que você deseja encontrar.
- Amplie ou restrinja sua pesquisa selecionando as opções de pesquisa: Todas as caixas de correio, Caixa de correio atual, Pasta atual, Subpasta ou Todos os itens do Outlook.
- Selecione os critérios que ajudarão a restringir sua pesquisa na seção Refinar. As categorias podem ser resumidas abaixo:
- De: restringe os e-mails de uma pessoa específica.
- Assunto: somente resultados baseados no assunto são mostrados.
- Tem anexos: somente resultados que possuem anexos são mostrados.
- Categorizado: somente os resultados que se enquadram em uma categoria específica são mostrados.
- Esta semana: restrinja os resultados com base no horário de recebimento. Existem também outros critérios como Hoje, Ontem, Esta Semana, Semana Passada, Este Mês, Mês Passado, Este Ano ou Ano Passado.
- Enviado para: mostra apenas mensagens que foram enviadas para você, não enviadas diretamente para você ou enviadas para outro destinatário.
- Não lidos: somente resultados não lidos são mostrados.
- Sinalizada: somente mensagens sinalizadas por você são mostradas.
- Importante: somente mensagens marcadas como importantes são mostradas.
- Mais: Isso abrirá alguns critérios mais avançados, como Cc e sensibilidade.
- Depois de selecionar os critérios, escolha Pesquisas recentes para executar a pesquisa novamente. Lembre-se de que apenas as consultas são salvas, não os resultados.
Como criar categorias, sinalizadores e cores no Outlook
O Outlook permite que você crie suas próprias categorias exclusivas, como finanças, pessoal, negócios, etc. Com o Outlook, você pode se manter atualizado e organizado em todos os aspectos da sua vida.
Como atribuir uma categoria a um e-mail
- Clique com o botão direito na mensagem que deseja classificar em uma categoria e selecione Categorizar no menu de contexto.
- Crie ou selecione uma categoria para colocar o e-mail. Você também pode colocar um item em mais de uma categoria.
Como criar categorias de cores
Primeiro, as categorias no Outlook são nomeadas com cores genéricas, exibidas em uma visualização de tabela, como sua caixa de entrada. Ao atribuir a cada categoria um nome e uma cor diferentes, você facilita a organização e a identificação de todas as informações que possui.
- No Outlook, navegue até Página inicial → Categorizar → Todas as categorias .
- Selecione Categoria de cores e clique em Renomear.
- Digite um título adequado para a categoria selecionada. Se desejar alterar a cor da categoria, clique no menu suspenso Cor.
- Clique no botão OK quando terminar.
Como criar sinalizadores
Você não apenas pode categorizar todos os seus e-mails, mas também pode definir sinalizadores para determinados eventos, notas e qualquer outra coisa que precise ser lembrada.
- Selecione o e-mail que deseja sinalizar. Observe que os sinalizadores Follow Up são usados apenas para itens acionáveis.
- Clique no ícone Sinalizador. Deve ficar vermelho e uma mensagem de acompanhamento aparecerá no cabeçalho do e-mail.
- Para remover a sinalização, clique com o botão direito no e-mail e selecione Acompanhamento → Marcar como concluído no menu suspenso cardápio.
Como usar lembretes no Outlook
Os lembretes são uma versão mais avançada dos sinalizadores. O Outlook enviará automaticamente pop-ups de lembretes definidos em seu calendário para avisar quando seus eventos agendados estiverem chegando.
Como definir um lembrete para mensagens
- Vá para sua lista de mensagens.
- Selecione a mensagem da qual deseja ser lembrado.
- Na barra de ferramentas na parte superior da tela, clique em Acompanhamento → Adicionar lembrete.
- Você pode adicionar informações aos seus lembretes, como hora, data e descrição.
- Quando terminar de configurar o lembrete, selecione OK.
- Um ícone de alarme aparecerá na mensagem — isso indica que o lembrete foi enviado com sucesso.
- Se você precisar alterar o horário do seu lembrete, clique em Acompanhamento → Lembrete e edite qualquer um dos detalhes. Clique em OK para salvar as alterações.
Como definir um lembrete para tarefas
- Vá para a parte inferior da tela e escolha Tarefas. Você também pode navegar até Home → To-Do List para visualizar tarefas.
- Selecione na lista a tarefa da qual deseja ser lembrado.
- Escolha a tarefa e um prazo para cumprir o prazo no grupo Acompanhamento. Clique em OK para salvar o lembrete.
- Se quiser remover um lembrete de tarefa, vá para o grupo Gerenciar tarefa e selecione Remover da lista.
Como descartar lembretes de eventos passados
- Escolha Arquivo → Opções → Avançado.
- Na seção Lembretes, certifique-se de que Dispensar automaticamente lembretes de eventos passados esteja selecionado.
Como ignorar conversas no Outlook
As conversas são uma ótima maneira de organizar seus e-mails. São emails agrupados por assuntos e organizados cronologicamente. Às vezes, essas conversas podem se acumular e se tornar irrelevantes, criando confusão em sua caixa de correio.
Se isso acontecer, você pode simplesmente ignorar/silenciar qualquer conversa que não esteja mais relacionada a você.
- Selecione a conversa que deseja ignorar ou qualquer e-mail no tópico.
- Clique em Ignorar.
- Selecione Ignorar conversa para finalizar o processo.
- Se não aparecer lá, não entre em pânico. A caixa não aparecerá se você tiver marcado anteriormente a caixa Não mostrar esta mensagem novamente, então simplesmente desmarque-a.
- Para continuar recebendo atualizações sobre uma conversa que você desativou anteriormente, basta desmarcar a caixa.
Como limpar sua Caixa de entrada do Outlook
Se não forem atendidas, mensagens antigas que não são mais relevantes em sua vida irão bagunçar sua caixa de entrada. É recomendável limpar sua caixa de entrada pelo menos uma vez por mês para evitar que isso aconteça.
- Primeiro, escolha uma conversa que você deseja limpar. Certifique-se de verificar se a conversa não contém nenhuma informação importante que você queira manter.
- Clique em Limpar → Limpar conversa.
- Finalmente, selecione Limpar novamente quando a caixa pop-up aparecer na tela.
Como desativar o arquivamento automático no Outlook
Arquivar e-mails é importante para manter a credibilidade e a organização. No entanto, o Outlook arquiva automaticamente seus arquivos e tenta reduzir o tamanho do arquivo removendo e-mails antigos e colocando-os em um arquivo separado. Você deve desligar isso o mais rápido possível para evitar a perda de informações cruciais.
- Abra o Outlook e navegue até Arquivo → Opções → Avançado.
- Na seção AutoArquivar, clique em Configurações de AutoArquivar.
- Certifique-se de que a caixa Executar AutoArquivar a cada n dias esteja desmarcada. Isso garantirá que o arquivamento automático não aconteça na sua caixa de entrada de e-mail.
Como gerenciar regras no Outlook
Crie uma regra
- Clique com o botão direito em qualquer mensagem da sua caixa de entrada ou selecione uma pasta de e-mail e clique em Regras.
- Selecione uma opção que combina com você. Observe que o Outlook sempre sugere a criação de uma regra com base no destinatário e no remetente. Para obter mais opções, selecione Criar regra.
- Na caixa de diálogo Criar regra que é aberta, selecione uma ou mais condições na seção "Quando recebo um e-mail com todas as condições selecionadas,".
- Na seção "Faça o seguinte,”, você tem as opções para:
- Definir uma regra para mover uma mensagem para uma pasta
- Tocar um som selecionado
- Exibido na nova janela de alerta de item
- Clique em OK para salvar sua regra.
Criar regras usando o assistente de regras
Normalmente, há três regras que você pode criar usando o Assistente de Regras.
- Regra de organização: esta regra ajuda a filtrar e acompanhar mensagens.
- Regra Mantenha-se atualizado: esta regra fornece uma notificação se uma mensagem se enquadrar em critérios específicos.
- Regras personalizadas: são regras criadas sem um modelo.
Para criar uma regra usando o Assistente de regras no Outlook, faça o seguinte:
- Vá para a última página do Assistente de regras e dê um nome à sua regra.
- Se você deseja aplicar a regra às mensagens que já recebeu, marque Execute esta regra agora nas mensagens que já estão na "Caixa de entrada."
- Observe que, por padrão, a regra está sempre marcada. Você pode desmarcar a caixa se não quiser que a regra seja aplicada.
- Clique em Concluir para salvar e ativar a regra.
Executar regras manualmente
- Na guia Arquivo, selecione Gerenciar regras e alertas.
- Em seguida, na guia Regras de e-mail, selecione Executar regras agora.
- Na caixa de diálogo Executar regras agora, na seção Selecionar regras a serem executadas, escolha as regras que você deseja executar.
- Na caixa Executar na pasta, você pode selecionar uma pasta diferente escolhendo Procurar, selecionando a pasta e clicando em Procurar. t4>OK.
- Aceite as configurações padrão de todas as mensagens nas regras Aplicar à lista. Você também pode mudar para ler mensagens não lidas.
- Finalmente, clique no botão Executar agora.
Excluir uma regra
As regras são sempre criadas para facilitar o trabalho e a organização. Porém, se a regra não fizer mais sentido, vale a pena excluí-la para manter sua lousa organizada.
Para excluir uma regra no Outlook, siga as etapas abaixo:
- Abra a guia Arquivo e selecione Gerenciar regras e alertas.
- Na caixa de diálogo Regras e alertas, alterne para a guia Regras de e-mail e selecione a regra que deseja excluir.
- Clique no botão Excluir e clique em OK.
Como definir “Fora do escritório” no Outlook
Ausente do escritório envia uma resposta automática aos e-mails recebidos enquanto você estiver ausente do computador por um longo período de tempo. Dessa forma, as pessoas saberão quando entrar em contato com você ou por que você não está respondendo às mensagens.
- Abra o Outlook e clique em Arquivo → Respostas automáticas (fora do escritório).
- Se não vir essa opção, você não está conectado com uma conta do Exchange.
- Selecione a opção Enviar respostas automáticas.
- Defina um intervalo de datas para suas respostas automáticas marcando a caixa Enviar somente durante este intervalo de tempo:. Caso contrário, você terá que desligá-los manualmente.
- Digite suas respostas automáticas nas guias Dentro da minha organização e Fora da minha organização. Você pode deixar uma das guias vazia se não quiser enviar mensagens automatizadas para pessoas dentro ou fora da sua organização.
- Observação: para evitar responder a lixo eletrônico, é recomendável escolher Somente meus contatos.
- Clique no botão OK para salvar suas configurações.
Como agendar um e-mail no Outlook
Às vezes você não quer enviar mensagens imediatamente. Para agendar ou atrasar um e-mail, siga as etapas a seguir.
- Escreva sua mensagem. Antes de enviá-lo por e-mail, selecione a seta Mais opções no grupo Tags na faixa de opções.
- Em Opções de entrega, clique na caixa de seleção Não entregar antes. Agora você pode definir a data e hora de entrega manualmente.
- Clique em Fechar.
- Continue escrevendo sua mensagem ou clique em Enviar. O Outlook armazenará automaticamente este e-mail e o entregará aos destinatários na data e hora que você definir.
Como bloquear um remetente no Outlook
Deseja parar de receber mensagens de alguém? Você pode adicioná-los facilmente à sua Lista de Bloqueios, evitando que cheguem até você via Outlook. Os e-mails de remetentes bloqueados serão movidos automaticamente para a caixa de lixo eletrônico, mantendo limpas suas caixas de entrada específicas.
- Na lista de mensagens, selecione qualquer mensagem do remetente que você deseja bloquear.
- Na barra de menu do Outlook, selecione Mensagem → Lixo Eletrônico → Bloquear remetente.
- O Outlook armazena automaticamente o endereço de e-mail do remetente e o adiciona à sua lista de remetentes bloqueados. Observe que os remetentes são bloqueados por conta, o que significa que apenas a conta que você está usando atualmente será afetada.
Como solucionar problemas do Microsoft Outlook Mobile
Existem alguns problemas principais que as pessoas enfrentam no Outlook Mobile. Veremos alguns dos mais comuns e as etapas necessárias para corrigi-los.
O aplicativo Outlook está travando
- Se o aplicativo Outlook travar toda vez que você o abrir, tente limpar o cache do navegador no seu dispositivo:
- Como limpar o cache do navegador no Android (Google)
- Como limpar o cache do navegador no iOS (Apple)
- Depois de limpar completamente o cache do navegador, remova o aplicativo Outlook do dispositivo e reinstale-o.
Não consigo fazer login no aplicativo Outlook
- Verifique seu endereço de e-mail e senha para ter certeza de que está inserindo suas credenciais corretamente. Tente redefinir sua senha se necessário.
- Certifique-se de que sua conta de e-mail seja compatível. Você só pode adicionar contas ao Outlook do Exchange Online, Exchange Server, Office 365, Outlook.com, Yahoo! Correio, Gmail e iCloud.
- Se você não tiver certeza sobre o tipo de e-mail que possui, verifique com seu provedor de e-mail, provedor de serviços de Internet (ISP) ou com a equipe de suporte do local de trabalho.
- Se você não conseguir fazer login em uma conta já criada, remova-a e adicione-a novamente ao aplicativo Outlook.
Não é possível instalar o aplicativo Outlook
Há algumas coisas que você deve fazer para instalar o aplicativo Outlook Mobile em seu dispositivo.
- Você deve ter um dispositivo móvel que atenda aos requisitos do aplicativo a ser instalado. Você pode verificar esses requisitos na página de instalação na App Store ou Google Play Store.
- Você deve ter espaço de armazenamento disponível suficiente para caber no tamanho do aplicativo Outlook.
- É necessária uma conexão ativa com a Internet, como Wi-Fi ou dados móveis, para baixar o aplicativo Outlook.
Contatos e agenda não sincronizam
Seus contatos e calendário não serão sincronizados se você configurar seu e-mail como uma conta POP ou IMAP. Nesse caso, você terá que criar uma conta Exchange ActiveSync. Você também deve verificar se seu aplicativo de e-mail tem permissão para acessar seu calendário e contatos.
Se o seu e-mail estiver funcionando corretamente em um computador, o problema provavelmente será causado pelo seu aplicativo de e-mail. Se o problema for seu aplicativo, você deverá entrar em contato com a equipe de suporte. Por exemplo, se você estiver tendo problemas com o aplicativo iOS Mail, entre em contato com o suporte da Apple para avaliar e corrigir o problema.
Para facilitar o acesso e gerenciar melhor seus contatos e calendários, é recomendável baixar e instalar o aplicativo Outlook Mobile.