Você está ansioso para expandir seu negócio a patamares maiores? Então, e se você precisar de um bom acompanhamento de suas finanças, um melhor planejamento estratégico de seus relatórios, avaliação de transações diárias e organização de serviços administrativos, quais ferramentas você utiliza?
Nesse caso, um software de contabilidade empresarial pode ser muito benéfico para sua empresa. QuickBooks pode ser a ferramenta financeira ideal que pode estar faltando para alinhar todas as suas necessidades organizacionais. Entre outras coisas, irá ajudá-lo;
- Acompanhe receitas e despesas
- Gerar relatórios para planejamento
- Acompanhe as transações diárias
- Preparar faturamento e folha de pagamento
Então, o que é QuickBooks?
QuickBooks é um software de contabilidade que atende às necessidades de pequenas e médias empresas. Permite gerenciar vendas e despesas, gerar relatórios, preencher impostos e muito mais. É desenvolvido pela Intuit, um desenvolvedor líder de software financeiro.
Este software de contabilidade oferece um conjunto de relatórios integrados que são fáceis de personalizar e ajudam você a controlar suas finanças com facilidade.
Quando você compra QuickBooks, há algumas coisas que você poderá alcançar, com base em seus recursos. Algumas coisas que valem incluem:
Migração de dados, que proporciona uma transição tranquila de planilhas para QuickBooks e vice-versa. Esse recurso é muito importante ao planejar a movimentação de dados de uma plataforma para outra.
O software é fácil de usar e torna todas as tarefas bastante fáceis para o usuário. Os recursos avançados que o acompanham criam um ambiente muito bom e sustentável para pequenas e médias empresas. Você experimentará um processo tranquilo. Será fácil aprender como o software funciona, pois a curva de aprendizado é muito curta.
Todas as transações do seu negócio são mantidas transparentes e o software continuará registrando todas as transações vinculadas ao que você definiu para rastrear. A geração de faturas é fácil e pode ser feita através do seu smartphone, tablet ou computador.
Você também pode usar QuickBooks para projeções de negócios, pois é fácil gerar projeções futuras. Se você deseja gerar relatórios de vendas, lucros e despesas, fica simples realizar esse processo.
Para que pequenas empresas usam QuickBooks?
Proprietários de pequenas empresas normalmente usam QuickBooks para gerenciar suas faturas, acompanhar fluxos de caixa, pagar contas, entre outros. Eles também usam o software para gerar relatórios financeiros mensais e de final de ano, bem como preparar impostos comerciais trimestrais e anuais.
Os principais usos do QuickBooks incluem;
Gerenciamento de vendas e receitas
Você pode gerenciar vendas e receitas facilmente com o uso de QuickBooks. Você pode usar o software para criar faturas e rastrear vendas por cliente. Isso o ajudará a ficar por dentro do que os clientes lhe devem – o que é comumente conhecido como contas a receber, nos círculos contábeis.
Acompanhar contas e despesas
QuickBooks acompanhará automaticamente suas contas e despesas, pois conecta suas contas bancárias e de cartão de crédito ao software, de modo a permitir que todas as suas despesas sejam baixadas e categorizadas. Se precisar rastrear uma transação em cheque ou dinheiro, você pode registrá-la em alguns minutos usando o software.
O software irá ajudá-lo a pagar suas contas no vencimento. Você poderá pagar suas contas sempre em dia criando um Relatório de Contas a Pagar em menos de dois minutos. O relatório fornecerá detalhes de suas contas atuais e vencidas.
Obtenha insights de relatórios para sua empresa
Ao gerenciar todas as suas atividades de fluxo e saída de caixa usando o software, você poderá acessar diversos relatórios que fornecem informações valiosas sobre o seu negócio. Todos os relatórios são pré-construídos e podem ser executados com apenas alguns cliques. Os relatórios são atualizados em tempo real conforme você insere e salva transações.
Isso pode ser muito importante, especialmente se você deseja fornecer informações financeiras a um investidor em potencial ou ao seu credor para um empréstimo ou linha de crédito para uma pequena empresa. Você também poderá fornecer outros relatórios que incluem; Relatório de lucros e perdas, relatório de balanço patrimonial e demonstração de fluxo de caixa. Se você for proprietário, poderá conferir o melhor software de contabilidade para proprietários.
Folha de pagamento em execução
A folha de pagamento é uma área que você nunca deve tentar administrar manualmente. Erros cometidos no cálculo dos contracheques podem ter consequências devastadoras. QuickBooks tem sua própria função de folha de pagamento que pode calcular e executar automaticamente a folha de pagamento com a freqüência necessária.
A melhor parte de usar o software é integrá-lo para manter suas demonstrações financeiras atualizadas. Você poderá pagar aos funcionários com cheque ou depósito direto, preencher formulários de imposto sobre a folha de pagamento e realizar pagamentos eletrônicos diretos.
Acompanhamento de inventário
Se você precisar acompanhar o estoque, o software irá ajudá-lo automaticamente a manter esse controle e atualizá-lo à medida que você insere transações. Embora o controle do inventário possa ser feito no Excel, observe que isso pode consumir muito tempo.
Simplificação de impostos
Com o uso do QuickBooks online, você poderá gerenciar todos os impostos contábeis da sua empresa. Além disso, você poderá aceitar pagamentos online, o que ajuda a melhorar seu fluxo de caixa. Você pode adicionar um recurso de pagamentos intuitivos com apenas um simples clique.
Opções de QuickBooks para pequenas empresas
A linha de produtos QuickBooks inclui diferentes versões, como QuickBooks Online, QuickBooks Desktop, QuickBooks Self Employed e QuickBooks Mac. Cada uma dessas versões oferece uma variedade de recursos que começam em um plano mensal. Para ajudá-lo a decidir qual é o mais ideal para você, confira o seguinte;
QuickBooks on-line
É um produto baseado em nuvem que não requer instalação de software. Está disponível em três assinaturas – Simple Start, Essentials e Plus. É ideal para qualquer empresa baseada em serviços que não tenha requisitos complicados de faturamento. Ele permite que você acesse seus dados de qualquer computador com conexão à Internet usando um login seguro.
QuickBooks Desktop
QuickBooks Desktop vem em três versões; Pro, Premier e Empresarial. Todas as três versões do produto de software exigem que você instale o software em seu computador. QuickBooks Pro é ideal para pequenas empresas que não precisam fabricar produtos.
QuickBooks Premier é ideal se você tiver uma empresa envolvida em manufatura, varejo, contratação ou sem fins lucrativos. O último é o QuickBooks Enterprise, mais adequado para grandes empresas. Essas versões do QuickBooks incluem um plano de contas e relatórios personalizados.
QuickBooks autônomo
QuickBooks Self Employed é o produto ideal para freelancers, motoristas, corretores imobiliários e pessoas que dirigem negócios de autoconsultoria. É um produto baseado em nuvem que pode ser acessado de qualquer computador que tenha conexão com a internet e login seguro.
Ele vem com recursos que não estão disponíveis no QuickBooks Online e QuickBooks Desktop. Ele permite separar despesas comerciais de despesas pessoais, rastrear milhas e ajudar na transferência contínua de dados para o TurboTax.
QuickBooks para Mac
QuickBooks Mac é o único produto de desktop disponível para usuários de Mac. Se você não quiser usar QuickBooks Online e tiver um computador Mac, a outra melhor opção é usar QuickBooks Mac. O produto é muito semelhante ao QuickBooks Pro e é ideal para pequenas empresas que não fabricam produtos.
Principais itens a serem observados
QuickBooks pode oferecer a solução ideal se você deseja administrar qualquer coisa relacionada a finanças, desde folha de pagamento, acompanhamento de receitas e despesas e montagem de pacotes de relatórios financeiros. É ideal para automatizar processos demorados, como a preparação de reconciliações, principalmente se você não possui conta ou contador para utilizar o software.
Também é bom entender que existe uma diferença entre Quicken e QuickBooks. Quicken foi projetado para controlar seu orçamento e gastos pessoais. Algumas pessoas usam o Quicken para controlar receitas e despesas comerciais. No entanto, ele não tem a capacidade de gerenciar vendas para seus clientes ou controlar o estoque como o QuickBooks faz.
Você não precisa ser contador para aprender a usar QuickBooks. Embora venha com muitos recursos, existem tutoriais e guias fáceis que podem ajudá-lo a começar rapidamente. Além disso, a curva de aprendizado é muito curta. Embora você não precise ser contador ou guarda-livros, nunca fará mal se você decidir fazer um curso rápido e intensivo para entender alguns princípios básicos de contabilidade.
QuickBooks é um software de contabilidade empresarial que agiliza todas as tarefas associadas à manutenção das contas financeiras em ordem, especialmente para proprietários de empresas que têm pouco ou nenhum conhecimento financeiro. Oferece uma versão online e também uma versão local de seu software, para ajudar as empresas a escolher a versão que funciona melhor para elas.
Devido à quantidade de muitos recursos que possui, os usuários que não têm conhecimento de contabilidade podem achar a navegação do QuickBooks confusa. Além disso, suas versões online e desktop não podem ser sincronizadas, então você deve estar preparado para trabalhar com uma ou adquirir ambas. Resumindo, QuickBooks é um software empresarial fantástico que simplificará todas as tarefas associadas à contabilidade financeira, impostos e muito mais.