Os avanços nas soluções de TI empresariais proporcionaram ganhos substanciais de eficiência em organizações em todo o mundo, proporcionando ao mesmo tempo uma vantagem competitiva inegável.
Ao mesmo tempo, porém, a crescente digitalização de sistemas e processos acarreta um preço cada vez maior que pesa nas margens antes de eventualmente chegar a um ponto em que já não valem a pena.
Isso é ainda agravado pela mudança em direção a um modelo de preços baseado em assinatura e software como serviço, o que significa que as empresas não possuem as ferramentas que compram e incorrerão em despesas para usá-las. mensalmente ou anualmente.
Tudo isso exige uma estratégia de otimização de custos de TI para organizações grandes e pequenas, para garantir que os custos não aumentem incontrolavelmente e que todos os gastos com TI agreguem valor. Este artigo aborda algumas dicas e práticas recomendadas para conduzir o mesmo com eficácia.
1. Conduza uma auditoria de TI abrangente
Qualquer iniciativa de otimização de custos começa com uma compreensão clara do assunto em questão e seus diversos fatores. No caso da infraestrutura tecnológica de uma organização, é recomendável começar com uma auditoria de TI abrangente.
Isso inclui avaliar o hardware, licenças de software e despesas de manutenção, além de identificar quaisquer recursos subutilizados ou redundantes, para melhor orientar o processo de otimização de custos.
Essas auditorias devem ser realizadas preferencialmente por um profissional de TI experiente ou por uma agência externa para relatórios imparciais e objetivos de fatos e percepções relevantes.
Vale a pena observar que muitas vezes a otimização dos custos de TI envolve mais do que os preços dos diferentes aplicativos, e questões como quanto custa o treinamento? Ou a aparência da curva de aprendizado é válida e deve fazer parte de uma equação mais ampla.
2. Otimize licenças de software
Após uma auditoria completa, uma organização deve ter um mapa claro de sua infraestrutura de TI mais ampla, incluindo seus principais geradores de custos. Para a maioria das empresas, licenças e chaves de software provavelmente serão líderes nesse aspecto, tornando-as o lugar certo para iniciar o processo de otimização.
O relatório de auditoria deve fornecer uma série de insights sobre taxas de utilização, tempos ociosos e muito mais relativos a cada licença de software, o que pode revelar oportunidades de redução de custos, seja pela renúncia de certas licenças ou pelo adiamento da aquisição de licenças adicionais. licenças.
Isso também pode estimular a exploração de soluções alternativas a um preço mais barato ou que sejam totalmente de código aberto e, portanto, gratuitas. Em suma, esta é uma área que pode gerar poupanças de custos significativas para as organizações, quando bem feita.
3. Centralize as compras de TI
Os benefícios da consolidação do poder de compra parecem bastante óbvios em quase todos os ambientes e, no caso de produtos e soluções de TI, ajuda principalmente as empresas a negociar melhor com fornecedores e equipes de vendas, apoiadas por maiores quantidades de pedidos e poder de compra .
Além disso, uma equipe centralizada responsável pelas compras pode instituir vários fluxos de trabalho para garantir que o investimento da empresa vá além. Reduz ainda mais a duplicação, resultando em padronização impossível e economias de escala, com equipes individuais trabalhando por conta própria.
Não há como negar que a aquisição centralizada economiza tempo e dinheiro, com muitos outros benefícios, mas não é isenta de desvantagens.
A principal delas é que se assemelha mais a um planejamento centralizado, em oposição a um mercado livre, onde equipes individuais e seus gestores escolhem as ferramentas que melhor atendem às suas necessidades. Estritamente falando do ponto de vista dos custos, porém, a centralização funciona melhor.
4. Pratique o gerenciamento eficaz de ativos de TI
Nos últimos anos, à medida que a TI começou a desempenhar um papel cada vez mais crucial nas empresas e a representar uma parcela significativa dos custos, um novo corpo de conhecimento surgiu desde então com o objetivo de gerenciar efetivamente os ativos de TI com o software ITAM e aproveitando ao máximo eles.
Existem muitas práticas recomendadas testadas e comprovadas nesse sentido, o suficiente para cobrir um livro inteiro.
Para o propósito deste artigo, vamos nos concentrar apenas na manutenção de um inventário atualizado de todos os ativos de software e hardware, acompanhando seus ciclos de vida e garantindo sua imediata desativação, renovação, ou descarte, conforme necessário.
5. Revise e otimize regularmente os custos de TI
A otimização dos custos de TI é um processo contínuo que requer acompanhamento, avaliação e auditorias regulares para auxiliar na tomada de decisões informadas. O objetivo é apresentar melhorias contínuas no que diz respeito à redução de custos, adaptação às mudanças tecnológicas e alinhamento dos investimentos em TI aos objetivos de negócios.
Desde então, uma série de objetivos, resultados-chave e indicadores-chave de desempenho surgiram com esse propósito. Isso inclui reduções de preços/economias tangíveis, prevenção de custos/poupanças suaves, custo total de propriedade e retorno sobre o investimento (ROI), entre outros.
Por exemplo, se a meta for alcançar eficiência máxima com suas licenças Zoom, as métricas de otimização incluiriam as reduções de preço obtidas por a equipe de compras durante a negociação com a equipe de vendas da Zoom, seguida pela eliminação de desperdícios monitorando as métricas de uso regularmente.
No final, o objetivo da otimização dos custos de TI é reduzir as variações entre as despesas planejadas e reais na infraestrutura de TI dentro de uma organização. O uso de KPIs e OKRs ajuda a ter uma visão mais ampla do que meras variações, ajudando a identificar melhor as áreas problemáticas para que ações corretivas possam ser tomadas de acordo.
Mais dicas para otimizar corretamente os custos de TI
As organizações podem fazer várias outras coisas para manter as despesas de TI dentro do orçamento e, ao mesmo tempo, atingir outras metas e objetivos, como alinhamento estratégico, retorno sobre o investimento e promoção da eficiência por meio da tecnologia.
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Adote a computação em nuvem - Embora já seja a norma hoje, muitos aplicativos legados ainda estão hospedados no local. Muitas empresas até assumem falsamente que a hospedagem no local é melhor para elas e mais segura, mas isso está longe da realidade hoje.
Com a computação em nuvem, os clientes têm muita flexibilidade e a capacidade de pagar apenas pelo que usam, resultando em economias substanciais de custos no longo prazo.
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Implementar Virtualização - Para grandes organizações que consomem muitos recursos, faz sentido consolidar vários servidores e aplicativos em um único servidor físico.
Feito através do processo de virtualização, as organizações podem alcançar uma melhor utilização de recursos e, como resultado, economia de energia.
Como resultado, os empreendimentos de otimização de custos de TI devem envolver a avaliação da infraestrutura mais ampla para oportunidades de virtualização e o uso de tecnologias como hipervisores.
- Considere alternativas de código aberto - Mesmo os aplicativos de software mais sofisticados de hoje têm alternativas de código aberto que podem ser adotadas gratuitamente e personalizadas de acordo com os requisitos de uma organização com pouco esforço.
Por exemplo, o Blender é tão bom, se não melhor, que soluções premium como AutoDesk Maya e Wings 3D. Da mesma forma, MySQL e MariaDB fazem um trabalho bastante robusto quando comparados com bancos de dados Oracle.
Palavras Finais
A otimização de custos de TI é um campo relativamente novo que continua a evoluir à medida que surgem novos desafios e requisitos. A partir de agora, implica uma compreensão interdisciplinar de TI, gestão e contabilidade para agregar valor a um negócio, mas está rapidamente se transformando em um campo especializado por si só.
Neste artigo, pretendemos fornecer uma breve introdução sobre este tópico, mas como discutido acima, para cobrir a verdadeira extensão e amplitude deste tópico, mesmo um livro grande mal é suficiente. Isto, no entanto, deverá preparar o terreno para que a maioria das pequenas empresas otimizem as suas despesas de TI no futuro.