Kijkt u ernaar uit om uw bedrijf naar grotere hoogten te laten groeien? Welke tools gebruikt u dan als u uw financiën goed wilt bijhouden, uw rapporten beter strategisch wilt plannen, dagelijkse transacties wilt beoordelen en administratieve diensten wilt organiseren?
In dit geval kan bedrijfsboekhoudsoftware zeer nuttig zijn voor uw bedrijf. QuickBooks is misschien wel het meest ideale financiële hulpmiddel dat u misschien mist, om al uw organisatorische behoeften op één lijn te brengen. Het zal je onder andere helpen;
- Houd inkomsten en uitgaven bij
- Genereer rapporten voor planning
- Houd dagelijkse transacties bij
- Facturering en salarisadministratie voorbereiden
Dus wat is QuickBooks?
QuickBooks is boekhoudsoftware die voorziet in de behoeften van kleine tot middelgrote bedrijven. Hiermee kunt u verkopen en uitgaven beheren, rapporten genereren, belasting invullen en nog veel meer. Het is ontwikkeld door Intuit, een toonaangevende financiële softwareontwikkelaar.
Deze boekhoudsoftware biedt een cluster van ingebouwde rapporten die eenvoudig aan te passen zijn en waarmee u eenvoudig controle over uw financiën kunt krijgen.
Als u QuickBooks koopt, kunt u een aantal dingen bereiken, afhankelijk van de functies ervan. Een aantal zaken die standhouden zijn;
Gegevensmigratie, voor een soepele overgang van spreadsheets naar QuickBooks en omgekeerd. Deze functie is erg belangrijk bij het plannen van het verplaatsen van gegevens van het ene platform naar het andere.
De software is gebruiksvriendelijk en maakt elke taak vrij eenvoudig voor de gebruiker. De rijke functies die ermee gepaard gaan, creëren een zeer goede en duurzame omgeving voor kleine en middelgrote bedrijven. U ervaart een soepel vaarproces. U kunt gemakkelijk leren hoe de software werkt, omdat de leercurve zeer kort is.
Elke transactie van uw bedrijf wordt transparant gehouden en de software blijft alle transacties registreren die verband houden met wat u wilt bijhouden. Het genereren van facturen is eenvoudig en kan via uw smartphone, tablet of computer.
U kunt QuickBooks ook gebruiken voor zakelijke projecties, omdat u eenvoudig toekomstige projecties kunt genereren. Als u rapporten over verkopen, winsten en uitgaven wilt genereren, wordt het eenvoudig om dit proces te realiseren.
Waarvoor gebruiken kleine bedrijven QuickBooks?
Eigenaren van kleine bedrijven gebruiken QuickBooks doorgaans om onder andere hun facturen te beheren, cashflows bij te houden en rekeningen te betalen. Ze gebruiken de software ook om maandelijkse en jaarlijkse financiële rapporten te genereren en om kwartaal- en jaarlijkse bedrijfsbelastingen op te stellen.
De belangrijkste toepassingen voor QuickBooks zijn onder meer;
Verkoop en inkomsten beheren
U kunt uw omzet en inkomsten eenvoudig beheren met behulp van QuickBooks. U kunt de software gebruiken om facturen te maken en de verkopen per klant bij te houden. Hierdoor kunt u op de hoogte blijven van wat klanten u verschuldigd zijn – wat in boekhoudkringen algemeen bekend staat als debiteuren.
Rekeningen en uitgaven bijhouden
QuickBooks houdt automatisch uw facturen en uitgaven bij, omdat het uw bank- en creditcardrekeningen aan de software koppelt, zodat al uw uitgaven kunnen worden gedownload en gecategoriseerd. Als u een cheque of contante transactie wilt volgen, kunt u deze met de software binnen enkele minuten opnemen.
De software helpt u uw rekeningen te betalen wanneer ze verschuldigd zijn. U kunt uw facturen altijd op tijd betalen door in minder dan twee minuten een crediteurenrapport aan te maken. In het rapport vindt u informatie over uw huidige en achterstallige facturen.
Krijg rapportage-inzichten voor uw bedrijf
Door al uw cashflow- en uitstroomactiviteiten met behulp van de software te beheren, heeft u toegang tot verschillende rapporten die waardevolle inzichten in uw bedrijf bieden. Alle rapporten zijn vooraf gebouwd en kunnen met slechts een paar klikken worden uitgevoerd. Rapporten worden in realtime bijgewerkt terwijl u transacties invoert en opslaat.
Dit kan erg belangrijk zijn, vooral als u financiële gegevens wilt verstrekken aan een potentiële investeerder of aan uw kredietverstrekker voor een lening of kredietlijn voor kleine bedrijven. U kunt ook andere rapporten verstrekken, waaronder; Winst- en verliesrapport, balansrapport en kasstroomoverzicht, en als u een verhuurder bent, kunt u de beste boekhoudsoftware voor verhuurders bekijken.
Loonadministratie uitvoeren
Payroll is een gebied dat u nooit handmatig moet uitvoeren. Fouten die u maakt bij het berekenen van de loonstrookjes kunnen verwoestende gevolgen hebben. QuickBooks heeft een eigen loonlijstfunctie die de loonlijst automatisch kan berekenen en uitvoeren zo vaak als u het nodig heeft.
Het beste deel van het gebruik van de software is de integratie ervan om uw financiële overzichten up-to-date te houden. U kunt werknemers betalen met een cheque of directe storting, loonbelastingformulieren invullen en directe e-betalingen uitvoeren.
Voorraad bijhouden
Als u de inventaris moet bijhouden, zal de software u automatisch helpen dat bij te houden en u op de hoogte houden wanneer u transacties invoert. Hoewel het bijhouden van de inventaris via Excel kan worden gedaan, moet u er rekening mee houden dat dit zeer tijdrovend kan zijn.
Belastingen vereenvoudigen
Met het gebruik van QuickBooks online kunt u al uw zakelijke boekhoudkundige belastingen beheren. Bovendien kunt u online betalingen accepteren, wat uw cashflow verbetert. U kunt met een simpele klik een intuïtieve betalingsfunctie toevoegen.
QuickBooks-opties voor kleine bedrijven
De QuickBooks-productlijn omvat verschillende versies, zoals QuickBooks Online, QuickBooks Desktop, QuickBooks Self Employed en QuickBooks Mac. Elk van deze versies biedt een verscheidenheid aan functies die beginnen met een maandelijks abonnement. Bekijk het volgende om u te helpen beslissen welke de meest ideale oplossing voor u is;
QuickBooks Online
Het is een cloudgebaseerd product waarvoor geen software-installatie vereist is. Het is beschikbaar in drie abonnementen: Simple Start, Essentials en Plus. Het is het meest ideaal voor elk servicegericht bedrijf dat geen ingewikkelde factureringsvereisten heeft. Hiermee kunt u vanaf elke computer met een internetverbinding toegang krijgen tot uw gegevens door middel van een beveiligde login.
QuickBooks Desktop
QuickBooks Desktop is verkrijgbaar in drie versies; Pro, Premier en Enterprise. Voor alle drie de versies van het softwareproduct moet u de software op uw computer installeren. QuickBooks Pro is het meest ideaal voor kleine bedrijven die geen producten hoeven te vervaardigen.
QuickBooks Premier is ideaal als u een bedrijf heeft dat zich bezighoudt met productie, detailhandel, contractering of non-profit. De laatste is QuickBooks Enterprise die het meest geschikt is voor grote ondernemingen. Deze versies van QuickBooks bevatten een aangepast rekeningschema en rapporten.
QuickBooks Zelfstandig ondernemer
QuickBooks Self Employed is het meest ideale product voor freelancers, chauffeurs, makelaars in onroerend goed en mensen die zelfconsultancybedrijven runnen. Het is een cloudgebaseerd product dat toegankelijk is vanaf elke computer met een internetverbinding en een beveiligde login.
Het wordt geleverd met functies die niet beschikbaar zijn in QuickBooks Online en QuickBooks Desktop. Het geeft u de mogelijkheid om zakelijke en persoonlijke uitgaven te scheiden, kilometers bij te houden en te helpen bij een naadloze overdracht van gegevens naar TurboTax.
QuickBooks Mac
QuickBooks Mac is het enige desktopproduct dat beschikbaar is voor Mac-gebruikers. Als je niet met QuickBooks Online wilt werken en je hebt een Mac-computer, dan is de andere beste optie om voor QuickBooks Mac te gaan. Het product lijkt sterk op QuickBooks Pro en is ideaal voor kleine bedrijven die geen producten produceren.
Belangrijke punten om op te letten
QuickBooks kan u een ideale oplossing bieden als u zich verheugt op het uitvoeren van alles wat met financiën te maken heeft, van het uitvoeren van de salarisadministratie, het bijhouden van inkomsten en uitgaven tot het samenstellen van financiële rapportagepakketten. Het is ideaal voor het automatiseren van tijdrovende processen zoals het voorbereiden van afstemmingen, vooral als u geen rekening of boekhouder heeft om gebruik te maken van de software.
Het is ook goed om te begrijpen dat er een verschil is tussen Quicken en QuickBooks. Quicken is ontworpen om uw persoonlijke budget en uitgaven bij te houden. Een paar mensen maken gebruik van Quicken om zakelijke inkomsten en uitgaven bij te houden. Het heeft echter niet de mogelijkheid om de verkoop aan uw klanten te beheren of de voorraad bij te houden zoals QuickBooks dat doet.
U hoeft geen accountant te zijn om QuickBooks te leren gebruiken. Hoewel het over veel functies beschikt, zijn er eenvoudige tutorials en handleidingen waarmee u snel aan de slag kunt. Bovendien is de leercurve erg kort. Hoewel u geen accountant of boekhouder hoeft te zijn, kan het nooit kwaad als u besluit een snelle spoedcursus te volgen om enkele basisbeginselen van boekhouden te begrijpen.
QuickBooks is zakelijke boekhoudsoftware die alle taken stroomlijnt die gepaard gaan met het op orde houden van financiële rekeningen, vooral voor bedrijfseigenaren die weinig of geen financiële kennis hebben. Het biedt zowel een online versie als een lokale versie van de software, om bedrijven te helpen een keuze te maken over de versie die voor hen het beste werkt.
Vanwege de vele functies die het heeft, kunnen gebruikers die geen boekhoudkundige kennis hebben, het navigeren door QuickBooks verwarrend vinden. Bovendien kunnen de online- en desktopversies niet worden gesynchroniseerd, dus u moet bereid zijn om met één versie te werken of beide aan te schaffen. Al met al is QuickBooks fantastische bedrijfssoftware die alle taken die verband houden met financiële boekhouding, belastingen en nog veel meer zal vereenvoudigen.