Voor grote gegevenssets kan het nodig zijn dat u de voor- en achternaam van mensen in uw gegevenstabellen opsplitst. In dit artikel leest u hoe u precies dat kunt doen. Snijd uw gegevens eenvoudig in stukken door deze Excel-tutorial voor beginners en gevorderde gebruikers te volgen.
Stel dat u bezig bent met het maken van een gepersonaliseerde e-mailsjabloon. Elk bericht moet de naam van de ontvanger bevatten. Als u dit vriendelijker wilt maken, kunt u het beste alleen de voornamen gebruiken. Gelukkig biedt Excel je de mogelijkheid om de voor- en achternaam in afzonderlijke cellen te splitsen.
Als er veel gegevens in slechts één cel worden opgeslagen, levert dit vaak problemen op. In dit geval is het personalisatie. Soms kan te veel in een veld ook uw vermogen om uw gegevens te sorteren en filteren belemmeren. U kunt de onderstaande methoden gebruiken om meer soorten gegevens naar hun eigen cellen te splitsen, zoals adressen, verjaardagen, enzovoort.
Inhoudsopgave
- Voor- en achternaam splitsen in Excel
- Methode 1. Gebruik de functie Tekst naar kolommen
- Methode 2. Formules
- Methode 3. Zoek en vervang
- Laatste gedachten
Voor- en achternaam splitsen in Excel
In de onderstaande handleidingen kunt u leren hoe u voor- en achternaam kunt scheiden in Excel. Voor de doeleinden van deze handleiding gebruiken we de nieuwste Microsoft Excel 2019, maar de stappen werken op alle versies van de software.
Wilt u gratis toegang tot Excel? Probeer Excel Online, de steeds groter wordende online versie van de software, geleverd door Microsoft zelf. Als u meer hulp nodig heeft, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.
Methode 1. Gebruik de functie Tekst naar kolommen
Met Tekst naar kolommen in Excel kunt u tekstwaarden in afzonderlijke cellen op een rij splitsen. Hiermee kunt u een voor- en achternaam scheiden van de volledige naam.
-
Open het Excel-document met uw namen, of maak een nieuw document en stel uw gegevens in. Zorg ervoor dat uw cellen op dezelfde manier zijn ingesteld als in ons voorbeeld hieronder:
-
Gebruik uw cursor om alle namen in de volledige naamkolom te selecteren. In ons voorbeeld selecteren we A2:A10.
-
Ga naar het tabblad Gegevens in uw lintinterface. Deze moet zich tussen het tabblad Formules en het tabblad Controleren bevinden.
-
Klik op de knop Tekst naar kolommen in de sectie Gegevenshulpmiddelen. (Zie onderstaande afbeelding)
- Er verschijnt een pop-upvenster waarin de wizard Tekst naar kolommen converteren wordt gestart. Dit kan worden opgesplitst in 3 stappen, waarbij u telkens aanpassingen moet maken.
-
In stap 1 selecteert u Gescheiden in de sectie Origineel gegevenstype. Hierdoor kunt u een spatie gebruiken als scheidingsteken tussen de voor- en achternaam. Klik op Volgende om door te gaan.
-
Zorg ervoor dat u in stap 2 eerst alle scheidingstekens uitschakelt en vervolgens alleen Spatie aanvinkt. Klik nogmaals op Volgende om door te gaan.
-
Zorg ervoor dat u het veld voor uw uitvoer selecteert in de sectie Bestemming. Voor ons voorbeeld hebben we de eerste cel in de kolom Voornaam geselecteerd, B2. Klik op Voltooien om het proces af te ronden.
Zoals je hieronder kunt zien, zijn we erin geslaagd de voor- en achternaam van één enkele cel in twee afzonderlijke cellen te scheiden. Dit opent een overvloed aan opties voor gepersonaliseerde e-mails, data-analyse en meer.
Er zijn echter enkele dingen waar u rekening mee moet houden wanneer u met deze methode werkt. Let op de volgende waarschuwingen:
- De gegevens in uw cellen zijn statisch. Wanneer u de volledige naam bewerkt, worden de voor- en achternaam niet aangepast aan uw wijzigingen. U moet ze handmatig bewerken om de wijzigingen weer te geven.
- Als u geen doelcel opgeeft, zal Tekst naar kolom de huidige kolom overschrijven. Hierdoor worden de volledige naamvelden gewist en vervangen door gescheiden voor- en achternaam.
- Wil je alleen de voor- of achternaam? Selecteer in Stap 3 de kolom die u wilt overslaan en selecteer vervolgens de optie Kolom niet importeren (overslaan).
De methode Tekst naar kolommen is het meest geschikt als u met consistente gegevens werkt. Bijvoorbeeld als alle namen alleen een voor- en achternaam hebben, of als alle namen een middelste naam hebben. Mixen en matchen leidt tot foutieve resultaten. Als uw gegevens inconsistent zijn, werk dan met formules.
Methode 2. Formules
Een andere benadering voor het scheiden van de voor- en achternaam in Excel is het gebruik van formules. Hiervoor heb je 3 verschillende formules nodig, afhankelijk van of je wel of geen middelste namen in je lijst hebt.
De kracht van het gebruik van formules is de dynamische manier om gegevens te extraheren. Als u de volledige naam wijzigt, wordt de wijziging ook automatisch doorgevoerd in de gescheiden cellen voor de eerste, middelste en achternaam.
Hoewel deze methode geavanceerder is, zijn wij er om u te helpen. Laten we beginnen met het opsplitsen van de drie formules die u gaat gebruiken om volledige namen op te splitsen.
1. Formule om de voornaam te verkrijgen
Om de voornaam van de volledige naam te scheiden, moet je de volgende formule gebruiken. Selecteer eenvoudigweg een lege cel als bestemming en voer vervolgens het volgende in: =LEFT(A2,SEARCH(" ",A2)-1)
Deze formule gaat ervan uit dat de volledige naam in de A2-cel staat. Als de jouwe zich in een andere positie bevindt, zorg er dan voor dat je dit in de formule wijzigt. Bijvoorbeeld Als uw eerste volledige naamveld D7 is, verandert de formule in: =LEFT(D7,SEARCH(" ",D7)-1)
Nadat u de formule één keer hebt uitgevoerd, kunt u deze eenvoudig herhalen door uw cursor naar de rechterbenedenhoek van de cel te plaatsen en deze naar beneden te slepen. Als u dit doet, wordt de formule voor de andere volledige naamvelden automatisch aangepast en wordt de voornaam gescheiden:
2. Formule om de middelste naam te verkrijgen
Stel dat sommige van de volledige namen in uw dataset een tweede naam hebben. In dit geval wilt u deze wellicht in hun eigen kolom extraheren. Met de volgende formule kunt u dat doen: =MID(A2,SEARCH(" ",A2)+1,SEARCH(" ",SUBSTITUTE(A2," ","@",1)) -ZOEKEN(" ",A2))
Nogmaals, deze formule gaat ervan uit dat de volledige naam in de A2-cel staat. Als de jouwe dat niet is, zorg er dan voor dat je dit in de formule zelf aanpast. U kunt ook de sleepgreep gebruiken om de formule te kopiëren en automatisch aan te passen naar de andere cellen met volledige naam, en de middelste naamkolom te vullen.
Het is het beste om consistente gegevens te gebruiken. Als sommige vermeldingen middelste namen hebben en andere niet, worden de ontbrekende middelste namen vervangen door een #VALUE! Fout. U moet deze handmatig verwijderen.
3. Formule om de achternaam te verkrijgen
Ten slotte wordt de laatste formule gebruikt om de achternaam uit een volledige naam te extraheren. Selecteer eenvoudigweg een doelcel en voeg vervolgens het volgende in: =RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(" ",A2))
Net als de vorige formules wordt er ook bij deze van uitgegaan dat de volledige naam in de A2-cel staat. Als de jouwe anders is, zorg er dan voor dat je dit in de formule zelf aanpast. Gebruik de sleepgreep om de formule te kopiëren en automatisch aan te passen aan de andere volledige naamcellen, en vul de achternaamkolom in.
In het geval dat u ook middelste namen heeft, gebruikt u de volgende formule: =RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH("@",SUBSTITUTE(A2," ", "@",LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2," ","")))))
Vervang nogmaals alle exemplaren van cel A2 als uw volledige naam zich in een ander veld bevindt.
Methode 3. Zoek en vervang
Met behulp van jokertekens kunt u voor- en achternaam scheiden met de functie Zoeken en vervangen van Excel. Dit is een beetje vreemd, maar het werkt en het is misschien sneller dan de andere opties. Laten we eens kijken hoe u volledige namen kunt opsplitsen met
1.Haal de voornaam op met Zoeken en vervangen
- Selecteer alle cellen met de volledige naam, klik met de rechtermuisknop op een van deze cellen en kies Kopiëren in het contextmenu. U kunt ook de sneltoets Ctrl + C gebruiken.
-
Selecteer de doelcel, klik met de rechtermuisknop en kies Plakken in het contextmenu. U kunt ook de sneltoets Ctrl + V gebruiken. U moet een exacte kopie van de volledige namen hebben.
-
Houd de tweede kolom geselecteerd en blijf op het tabblad Home. Klik op de knop Zoeken en selecteren in het gedeelte Bewerken helemaal rechts.
-
Selecteer in het contextmenu Vervangen. Er verschijnt een nieuw pop-upvenster.
-
Typ een spatie ( ) teken en vervolgens een asterisk (*) in het veld Zoeken naar. Laat het andere veld leeg en klik vervolgens op Alles vervangen.
- Klaar!
2. Haal de achternaam op met Zoeken en vervangen
-
Selecteer alle cellen met de volledige naam, klik met de rechtermuisknop op een van deze cellen en kies Kopiëren in het contextmenu. U kunt ook de sneltoets Ctrl + C gebruiken.
-
Selecteer de doelcel, klik met de rechtermuisknop en kies Plakken in het contextmenu. U kunt ook de sneltoets Ctrl + V gebruiken. U moet een exacte kopie van de volledige namen hebben.
-
Houd de tweede kolom geselecteerd en blijf op het tabblad Home. Klik op de knop Zoeken en selecteren in het gedeelte Bewerken helemaal rechts.
-
Selecteer in het contextmenu Vervangen. Er verschijnt een nieuw pop-upvenster.
-
Typ een sterretje (*) en vervolgens spatie ( ) teken in het veld Zoeken naar. Laat het andere veld leeg en klik vervolgens op Alles vervangen.
- Klaar!
Laatste gedachten
We hopen dat dit artikel u heeft kunnen leren hoe u volledige namen kunt scheiden in voor- en achternamen in Microsoft Excel. Gebruik de bovenstaande methoden om eenvoudig rijke, gepersonaliseerde gegevensbladen te maken. U kunt zelfs verschillende technieken mixen en matchen om uw workflow te versnellen!
Voordat je vertrekt
Kom terug naar onze helpcentrumsite als u meer hulp nodig heeft met Excel. Kom terug naar ons voor meer informatieve artikelen die allemaal te maken hebben met productiviteit en moderne technologie!
Wilt u promoties, aanbiedingen en kortingen ontvangen om onze producten voor de beste prijs te krijgen? Vergeet je niet te abonneren op onze nieuwsbrief door hieronder je e-mailadres in te vullen! Ontvang het laatste technologienieuws in uw inbox en lees als eerste onze tips om productiever te worden.
Misschien vind je dit ook leuk
» Werkbladen groeperen in Excel
» Een regel toevoegen die het best past in Excel
» Rasterlijnen afdrukken in Excel