Werknemers die thuiswerken hebben 24% meer kans zich gelukkiger te voelen terwijl ze productiever zijn, volgens een onderzoek van OWLLabs. Het is gemakkelijk te begrijpen waarom uw teamleden liever op afstand werken. Ze kunnen hun eigen schema bepalen, nog meer reizen en genieten van het comfort van hun huis.
De realiteit is dat een team op afstand een heleboel voordelen kan hebben als het goed wordt beheerd. De overgang naar het beheren van medewerkers op afstand kan eenvoudiger worden gemaakt met de technologische vooruitgang en de overtuiging dat uw medewerkers net zo productief zullen zijn, en misschien zelfs wel productiever, als u ze het vertrouwen en de flexibiliteit geeft om hun werk te doen, waar ze zich ook bevinden. Communicatie- en samenwerkingstools kunnen teams helpen verbonden en productief te blijven.
Vanuit uw kant kan het runnen van een extern personeelsbestand echter nauwelijks eenvoudig zijn, vooral als u gewend bent aan de dagelijkse kantooractiviteiten. Gelukkig hebben we een lijst samengesteld met de beste tools voor werken op afstand waarmee uw medewerkers soepel kunnen overstappen naar hun nieuwe thuiskantoor.
Het gebruik van deze platforms kan het teammoreel verhogen, de productiviteit verbeteren en teamwerk bevorderen.
Laten we erin duiken om te leren:
- Welke hulpmiddelen zijn nodig voor werken op afstand?
- Met welke tools kunnen werknemers op afstand werken en telewerken?
Hier is een lijst met tools die we aanbevelen om u te helpen tijdens uw overstap naar werken op afstand:
1. Speling
Slack was een van de populairste platforms tijdens de pandemie. Het is een must-have voor zowel projectmanagers als medewerkers vanwege het gebruiksgemak en de betrouwbaarheid.
Al uw werk wordt opgeslagen, van bestanden, apps van derden tot gesprekken, op één plek waar u overal toegang toe heeft. Dankzij de functie is samenwerken met collega's veel eenvoudiger. Met deze opgeruimde structuur werken medewerkers sneller en soepeler zonder afgeleid te worden bij het zoeken naar bestanden en documenten op verschillende plaatsen.
Wilt u de bekendheid op de werkvloer bevorderen? Slack biedt verschillende emoji’s aan waarmee je op berichten kunt reageren. Als uw medewerker zijn werk op tijd heeft afgerond, kunt u hem of haar feliciteren met een 'klappende' emoji. Kleine gebaren van waardering zoals deze kunnen een grote bijdrage leveren aan het motiveren van uw teamleden.
Een andere functie die van Slack de favoriete app voor de meeste teams maakt, zijn de ingebouwde oproepen. U hoeft geen browser of agendasoftware te bezoeken om een oproep tot stand te brengen. Dat doe je in slechts een paar stappen in de app zelf.
2. Zoom
Zoom is een app die tijdens de quarantaine zomaar op de telefoons van de meeste externe medewerkers leek te verschijnen. Het veranderde plotseling van een weinig bekende app voor videoconferenties in een onmisbare tool voor iedereen die op afstand werkt. Er zijn verschillende redenen voor deze stijging, waarvan de belangrijkste het gemak is dat het biedt.
Met Zoom kunt u uw scherm delen, zodat u uw collega kunt laten zien hoe hij een taak moet voltooien. U kunt er ook een webinar of een grote teamvergadering mee organiseren. U kunt leden uitsluiten die u niet in uw sessies wilt laten verschijnen door de functie Alleen op uitnodiging in te stellen. Hierdoor krijg je geen onnodige onderbrekingen.
Beter nog, u kunt Zoom Rooms reserveren: vergaderruimtes die teamsamenwerking mogelijk maken. Functies, zoals zoomkamers, zorgen ervoor dat het platform zich onderscheidt van andere apps voor videogesprekken. De app biedt een professionele ruimte voor werknemers, zodat ze gemakkelijk ideeën kunnen delen.
3. WooBoard
Werknemers houden van erkenning van hogerhand. Een eenvoudig gebaar van waardering kan wonderen doen voor hun algehele moreel en gedrevenheid. Daarom moet u ervoor zorgen dat u uw werknemers viert voor hun kleine overwinningen, zelfs als u zich niet in een kantooromgeving bevindt.
Met
WooBoard kunt u precies dat doen: Creëer beloningen waarmee uw werknemers onbeperkte erkenning kunnen krijgen. Dankzij de sociale betrokkenheidsfuncties van de app kunnen werknemers met elkaar in gesprek gaan.
Download de app zodat uw medewerkers wat stoom kunnen afblazen en mogelijk de algehele productiviteit op de werkplek kunt verhogen.
4. Tallyfy
Het is gemakkelijk om procedureel werk te verwaarlozen wanneer de meeste projectmanagementtools zich voornamelijk richten op eenmalige taken. Met Tallyfy kunt u zowel eenmalige taken als processen beheren.
Het volgen van de workflows van uw teamleden is cruciaal, omdat u waarschijnlijk niet de luxe heeft om over hun schouders mee te kijken. Tallyfy biedt u een eenvoudig te gebruiken dashboard waarmee u toezicht kunt houden op hun activiteiten. U kunt hun voortgang volgen, zien of ze zich aan deadlines houden en hun productiviteit analyseren.
Workflowbeheer kan vooral nuttig zijn als u voornamelijk met virtuele assistenten werkt. Vaak stellen VA's lijsten op met dingen die ze moeten doen voordat de dag voorbij is. Om er zeker van te zijn dat ze op de goede weg zijn, kun je een workflow bedenken die ze door het hele proces leidt.
5. QuickBooks-cloudhosting
Quickbooks Desktop is een van de meest gebruikte boekhoudsoftware in kleine bedrijven. Het voorbereiden van belastingaangiften is veel eenvoudiger met de software en zorgt voor stressvrije belastingseizoenen. Daarnaast heeft u wellicht een systeem nodig waarmee u uw facturen kunt bijhouden nadat u deze heeft aangemaakt. Werknemers kunnen vervolgens een loonstrookgenerator voor 1099 gebruiken en deze indienen bij het aanvragen van salarisleningen.
Dankzij de cloudhostingfunctie kunt u boekhoudinformatie veilig openen, bekijken en bewerken. Nu werken op afstand mogelijk is, kunnen uw werknemers de boekhouding regelen zonder eindeloze reizen naar uw werkplek.
Nog een voordeel? U kunt de expertise van uw teamlid naar een hoger niveau tillen door hem in te schrijven voor de Quickbooks-training. Zonder de afleiding van het kantoor is dit het beste moment om uw medewerkers het plezier te schenken nieuwe dingen te leren. Omdat ze nu een flexibel rooster hebben, kunnen ze gemakkelijk tijd vrijmaken om te leren.
Door training in de software zijn ze beter toegerust om moeilijke boekhoudproblemen aan te pakken. Uiteindelijk bevordert u een positievere werkcultuur – nu u geleerde, gelukkiger en loyalere werknemers heeft.
6. Kristal
Teamleden die op afstand werken, kunnen moeite hebben om elkaars voorkeuren te begrijpen. Zonder dagelijkse interacties kan de communicatie een klap krijgen en kan de saamhorigheid binnen het bedrijf tot het verleden lijken.
Het registreren van een account bij Crystal kan u helpen de verloren kameraadschap op kantoor te herstellen. Hiermee kunnen gebruikers kosteloos een persoonlijkheidstest afleggen, waardoor ze elkaars nuances leren kennen.
Als u niet zeker weet wat uw medewerkers drijft, dan is dit de tool voor u. Het laat zien hoe elke medewerker van de ander verschilt. Het verkrijgen van deze persoonlijkheidstests is stressvrij; je kunt ze eenvoudig openen via Gmail of LinkedIn. U kunt er ook voor kiezen om uitgebreide functierapporten te ontvangen.
Door gebruik te maken van het platform hoeft u niet langer in het ongewisse te zijn over de manier waarop uw teamleden graag communiceren. U kunt het rechtstreeks van hen te weten komen.
Andere technische hulpmiddelen die de wereld van werken op afstand veranderen
- G Suite: Het gebruik van het volledige pakket Google-tools verhoogt de productiviteit met een factor 10. Via videoconferenties, chat en hun brede verzameling productiviteitsapps kunnen bedrijven samenwerken, waar ze zich ook bevinden, waardoor gestroomlijnde, betrouwbare toegang wordt gegarandeerd.
- Asana: Maakt u zich zorgen dat uw medewerkers lang aan hun taak blijven werken? Het gebruik van tools zoals Asana kan u en uw werknemers helpen productief en gefocust te blijven met een virtuele takenlijst, waardoor teamleden weten wanneer het tijd is om een project te beoordelen of werknemers op koers te houden voor de taken die die dag moeten worden uitgevoerd.
Laatste gedachten
Aangezien we ons in 2023 bevinden, verwachten we dat steeds meer werknemers vanuit huis zullen werken. Door uzelf te bewapenen met de juiste hulpmiddelen, kunt u een soepelere overgang naar werken op afstand realiseren.
De platforms die we hebben genoemd, kunnen je helpen een kantoorachtige omgeving te creëren, zelfs als je in je pyjama werkt. Als u ze op de juiste manier gebruikt, kunt u een betere werkcultuur bevorderen, loyaliteit aanmoedigen en meer verantwoordelijkheid binnen uw bedrijf bevorderen.