Microsoft Teams is een applicatie die wordt gebruikt door honderdduizenden unieke teams, die samenwerken om gedeelde doelen te bereiken. Het is volledig gratis en biedt u en uw collega's een platform om te communiceren, projecten te coördineren, bestanden te delen en de klus op afstand te klaren.
We hebben onlangs een artikel gepubliceerd over Hoe u Microsoft Teams instelt, waarin wordt besproken hoe u met de software kunt beginnen. Nu is het tijd om ermee vertrouwd te raken. Het stuk van vandaag richt zich op tips, trucs en algemene richtlijnen voor Microsoft Teams voor externe medewerkers.
Als thuiswerken nieuw voor je is of gewoon wat tips wilt om je efficiëntie te vergroten, probeer dan onze tips en kijk of er technieken zijn die je kunnen helpen bij je werk.
Checklist voor werken op afstand: hoe u trouw blijft aan de cursus
Laten we beginnen met enkele algemene dingen die elke externe medewerker zou moeten doen voordat hij aan een productieve dag begint. Met deze tips kunt u een geschikte werkruimte creëren en uw hoofd bij het spel houden, zelfs vanuit het comfort van uw huis.
-
Maak een geschikte werkruimte. Het allereerste dat u hoeft te doen, is ervoor zorgen dat de werkruimte waarin u zich bevindt, geschikt is voor uw behoeften. Minimaliseer afleiding door een rustige, stille ruimte te vinden. Omring jezelf met alleen de dingen die je nodig hebt; het hebben van dingen zoals smartphones, snacks en gezelschap zal je vaak afleiden van je werk. Daarom raden wij aan om een aparte tafel of standaard te hebben waar u uw snacks op kunt plaatsen.
Pro tip: Houd uw telefoon alleen bij u als dit een van uw werkinstrumenten is. En als u productief wilt zijn, raden we u aan de meldingen op uw telefoon uit te schakelen.
- Gebruik applicaties om uw werk te verbeteren. In dit tijdperk van technologie is er geen reden waarom u geen gebruik zou maken van software om uw vaardigheden te verbeteren. Gebruik applicaties om uw tijd te beheren, dagelijkse doelen en herinneringen in te stellen en zelfs afleidende websites te blokkeren.
- Behoud uw gezondheid. Veel mensen verwaarlozen hun gezondheid wanneer ze op afstand werken. Lange tijd achter het scherm doorbrengen is slecht voor lichaam en geest. Zorg ervoor dat u af en toe opstaat, aan lichaamsbeweging doet, gehydrateerd blijft en gezonde maaltijden gebruikt.
- Communiceer met uw team. Vertrouw ons: uw team wil net zo graag weten waar u mee bezig bent, als dat u hen op de hoogte wilt houden. Zorg ervoor dat u altijd met hen communiceert via apps zoals Microsoft Teams om hen op de hoogte te stellen van uw voortgang, planning en beschikbaarheid voor vergaderingen.
- Wees inclusief. Het tempo van werken op afstand is anders dan bij persoonlijk werken. Schenk aandacht aan je teamgenoten en betrek altijd iedereen bij toespraken, sms-berichten en telefoontjes. Mindful en inclusief zijn zorgt ervoor dat elk teamlid ideeën kan delen en kan bijdragen aan projecten.
- Praat met je collega's. Omdat u op afstand werkt, kunt u niet zoveel met uw team communiceren als op kantoor. Zorg ervoor dat u profiteert van directe berichten, zet een algemeen chatkanaal op in Microsoft Teams en voer een informeel gesprek met uw geweldige team om het moreel hoog te houden.
- Vergeet niet te ontspannen. Iets waar een groot percentage van de thuiswerkers moeite mee heeft, is ontspannen na het werk. Door je aan een schema te houden, kun je zeker dingen gedaan krijgen en vervolgens de verbinding met je werk verbreken met een wandeling, een bad en andere leuke activiteiten. Herinner jezelf eraan dat je niet 24 uur per dag hoeft te werken alleen maar omdat het kan. (Zorg ervoor dat u ook niet te weinig werkt!)
Hoe kunt u, nu u uw werkruimte gereed heeft gemaakt volgens de bovenstaande checklist, gefocust blijven terwijl u op afstand werkt?
Hoe u productief kunt blijven terwijl u op afstand werkt met Teams
Terwijl u zich aanpast aan het tempo van het werken op afstand, komt u verschillende unieke uitdagingen tegen. Het opzetten van een paar goede gewoonten is een van de beste manieren om deze uitdagingen met uw team te overwinnen.
Regelmatige voortgangsrapporten
Het geven van rapporten aan uw teamgenoten over uw voortgang helpt zowel u als hen. Omdat u de neiging voelt om elke dag over uw voortgang te rapporteren, begint u uzelf te motiveren en krijgt u meer werk gedaan om indruk te maken en ook uw collega's te motiveren. Dit kan gezonde gewoonten creëren en de communicatie nog meer verbeteren. Vergeet niet iets positiefs over uw team te zeggen; met vriendelijke woorden kom je een heel eind.
Houd online vergaderingen
Onnodig te zeggen dat online vergaderingen essentieel zijn als u op afstand werkt. Hiermee kunt u vooruit plannen, ideeën delen en uw team vragen stellen, terwijl u het gebrek aan gezelschap compenseert als u thuis blijft. Moedig uw team aan om videogesprekken te gebruiken om face-to-face met hen in contact te komen.
Neem uw vergaderingen op
Als iedereen druk aan het werk is, kan het moeilijk zijn om meerdere vergaderingen te organiseren voor mensen die de vorige vergadering hebben gemist of iets zijn vergeten. Als uw team dit toestaat, kunt u vergaderingen opnemen en deze delen op een speciaal kanaal, zodat mensen op elk gewenst moment de belangrijkste punten kunnen inhalen of terugspoelen.
Teamactiviteiten
Blijf inclusief door teamactiviteiten te plannen. Brainstorm, werk samen aan bestanden en projecten, maak borden of bedenk leuke uitdagingen om gezonde concurrentie te creëren. Verschillende teamactiviteiten brengen mensen samen, waardoor het moreel en de energie hoog blijven, zelfs op rustige dagen.
Microsoft Teams-tips en -trucs die elke externe medewerker moet kennen
Profiteer van kanalen
Een geweldige Teams-organisatie heeft een geweldig kanaalsysteem opgezet. Zorg ervoor dat u verschillende teams aanmaakt en specifieke kanalen toewijst waarin elk teamlid actief kan zijn. Door kanalen toe te voegen voor specifieke groepen zoals “Ontwerpers” en “Ontwikkelaars” kunt u uw projecten beter organiseren, terwijl kanalen zoals “ Suggesties” of “Rapporten” geven uw team de mogelijkheid om te communiceren. Vergeet niet enkele algemene chatruimtes en kanalen toe te voegen die voor de lol worden gebruikt!
Filter uw activiteitenfeed
Als u een rommelige Activiteitenfeed heeft, wordt het moeilijk om de dingen te vinden waarnaar u op zoek bent. Met behulp van de filteroptie kunt u Teams vertellen om u alleen specifieke inhoud te tonen, zoals @vermeldingen, ongelezen berichten, directe antwoorden op uw berichten, enzovoort. Profiteer hiervan en verhoog na verloop van tijd uw focus door inkomende activiteiten correct te filteren.
Snelle opdrachten
Je kunt dingen vrij snel gedaan krijgen door opdrachten te typen in de zoekbalk bovenaan je Teams-venster. Er zijn veel opdrachten beschikbaar die u in de toepassing kunt gebruiken. De meeste gebruikers zullen echter nalaten de overgrote meerderheid ervan te gebruiken. Om je verslaafd te maken aan commando's, zijn hier enkele van onze favorieten:
- /call - Start een gesprek met iedereen in uw Teams-organisatie.
- /testcall - Controleer uw huidige gesprekskwaliteit.
- /away - Stel uw status in op Afwezig.
- /goto - Ga snel naar een kanaal of team.
- /whatsnew - Bekijk het laatste nieuws over Microsoft Teams.
- /help - Krijg ondersteuning voor Microsoft Teams.
Maak een bladwijzer van belangrijke berichten
Om een belangrijk bericht en eventueel bijgevoegde inhoud op te slaan, kunt u er een bladwijzer voor maken. Klik eenvoudig op de drie stippen in de rechterbovenhoek van een bericht en selecteer vervolgens Dit bericht opslaan in het contextmenu. Om uw bladwijzers op te zoeken, typt u /saved in de zoekbalk en raakt u nooit meer een bericht kwijt.
Rich-text-editor
Voorkom dat u per ongeluk berichten verzendt voordat ze gereed zijn en maak prachtig opgemaakte berichten met de Rich Text-editor. Voordat u begint met typen, klikt u op het eerste pictogram onder het invoerveld (de letter A met een potlood) en begint u met het opstellen van uw bericht. Voeg een titel toe, markeer het bericht als belangrijk, profiteer van de opmaak, maak opsommingstekens en nog veel meer.
Om uw opgemaakte berichten te verzenden, klikt u op het pictogram Verzenden rechtsonder in de teksteditor.
Niet storen
Je bent het meest productief als je volledig gefocust bent. In deze toestand kan zelfs een enkele melding uw aandacht afleiden en u afleiden van uw werk. Met Microsoft Teams kunt u uw status instellen op Niet storen, zodat u geen pop-upmeldingen ontvangt.
Om Niet storen in te schakelen, typt u eenvoudigweg /dnd in het zoekvak. U kunt dit uitschakelen door /available te typen zodra u klaar bent met werken.
Gebruik GIF's en stickers
Houd het leuk en energiek door GIF's en stickers te gebruiken en zelfs leuke afbeeldingen (memes) te maken die u met uw team kunt delen. Deze kunnen dienen als snelle reactie op berichten, of zelfs de stemming op de juiste kanalen verlichten. U kunt deze elementen gebruiken door op hun pictogrammen onder het berichtinvoerveld te klikken.
Andere tools die nuttig voor u kunnen zijn
Hoewel Microsoft Teams zorgt voor de communicatie, online vergaderingen, het delen van bestanden en samenwerking, zijn er andere tools die we aanbevelen om er tegelijkertijd mee te gebruiken. Hoewel deze tools niet essentieel zijn voor het behouden van een productieve stijl van werken op afstand, kunnen ze nuttig zijn voor mensen die op zoek zijn naar meer manieren om de focus en productiviteit te vergroten.
Tijddokter
Time Doctor is een geweldige applicatie die het meest geschikt is voor grotere bedrijven en organisaties. Hiermee kunt u de tijd van medewerkers monitoren en gedetailleerde, krachtige rapporten genereren. Krijg een nauwkeurig overzicht van de productiviteit en bekijk nauwkeurige loonlijsten.
Hubstaff-taken
Hubstaff Tasks is een uitstekende aanvulling op uw Microsoft Teams-workflow, omdat het sterk gericht is op het instellen van taken. Wat u in Teams bespreekt tijdens een vergadering of in een kanaal, kan rechtstreeks naar Hubstaff terechtkomen waar u het kunt categoriseren en beheren.
Uit de vrije hand
Krijg de Freehand integratie met Microsoft Teams om samen te werken op een virtueel whiteboard. Teamleden kunnen opmerkingen, tekeningen en andere elementen toevoegen om ontwerpen, lay-outs en meer visueel te bespreken.
Conclusie
We hopen dat dit artikel u heeft kunnen helpen meer te leren over werken op afstand met Microsoft Teams. Lees ons artikel Microsoft Teams instellen voor meer informatie over hoe u aan de slag gaat met de applicatie.
Als je meer informatie wilt over de manieren waarop technologie je thuiswerkleven in het algemeen kan verbeteren, bekijk dan onze andere artikelen in de Blog en het Helpcentrum! Laat het ons weten als er nog iets is dat we over dit onderwerp moeten weten.
Aanbevelingen van de redactie
> Hoe u kunt verhelpen dat een hyperlink niet werkt in Microsoft Teams
> 8 beste praktijken voor veilig werken op afstand
> Hoe u online werk op afstand kunt vinden
> Tips voor werken op afstand: Haal het maximale uit werken op afstand
> Tips om uw productiviteit op het werk te vergroten