Outlook E-book [Ultieme gids] | Outlook-training

Dit Outlook e-boek is u aangeboden door SoftwareKeep. Ons doel is om u te helpen meer te leren over Outlook, de toonaangevende e-mail- en persoonlijke tijdbeheersoftware van Microsoft.

Koop Microsoft Outlook bij SoftwareKeep voor de beste prijs op de markt.

Inhoudsopgave

1. Inleiding
2. Wat is Outlook?
3. Outlook instellen
4. Contactpersonen importeren en exporteren in Outlook
1. Contactpersonen importeren in Outlook
2. Contactpersonen exporteren vanuit Outlook
5. Contactpersonen beheren in Outlook
1. Een nieuw contact toevoegen
2. Contactpersoon toevoegen aan favorieten
3. Contactgegevens bekijken en bewerken
4. Een contactpersoon verwijderen
6. Een professionele Outlook-handtekening toevoegen
1. Een nieuwe e-mailhandtekening maken
2. Uw e-mailhandtekening aanpassen
7. E-mails schrijven en verzenden in Outlook
8. Bijlagen verzenden in Outlook
9. Agenda's gebruiken in Outlook
1. Agenda-items toevoegen
2. Een agenda importeren
3. Zoeken naar agenda-items
10. Samenwerken in Outlook
1. Een bestand openen of bijvoegen in Outlook
2. OneDrive
3. Vergaderingen
11. Vergaderingen plannen in Outlook
12. Taken en takenlijsten maken in Outlook
13. Filters maken in Outlook
14. Categorieën, vlaggen en kleuren maken in Outlook
1. Een categorie aan een e-mail toewijzen
2. Kleurcategorieën maken
3. Hoe u vlaggen maakt
15. Herinneringen gebruiken in Outlook
1. Een herinnering voor berichten instellen
2. Een herinnering instellen voor taken
3. Herinneringen aan eerdere gebeurtenissen negeren
16. Gesprekken negeren in Outlook
17. Uw Outlook-inbox opschonen
18. Automatisch archiveren uitschakelen in Outlook
19. Regels beheren in Outlook
1. Maak een regel
2. Regels maken met behulp van de Regelwizard
3. Regels handmatig uitvoeren
4. Een regel verwijderen
20. Hoe u “Afwezig” instelt in Outlook
21. Een e-mail plannen in Outlook
22. Een afzender blokkeren in Outlook
23. Problemen met Microsoft Outlook Mobile oplossen
1. De Outlook-app loopt vast
2. Kan niet inloggen bij de Outlook-app
3. Kan de Outlook-app niet installeren
4. Contacten en agenda worden niet gesynchroniseerd

Inleiding

Wilt u alles leren wat u moet weten om een ​​Outlook-hoofdgebruiker te worden? Dit e-boek gaat gedetailleerd in op het gebruik van de e-mail- en persoonlijke beheersuite van Microsoft, of u nu alleen of in een team werkt.

Je leert over de basis van Outlook en hoe je basistaken kunt uitvoeren die je in je dagelijkse leven nodig hebt. Verderop in het e-boek bespreken we ook enkele geavanceerde functies en handleidingen voor het oplossen van problemen.

Als u vragen heeft na het lezen van ons e-boek, neem dan gerust contact met ons op via SoftwareKeep voor verdere hulp.

Wat is Outlook?

Microsoft Outlook is een applicatie voor het beheren van uw persoonlijke gegevens en planning. Hoewel het vooral bekend is en gebruikt wordt vanwege de e-mailmogelijkheden, bevat het ook functies zoals een agenda, dagboek, notities, contactbeheer, taakbeheer en surfen op het web.

Outlook maakt deel uit van de bredere Microsoft Office-productfamilie, maar kan ook als zelfstandig programma worden aangeschaft. Outlook werkt goed samen met Microsoft Exchange Server en Microsoft SharePoint Server, wat voldoet aan de behoeften van teams en organisaties die inboxen delen, kalenders of andere gegevens.

Met meer dan een miljoen actieve maandelijkse gebruikers is Outlook een van de toonaangevende e-mailclients en apps voor persoonlijk beheer over de hele wereld.

Outlook instellen

Om Outlook in te stellen, moet u een e-mailaccount toevoegen. Er zijn verschillende soorten e-mailaccounts die u aan Outlook kunt toevoegen, waaronder Microsoft 365-, Gmail-, Yahoo-, iCloud- en Exchange-accounts.

Houd er rekening mee dat sommige externe e-mailproviders, zoals Gmail en iCloud, vereisen dat u de instellingen op hun websites wijzigt voordat u u kunt uw account(s) toevoegen aan Outlook. Hierbij kunt u hulp krijgen van de aanbieder zelf.

1. Open Outlook en selecteer vervolgens Account toevoegen in het menu Bestand.
2. Volg, afhankelijk van uw versie van Outlook, de onderstaande instructies:
1. In Outlook voor Microsoft 365 en Outlook 2016: Voer uw e-mailadres in en klik op Verbinden.
2. In Outlook 2013 en Outlook 2010: voer uw naam, e-mailadres en wachtwoord in en klik vervolgens op Volgende.
3. Mogelijk wordt u gevraagd uw wachtwoord opnieuw in te voeren. Klik daarna op Ok → Voltooien om het installatieproces te voltooien.

Contactpersonen importeren en exporteren in Outlook

Contactpersonen importeren in Outlook

Het importeren van contacten kan tijdrovend zijn, maar het is een belangrijk onderdeel van de organisatie. Laten we eens kijken hoe u deze contacten daadwerkelijk kunt importeren en u op weg kunt helpen naar het leven in de cloud.

1. Maak een Excel-document met een lijst met contactpersonen die u in Outlook wilt importeren. Sla dit document op als .csv (staat voor door komma's gescheiden waarden) door naar Bestand → Opslaan als te gaan en te selecteren en (*.csv) in het vervolgkeuzemenu Formaat.
2. Open Outlook. Om uw lijst met contacten te importeren, gaat u naar Bestand → Openen en exporteren → Importeren/exporteren. Selecteer hier Importeren uit een ander programma of bestand en klik op Volgende om door te gaan.
3. Selecteer Door komma's gescheiden waarden en klik vervolgens op de knop Bladeren. Zoek uw .csv-bestand en selecteer het. Nu kunt u kiezen hoe u wilt dat Outlook dubbele contactpersonen verwerkt:
1. Vervang duplicaten door geïmporteerde items
2. Toestaan ​​dat duplicaten worden gemaakt
3. Importeer geen dubbele items
4. In het vak Een bestand importeren selecteert u Contacten. Om de wizard te sluiten, klikt u op de knop Voltooien. U kunt uw geïmporteerde contacten bekijken door Mensen te selecteren in Outlook.

Contactpersonen exporteren uit Outlook

Het exporteren van uw lijst met contacten is een manier om uw contacten eenvoudig te bekijken op elke computer die u tegenkomt. Het proces is eenvoudig en zorgt voor snelle toegang tot uw contacten.

1. Open Outlook. Om uw lijst met contacten te importeren, gaat u naar Bestand → Openen en exporteren → Importeren/exporteren. Klik hier op Exporteren naar een bestand.
2. Selecteer Outlook-gegevensbestand (.pst) en klik op Volgende om door te gaan.
3. Selecteer Contacten onder het e-mailaccount waarvan u contacten wilt exporteren.
4. Klik op Bladeren en navigeer naar de locatie waar u uw wilt opslaan.pst bestand met contacten. Typ een bestandsnaam en klik op OK.
5. Om de wizard te sluiten, klikt u op Voltooien.
6. Als u een wachtwoord wilt instellen om uw contacten te beschermen, typt u dit één keer in de vakken Wachtwoord en Verifieer wachtwoord meer om te bevestigen en klik vervolgens op OK.
• Als u het instellen van een wachtwoord wilt omzeilen, laat u de wachtwoordvakken leeg en selecteert u OK.

Contactpersonen beheren in Outlook

Een nieuw contact toevoegen

Deze handleiding richt zich op het helemaal opnieuw toevoegen van een nieuw contact. Er zijn andere manieren om contactpersonen toe te voegen aan uw Outlook-accounts, zoals het toevoegen vanuit iemands profielkaart of bedrijfsgids, indien van toepassing.

1. Meld u aan bij uw Outlook-account op internet.
2. Selecteer het pictogram Mensen onder aan het navigatievenster. Hierdoor wordt de pagina Mensen geopend. Selecteer in de werkbalk Nieuw contact.
3. Voer alle benodigde gegevens voor de contactpersoon in. Selecteer de optie Meer toevoegen om extra informatie toe te voegen, zoals het adres of de verjaardag van een contactpersoon.
4. Klik op Aanmaken om het nieuwe contact aan uw lijst toe te voegen.

Contactpersoon toevoegen aan favorieten

Voor gemakkelijke toegang kunt u contacten toevoegen aan uw lijst met favorieten. Om iemand aan uw favorieten toe te voegen, selecteert u gewoon het contact en selecteert u vervolgens Toevoegen aan favorieten op de werkbalk.

Favoriete contactpersonen met een e-mailadres worden weergegeven in het navigatievenster in Mail, zodat u al hun e-mailadressen op één plek kunt zien.Contactgegevens bekijken en bewerken

1. Op de pagina Mensen selecteert u het contact in het middelste venster om informatie over hen te bekijken of te bewerken. Wat u hier ziet, is een versie van de profielkaart, wat betekent dat de tabbladen en secties die u ziet, van contact tot contact kunnen verschillen.
1. Bestanden: bekijk recente bestanden die de contactpersoon met u heeft gedeeld.
2. E-mail: bekijk recente e-mailberichten en bijlagen tussen u en de contactpersoon.
3. LinkedIn: als de contactpersoon een openbaar LinkedIn-profiel heeft, ziet u hier LinkedIn-informatie.
2. Om een ​​contact te bewerken, klikt u op de knop Contact bewerken naast Contactgegevens, of selecteert u Bewerken in de werkbalk.

Een contactpersoon verwijderen

1. Selecteer een of meerdere contacten en klik vervolgens op Verwijderen.
2. Klik nogmaals op Verwijderen om de actie te bevestigen.

Een professionele Outlook-handtekening toevoegen

Het ondertekenen van uw naam bij een e-mail is belangrijk als u professioneel probeert te blijven in de werkomgeving. Om dit te doen, zijn er slechts een paar eenvoudige stappen die u moet volgen. Het is heel gemakkelijk om het zelf op verschillende manieren aan te passen.

Een nieuwe e-mailhandtekening maken

1. Open Outlook en klik op Nieuwe e-mails om een ​​nieuw bericht op te stellen.
2. Ga naar het handtekeningmenu en selecteer Handtekeningen om de handtekeningopties te openen.
3. Omdat u een nieuwe handtekening maakt, klikt u op Nieuw. Vervolgens typt u de gewenste naam in die u als handtekening aan het einde van uw e-mails wilt gebruiken. Zodra u deze heeft ingevoerd, drukt u op Ok.

Uw e-mailhandtekening aanpassen

Om uw e-mailhandtekening nog verder aan te passen, hoeft u alleen maar uw handtekening in te voegen en vervolgens alle verschillende opmaakopties te bekijken die voor u beschikbaar zijn.

Selecteer uw favoriet en klik op Ok. Om de e-mail die u zojuist heeft gemaakt te gebruiken, klikt u op 'Nieuwe e-mail'. Deze zou meteen moeten verschijnen, klaar om te worden vermeld in de volgende e-mail die u maakt en verzendt.

E-mails schrijven en verzenden in Outlook

Het gebruik van Outlook lijkt sterk op het gebruik van een online e-mailplatform. Het helpt u echter efficiënter te zijn als u vertrouwd raakt met alle stappen voor het gebruik ervan voor het schrijven en verzenden van e-mails.

1. Selecteer eerst de optie Nieuwe e-mail op het Home-scherm om te beginnen met het instellen van een nieuw bericht.
2. Klik in het tekstveld met de naam Aan, Bcc of Cc en voer een e-mailadres of de naam van een contactpersoon in.
3. Klik vervolgens in het vak Onderwerp en voer het onderwerp van uw bericht in. Uw ontvanger ziet dit als eerste wanneer hij of zij een melding ontvangt over uw e-mail.
4. Om uw bericht te typen, klikt u op de hoofdtekst van de e-mail en begint u te typen. Outlook biedt u tal van opmaakopties, dus aarzel niet om ze te gebruiken.
5. Nadat u uw bericht heeft opgesteld, klikt u op Verzenden.

Bijlagen verzenden in Outlook

Het versturen van een bestand met uw e-mail kunt u heel eenvoudig doen door een bijlage aan uw e-mail toe te voegen. Hier zijn de stappen om dit te doen.

1. Open Outlook, ga naar Home en selecteer vervolgens Nieuwe e-mail.
2. Als u een bestand met een bestaande e-mail wilt verzenden, kunt u dit doen door Beantwoorden, Beantwoord iedereen, of Vooruit.
3. Navigeer naar Home en selecteer vervolgens Bestand bijvoegen. U zult verschillende opties zien waaruit u kunt kiezen:
1. Bladeren op deze pc: doorzoek uw bestanden en selecteer er een op uw lokale computer.
2. Recente items: blader door de lijst met bestanden waarmee u onlangs hebt gewerkt en selecteer een bestand uit die lijst. Deze bestanden kunnen zich op interne netwerklocaties of in groepsbestanden bevinden, of ze kunnen op een lokale computer worden opgeslagen.
3. Outlook-item: uw e-mail kan als tekstbericht of bijlage worden bijgevoegd.
4. Kalender: u kunt een agenda in uw e-mail invoegen. Deze kalender kan niet eens specifieke datumbereiken en andere details bevatten.
5. Visitekaartje: Hiermee kunt u een elektronisch visitekaartje aan uw bericht toevoegen.
6. Bladeren door weblocaties: u kunt bestanden selecteren van plaatsen waar u eerder toegang toe hebt gehad, zoals SharePoint-sites, groepsbestanden of OneDrive.
7. Handtekening: u kunt uw handtekening aan het einde van uw bericht toevoegen.
4. Om een ​​bijlage te selecteren, klikt u op Item bijvoegen en bladert u vervolgens naar uw bestand. Houd de volgende zaken in gedachten:
1. De grootte van een bijgevoegd bestand en de naam ervan worden weergegeven als u uw cursor erboven beweegt. Gebruik dit om uw doelbestand te lokaliseren.
2. Om een bijgevoegd bestand te verwijderen selecteert u de pijl-omlaag en selecteert u vervolgens Bijlage verwijderen in de vervolgkeuzelijst lijst getoond.

Agenda's gebruiken in Outlook

Met de Outlook-agenda kunt u aankomende evenementen bijhouden, zowel persoonlijk als zakelijk. Plan eenvoudig vergaderingen, afspraken en andere evenementen en nodig vervolgens uw contacten uit om mee te doen.

Agenda-items toevoegen

1. Open Outlook en blijf op het tabblad Start. Klik op de groep Nieuwe items en selecteer vervolgens een van de volgende opties:
1. Afspraak
2. Vergadering
3. Evenement dat de hele dag duurt
4. Skype-vergadering
5. Meer artikelen
2. Vul alle benodigde informatie in, zoals het veld onderwerp, locatie, start en eind tijd, en een gebeurtenis beschrijving.
3. Zodra u alle vereiste informatie heeft ingevuld, klikt u op Opslaan en sluiten. Het evenement verschijnt nu in uw agenda.

Een agenda importeren

U en anderen kunnen de Outlook-agenda gebruiken zonder dat u zich zorgen hoeft te maken dat u reeds geplande afspraken kwijtraakt. Importeer gewoon een andere agenda die u eerder in Outlook gebruikte door de onderstaande stappen te volgen.

1. Klik in Outlook op Bestand → Openen en exporteren. Vanaf hier ontvangt u een dialoogvenster en moet u het type bestand kiezen dat u wilt importeren.
2. Selecteer een iCalendar (.ics) of vCalendar (.vcs)-bestand en importeer het in Outlook. Alle items in de externe agenda worden automatisch toegevoegd aan uw Outlook-agenda.

Zoeken naar agenda-items

Als het leven druk is, raken je agenda's snel vol. Het kost veel moeite om elke gebeurtenis in uw agenda te registreren. Naarmate de tijd verstrijkt, is het echter gemakkelijk om te vergeten wanneer en waar bepaalde dingen zijn.

1. Wanneer u een agenda selecteert, typt u een trefwoord in het zoekvak. Er wordt nu een lijst met uw zoekresultaten weergegeven, geel gemarkeerd.
• Om uw zoekopdracht te verfijnen, kunt u meerdere trefwoorden tegelijk typen.
2. Als u meer dan 30 items heeft ontvangen, kunt u naar de onderkant van de lijst scrollen en op 'Meer te zien' klikken, waardoor aanvullende resultaten worden geladen.
3. Een andere manier waarop u uw zoekopdracht kunt verfijnen, is door AND, OR of op te nemen NIET terwijl u zoekt. Elk van deze woorden heeft een andere functie. Hun functies kunnen u helpen bij het zoeken in uw agenda.
• Let op: AND, OR en NIET moeten zijn met een hoofdletter. Zorg ervoor dat u geen aanhalingstekens gebruikt wanneer u ze typt.

Samenwerken in Outlook

Samenwerken in Outlook is een van de meest efficiënte manieren om samen met anderen aan documenten te werken. In dit gedeelte wordt u door de stappen geleid voor het samenwerken in Outlook.

Een bestand openen of bijvoegen in Outlook

Als u wilt gaan samenwerken aan één document, moet u eerst een document bijvoegen in een e-mail in Outlook en iedereen vermelden met wie u werkt.

Zorg ervoor dat de bijlage is geüpload naar OneDrive voordat u begint te werken en stuur deze naar iedereen die aan het document werkt. Als u een e-mail met een bijlage heeft ontvangen van iemand met wie u samenwerkt, kunt u ook de bijlage openen om aan de slag te gaan.

OneDrive

De bijlage moet worden opgeslagen in OneDrive zodat alle betrokkenen het bestand kunnen zien. Om erachter te komen of de bijlage al op OneDrive is opgeslagen, hoeft u er alleen maar voor te zorgen dat de bijlage een cloudpictogram bevat. Als dit niet het geval is, hebt u de mogelijkheid om het op OneDrive op te slaan en van daaruit verder te werken.

Vergaderingen

Om goed met anderen aan de bijlage samen te werken, kunt u ook vergaderingen met andere leden organiseren en bijwonen. Outlook heeft ook de mogelijkheid om vergaderingen te houden via Skype, zodat u als team aan het document kunt werken, aantekeningen kunt maken over hetzelfde document en gemakkelijk kunt communiceren.

Vergaderingen plannen in Outlook

Het is nog nooit zo eenvoudig geweest om een ​​vergadering te houden als in Outlook. U zet de vergadering op en met een paar klikken worden uw teamleden naar de videoconferentie geleid. Outlook linkt ook rechtstreeks naar Skype voor nog meer vergadertools.

1. Klik op de knop Nieuwe items onder het tabblad Home in Outlook.
2. Selecteer in het vervolgkeuzemenu Vergadering. In het vergaderingsvenster moet u Deelnemen aan Skype-vergadering selecteren.
3. Voeg de gewenste details toe, zoals het Onderwerp en de Locatie van de vergadering.
4. Nodig mensen uit voor de vergadering door hun contactgegevens in te voeren.

Met Outlook kunt u controleren wanneer uw genodigden vrij zijn via het tabblad Planning. Met deze tool kunt u zien wanneer het beste moment is om uw vergadering te houden.

Zodra je het perfecte moment hebt gekozen, stuur je de uitnodiging naar je teamleden en begin je samen te werken.

Taken en takenlijsten maken in Outlook

Als u Outlook gebruikt, wordt het maken van taken en takenlijsten eenvoudig. Door uw boodschappen of doelen voor de dag op te sommen, kunt u alles zien wat u moet voltooien. Het helpt u bij het nemen van de juiste stappen om taken te voltooien en uw eigen tijd te beheren.

1. Selecteer Nieuwe items → Taak, of druk eenvoudigweg op Ctrl + Shift + K sneltoets.
2. Voer in het vak Onderwerp een naam in voor de taak. We raden u aan de taaknaam kort te houden en in plaats daarvan de details in het beschrijvingsvak uit te breiden.
3. Als er een vaste start- of deadlinedatum is, stelt u de Startdatum en/of Einddatum in. Indien gewenst kunt u ook een herinnering instellen.
4. Stel indien nodig de prioriteit van de taak hoger of lager in met behulp van de selectie Prioriteit.
5. Als u klaar bent met het instellen van de taak, klikt u op Taak → Opslaan en sluiten.

Filters maken in Outlook

Hoe goed je mailbox ook is georganiseerd, soms is het onmogelijk om door honderden e-mails te bladeren om de e-mail te vinden die je nodig hebt. Als u snel een e-mail moet vinden, is de zoekfunctie met filters de beste tool voor deze taak.

1. Klik eerst op de Zoekbalk, die boven de conversatielijst staat.
2. Typ het onderwerp, de adressen of de zinsneden die voorkomen in de e-mail die u zoekt.
3. Verruim of verfijn uw zoekopdracht door uw zoekopties te selecteren: Alle mailboxen, Huidige mailbox, Huidige map, Submap of Alle Outlook-items.
4. Selecteer de criteria waarmee u uw zoekopdracht kunt verfijnen in de sectie Verfijn. De categorieën kunnen als volgt worden samengevat:
1. Van: beperk je tot e-mails van een specifieke persoon.
2. Onderwerp: alleen resultaten op basis van het onderwerp worden weergegeven.
3. Heeft bijlagen: alleen resultaten met bijlagen worden weergegeven.
4. Gecategoriseerd: alleen resultaten die in een specifieke categorie vallen, worden weergegeven.
5. Deze week: beperk de resultaten op basis van het tijdstip van ontvangst. Er zijn ook andere criteria, zoals Vandaag, Gisteren, Deze week, Vorige week, Deze maand, Vorige maand, Dit jaar of Vorig jaar.
6. Verzonden naar: toont alleen berichten die naar u zijn verzonden, niet rechtstreeks naar u zijn verzonden, of naar een andere ontvanger zijn verzonden.
7. Ongelezen: alleen ongelezen resultaten worden weergegeven.
8. Gemarkeerd: alleen berichten die door u zijn gemarkeerd, worden weergegeven.
9. Belangrijk: alleen berichten die als belangrijk zijn gemarkeerd, worden weergegeven.
10. Meer: Dit opent enkele meer geavanceerde criteria, zoals Cc en gevoeligheid.
5. Nadat u de criteria heeft geselecteerd, kiest u Recente zoekopdrachten om de zoekopdracht opnieuw uit te voeren. Houd er rekening mee dat alleen de zoekopdrachten worden opgeslagen, niet de resultaten.

Categorieën, vlaggen en kleuren maken in Outlook

Met Outlook kunt u uw eigen unieke categorieën maken, zoals financiën, persoonlijk, zakelijk, enz. Met Outlook kunt u op de hoogte blijven en georganiseerd blijven in elk aspect van uw leven.

Een categorie aan een e-mail toewijzen

1. Klik met de rechtermuisknop op een bericht dat u in een categorie wilt sorteren en selecteer Categoriseren in het contextmenu.
2. Maak of selecteer een categorie waarin u de e-mail wilt plaatsen. Je kunt een item ook in meer dan één categorie plaatsen.

Kleurcategorieën maken

In eerste instantie worden de categorieën in Outlook benoemd met algemene kleuren, weergegeven in tabelweergave, zoals uw inbox. Door elke categorie een andere naam en kleur te geven, kunt u alle informatie die u heeft eenvoudig ordenen en identificeren.

1. Ga in Outlook naar Home → Categoriseren → Alle categorieën .
2. Selecteer Kleurcategorie en klik vervolgens op Hernoemen.
3. Typ een geschikte titel voor de geselecteerde categorie. Als u de kleur van de categorie wilt wijzigen, klikt u op de vervolgkeuzelijst Kleur.
4. Klik op de knop OK als u klaar bent.

Hoe u vlaggen maakt

U kunt niet alleen al uw e-mails categoriseren, maar u kunt ook markeringen instellen voor bepaalde gebeurtenissen, notities en al het andere waaraan u mogelijk moet worden herinnerd.

1. Selecteer de e-mail die u wilt markeren. Houd er rekening mee dat Follow Up-vlaggen alleen worden gebruikt voor actiegerichte items.
2. Klik op het pictogram Vlag. Het moet rood worden en er verschijnt een vervolgbericht in de kop van de e-mail.
3. Om de vlag te verwijderen, klikt u met de rechtermuisknop op de e-mail en selecteert u Opvolgen → Markeren als voltooid in de vervolgkeuzelijst menu.

Herinneringen gebruiken in Outlook

Herinneringen zijn een geavanceerdere versie van vlaggen. Outlook verzendt automatisch pop-ups met herinneringen die u in uw agenda heeft ingesteld om u te laten weten wanneer uw geplande evenementen eraan komen.

Een herinnering voor berichten instellen

1. Ga naar je berichtenlijst.
2. Selecteer het bericht waaraan u herinnerd wilt worden.
3. Klik in de werkbalk bovenaan het scherm op Opvolging → Herinnering toevoegen.
4. Je kunt informatie toevoegen aan je herinneringen, zoals tijd, datum en beschrijving.
5. Als u klaar bent met het instellen van de herinnering, selecteert u OK.
6. Er verschijnt een alarmpictogram in het bericht. Dit geeft aan dat de herinnering succesvol is verzonden.
7. Als u de tijd van uw herinnering wilt wijzigen, klikt u op Opvolging → Herinnering en bewerkt u vervolgens een van de details. Klik op OK om de wijzigingen op te slaan.

Een herinnering instellen voor taken

1. Ga naar de onderkant van het scherm en kies Taken. U kunt ook naar Home → Takenlijst navigeren om taken te bekijken.
2. Selecteer de taak in de lijst waaraan u herinnerd wilt worden.
3. Kies de taak en het tijdsbestek waarin u uw deadline wilt halen in de groep Follow Up. Klik op OK om de herinnering op te slaan.
4. Als u een taakherinnering wilt verwijderen, gaat u naar de groep Taak beheren en selecteert u Verwijderen uit lijst.

Herinneringen aan eerdere gebeurtenissen negeren

1. Kies Bestand → Opties → Geavanceerd.
2. Zorg er in de sectie Herinneringen voor dat Herinneringen voor eerdere gebeurtenissen automatisch negeren is geselecteerd.

Gesprekken in Outlook negeren

Gesprekken zijn een geweldige manier om uw e-mails te ordenen. Dit zijn e-mails die zijn gegroepeerd op onderwerp en chronologisch zijn geordend. Soms kunnen deze gesprekken zich opstapelen en irrelevant worden, waardoor er rommel in uw mailbox ontstaat.

Als dit gebeurt, kunt u eenvoudig elk gesprek dat niet langer met u te maken heeft, negeren/dempen.

1. Selecteer het gesprek dat u wilt negeren of een e-mail in de thread.
2. Klik op Negeren.
3. Selecteer Gesprek negeren om het proces te voltooien.
• Als het daar niet verschijnt, raak dan niet in paniek. Dit vakje verschijnt niet als u eerder het vakje Dit bericht niet meer weergeven hebt aangevinkt, dus schakel het eenvoudigweg uit.
4. Als je updates wilt blijven ontvangen over een gesprek dat je eerder hebt gedempt, schakel je het selectievakje uit.

Hoe u uw Outlook-inbox kunt opschonen

Als u onbeheerd achterlaat, zullen oude berichten die niet langer relevant zijn in uw leven uw inbox rommelig maken. Het wordt aanbevolen om uw inbox minstens één keer per maand op te schonen om dit te voorkomen.

1. Kies eerst een gesprek dat je wilt opruimen. Zorg ervoor dat u nogmaals controleert of het gesprek geen belangrijke informatie bevat die u wilt bewaren.
2. Klik op Opruimen → Gesprek opschonen.
3. Selecteer ten slotte opnieuw Opruimen wanneer het pop-upvenster op uw scherm verschijnt.

Automatisch archiveren uitschakelen in Outlook

Het archiveren van e-mails is belangrijk om geloofwaardig en georganiseerd te blijven. Outlook archiveert uw bestanden echter automatisch en probeert de bestandsgrootte te verkleinen door oude e-mails te verwijderen en in een apart bestand te plaatsen. U moet dit zo snel mogelijk uitschakelen om te voorkomen dat cruciale informatie verloren gaat.

1. Open Outlook en navigeer vervolgens naar Bestand → Opties → Geavanceerd.
2. Klik onder de sectie AutoArchiveren op Instellingen voor AutoArchiveren.
3. Zorg ervoor dat het vakje AutoArchiveren elke n dagen uitvoeren niet is aangevinkt. Dit zorgt ervoor dat de automatische archivering niet in uw e-mailinbox plaatsvindt.

Regels beheren in Outlook

Maak een regel

1. Klik met de rechtermuisknop op een bericht in uw inbox, of selecteer een e-mailmap en klik op Regels.
2. Selecteer een optie die bij u past. Houd er rekening mee dat Outlook altijd voorstelt een regel te maken op basis van de ontvanger en de afzender. Om meer opties te krijgen, selecteert u Regel maken.
3. In het dialoogvenster Regel maken dat wordt geopend, selecteert u een of meer voorwaarden uit de sectie "Als ik e-mail ontvang met alle geselecteerde voorwaarden,".
4. Onder de sectie 'Doe ​​het volgende,' heeft u de volgende opties:
1. Stel een regel in om een ​​bericht naar een map te verplaatsen
2. Speel een geselecteerd geluid af
3. Weergave in het nieuwe itemwaarschuwingsvenster
5. Klik op OK om uw regel op te slaan.

Regels maken met behulp van de Regelwizard

Normaal gesproken zijn er drie regels die u kunt maken met de Regelwizard.

• Blijf georganiseerd-regel: deze regel helpt bij het filteren en opvolgen van berichten.
• Blijf up-to-date regel: deze regel geeft u een melding als een bericht aan specifieke criteria voldoet.
• Aangepaste regels: dit zijn regels die zonder sjabloon zijn gemaakt.

Ga als volgt te werk om een ​​regel te maken met de wizard Regels in Outlook:

1. Ga naar de laatste pagina van de Regelwizard en geef uw regel een naam.
2. Als je de regel wilt toepassen op de berichten die je al hebt ontvangen, vink dan Voer deze regel nu uit op berichten die al in 'Inbox' staan."
3. Merk op dat de regel standaard altijd is aangevinkt. U kunt het selectievakje uitschakelen als u niet wilt dat de regel wordt toegepast.
4. Klik op Voltooien om de regel op te slaan en in te schakelen.

Regels handmatig uitvoeren

1. Op het tabblad Bestand selecteert u Regels en waarschuwingen beheren.
2. Selecteer vervolgens op het tabblad E-mailregels de optie Regels nu uitvoeren.
3. Kies in het dialoogvenster Regels nu uitvoeren onder de sectie Selecteer regels om uit te voeren de regels die u wilt uitvoeren.
4. In het vak Uitvoeren in map kunt u een andere map selecteren door Bladeren te kiezen, de map te selecteren en op OK.
5. Accepteer de standaardinstellingen van alle berichten in de lijst Toepassen regels. U kunt ook wijzigen om ongelezen berichten te lezen.
6. Klik ten slotte op de knop Nu uitvoeren.

Een regel verwijderen

Regels worden altijd gemaakt om het werk en de organisatie gemakkelijk te maken. Als de regel echter niet langer zinvol is, is het de moeite waard deze te verwijderen om uw lei overzichtelijk te houden.

Volg de onderstaande stappen om een ​​regel in Outlook te verwijderen:

1. Open het tabblad Bestand en selecteer Regels en waarschuwingen beheren.
2. Ga in het dialoogvenster Regels en waarschuwingen naar het tabblad E-mailregels en selecteer de regel die u wilt verwijderen.
3. Klik op de knop Verwijderen en klik op OK.

Hoe u “Afwezig” instelt in Outlook

Out of Office verzendt automatisch een antwoord op inkomende e-mails als u langere tijd niet achter uw computer zit. Op deze manier weten mensen wanneer ze contact met u moeten opnemen of waarom u niet op berichten reageert.

1. Open Outlook en klik op Bestand → Automatische antwoorden (afwezig).
• Als u deze optie niet ziet, bent u niet ingelogd met een Exchange-account.
2. Selecteer de optie Automatische antwoorden verzenden.
3. Stel een datumbereik in voor uw automatische antwoorden door het vakje Alleen verzenden binnen dit tijdsbereik: aan te vinken. Anders moet u ze handmatig uitschakelen.
4. Typ uw automatische antwoorden op de tabbladen Binnen mijn organisatie en Buiten mijn organisatie. U kunt een van de tabbladen leeg laten als u geen geautomatiseerde berichten wilt sturen naar mensen binnen of buiten uw organisatie.
• Opmerking: om te voorkomen dat u op ongewenste e-mail reageert, raden we u aan Alleen mijn contacten te kiezen.
5. Klik op de knop OK om uw instellingen op te slaan.

Een e-mail plannen in Outlook

Soms wil je niet meteen berichten verzenden. Gebruik de volgende stappen om een ​​e-mail te plannen of uit te stellen.

1. Stel uw bericht op. Voordat u het bericht als e-mail verzendt, selecteert u de pijl Meer opties in de groep Tags op het lint.
2. Onder Bezorgopties klikt u op het selectievakje Niet bezorgen vóór. Nu kunt u de bezorgdatum en -tijd handmatig instellen.
3. Klik op Sluiten.
4. Ga door met het schrijven van uw bericht of druk op Verzenden. Outlook slaat deze e-mail automatisch op en bezorgt deze op de door u ingestelde datum en tijd bij de ontvangers.

Een afzender blokkeren in Outlook

Wil je geen berichten meer ontvangen van iemand? U kunt ze eenvoudig toevoegen aan uw blokkeerlijst, zodat ze u niet via Outlook kunnen bereiken. E-mails van geblokkeerde afzenders worden automatisch naar de junk-mailbox verplaatst, zodat uw gerichte inbox schoon blijft.

1. Selecteer in de berichtenlijst een bericht van de afzender die u wilt blokkeren.
2. In de Outlook-menubalk selecteert u Bericht → Ongewenste e-mail → Afzender blokkeren.
3. Outlook slaat automatisch het e-mailadres van de afzender op en voegt dit toe aan uw lijst met geblokkeerde afzenders. Houd er rekening mee dat afzenders per account worden geblokkeerd, wat betekent dat alleen het account dat u momenteel gebruikt, wordt beïnvloed.

Problemen met Microsoft Outlook Mobile oplossen

Er zijn een aantal belangrijke problemen waar mensen tegenaan lopen op Outlook Mobile. We zullen enkele van de meest voorkomende problemen bespreken en de stappen die nodig zijn om ze te repareren.

De Outlook-app loopt vast

1. Als de Outlook-app elke keer crasht wanneer u deze opent, probeer dan de browsercache op uw apparaat te wissen:
1. Browsercache wissen op Android (Google)
2. Browsercache wissen op iOS (Apple)
2. Nadat u uw browsercache volledig hebt leeggemaakt, verwijdert u de Outlook-app van uw apparaat en installeert u deze opnieuw.

Kan niet inloggen bij de Outlook-app

• Controleer uw e-mailadres en wachtwoord om er zeker van te zijn dat u uw inloggegevens correct invoert. Probeer indien nodig uw wachtwoord opnieuw in te stellen.
• Zorg ervoor dat uw e-mailaccount wordt ondersteund. U kunt alleen accounts toevoegen aan Outlook vanuit Exchange Online, Exchange Server, Office 365, Outlook.com, Yahoo! Mail, Gmail en iCloud.
• Als u niet zeker weet welk type e-mail u heeft, neem dan contact op met uw e-mailprovider, internetprovider (ISP) of het ondersteuningsteam op uw werkplek.
• Als u zich niet kunt aanmelden bij een account dat u al heeft gemaakt, verwijdert u uw account en voegt u deze opnieuw toe aan de Outlook-app.

Kan de Outlook-app niet installeren

Er zijn een paar dingen die u moet doen om de mobiele Outlook-app op uw apparaat te installeren.

• U moet over een mobiel apparaat beschikken dat voldoet aan de eisen van de te installeren applicatie. Je kunt deze vereisten controleren op de installatiepagina in de App Store of Google Play Store.
• Je moet voldoende beschikbare opslagruimte hebben voor de grootte van de Outlook-app.
• Een werkende internetverbinding, zoals Wi-Fi of mobiele data, is vereist om de Outlook-app te downloaden.

Contacten en agenda worden niet gesynchroniseerd

Je contacten en agenda worden niet gesynchroniseerd als je je e-mail instelt als een POP- of IMAP-account. In dit geval moet u een Exchange ActiveSync-account aanmaken. U moet ook controleren of uw e-mailapp toestemming heeft voor toegang tot uw agenda en contacten.

Als uw e-mail correct werkt op een computer, wordt het probleem waarschijnlijk veroorzaakt door uw e-mailapp. Als het probleem bij uw app ligt, moet u contact opnemen met hun ondersteuningsteam. Als u bijvoorbeeld problemen ondervindt met de iOS mail-app, neemt u contact op met Apple-ondersteuning om het probleem te evalueren en op te lossen.

Voor eenvoudigere toegang en beter beheer van uw contacten en agenda's raden wij u aan de Outlook Mobile-app te downloaden en te installeren.