en matière de traitement de texte, MS Word reste une mine d'or. Dans le cadre de la suite de productivité Microsoft Office , les rapports indiquent que plus d'un milliard d'utilisateurs s'appuient chaque jour sur ce programme pour créer des documents impressionnants.
Bien que Word dispose de nombreuses fonctionnalités , tout le monde ne peut pas maximiser ces capacités en termes de productivité. Word est doté de nombreuses fonctionnalités qui peuvent aider à créer des documents, des fichiers texte et des rapports beaucoup moins exigeants. Si vous maîtrisez quelques trucs et astuces de Microsoft Word, votre travail devient sans stress et plus productif et efficace, ce qui est l'objectif ultime de tout logiciel.
Comment se déplacer facilement dans Microsoft Word
Vous trouverez ci-dessous les 14 principaux secrets de nos conseils, raccourcis et astuces préférés pour renforcer votre maîtrise de Microsoft Word. Notez que la plupart de ces astuces devraient fonctionner avec toutes les versions de mots.
1 . Déterminez les statistiques de lisibilité de vos documents
En plus de juger votre orthographe et votre grammaire , Word peut déterminer la complexité de votre style d'écriture. Par exemple, votre style d'écriture correspond-il à la compréhension de la 5 e année d'une personne titulaire d'un diplôme d'études supérieures ? Word utilise le test Flesh Reading Ease pour calculer votre score sur une échelle de 100 points. Plus le pourcentage sur l’échelle est élevé, plus c’est facile à comprendre. Dans la plupart des cas, la documentation Office suggère que le score doit être supérieur à 60.
En outre, le test Flesh-Kincaid Grade Level indique pour quel niveau scolaire américain votre texte est écrit ; dans tous les scénarios, vous devriez toujours viser la version 7.0 à 8.0, selon la documentation Microsoft .
Pour activer cette fonctionnalité : suivez la procédure ci-dessous :
- Aller à Déposer > Possibilités
- Sélectionnez Vérification
- Sous Lors de la correction de l'orthographe et de la grammaire dans Word , cochez la case ; Vérifiez la grammaire avec l’orthographe.
- Sélectionnez ensuite Afficher les statistiques de lisibilité.
Après avoir activé cette fonctionnalité, ouvrez un fichier que vous souhaitez vérifier, appuyez sur F7 ou accédez à Révision > Orthographe et grammaire. Lorsque Word a fini de vérifier la grammaire et l’orthographe, il affiche les informations sur le niveau de lecture de votre document.
2. Générez du texte aléatoire Lorem Ipsum dans votre document
Voulez-vous ajouter du texte aléatoire à votre document ? Word vous a couvert. Vous pouvez le faire facilement en utilisant les trucs et astuces de Microsoft. Pour ce faire, tapez : =lorem (P, I) ; et remplacez « P » par le nombre de paragraphes souhaités et « I » par le nombre de phrases souhaités. Vous pouvez enregistrer la variable définie (P, I) et la saisir pour générer le texte.
De plus, vous pouvez utiliser une documentation Office aléatoire " gobbledygook " comme source principale pour votre fichier de lieu. Pour ce faire, utilisez l' équation =rand (P, I).
3. Mettez en surbrillance une phrase en un clic
Pour mettre en surbrillance une phrase entière, maintenez la touche Ctrl + Windows enfoncée . Si vous êtes un utilisateur Mac, utilisez la touche de commande et cliquez sur le début de la phrase, et Word utilisera à plusieurs reprises la date et l'heure de mise à jour automatique.
Avez-vous un document que vous utilisez à nouveau/ou datez ? Une astuce astucieuse consiste à autoriser. Si le document inclut l'heure et/ou la date, une astuce astucieuse consiste à permettre à Word de mettre à jour automatiquement la date.
Pour insérer une date qui se met à jour automatiquement, suivez la procédure ci-dessous ;
- Dans l' onglet Insertion , dans le groupe Texte, cliquez sur Date et heure.
- Dans la boîte de dialogue Date et heure , sélectionnez le format que vous souhaitez.
- Ensuite, cochez la case Mettre à jour automatiquement .
La date sera insérée sous forme de champ et se mettra à jour automatiquement.
5. Trucs et astuces Microsoft Word – Afficher les caractères cachés
L'édition peut être fastidieuse lorsque l'on travaille sur un complexe avec différentes colonnes, styles, et formats . Pour voir ce qui se passe lors du formatage de documents complexes , vous devez rendre visibles toutes les marques invisibles, y compris les espaces, les retours matériels, les tabulations et les retours progressifs.
Sous Windows, vous pouvez y parvenir en appuyant sur Ctrl + Shift-8 ; pour Mac, utilisez Command-8.
6. Remplacer les caractères invisibles et le formatage
Le La fonctionnalité Rechercher et remplacer dans Word est une bouée de sauvetage. Vous pouvez effectuer tous les types de formatage Word , mais le remplacement des caractères invisibles est une compétence majeure. Il vous aide à apporter des modifications rapides sans avoir à chercher et rechercher chaque instance que vous devez modifier. En outre, vous pouvez utiliser Rechercher et remplacer les caractères masqués dans votre document.
Pour rechercher et remplacer des caractères spéciaux dans un document, procédez comme suit :
- Dans l' onglet Accueil , dans le groupe Édition , sélectionnez Remplacer .
- Clique le Plus >> bouton
- Sélectionnez le spécial et choisissez le caractère unique. Sélectionnez Positionnez le curseur dans le Remplacer par une zone de texte.
- Depuis le bouton Spécial, sélectionnez le bouton Spécial. caractère que vous souhaitez ajouter à la zone de texte Remplacer par : vous pouvez ajouter plusieurs caractères particuliers au texte. Sélectionnez les options Haut ou Bas dans la zone de recherche.
- Assurez-vous que l'option Tous est sélectionnée dans la zone de liste Rechercher. Avant le pointeur d'insertion, sélectionnez les options Haut ou Bas dans la zone de recherche.
- Une fois cela fait, vous pouvez faire ce qui suit :
- Confirmez chaque remplacement un par un, en utilisant Rechercher suivant. Cliquez ensuite sur Remplacer pour remplacer le texte ou Rechercher suivant pour passer à l'occurrence de recherche suivante. Ou
- Remplacer tous les événements apparaîtra en cliquant sur Remplacer tout. La session terminée est terminée, une boîte de dialogue indiquant le nombre de remplacements effectués apparaîtra. Cliquez sur D'accord pour fermer la boîte de dialogue
- Cliquez sur Fermer pour terminer la session.
7. Insérer des équations mathématiques complexes
Avec la nouvelle amélioration de Microsoft Word, vous pouvez désormais insérer des équations mathématiques complexes dans votre monde. Pour y parvenir, cliquez sur Insertion > Equations , puis choisissez l'équation que vous souhaitez utiliser dans votre document. Une fois l'équation insérée dans votre document Word , vous pouvez facilement modifier la mise en forme en remplaçant les lettres par des chiffres.
8. Débarrassez-vous du formatage indésirable
Un mauvais formatage de document peut gâcher votre travail ; surtout lorsque l'on travaille sur un document copié-collé à partir d'une autre source. Par conséquent, il est nécessaire d'inspecter et d'éliminer tout mauvais formatage pour rendre le document plus présentable et attrayant, utilisez Ctrl + Espace. ou le bouton Effacer tout le formatage pour supprimer le formatage du texte en surbrillance.
9. Protégez votre document
Microsoft Word dispose de diverses protections intégrées qui vous aideront à crypter votre écriture.
- Cliquez sur Fichier > Informations > Protéger le document
- Vous pouvez choisir Restreindre les modifications, chiffrer avec un mot de passe ou Restreindre l'accès dans le menu déroulant.
Choisir Chiffrer avec mot de passe vous permet de gérer les autorisations d’affichage et de modification .
Ce guide ultime pour sécuriser vos mots de passe peut vous aider à mieux comprendre la protection MS Word. Ou lisez ce mot de passe Protéger un fichier Zip sous Windows 10 (avec images) pour plus de compréhension.
11. Supprimez la barre d'outils
Si vous souhaitez interrompre l'écriture libre, vous pouvez masquer le ruban de la barre d'outils, qui se trouve en haut de votre document, en appuyant sur Ctrl+F1 . Une fois votre travail terminé, vous pouvez appuyer sur Ctrl + F1 pour le réafficher.
12. Utilisez « Dites-moi quoi faire ».
Les nouvelles versions de Word comme MS Word 2016 comportent « Dites-moi quoi faire », un raccourci qui vous permet de saisir une action que vous souhaitez effectuer et de vous fournir des réponses dont vous pouvez profiter ; par exemple, en tapant « Insérer des images », avantages sur la façon dont vous pouvez insérer une image dans votre document. L'outil est incroyablement utile, surtout si vous essayez de trouver une fonction. Pourtant, vous avez du mal à naviguer dans les menus ou vous ne vous souvenez plus des raccourcis .
13. Recherche intelligente
Vous pouvez utiliser l'outil Smart Lookup pour modifier un rapport Word, mais nécessitez un contexte. Mettez en surbrillance le mot , faites un clic droit dessus et sélectionnez Smart Lookup . Cela ouvrira un petit panneau contenant des informations sur le monde. Cela vous évite de passer à votre navigateur pour effectuer une recherche.
Si vous souhaitez en savoir plus, lisez notre article sur les 7 astuces Microsoft Word que vous devez connaître pour mieux comprendre comment utiliser LookUp dans MS Word.
14. Supprimer des mots en appuyant sur une seule touche
Si vous devez supprimer une grande partie du texte, au lieu de maintenir la barre de retour arrière enfoncée, utilisez Ctrl + Backspace . Cela vous permet de supprimer un mot lorsque vous appuyez sur le bouton Retour arrière au lieu d'utiliser Retour arrière pour supprimer les caractères.
Comme les commandes copier-coller, maîtriser le clavier raccourcis car l’ajout de liens Web à votre document est essentiel. Vous pouvez utiliser Ctrl+K commande dans Windows pour ajouter rapidement des liens vers votre travail.
Si vous souhaitez en savoir plus, lisez notre guide Les raccourcis Windows qui vous facilitent la vie pour mieux comprendre comment ils peuvent améliorer votre productivité.
Dernier mot
Maîtriser Microsoft Word peut vous faire gagner du temps et être plus productif ; Les éléments mis en évidence ci-dessus ne sont que des trucs et astuces Microsoft Word qui peuvent rapidement dynamiser la façon dont vous utilisez MS Word.
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