E-book Outlook [Guide ultime] | Formation Outlook

Cet ebook Outlook vous a été présenté par SoftwareKeep. Notre objectif est de vous aider à en savoir plus sur Outlook, le principal logiciel de gestion de courrier électronique et de temps personnel de Microsoft.

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Table des matières

Introduction
Qu'est-ce qu'Outlook ?
Comment configurer Outlook
Comment importer et exporter des contacts dans Outlook

Importer des contacts dans Outlook
Exporter des contacts depuis Outlook

Comment gérer les contacts dans Outlook

Ajouter un nouveau contact
Ajouter un contact aux favoris
Afficher et modifier les informations de contact
Supprimer un contact

Comment ajouter une signature Outlook professionnelle

Comment créer une nouvelle signature électronique
Comment personnaliser votre signature électronique

Comment rédiger et envoyer des e-mails dans Outlook
Comment envoyer des pièces jointes dans Outlook
Comment utiliser les calendriers dans Outlook

Comment ajouter des éléments de calendrier
Comment importer un calendrier
Comment rechercher des éléments de calendrier

Comment collaborer dans Outlook

Comment ouvrir ou joindre un fichier dans Outlook
OneDrive
Réunions

Comment planifier des réunions dans Outlook
Comment créer des tâches et des listes de tâches dans Outlook
Comment créer des filtres dans Outlook
Comment créer des catégories, des indicateurs et des couleurs dans Outlook

Comment attribuer une catégorie à un e-mail
Comment créer des catégories de couleurs
Comment créer des indicateurs

Comment utiliser les rappels dans Outlook

Comment définir un rappel pour les messages
Comment définir un rappel pour les tâches
Comment ignorer les rappels d'événements passés

Comment ignorer les conversations dans Outlook
Comment nettoyer votre boîte de réception Outlook
Comment désactiver l'archivage automatique dans Outlook
Comment gérer les règles dans Outlook

Créer une règle
Créer des règles à l'aide de l'assistant de règles
Exécuter les règles manuellement
Supprimer une règle

Comment définir « Absent du bureau » dans Outlook
Comment planifier un e-mail dans Outlook
Comment bloquer un expéditeur dans Outlook
Comment résoudre les problèmes liés à Microsoft Outlook Mobile

L'application Outlook plante
Impossible de se connecter à l'application Outlook
Impossible d'installer l'application Outlook
Les contacts et le calendrier ne se synchronisent pas

Introduction

Voulez-vous apprendre tout ce que vous devez savoir pour devenir un utilisateur expérimenté d'Outlook ? Cet e-book explique en détail le fonctionnement de la suite de messagerie et de gestion personnelle de Microsoft, que vous travailliez seul ou en équipe.

Vous découvrirez les fondements d'Outlook et comment effectuer les tâches de base dont vous aurez besoin dans votre vie quotidienne. Plus loin dans l'ebook, nous abordons également certaines fonctionnalités avancées et guides de dépannage.

Si vous avez des questions après avoir lu notre livre électronique, n'hésitez pas à nous contacter à l'adresse SoftwareKeep pour obtenir de l'aide.

Qu'est-ce qu'Outlook ?

Microsoft Outlook est une application permettant de gérer vos informations personnelles et votre emploi du temps. Bien qu'il soit principalement connu et utilisé pour ses capacités de messagerie électronique, il inclut également des fonctionnalités telles qu'un calendrier, un journal, des notes, la gestion des contacts, la gestion des tâches, ainsi que la navigation Web.

Outlook fait partie de la famille de produits Microsoft Office plus large, mais peut également être acheté en tant que programme autonome. Outlook s'associe bien à Microsoft Exchange Server et Microsoft SharePoint Server, qui répond aux besoins des équipes et des organisations qui partagent des boîtes de réception. calendriers ou autres données.

Avec plus d'un million d'utilisateurs mensuels actifs, Outlook est l'un des principaux clients de messagerie et applications de gestion personnelle dans le monde.

Comment configurer Outlook

Pour configurer Outlook, vous devrez ajouter un compte de messagerie. Il existe différents types de comptes de messagerie que vous pouvez ajouter à Outlook, notamment les comptes Microsoft 365, Gmail, Yahoo, iCloud et Exchange.

Veuillez noter que certains fournisseurs de messagerie tiers, tels que Gmail et iCloud, vous demandent de modifier les paramètres de leurs sites Web avant vous pouvez ajouter votre (vos) compte(s) à Outlook. Avec cela, vous pouvez obtenir l’aide du fournisseur lui-même.

Ouvrez Outlook, puis sélectionnez Ajouter un compte dans le menu Fichier.
En fonction de votre version d'Outlook, suivez les instructions ci-dessous :

Dans Outlook pour Microsoft 365 et Outlook 2016 : saisissez votre adresse e-mail et cliquez sur Connecter.
Dans Outlook 2013 et Outlook 2010 : saisissez votre nom, votre adresse e-mail et votre mot de passe, puis cliquez sur Suivant.

Vous serez peut-être invité à saisir à nouveau votre mot de passe. Ensuite, cliquez sur Ok → Terminer pour terminer le processus de configuration.

Comment importer et exporter des contacts dans Outlook

Importer des contacts dans Outlook

L'importation de contacts peut prendre du temps, mais c'est une partie importante de l'organisation. Voyons comment importer réellement ces contacts et vous mettre sur la bonne voie pour vivre dans le cloud.

Créez un document Excel avec une liste de contacts que vous souhaitez importer dans Outlook. Enregistrez ce document sous .csv (signifie valeurs séparées par des virgules) en vous dirigeant vers Fichier → Enregistrer sous, puis sélectionnez (*.csv) dans le menu déroulant des formats.
Ouvrez Outlook. Pour importer votre liste de contacts, accédez à Fichier → Ouvrir et exporter → Importer/Exporter. Ici, sélectionnez Importer depuis un autre programme ou fichier et cliquez sur Suivant pour continuer.
Sélectionnez Valeurs séparées par des virgules, puis cliquez sur le bouton Parcourir. Localisez votre .csv et sélectionnez-le. Vous pouvez désormais choisir la manière dont vous souhaitez qu'Outlook gère les contacts en double :

Remplacer les doublons par des éléments importés
Autoriser la création de doublons
Ne pas importer d'éléments en double

Dans la zone Importer un fichier, sélectionnez Contacts. Pour fermer l'assistant, cliquez sur le bouton Terminer. Vous pourrez afficher vos contacts importés en sélectionnant Personnes dans Outlook.

Exporter des contacts depuis Outlook

L'exportation de votre liste de contacts est un moyen de visualiser facilement vos contacts sur n'importe quel ordinateur que vous rencontrez. Le processus est simple et permettra un accès rapide à vos contacts.

Ouvrez Outlook. Pour importer votre liste de contacts, accédez à Fichier → Ouvrir et exporter → Importer/Exporter. Ici, cliquez sur Exporter vers un fichier.
Sélectionnez Fichier de données Outlook (.pst) et cliquez sur Suivant pour continuer.
Sélectionnez Contacts sous le compte de messagerie à partir duquel vous souhaitez exporter les contacts.
Cliquez sur Parcourir et accédez à l'endroit où vous souhaitez enregistrer votre .pst avec les contacts. Saisissez un nom de fichier et cliquez sur OK.
Pour fermer l'assistant, cliquez sur Terminer.
Si vous souhaitez définir un mot de passe pour protéger vos contacts, saisissez-le une fois dans les champs Mot de passe et Vérifier le mot de passe. plus pour confirmer, puis cliquez sur OK.

Si vous souhaitez contourner la définition d'un mot de passe, laissez les zones de mot de passe vides et sélectionnez OK.

Comment gérer les contacts dans Outlook

Ajouter un nouveau contact

Ce guide se concentre sur l'ajout d'un nouveau contact à partir de zéro. Il existe d'autres moyens d'ajouter des contacts à vos comptes Outlook, par exemple à partir de la carte de profil ou de l'annuaire d'entreprise d'une personne, le cas échéant.

Connectez-vous à votre compte Outlook sur le Web.
Sélectionnez l'icône Personnes en bas du volet de navigation. Cela ouvrira la page Personnes. Dans la barre d'outils, sélectionnez Nouveau contact.
Saisissez tous les détails nécessaires pour le contact. Sélectionnez l'option Ajouter plus pour ajouter des informations supplémentaires, telles que l'adresse ou la date de naissance d'un contact.
Cliquez sur Créer pour ajouter le nouveau contact à votre liste.

Ajouter un contact aux favoris

Pour un accès facile, vous pouvez ajouter des contacts à votre liste de favoris. Pour ajouter quelqu'un à vos favoris, sélectionnez simplement le contact, puis sélectionnez Ajouter aux favoris dans la barre d'outils.

Les contacts favoris dotés d'une adresse e-mail apparaîtront dans le volet de navigation de Mail, vous permettant de voir toutes leurs adresses e-mail au même endroit.Afficher et modifier les informations de contact

Sur la page Personnes, sélectionnez le contact dans le volet central pour afficher ou modifier les informations le concernant. Ce que vous voyez ici est une version de la carte de profil, ce qui signifie que les onglets et sections que vous voyez peuvent varier d'un contact à l'autre.

Fichiers : consultez les fichiers récents que le contact a partagés avec vous.
E-mail : consultez les e-mails et pièces jointes récents entre vous et le contact.
LinkedIn : si le contact possède un profil LinkedIn public, vous verrez les informations LinkedIn ici.

Pour modifier un contact, cliquez sur le bouton Modifier le contact à côté des informations de contact, ou sélectionnez Modifier dans la barre d'outils.

Supprimer un contact

Sélectionnez un ou plusieurs contacts, puis cliquez sur Supprimer.
Cliquez à nouveau sur Supprimer pour confirmer l'action.

Comment ajouter une signature Outlook professionnelle

Signer votre nom sur un e-mail est important lorsque vous essayez de rester professionnel dans l'environnement de travail. Pour ce faire, il suffit de suivre quelques étapes simples. Il est très simple de le personnaliser vous-même de différentes manières.

Comment créer une nouvelle signature électronique

Ouvrez Outlook et cliquez sur Nouveaux e-mails pour rédiger un nouveau message.
Accédez au menu de signature et sélectionnez Signatures pour ouvrir les options de signature.
Puisque vous créez une nouvelle signature, cliquez sur Nouveau. Vous saisirez ensuite le nom que vous souhaitez utiliser comme signature à la fin de vos e-mails. Une fois que vous l'avez saisi, appuyez sur Ok.

Comment personnaliser votre signature électronique

Pour personnaliser encore davantage votre signature électronique, insérez simplement votre signature, puis affichez toutes les différentes options de format qui s'offrent à vous.

Sélectionnez votre favori et cliquez sur Ok. Pour utiliser l'e-mail que vous venez de créer, cliquez sur « Nouvel e-mail » et il devrait apparaître, prêt à être présenté dans le prochain e-mail que vous créez et envoyez.

Comment rédiger et envoyer des e-mails dans Outlook

L'utilisation d'Outlook est très similaire à l'utilisation de n'importe quelle plateforme de messagerie en ligne. Cependant, cela vous aide à être plus efficace en vous familiarisant avec toutes les étapes à suivre pour l'utiliser pour rédiger et envoyer des e-mails.

Commencez par sélectionner l'option Nouvel e-mail sur l'écran Accueil pour commencer à configurer un nouveau message.
Cliquez dans le champ de texte nommé À, Cci ou Cc et saisissez une adresse email ou le nom d'un contact.
Ensuite, cliquez dans la case Objet et saisissez l'objet de votre message. Votre destinataire le verra en premier lorsqu’il recevra une notification concernant votre e-mail.
Pour saisir votre message, cliquez sur le corps de l'e-mail et commencez à taper. Outlook vous offre de nombreuses options de formatage, alors n’hésitez pas à les utiliser.
Après avoir rédigé votre message, cliquez sur Envoyer.

Comment envoyer des pièces jointes dans Outlook

L'envoi d'un fichier avec votre e-mail peut être réalisé très facilement en ajoutant une pièce jointe à votre e-mail. Voici les étapes pour ce faire.

Ouvrez Outlook, puis accédez à Accueil puis sélectionnez Nouvel e-mail.
Si vous souhaitez envoyer un fichier avec une adresse e-mail existante, vous pouvez le faire en sélectionnant Répondre, Répondre à tous, ou Transférer.
Accédez à Accueil, puis sélectionnez Joindre un fichier. Vous verrez plusieurs options parmi lesquelles choisir :

Parcourir ce PC : recherchez vos fichiers et sélectionnez-en un sur votre ordinateur local.
Éléments récents : parcourez la liste des fichiers avec lesquels vous avez récemment travaillé et sélectionnez un fichier dans cette liste. Ces fichiers peuvent exister soit dans des emplacements du réseau interne, dans des fichiers de groupe, soit être enregistrés sur un ordinateur local.
Élément Outlook : votre e-mail peut être joint sous forme de message texte ou de pièce jointe.
Calendrier : vous pouvez insérer un calendrier dans votre courrier électronique. Ce calendrier ne peut même pas inclure des plages de dates spécifiques ni d'autres détails.
Carte de visite : cela vous permet de joindre une carte de visite électronique à votre message.
Parcourir les emplacements Web : vous pouvez sélectionner des fichiers à partir d'emplacements auxquels vous avez accédé précédemment, tels que des sites SharePoint, des fichiers de groupe ou OneDrive.
Signature : Vous pouvez ajouter votre signature à la fin de votre message.

Pour sélectionner une pièce jointe, cliquez sur Joindre un élément, puis recherchez votre fichier. Gardez les éléments suivants à l'esprit :

La taille d'un fichier joint et son nom seront affichés si vous passez votre curseur au-dessus. Utilisez-le pour localiser votre fichier ciblé.
Pour supprimer un fichier joint, sélectionnez la flèche vers le bas, puis sélectionnez Supprimer la pièce jointe dans la liste déroulante. liste affichée.

Comment utiliser les calendriers dans Outlook

Le calendrier Outlook vous permet de suivre les événements à venir, tant personnels que professionnels. Planifiez facilement des réunions, des rendez-vous et d'autres événements, puis invitez vos contacts à vous rejoindre.

Comment ajouter des éléments de calendrier

Ouvrez Outlook, puis restez sur l'onglet Accueil. Cliquez sur le groupe Nouveaux éléments, puis sélectionnez l'une des options suivantes :

Rendez-vous
Réunion
Événement toute la journée
Réunion Skype
Plus d'articles

Remplissez toutes les informations nécessaires, telles que le champ sujet, emplacement, début et heure de fin, ainsi qu'une description de l'événement.
Une fois que vous avez renseigné toutes les informations requises, cliquez sur Enregistrer et fermer. L'événement apparaîtra désormais dans votre calendrier.

Comment importer un calendrier

Vous et d'autres personnes pouvez utiliser le calendrier Outlook sans craindre de perdre des événements déjà planifiés. Importez simplement un autre calendrier que vous avez utilisé précédemment dans Outlook en suivant les étapes ci-dessous.

Dans Outlook, cliquez sur Fichier → Ouvrir et exporter. De là, vous recevrez une boîte de dialogue et vous devrez choisir le type de fichier que vous souhaitez importer.
Sélectionnez un iCalendar (.ics) ou vCalendar (.vcs) et importez-le dans Outlook. Tous les éléments contenus dans le calendrier externe seront automatiquement ajoutés à votre calendrier Outlook.

Comment rechercher des éléments de calendrier

Lorsque la vie est chargée, vos emplois du temps commencent à se remplir rapidement. C'est un gros effort d'enregistrer chaque événement dans votre calendrier. Cependant, avec le temps, il est facile d’oublier quand et où se trouvent certaines choses.

Lorsque vous sélectionnez un calendrier, saisissez un mot clé dans le champ de recherche. Cela vous montrera une liste de vos résultats de recherche surlignés en jaune.

Pour affiner votre recherche, essayez de saisir plusieurs mots clés à la fois.

Si vous avez reçu plus de 30 éléments, vous pouvez faire défiler la liste vers le bas et cliquer sur "Plus à voir", ce qui chargera des résultats supplémentaires.
Vous pouvez également affiner votre recherche en incluant AND, OR ou PAS pendant que vous effectuez une recherche. Chacun de ces mots a une fonction différente. Leurs fonctions peuvent vous aider lors de vos recherches dans votre calendrier.

Notez que AND, OR et NOT doivent être capitalisé. Assurez-vous de ne pas utiliser de guillemets lorsque vous les saisissez.

Comment collaborer dans Outlook

La collaboration sur Outlook est l'un des moyens les plus efficaces de travailler sur des documents avec d'autres personnes. Cette section vous guidera à travers les étapes de collaboration dans Outlook.

Comment ouvrir ou joindre un fichier dans Outlook

Pour commencer à collaborer sur un seul document, vous devez d'abord joindre un document à un e-mail sur Outlook et inclure toutes les personnes avec lesquelles vous travaillez.

Assurez-vous que la pièce jointe est téléchargée sur OneDrive avant de commencer à travailler et envoyez-la à toutes les personnes travaillant sur le document. Alternativement, si vous avez reçu un e-mail avec une pièce jointe de la part d'une personne avec laquelle vous collaborez, ouvrez la pièce jointe pour commencer à travailler.

OneDrive

La pièce jointe doit être stockée dans OneDrive pour que toutes les personnes impliquées puissent voir le fichier. Afin de savoir si la pièce jointe est déjà stockée sur OneDrive, assurez-vous simplement que la pièce jointe comporte une icône en forme de nuage. Si ce n'est pas le cas, vous aurez la possibilité de le stocker sur OneDrive et de travailler dessus à partir de là.

Réunions

Afin de collaborer correctement sur la pièce jointe avec d'autres membres, vous pouvez également organiser et assister à des réunions avec d'autres membres. Outlook a également la possibilité d'organiser des réunions via Skype et vous permet de travailler sur le document en équipe, de prendre des notes de réunion sur le même document et de communiquer facilement.

Comment planifier des réunions dans Outlook

Il n’a jamais été aussi simple d’organiser une réunion que dans Outlook. Vous organisez la réunion et quelques clics dirigeront les membres de votre équipe vers la vidéoconférence. Outlook est également directement lié à Skype pour encore plus d'outils de réunion.

Cliquez sur le bouton Nouveaux éléments sous l'onglet Accueil dans Outlook.
Dans le menu déroulant, sélectionnez Réunion. Dans la fenêtre Réunion, vous devez sélectionner Rejoindre la réunion Skype.
Ajoutez tous les détails souhaités, tels que le Sujet et le Lieu de la réunion.
Invitez des personnes à la réunion en saisissant leurs coordonnées.

Avec Outlook, vous pouvez vérifier quand vos invités sont libres grâce à l'onglet Planification. Cet outil vous permettra de voir quel est le meilleur moment pour tenir votre réunion.

Une fois que vous avez choisi le moment idéal, envoyez l'invitation aux membres de votre équipe et commencez à travailler ensemble.

Comment créer des tâches et des listes de tâches dans Outlook

Lorsque vous utilisez Outlook, la création de tâches et de listes de tâches est simplifiée. La liste de vos courses ou objectifs de la journée permet de voir tout ce que vous devez accomplir. Il vous aide à prendre les mesures appropriées pour accomplir les tâches et gérer votre propre temps.

Sélectionnez Nouveaux éléments → Tâche, ou appuyez simplement sur la touche Ctrl + Maj + K raccourci clavier.
Dans la zone Sujet, saisissez un nom pour la tâche. Nous vous recommandons de conserver le nom de la tâche court et de développer les détails dans la zone de description.
S'il existe une date de début ou une date limite fixe, définissez la Date de début et/ou la Date d'échéance. Vous pouvez également définir un rappel si vous le souhaitez.
Si nécessaire, définissez la priorité de la tâche sur une priorité supérieure ou inférieure à l'aide de la sélection Priorité.
Lorsque vous avez terminé de configurer la tâche, cliquez sur Tâche → Enregistrer et fermer.

Comment créer des filtres dans Outlook

Même si votre boîte aux lettres est bien organisée, il est parfois impossible de parcourir des centaines d'e-mails pour trouver celui dont vous avez besoin. Si vous avez besoin de trouver rapidement un e-mail, le meilleur outil pour ce travail est la fonction de recherche avec filtres.

Tout d'abord, cliquez sur la barre de recherche, qui se trouvera au-dessus de la liste des conversations.
Tapez l'objet, les adresses ou les expressions contenues dans l'e-mail que vous souhaitez rechercher.
Élargissez ou affinez votre recherche en sélectionnant vos options de recherche : Toutes les boîtes aux lettres, Boîte aux lettres actuelle, Dossier actuel, Sous-dossier ou Tous les éléments Outlook.
Sélectionnez les critères qui vous aideront à affiner votre recherche dans la section Affiner. Les catégories peuvent être résumées comme ci-dessous :

De : se limiter aux e-mails provenant d'une personne spécifique.
Sujet : seuls les résultats basés sur le sujet sont affichés.
A des pièces jointes : seuls les résultats comportant des pièces jointes sont affichés.
Catégorisé : seuls les résultats appartenant à une catégorie spécifique sont affichés.
Cette semaine : affinez les résultats en fonction de l'heure de réception. Il existe également d'autres critères tels qu'Aujourd'hui, Hier, Cette semaine, La semaine dernière, Ce mois-ci, Le mois dernier, Cette année ou L'année dernière.
Envoyé à : affiche uniquement les messages qui vous ont été envoyés, qui ne vous ont pas été envoyés directement ou qui ont été envoyés à un autre destinataire.
Non lu : seuls les résultats non lus sont affichés.
Marqué : seuls les messages marqués par vous sont affichés.
Important : seuls les messages marqués comme importants sont affichés.
Plus : cela ouvrira des critères plus avancés, tels que Cc et la sensibilité.

Après avoir sélectionné les critères, choisissez Recherches récentes pour relancer la recherche. Gardez à l'esprit que seules les requêtes sont enregistrées, pas les résultats.

Comment créer des catégories, des indicateurs et des couleurs dans Outlook

Outlook vous permet de créer vos propres catégories uniques telles que finances, personnel, entreprise, etc. Avec Outlook, vous pouvez rester à jour et organisé dans tous les aspects de votre vie.

Comment attribuer une catégorie à un e-mail

Cliquez avec le bouton droit sur un message que vous souhaitez trier dans une catégorie et sélectionnez Catégoriser dans le menu contextuel.
Créez ou sélectionnez une catégorie dans laquelle placer l'e-mail. Vous pouvez également placer un article dans plusieurs catégories.

Comment créer des catégories de couleurs

Au début, les catégories sur Outlook sont nommées avec des couleurs génériques, affichées sous forme de tableau tel que votre boîte de réception. En attribuant à chaque catégorie un nom et une couleur différents, vous facilitez l'organisation et l'identification de toutes les informations dont vous disposez.

Dans Outlook, accédez à Accueil → Catégoriser → Toutes les catégories .
Sélectionnez Catégorie de couleur puis cliquez sur Renommer.
Tapez un titre approprié pour la catégorie sélectionnée. Si vous souhaitez changer la couleur de la catégorie, cliquez sur le menu déroulant Couleur.
Cliquez sur le bouton OK lorsque vous avez terminé.

Comment créer des indicateurs

how to create flags in outlook
Non seulement vous pouvez catégoriser tous vos e-mails, mais vous pouvez également définir des indicateurs pour certains événements, notes et tout ce dont vous pourriez avoir besoin de vous rappeler.

Sélectionnez l'e-mail que vous souhaitez signaler. Notez que les indicateurs Suivi sont utilisés uniquement pour les éléments donnant lieu à une action.
Cliquez sur l'icône Drapeau. Il devrait devenir rouge et un message de suivi apparaîtra dans l'en-tête de l'e-mail.
Pour supprimer l'indicateur, cliquez avec le bouton droit sur l'e-mail et sélectionnez Suivi → Marquer comme terminé dans la liste déroulante. menu.

Comment utiliser les rappels dans Outlook

Les rappels sont une version plus avancée des indicateurs. Outlook enverra automatiquement des fenêtres contextuelles de rappels que vous avez définis dans votre calendrier pour vous informer de l'arrivée de vos événements programmés.

Comment définir un rappel pour les messages

Accédez à votre liste de messages.
Sélectionnez le message dont vous souhaitez qu'il soit rappelé.
Dans la barre d'outils en haut de l'écran, cliquez sur Suivi → Ajouter un rappel.
Vous pouvez ajouter des informations à vos rappels, telles que l'heure, la date et la description.
Lorsque vous avez terminé de configurer le rappel, sélectionnez OK.
Une icône d'alarme apparaîtra sur le message : elle vous indique que le rappel a été envoyé avec succès.
Si vous devez modifier l'heure de votre rappel, cliquez sur Suivi → Rappel, puis modifiez l'un des éléments détails. Cliquez sur OK pour enregistrer les modifications.

Comment définir un rappel pour les tâches

Allez en bas de l'écran et choisissez Tâches. Vous pouvez également accéder à Accueil → Liste de tâches pour afficher les tâches.
Sélectionnez la tâche dans la liste pour laquelle vous souhaitez recevoir un rappel.
Choisissez la tâche et un délai pour respecter votre échéance dans le groupe Suivi. Cliquez sur OK pour enregistrer le rappel.
Si vous souhaitez supprimer un rappel de tâche, accédez au groupe Gérer la tâche et sélectionnez Supprimer de la liste.

Comment ignorer les rappels d'événements passés

Choisissez Fichier → Options → Avancé.
Dans la section Rappels, assurez-vous que Ignorer automatiquement les rappels pour les événements passés est sélectionné.

Comment ignorer les conversations dans Outlook

Les conversations sont un excellent moyen d'organiser vos e-mails. Il s'agit d'e-mails regroupés par sujets et organisés par ordre chronologique. Parfois, ces conversations peuvent s’accumuler et devenir inutiles, créant ainsi un encombrement dans votre boîte aux lettres.

Si cela se produit, vous pouvez simplement ignorer/mettre en sourdine toute conversation qui ne vous concerne plus.

Sélectionnez la conversation que vous souhaitez ignorer ou n'importe quel e-mail dans le fil de discussion.
Cliquez sur Ignorer.
Sélectionnez Ignorer la conversation pour terminer le processus.

S’il n’y apparaît pas, pas de panique. La case n'apparaîtra pas si vous avez préalablement coché la case Ne plus afficher ce message, il vous suffit donc de la décocher.

Pour continuer à recevoir des mises à jour sur une conversation que vous avez précédemment désactivée, décochez simplement la case.

Comment nettoyer votre boîte de réception Outlook

S'ils sont laissés sans surveillance, les anciens messages qui ne sont plus pertinents dans votre vie encombreront votre boîte de réception. Il est recommandé de nettoyer votre boîte de réception au moins une fois par mois pour éviter que cela ne se produise.

Tout d'abord, choisissez une conversation que vous souhaitez nettoyer. Assurez-vous de vérifier que la conversation ne contient aucune information importante que vous souhaitez conserver.
Cliquez sur Nettoyer → Nettoyer la conversation.
Enfin, sélectionnez à nouveau Nettoyer lorsque la boîte de dialogue contextuelle apparaît sur votre écran.

Comment désactiver l'archivage automatique dans Outlook

L'archivage des e-mails est important pour rester crédible et organisé. Cependant, Outlook archive automatiquement vos fichiers et tente de réduire la taille du fichier en supprimant les anciens e-mails et en les plaçant dans un fichier séparé. Vous devez désactiver cette option dès que possible pour éviter de perdre des informations cruciales.

Ouvrez Outlook, puis accédez à Fichier → Options → Avancé.
Sous la section Archive automatique, cliquez sur Paramètres d'archivage automatique.
Assurez-vous que la case Exécuter l'archivage automatique tous les n jours n'est pas cochée. Cela garantira que l’archivage automatique ne se produit pas dans votre boîte de réception e-mail.

Comment gérer les règles dans Outlook

Créer une règle

Cliquez avec le bouton droit sur n'importe quel message dans votre boîte de réception ou sélectionnez un dossier de courrier électronique et cliquez sur Règles.
Sélectionnez une option qui vous convient. Notez qu'Outlook suggère toujours de créer une règle basée sur le destinataire et l'expéditeur. Pour obtenir plus d'options, sélectionnez Créer une règle.
Dans la boîte de dialogue Créer une règle qui s'ouvre, sélectionnez une ou plusieurs conditions dans la section "Lorsque je reçois un e-mail contenant toutes les conditions sélectionnées,".
Dans la section « Procédez comme suit, », vous disposez des options suivantes :

Définir une règle pour déplacer un message vers un dossier
Jouer un son sélectionné
Affichage dans la nouvelle fenêtre d'alerte d'article

Cliquez sur OK pour enregistrer votre règle.

Créer des règles à l'aide de l'assistant de règles

En règle générale, vous pouvez créer trois règles à l'aide de l'assistant de règles.

Règle Restez organisé : cette règle permet de filtrer et de suivre les messages.
Règle Restez à jour : cette règle vous envoie une notification si un message correspond à des critères spécifiques.
Règles personnalisées : ce sont des règles créées sans modèle.

Pour créer une règle à l'aide de l'Assistant Règles dans Outlook, procédez comme suit :

Accédez à la dernière page de l'assistant de règles et donnez un nom à votre règle.
Si vous souhaitez appliquer la règle aux messages que vous avez déjà reçus, cochez Exécuter cette règle maintenant sur les messages déjà dans « Boîte de réception."
Notez que par défaut, la règle est toujours cochée. Vous pouvez décocher la case si vous ne souhaitez pas que la règle soit appliquée.
Cliquez sur Terminer pour enregistrer et activer la règle.

Exécuter les règles manuellement

Dans l'onglet Fichier, sélectionnez Gérer les règles et les alertes.
Ensuite, dans l'onglet Règles de messagerie, sélectionnez Exécuter les règles maintenant.
Dans la boîte de dialogue Exécuter les règles maintenant, sous la section Sélectionner les règles à exécuter, choisissez les règles que vous souhaitez exécuter.
Dans la zone Exécuter dans le dossier, vous pouvez sélectionner un autre dossier en choisissant Parcourir, en sélectionnant le dossier et en cliquant sur OK.
Acceptez les paramètres par défaut de tous les messages dans la liste Appliquer aux règles. Vous pouvez également modifier la lecture des messages non lus.
Enfin, cliquez sur le bouton Exécuter maintenant.

Supprimer une règle

Les règles sont toujours créées pour faciliter le travail et l'organisation. Cependant, si la règle n’a plus de sens, cela vaut la peine de la supprimer pour garder votre liste organisée.

Pour supprimer une règle dans Outlook, suivez les étapes ci-dessous :

Ouvrez l'onglet Fichier et sélectionnez Gérer les règles et les alertes.
Dans la boîte de dialogue Règles et alertes, accédez à l'onglet Règles de messagerie et sélectionnez la règle que vous souhaitez supprimer.
Cliquez sur le bouton Supprimer, puis cliquez sur OK.

Comment définir « Absent du bureau » dans Outlook

Absent du bureau envoie une réponse automatique aux e-mails entrants lorsque vous êtes absent de votre ordinateur pendant une période prolongée. De cette façon, les gens sauront quand vous contacter ou pourquoi vous ne répondez pas aux messages.

Ouvrez Outlook et cliquez sur Fichier → Réponses automatiques (absence du bureau).

Si vous ne voyez pas cette option, vous n’êtes pas connecté avec un compte Exchange.

Sélectionnez l'option Envoyer des réponses automatiques.
Définissez une plage de dates pour vos réponses automatiques en cochant la case Envoyer uniquement pendant cette plage horaire :. Sinon, vous devrez les désactiver manuellement.
Saisissez vos réponses automatiques dans les onglets Dans mon organisation et En dehors de mon organisation. Vous pouvez laisser l’un des onglets vide si vous ne souhaitez pas envoyer de messages automatisés à des personnes internes ou externes à votre organisation.

Remarque : Pour éviter de répondre aux courriers indésirables, il est recommandé de sélectionner Mes contacts uniquement.

Cliquez sur le bouton OK pour enregistrer vos paramètres.

Comment planifier un e-mail dans Outlook

Parfois, vous ne souhaitez pas envoyer de messages tout de suite. Pour planifier ou retarder un e-mail, procédez comme suit.

Rédigez votre message. Avant de l'envoyer par e-mail, sélectionnez la flèche Plus d'options dans le groupe Balises du ruban.
Sous Options de livraison, cochez la case Ne pas livrer avant. Désormais, vous pouvez définir manuellement la date et l’heure de livraison.
Cliquez sur Fermer.
Continuez à rédiger votre message ou appuyez sur Envoyer. Outlook stockera automatiquement cet e-mail et le remettra aux destinataires à la date et à l'heure que vous avez définies.

Comment bloquer un expéditeur dans Outlook

Voulez-vous ne plus recevoir de messages de quelqu'un ? Vous pouvez facilement les ajouter à votre liste de blocage, les empêchant ainsi de vous parvenir via Outlook. Les e-mails des expéditeurs bloqués seront automatiquement déplacés vers la boîte aux lettres indésirable, gardant ainsi vos boîtes de réception ciblées propres.

Dans la liste des messages, sélectionnez n'importe quel message de l'expéditeur que vous souhaitez bloquer.
Dans la barre de menus Outlook, sélectionnez Message → Courrier indésirable → Bloquer l'expéditeur.
Outlook stocke automatiquement l'adresse e-mail de l'expéditeur et l'ajoute à votre liste d'expéditeurs bloqués. Notez que les expéditeurs sont bloqués compte par compte, ce qui signifie que seul le compte que vous utilisez actuellement sera affecté.

Comment résoudre les problèmes liés à Microsoft Outlook Mobile

Il existe quelques problèmes principaux que les utilisateurs rencontrent sur Outlook Mobile. Nous passerons en revue certains des plus courants et les étapes nécessaires pour y remédier.

L'application Outlook plante

Si l'application Outlook se bloque à chaque fois que vous l'ouvrez, essayez de vider le cache du navigateur sur votre appareil :

Comment vider le cache du navigateur sur Android (Google)
Comment vider le cache du navigateur sur iOS (Apple)

Après avoir complètement vidé le cache de votre navigateur, supprimez l'application Outlook de votre appareil et réinstallez-la.

Impossible de se connecter à l'application Outlook

Vérifiez votre adresse e-mail et votre mot de passe pour vous assurer que vous saisissez correctement vos informations d'identification. Essayez de réinitialiser votre mot de passe si nécessaire.
Assurez-vous que votre compte de messagerie est pris en charge. Vous pouvez uniquement ajouter des comptes à Outlook à partir d'Exchange Online, Exchange Server, Office 365, Outlook.com, Yahoo! Mail, Gmail et iCloud.
Si vous n'êtes pas sûr du type de courrier électronique dont vous disposez, vérifiez auprès de votre fournisseur de messagerie, de votre fournisseur d'accès Internet (FAI) ou de l'équipe d'assistance de votre lieu de travail.
Si vous ne parvenez pas à vous connecter à un compte que vous avez déjà créé, supprimez votre compte et ajoutez-le à nouveau à l'application Outlook.

Impossible d'installer l'application Outlook

Vous devez effectuer certaines opérations pour installer l'application mobile Outlook sur votre appareil.

Vous devez disposer d'un appareil mobile répondant aux exigences de l'application à installer. Vous pouvez vérifier ces exigences sur la page d'installation de l'App Store ou du Google Play Store.
Vous devez disposer de suffisamment d'espace de stockage disponible pour s'adapter à la taille de l'application Outlook.
Une connexion Internet fonctionnelle telle qu'un réseau Wi-Fi ou des données mobiles est requise pour télécharger l'application Outlook.

Les contacts et le calendrier ne se synchronisent pas

Vos contacts et votre calendrier ne seront pas synchronisés si vous configurez votre messagerie en tant que compte POP ou IMAP. Dans ce cas, vous devrez créer un compte Exchange ActiveSync. Vous devez également vérifier que votre application de messagerie est autorisée à accéder à votre calendrier et à vos contacts.

Si votre messagerie fonctionne correctement sur un ordinateur, le problème est probablement dû à votre application de messagerie. Si le problème vient de votre application, vous devrez contacter leur équipe d'assistance. Par exemple, si vous rencontrez des problèmes avec l'application de messagerie iOS, contactez l'assistance Apple. pour évaluer et résoudre le problème.

Pour un accès plus facile et une meilleure gestion de vos contacts et calendriers, il est recommandé de télécharger et d'installer l'application Outlook Mobile.

Trouvez tout ce dont vous avez besoin

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