De grands ensembles de données peuvent vous obliger à diviser le prénom et le nom des personnes dans vos tableaux de données. Dans cet article, vous pouvez apprendre comment procéder. Découpez et découpez facilement vos données en suivant ce didacticiel Excel destiné aux utilisateurs débutants et intermédiaires.
Disons que vous travaillez à la création d'un modèle d'e-mail personnalisé. Chaque message doit contenir le nom du destinataire. Si vous souhaitez que ce soit plus convivial, vous souhaiterez utiliser uniquement les prénoms. Heureusement, Excel vous offre la possibilité de diviser le prénom et le nom dans des cellules distinctes.
Le fait de regrouper un grand nombre de données dans une seule cellule présente souvent des problèmes. Dans ce cas, c’est de la personnalisation. Parfois, trop de choses dans un champ peuvent également entraver votre capacité à trier et filtrer vos données. Vous pouvez utiliser les méthodes ci-dessous pour répartir davantage de types de données dans leurs propres cellules, telles que les adresses, les anniversaires, etc.
Table des matières
- Diviser les noms et prénoms dans Excel
- Méthode 1. Utiliser la fonction Texte en colonnes
- Méthode 2. Formules
- Méthode 3. Rechercher et remplacer
- Réflexions finales
Diviser les noms et prénoms dans Excel
Dans les guides ci-dessous, vous pouvez apprendre à séparer le prénom et le nom dans Excel. Pour les besoins de ce guide, nous utiliserons la dernière version de Microsoft Excel 2019. Toutefois, les étapes fonctionnent sur toutes les versions du logiciel.
Voulez-vous accéder gratuitement à Excel ? Essayez Excel Online, la version en ligne du logiciel, en constante évolution, fournie par Microsoft lui-même. Si vous avez besoin d’aide supplémentaire, n’hésitez pas à nous contacter.
Méthode 1. Utiliser la fonction Texte en colonnes
Texte en colonnes dans Excel vous permet de diviser les valeurs de texte en cellules distinctes dans une rangée. Vous pouvez l'utiliser pour séparer un prénom et un nom du nom complet.
-
Ouvrez le document Excel contenant vos noms, ou créez-en un nouveau et configurez vos données. Assurez-vous que vos cellules sont configurées de la même manière que dans notre exemple ci-dessous :
-
Utilisez votre curseur pour sélectionner tous les noms dans la colonne des noms complets. Dans notre exemple, nous sélectionnerons A2:A10.
-
Basculez vers l'onglet Données dans votre interface ruban. Celui-ci doit être situé entre l'onglet Formules et l'onglet Révision.
-
Cliquez sur le bouton Texte en colonnes, présent dans la section Outils de données. (Voir l'image ci-dessous)
- Une fenêtre contextuelle apparaîtra et lancera l'assistant de conversion de texte en colonnes. Cela peut être décomposé en 3 étapes, dont chacune nécessite des ajustements.
-
À l'étape 1, sélectionnez Délimité dans la section Type de données d'origine. Cela vous permettra d'utiliser l'espace comme séparateur entre le prénom et le nom. Cliquez sur Suivant pour continuer.
-
À l'étape 2, assurez-vous de décocher d'abord tous les délimiteurs, puis de cocher Espace uniquement. Encore une fois, cliquez sur Suivant pour continuer.
-
Assurez-vous de sélectionner le champ de votre sortie dans la section Destination. Pour notre exemple, nous avons sélectionné la première cellule de la colonne Prénom, B2. Cliquez sur Terminer pour terminer le processus.
Comme vu ci-dessous, nous avons réussi à séparer les noms et prénoms d'une seule cellule en 2 cellules distinctes. Cela ouvre une multitude d'options pour les e-mails personnalisés, l'analyse des données, etc.
Cependant, vous devez garder certaines choses à l’esprit lorsque vous utilisez cette méthode. Prenez note des avertissements suivants :
- Les données de vos cellules sont statiques. Lorsque vous modifiez le nom complet, le prénom et le nom ne s'ajusteront pas en fonction de vos modifications. Vous devrez les modifier manuellement pour refléter les modifications.
- Si vous ne spécifiez pas de cellule de destination, Text to Column écrasera la colonne actuelle. Cela efface les champs du nom complet et les remplace par des noms et prénoms séparés.
- Voulez-vous uniquement le prénom ou le nom ? À l'Étape 3, sélectionnez la colonne que vous souhaitez ignorer, puis sélectionnez l'option Ne pas importer de colonne (ignorer).
La méthode Text to Columns est la mieux adaptée lorsque vous travaillez avec des données cohérentes. Par exemple, lorsque tous les noms ont uniquement un prénom et un nom, ou que tous les noms ont un deuxième prénom. Mélanger et faire correspondre conduira à des résultats erronés : si vos données sont incohérentes, travaillez plutôt avec des formules.
Méthode 2. Formules
Une approche différente pour séparer le prénom et le nom dans Excel consiste à utiliser des formules. Pour cela, vous aurez besoin de 3 formules différentes, selon que vous avez ou non des deuxièmes prénoms dans votre liste.
La force de l'utilisation des formules réside dans leur manière dynamique d'extraire les données. Si vous modifiez le nom complet, la modification sera automatiquement reflétée dans les cellules séparées du prénom, du deuxième prénom et du nom de famille.
Bien que cette méthode soit plus avancée, nous sommes là pour vous aider. Commençons par décomposer les 3 formules que vous utiliserez pour décomposer les noms complets.
1. Formule pour obtenir le prénom
Pour séparer le prénom du nom complet, vous devrez utiliser la formule suivante. Sélectionnez simplement n'importe quelle cellule vide comme destination, puis insérez ce qui suit : =LEFT(A2,SEARCH(" ",A2)-1)
Cette formule suppose que le nom complet est contenu dans la cellule A2. Si le vôtre est dans une position différente, assurez-vous de le modifier dans la formule. Par exemple Si votre premier champ de nom complet est D7, la formule devient : =LEFT(D7,SEARCH(" ",D7)-1)
Après avoir exécuté la formule une fois, vous pouvez facilement la répéter en positionnant votre curseur dans le coin inférieur droit de la cellule et en le faisant glisser vers le bas. Cela ajustera automatiquement la formule pour les autres champs du nom complet et séparera le prénom :
2. Formule pour obtenir le deuxième prénom
Disons que certaines des entrées de nom complet de votre ensemble de données ont un deuxième prénom. Dans ce cas, vous souhaiterez peut-être les extraire dans leur propre colonne. La formule suivante vous permettra de faire exactement cela : =MID(A2,SEARCH(" ",A2)+1,SEARCH(" ",SUBSTITUTE(A2," ","@",1)) -RECHERCHE(" ",A2))
Encore une fois, cette formule suppose que le nom complet est contenu dans la cellule A2. Si ce n’est pas le cas, assurez-vous de l’ajuster dans la formule elle-même. Vous pouvez également utiliser la poignée de déplacement pour copier et ajuster automatiquement la formule dans les autres cellules du nom complet et remplir la colonne du deuxième prénom.
Il est préférable d'utiliser des données cohérentes : si certaines entrées ont des deuxièmes prénoms, alors que d'autres n'en ont pas, les deuxièmes prénoms manquants seront remplacés par un #VALUE ! Erreur. Vous devrez vous en débarrasser manuellement.
3. Formule pour obtenir le nom de famille
Enfin, la dernière formule est utilisée pour extraire le nom de famille d'un nom complet. Sélectionnez simplement une cellule de destination, puis insérez ce qui suit : =RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(" ",A2))
Tout comme les formules précédentes, celle-ci suppose également que le nom complet est contenu dans la cellule A2. Si le vôtre est différent, assurez-vous de l'ajuster dans la formule elle-même. Utilisez la poignée de déplacement pour copier et ajuster automatiquement la formule dans les autres cellules du nom complet, et remplissez la colonne du nom de famille.
Dans le cas où vous avez également des deuxièmes prénoms, utilisez la formule suivante : =RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH("@",SUBSTITUTE(A2," ", "@",LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2," ","")))))
Encore une fois, remplacez toutes les instances de la cellule A2 si votre nom complet se trouve dans un champ différent.
Méthode 3. Rechercher et remplacer
À l'aide de caractères génériques, vous pouvez séparer le prénom et le nom grâce à la fonction Rechercher et remplacer d'Excel. C’est un peu étrange, mais cela fonctionne et cela pourrait être plus rapide que les autres options. Voyons comment vous pouvez diviser les noms complets en l'utilisant
1.Obtenez le prénom en utilisant Rechercher et remplacer
- Sélectionnez toutes les cellules contenant des noms complets, puis cliquez avec le bouton droit sur l'une d'entre elles et choisissez Copier dans le menu contextuel. Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier Ctrl + C.
-
Sélectionnez la cellule de destination, puis cliquez avec le bouton droit et choisissez Coller dans le menu contextuel. Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier Ctrl + V. Vous devriez avoir une copie exacte des noms complets.
-
Conservez la deuxième colonne sélectionnée et restez sur l'onglet Accueil. Cliquez sur le bouton Rechercher et sélectionner dans la section Édition à l'extrême droite.
-
Dans le menu contextuel, sélectionnez Remplacer. Une nouvelle fenêtre pop-up apparaîtra.
-
Tapez un espace ( ) caractère, puis un astérisque (*) dans le champ Rechercher quoi. Laissez l’autre champ vide, puis cliquez sur Remplacer tout.
- Fait !
2. Obtenez le nom de famille en utilisant Rechercher et remplacer
-
Sélectionnez toutes les cellules contenant des noms complets, puis cliquez avec le bouton droit sur l'une d'entre elles et choisissez Copier dans le menu contextuel. Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier Ctrl + C.
-
Sélectionnez la cellule de destination, puis cliquez avec le bouton droit et choisissez Coller dans le menu contextuel. Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier Ctrl + V. Vous devriez avoir une copie exacte des noms complets.
-
Conservez la deuxième colonne sélectionnée et restez sur l'onglet Accueil. Cliquez sur le bouton Rechercher et sélectionner dans la section Édition à l'extrême droite.
-
Dans le menu contextuel, sélectionnez Remplacer. Une nouvelle fenêtre pop-up apparaîtra.
-
Tapez un astérisque (*), puis espace ( ) caractère dans le champ Rechercher quoi. Laissez l’autre champ vide, puis cliquez sur Remplacer tout.
- Fait !
Réflexions finales
Nous espérons que cet article vous a appris à séparer les noms complets en prénom et nom dans Microsoft Excel. Utilisez les méthodes ci-dessus pour créer facilement des fiches techniques riches et personnalisées. Vous pouvez même mélanger et assortir différentes techniques pour accélérer votre flux de travail !
Avant de partir
Revenez sur notre centre d'aide si vous avez besoin d'aide supplémentaire concernant Excel. Revenez nous voir pour des articles plus informatifs, tous liés à la productivité et à la technologie moderne !
Souhaitez-vous recevoir des promotions, des offres et des réductions pour obtenir nos produits au meilleur prix ? N'oubliez pas de vous inscrire à notre newsletter en entrant votre adresse email ci-dessous ! Recevez les dernières actualités technologiques dans votre boîte de réception et soyez le premier à lire nos conseils pour devenir plus productif.
Vous aimerez peut-être aussi
» Comment regrouper des feuilles de calcul dans Excel
» Comment ajouter une ligne de meilleur ajustement dans Excel
» Comment imprimer un quadrillage dans Excel