Avez-vous hâte de développer votre entreprise vers de plus hauts sommets ? Alors, que se passe-t-il si vous avez besoin d'un bon suivi de vos finances, d'une meilleure planification stratégique de vos rapports, d'une évaluation des transactions quotidiennes et d'une organisation des services administratifs, quels outils utilisez-vous ?
Dans ce cas, un logiciel de comptabilité d’entreprise peut être très bénéfique pour votre entreprise. QuickBooks pourrait être l'outil financier le plus idéal qui vous manque, pour aligner tous vos besoins organisationnels. Entre autres choses, cela vous aidera ;
- Suivre les revenus et les dépenses
- Générer des rapports pour la planification
- Gardez une trace des transactions quotidiennes
- Préparer la facturation et la paie
Alors, qu’est-ce que QuickBooks ?
QuickBooks est un logiciel de comptabilité qui répond aux besoins des petites et moyennes entreprises. Il vous permet de gérer les ventes et les dépenses, de générer des rapports, de remplir les taxes et bien plus encore. Il est développé par Intuit, l'un des principaux développeurs de logiciels financiers.
Ce logiciel de comptabilité propose un ensemble de rapports intégrés faciles à personnaliser et vous aide à prendre facilement le contrôle de vos finances.
Lorsque vous achetez QuickBooks, vous pourrez réaliser plusieurs choses, en fonction de ses fonctionnalités. Voici quelques éléments :
Migration des données, qui vous permet une transition en douceur des feuilles de calcul vers QuickBooks et vice versa. Cette fonctionnalité est très importante lorsque l’on prévoit de déplacer des données d’une plateforme à une autre.
Le logiciel est convivial et rend chaque tâche assez simple pour l'utilisateur. Les riches fonctionnalités qui l'accompagnent créent un environnement très bon et durable pour les petites et moyennes entreprises. Vous ferez l’expérience d’un processus de navigation en douceur. Il vous sera facile d'apprendre comment fonctionne le logiciel car la courbe d'apprentissage est très courte.
Chaque transaction de votre entreprise reste transparente et le logiciel continuera à enregistrer toutes les transactions liées à ce que vous avez configuré pour suivre. La génération de factures est simple et peut se faire via votre smartphone, tablette ou ordinateur.
Vous pouvez également utiliser QuickBooks pour les projections commerciales, car il est facile de générer des projections à venir. Si vous souhaitez générer des rapports sur les ventes, les bénéfices et les dépenses, il devient simple de réaliser ce processus.
Pour quelles petites entreprises utilisent QuickBooks ?
Les propriétaires de petites entreprises utilisent généralement QuickBooks pour gérer leurs factures, suivre les flux de trésorerie et payer leurs factures, entre autres. Ils utilisent également le logiciel pour générer des rapports financiers mensuels et de fin d'année ainsi que pour préparer les taxes professionnelles trimestrielles et annuelles.
Les principales utilisations de QuickBooks incluent :
Gérer les ventes et les revenus
Vous pouvez gérer facilement vos ventes et vos revenus grâce à QuickBooks. Vous pouvez utiliser le logiciel pour créer des factures et suivre les ventes par client. Cela vous aidera à rester au courant de ce que vos clients vous doivent – ce que l’on appelle communément les comptes clients, dans les cercles comptables.
Garder une trace des factures et des dépenses
QuickBooks gardera automatiquement une trace de vos factures et dépenses, car il connecte vos comptes bancaires et de carte de crédit au logiciel, afin de permettre de télécharger et de catégoriser toutes vos dépenses. Si vous avez besoin de suivre une transaction par chèque ou en espèces, vous pouvez l'enregistrer en quelques minutes grâce au logiciel.
Le logiciel vous aidera à payer vos factures à leur échéance. Vous pourrez payer vos factures toujours à temps en créant un rapport des comptes créditeurs en moins de deux minutes. Le rapport vous fournira des détails sur vos factures actuelles et en souffrance.
Obtenez des informations de reporting pour votre entreprise
En gérant toutes vos activités de flux de trésorerie et de sorties de trésorerie à l'aide du logiciel, vous pourrez accéder à plusieurs rapports qui fournissent des informations précieuses sur votre entreprise. Tous les rapports sont prédéfinis et peuvent être exécutés en quelques clics. Les rapports sont mis à jour en temps réel à mesure que vous saisissez et enregistrez des transactions.
Cela peut être très important, surtout si vous souhaitez fournir des informations financières à un investisseur potentiel ou à votre prêteur pour un prêt ou une marge de crédit à une petite entreprise. Vous pourrez également fournir d'autres rapports, notamment : Rapport de profits et pertes, rapport de bilan et état des flux de trésorerie, et si vous êtes propriétaire, vous pouvez consulter le meilleur logiciel de comptabilité pour les propriétaires.
Exécuter la paie
La paie est un domaine que vous ne devriez jamais essayer de gérer manuellement. Les erreurs que vous faites dans le calcul des salaires peuvent avoir des conséquences dévastatrices. QuickBooks possède sa propre fonction de paie qui peut calculer et exécuter automatiquement la paie aussi souvent que vous en avez besoin.
La meilleure partie de l'utilisation du logiciel est de l'intégrer pour maintenir vos états financiers à jour. Vous pourrez payer les employés par chèque ou par dépôt direct, remplir des formulaires de charges sociales et effectuer des paiements électroniques directs.
Suivi de l'inventaire
Si vous avez besoin de suivre l'inventaire, le logiciel vous aidera automatiquement à garder cette trace et vous mettra à jour lorsque vous saisissez des transactions. Bien que le suivi des stocks puisse être effectué sur Excel, notez que cela peut prendre beaucoup de temps.
Simplifier les impôts
Grâce à l'utilisation de QuickBooks en ligne, vous pourrez gérer toutes les taxes comptables de votre entreprise. De plus, vous pourrez accepter des paiements en ligne, ce qui contribuera à améliorer votre trésorerie. Vous pouvez ajouter une fonctionnalité de paiement intuitif d’un simple clic.
Options QuickBooks pour les petites entreprises
La gamme de produits QuickBooks comprend différentes versions telles que QuickBooks Online, QuickBooks Desktop, QuickBooks Self Employed et QuickBooks Mac. Chacune de ces versions offre une variété de fonctionnalités qui démarrent sur un forfait mensuel. Pour vous aider à décider lequel est le plus idéal pour vous, consultez ce qui suit :
QuickBooks en ligne
Il s'agit d'un produit basé sur le cloud qui ne nécessite aucune installation de logiciel. Il est disponible en trois abonnements – Simple Start, Essentials et Plus. Il est idéal pour toute entreprise de services qui n’a pas d’exigences de facturation compliquées. Il vous permet d'accéder à vos données depuis n'importe quel ordinateur doté d'une connexion Internet en utilisant une connexion sécurisée.
Bureau QuickBooks
QuickBooks Desktop est disponible en trois versions : Pro, Premier et Entreprise. Les trois versions du logiciel nécessitent que vous installiez le logiciel sur votre ordinateur. QuickBooks Pro est idéal pour les petites entreprises qui n'ont pas à fabriquer de produits.
QuickBooks Premier est idéal si vous avez une entreprise impliquée dans la fabrication, la vente au détail, la sous-traitance ou à but non lucratif. Le dernier est QuickBooks Enterprise, le plus adapté aux grandes entreprises. Ces versions de QuickBooks incluent un plan comptable et des rapports personnalisés.
QuickBooks Travailleur indépendant
QuickBooks Self Employed est le produit idéal pour les indépendants, les chauffeurs, les agents immobiliers et les personnes qui dirigent des entreprises d'auto-conseil. Il s'agit d'un produit basé sur le cloud accessible à partir de n'importe quel ordinateur disposant d'une connexion Internet et d'une connexion sécurisée.
Il est doté de fonctionnalités qui ne sont pas disponibles dans QuickBooks Online et QuickBooks Desktop. Il vous donne la possibilité de séparer les dépenses professionnelles des dépenses personnelles, de suivre les miles et de faciliter un transfert transparent des données vers TurboTax.
QuickBooks Mac
QuickBooks Mac est le seul produit de bureau disponible pour les utilisateurs Mac. Si vous ne souhaitez pas utiliser QuickBooks en ligne et que vous possédez un ordinateur Mac, l'autre meilleure option consiste à opter pour QuickBooks Mac. Le produit est très similaire à QuickBooks Pro et est idéal pour les petites entreprises qui ne fabriquent pas de produits.
Éléments clés à noter
QuickBooks peut vous offrir une solution idéale si vous avez hâte de gérer tout ce qui concerne la finance, depuis la gestion de la paie, le suivi des revenus et des dépenses et la création de packages de reporting financier. Il est idéal pour automatiser les processus chronophages tels que la préparation des rapprochements, surtout si vous n'avez pas de compte ou de comptable pour utiliser le logiciel.
Il est également bon de comprendre qu'il existe une différence entre Quicken et QuickBooks. Quicken est conçu pour suivre votre budget et vos dépenses personnels. Quelques personnes utilisent Quicken pour suivre les revenus et les dépenses de leur entreprise. Cependant, il n’a pas la capacité de gérer les ventes à vos clients ou de suivre l’inventaire comme le fait QuickBooks.
Vous n'avez pas besoin d'être comptable pour apprendre à utiliser QuickBooks. Bien qu'il soit doté de nombreuses fonctionnalités, il existe des didacticiels et des guides simples qui peuvent vous aider à démarrer rapidement. De plus, la courbe d’apprentissage est très courte. Bien que vous n'ayez pas besoin d'être comptable ou teneur de livres, cela ne fera jamais de mal si vous décidez de suivre un cours intensif rapide pour comprendre certaines bases de la comptabilité.
QuickBooks est un logiciel de comptabilité d'entreprise qui rationalise toutes les tâches associées à la tenue des comptes financiers en ordre, en particulier pour les propriétaires d'entreprise qui ont peu ou pas de connaissances financières. Il propose une version en ligne ainsi qu'une version sur site de son logiciel, pour aider les entreprises à choisir la version qui leur convient le mieux.
En raison de la quantité de nombreuses fonctionnalités dont il dispose, les utilisateurs qui manquent de connaissances en comptabilité peuvent trouver la navigation dans QuickBooks difficile. De plus, ses versions en ligne et de bureau ne peuvent pas être synchronisées, vous devez donc être prêt à travailler avec l'une ou à acquérir les deux. Dans l'ensemble, QuickBooks est un logiciel d'entreprise fantastique qui simplifiera toutes les tâches associées à la comptabilité financière, aux taxes et bien plus encore.