Aide-mémoire Microsoft Office PowerPoint

Microsoft PowerPoint est le logiciel de présentation leader sur le marché. Il vous permet de transmettre votre message à l'aide de diaporamas composés de texte, d'images, de vidéos, de modèles 3D et bien plus encore. Vous pouvez raconter une histoire en toute confiance, où que vous soyez dans le monde. PowerPoint vous permet de partager confortablement votre travail avec des camarades de classe, des amis, des collègues ou même devant un large public. Pour y parvenir, nos guides d’aide-mémoire PowerPoint sont utiles.

Même si vous êtes un utilisateur débutant ou si vous ne connaissez tout simplement pas grand chose en design, PowerPoint est l'outil idéal. Les fonctionnalités faciles à utiliser et conviviales vous permettent de réaliser des présentations professionnelles et accrocheuses tout en vous exprimant. Nous sommes là pour vous aider à tirer pleinement parti de ce que propose PowerPoint et à faire passer vos présentations au niveau supérieur en utilisant quelques trucs et astuces.

Conseil : Si vos amis, collègues ou vos employés ont besoin d'en savoir plus sur PowerPoint, ne soyez pas timide et partagez cet article ! La connaissance, c'est le pouvoir, et vous pouvez aider les autres à apprendre en partageant notre article.

Aller à :

1. Comment masquer le ruban
2. Menu Fichier, la zone des coulisses
3. Dis-moi ce que tu veux faire
4. Différents modes d'affichage
5. Utiliser QuickStart pour configurer une présentation
6. Raccourcis PowerPoint utiles que tout le monde devrait connaître

Perpétuel contre. Licence d'abonnement ? Lequel devriez-vous choisir ?

Comme la plupart des applications de la suite Office, PowerPoint est disponible à l'achat de deux manières différentes. Ces deux versions offrent des avantages et des inconvénients différents, mieux adaptés à des publics contrastés. Si vous ne savez pas quelle version de PowerPoint vous devriez acheter, lisez certainement cette section.

Si vous souhaitez posséder PowerPoint pour toujours et ne payer qu'un prix unique, Microsoft propose la possibilité d'acheter l'application avec une licence perpétuelle. Il s’agit certainement du plan le plus rentable, car vous ne devez payer qu’une seule fois, mais il présente certains inconvénients qui peuvent avoir un impact sur un client plus exigeant. Lorsque vous achetez PowerPoint avec une licence perpétuelle, vous ne recevrez aucune mise à jour logicielle future, ce qui signifie que vous ne pourrez utiliser que la version disponible. à l'époque. Il n’y a aucun moyen de contourner ce problème ; vous devez effectuer d’autres achats pour les versions futures.

D'un autre côté, acheter un abonnement Office 365 est certes un investissement à long terme en termes d'argent, mais il présente certains avantages. Les frais d'abonnement varient de 10 $ par mois à 100 $ par an, mais vous bénéficiez d'un accès immédiat à une large sélection d'applications et de services Office que vous pouvez utiliser avec PowerPoint. De plus, de nombreuses applications disposent de fonctionnalités qui ne sont disponibles qu'avec la version Office 365. Si vous souhaitez travailler activement avec Office dans un avenir prévisible, nous vous recommandons vivement d'opter pour une licence par abonnement.

Découvrez l'interface du ruban

Le ruban constitue un élément majeur des applications de la suite Office depuis de nombreuses années maintenant, puisqu'il a été introduit pour la première fois dans Office 2007. Il a été conçu pour faciliter la navigation et mettre fin à l’utilisation de menus à l’ancienne avec plusieurs niveaux de sous-menus. Avec le ruban, vous bénéficiez d'une navigation plus simple avec une interface très visuelle qui vous aide à localiser rapidement les outils que vous connaissez et aimez. Le ruban est votre principal et unique moyen de naviguer dans PowerPoint, ouvrant la possibilité de formater du texte, d'insérer des éléments, de mettre en œuvre des animations, de modifier vos diapositives et d'accéder à des fonctionnalités.

Contrairement aux versions précédentes de PowerPoint, le ruban des nouvelles versions telles que PowerPoint 2016 et PowerPoint 2019 a une conception plus plate et plus attrayante pour réduire l'encombrement sur votre écran, vous distrayant de votre travail. Cette interface minimaliste donne à PowerPoint un look moderne et élégant qui le distingue de ses concurrents. L'emplacement des outils et des fonctionnalités est à peu près le même que dans les versions précédentes, vous ne devriez donc pas avoir de difficulté à trouver vos commandes préférées. Si vous rencontrez des difficultés, utilisez simplement la nouvelle fonctionnalité Tell Me.

Comment masquer le ruban

Si nécessaire, vous pouvez masquer le ruban à tout moment en quelques clics simples. Il s'agit d'une astuce universelle parmi les applications Office, nous vous conseillons donc de la mémoriser si vous travaillez avec des applications telles que Word et Excel.

Il existe plusieurs paramètres et façons de modifier la façon dont le ruban s'affiche par défaut. En haut à droite de votre écran, vous verrez une icône intitulée « Options d'affichage du ruban », qui ouvre un menu déroulant proposant trois options différentes :

• Masquer automatiquement le ruban : cette option masque le ruban lui-même, ainsi que les onglets et les commandes qu'il contient par défaut. Lorsque cette option est sélectionnée, la seule façon de faire apparaître le ruban et son contenu est de cliquer sur la partie supérieure de l'écran PowerPoint.
• Afficher les onglets : cette option conserve les onglets du ruban mais masque toutes les commandes en dessous. Vous pouvez afficher les commandes en cliquant sur l'un des onglets, en appuyant sur les touches Ctrl + F1 de votre clavier ou en sélectionnant l'option « Afficher les onglets. et Commands” à la place.
• Afficher les onglets et les commandes : avec cette option, vous pouvez voir le ruban complet avec ses onglets et ses commandes visibles à tout moment.

Menu Fichier, la zone des coulisses

Lorsque vous cliquez sur le menu Fichier dans PowerPoint et dans d'autres applications Office, vous arrivez dans la zone que Microsoft appelle les « coulisses ». Ici, au lieu de voir un onglet avec des commandes alignées, vous obtenez une vue pleine page des informations et différentes fonctionnalités de base pour ouvrir et enregistrer des fichiers, imprimer et autres options de partage.

De plus, vous pouvez utiliser le menu Fichier pour afficher des informations sur votre diaporama actuel. Cela signifie voir l'heure de sa création, sa dernière modification, son propriétaire, ainsi que la taille du fichier, et bien plus encore. Vous pouvez également vérifier les problèmes d'accessibilité, ajouter une protection par mot de passe ou, en tant que propriétaire d'un fichier, modifier les autorisations de vos co-éditeurs.

Dis-moi ce que tu veux faire

La nouvelle fonctionnalité "Dites-moi ce que vous voulez faire" ou simplement "Dites-moi" a pour objectif de mettre des outils à portée de main même si vous ne connaissez pas leur place exacte dans le ruban. Vous pouvez l'utiliser en cliquant dessus juste à côté de l'onglet Affichage du ruban ou en appuyant sur les touches Alt + Q de votre clavier. Vous remarquerez que la fonctionnalité vous permet de taper. C'est à ce moment-là que vous pouvez indiquer à PowerPoint ce que vous voulez faire.

En fonction de votre requête, PowerPoint vous proposera des outils liés à votre recherche. Par exemple, si vous tapez « modifier l’arrière-plan de la diapositive », la barre Tell Me affichera automatiquement les options qui vous permettront d’effectuer exactement cette tâche.

Même si vous vous considérez comme un gourou de PowerPoint, la fonctionnalité Tell Me peut vous aider à accélérer votre travail. Vous n’aurez plus jamais besoin de fouiller dans le ruban ou d’effectuer une recherche en ligne pour retrouver une fonctionnalité.

Différents modes d'affichage

Lors de la création de présentations, il est utile d'avoir une perspective différente sur votre travail. PowerPoint propose de nombreux modes d'affichage qui vous permettent de mieux visualiser les diapositives que vous avez créées, souvent sous un angle différent. Il y a un petit aperçu des modes d'affichage disponibles et de leur fonctionnement :

• Vue normale : vue par défaut dans laquelle PowerPoint se charge. Cela inclut tous les éléments essentiels dont vous avez besoin pour travailler, tels que le ruban, le volet Diapositive ainsi que le volet Notes.
• Vue Plan : vue qui se concentre fortement sur votre contenu. Utilisez cette vue pour ajuster la structure de votre diapositive ou ajouter de plus grandes quantités de texte.
• Vue Trieuse de diapositives : cette vue affiche toutes les diapositives existantes de votre présentation sur un seul écran. Il vous permet de réorganiser l'ordre des diapositives ou d'ajouter facilement des effets de transition entre les diapositives.
• Vue Page de notes : affiche les diapositives de votre présentation dans une mise en page imprimable tout en affichant vos notes sous chaque diapositive. Pratique pour réviser un travail.
• Vue Lecture : il s'agit de la vue que vous souhaitez utiliser pour réviser facilement vos présentations une fois qu'elles sont terminées. Vous obtiendrez une fenêtre dans laquelle vous pourrez rapidement passer d'une diapositive à l'autre à l'aide de commandes simples.
• Vue Diaporama : vue utilisée pour présenter vos diapositives dans un environnement de diaporama. Utilisez cette vue lorsque vous présentez votre diapositive à votre public.

Utiliser QuickStart pour configurer une présentation

Si vous vous sentez intimidé par un diaporama vide, vous pouvez utiliser la fonctionnalité exclusive d'Office 365 appelée QuickStarter lorsque vous commencez à travailler sur une nouvelle présentation. Donnez-vous une longueur d'avance en ne perdant pas de temps à faire des recherches et à documenter les grandes lignes.

L'outil QuickStarter vous permet de saisir le sujet de votre présentation lorsque vous créez un nouveau document. Ensuite, choisissez parmi une liste de sous-thèmes et voyez la magie opérer alors que QuickStarter rassemble des ressources via le moteur de recherche Bing et Wikipédia. Examinez les diapositives générées, choisissez celles à conserver et commencez à les personnaliser !

QuickStarter complète chaque diapositive avec un thème et des graphiques d'arrière-plan si des images sont trouvées. Une fois que vous avez terminé, commencez à éditer et à affiner les détails et le contenu. Voilà !

N'oubliez pas d'activer l'enregistrement automatique

Si vous ne souhaitez pas sauvegarder constamment votre travail en craignant de le perdre, la fonctionnalité AutoSave est faite pour vous. En travaillant numériquement, beaucoup de choses peuvent mal se passer en peu de temps. Pensez à la fréquence à laquelle vous avez subi une panne de courant, une panne du système ou simplement l'arrêt d'Office en raison d'une erreur. Avec l'enregistrement automatique activé, vous n'aurez jamais à paniquer si l'une de ces choses vous arrive pendant que vous travaillez sur une présentation.

• Remarque : Cette fonctionnalité est uniquement disponible pour les utilisateurs d'Office 365. De plus, il enregistre uniquement les documents stockés dans OneDrive, OneDrive Entreprise ou SharePoint Online.

En plus d'enregistrer automatiquement votre travail au fur et à mesure que vous tapez, l'enregistrement automatique vous permet de restaurer des versions de fichiers plus anciennes via l'historique des versions.

Raccourcis PowerPoint utiles que tout le monde devrait connaître

Pour terminer cette aide-mémoire, nous avons décidé d'inclure certains des raccourcis clavier PowerPoint les plus utiles que vous pouvez utiliser pour accélérer votre travail :

• Ctrl + Rotation de la molette de la souris : Zoom sur le canevas.
• Alt + Chemise + Haut et Bas : réorganisez une liste à puces ou numérotée sans couper et coller le texte.
• Onglet : basculer entre les objets, les calques et les éléments.
• Ctrl + Z : annulez votre dernière modification.
• Ctrl + A : sélectionnez tous les objets de votre diapositive actuelle.
• Ctrl + G : regrouper les objets sélectionnés.
• Maj + bouton gauche de la souris : conserver les proportions pour dessiner des carrés et des cercles parfaits, et conserver les proportions des images lors du redimensionnement.
• Ctrl + D : Dupliquer le ou les objets actuellement sélectionnés.
• Ctrl + M : Insérer une nouvelle diapositive.
• Maj + F9 : basculer les lignes de la grille.
• Ctrl + L : Activez le pointeur laser virtuel dans la vue Diaporama.

Utiliser l'outil Idées de conception PowerPoint

Design Ideas, également appelé Concepteur PowerPoint, est votre aide personnelle pour rendre votre diapositive visuellement attrayante. Après avoir inséré tout votre contenu, tel que du texte et des images, allumez simplement l'outil et regardez les idées qu'il a générées à l'aide de vos éléments.

Toutes les suggestions de conception sont générées de manière aléatoire, ce qui signifie que la possibilité de tomber sur la même suggestion est faible. Cela garantit que vos diapositives sont toujours originales, ce qui est particulièrement utile lorsque vous présentez un sujet commun.

Au moment de la rédaction, seuls Office 365 les abonnés ont accès à l'outil Idées de conception dans l'application de bureau elle-même.

En savoir plus sur l'outil d'idées de conception ici : Qu'est-ce que l'outil d'idées de conception PowerPoint ?