Ceci est votre guide ultime d'Excel pour les débutants.
Excel est un programme puissant mais complexe. Mais cela peut aussi être intimidant pour les débutants.
Cet article de blog vous propose un didacticiel facile à suivre contenant des trucs et astuces pour vous aider à démarrer avec Microsoft Excel. Vous y apprendrez
- Les bases importantes d'Excel
- Techniques plus avancées pour vous assurer que tout est correct
- Raccourcis Excel importants
Qu’est-ce que Microsoft Excel ? À quoi sert-il ?
Excel a été créé au milieu des années 80 en tant que tableur permettant aux entreprises de tenir leur comptabilité et d'organiser leurs données.
Excel appartient désormais à Microsoft et est plus disponible que jamais avec des versions autonomes, ainsi qu'une partie de la suite Office et les abonnements Microsoft 365.
Excel peut être utilisé sur diverses plates-formes (ordinateur de bureau, en ligne ou via une application mobile) et est livré avec une bibliothèque d'outils et de fonctionnalités intégrés qui peuvent accomplir presque tout.
Excel est si puissant qu'il est largement utilisé par les entreprises et les professionnels du monde entier pour analyser des données, gérer des feuilles de calcul financières, organiser des informations et même servir de puissant outil de suivi de l'argent.
Excel peut être utilisé à des fins personnelles ou professionnelles. Les entreprises de toute taille peuvent obtenir de l'aide en matière de paie, d'impôts, de finances, de gestion des stocks, et bien plus encore.
Utilisateurs à domicile, vous pouvez créer des budgets, établir des listes de contrôle, suivre vos dépenses, surveiller votre poids et bien plus encore !
Si vous utilisez un ordinateur, il y a de fortes chances que vous puissiez bénéficier de l'intégration d'Excel dans votre vie quotidienne.
À l'aide de ce guide, vous pouvez établir les bases nécessaires pour devenir une personne plus organisée et plus efficace à l'aide de Microsoft Excel.
Les bases d'Excel
Excel utilise un système de feuille de calcul qui vous permet de saisir des nombres, des formules, du texte et d'autres éléments visuels. Lorsque vous démarrez un nouveau projet, vous créez ce qu'on appelle un classeur.
Dans un classeur, vous pouvez créer et stocker jusqu'à 255 feuilles individuelles. Chaque feuille est décomposée en cellules, triées en colonnes et en lignes.
Formules Excel
Les formules dans Excel vous permettent d'effectuer rapidement des calculs précis à l'aide de vos cellules de données. Plus besoin de faire des calculs dans votre tête : Excel peut s'en occuper pour vous.
Avec un large éventail de formules, il peut être difficile de savoir lesquelles vous devez mémoriser en premier pour travailler efficacement avec vos données.
Si vous débutez avec Excel et souhaitez maîtriser rapidement quelque chose de facile, fiez-vous à ces formules simples !
- Démarrez la formule avec un signe égal (=) — Avant de pouvoir commencer à saisir l'une des formules ci-dessous, vous devez saisir un signe égal dans la cellule de sortie. Cela signalera à Excel que vous tapez une formule.
- Ajout — Ajoutez rapidement deux cellules avec le signe plus (+). Par exemple, si vous souhaitez additionner la valeur des cellules A3 et B3, vous devez taper « =A3+B3 ».
- Soustraction — De même, vous pouvez soustraire la valeur d'une cellule d'une autre cellule à l'aide du trait d'union (-). Par exemple, si vous souhaitez déduire la valeur de la cellule A3 de la cellule B3, vous devez taper « =B3-A3 ».
- Multiplication — Multipliez les valeurs des cellules à l'aide du symbole astérisque (*). Par exemple, si vous souhaitez multiplier la cellule A3 par 5, vous utiliserez la formule « =A3*5 ».
- Division — Pour diviser les valeurs de deux cellules ou plus, utilisez le signe barre oblique (/). Par exemple, pour diviser A3 par B3, vous utiliserez « =A3/B3 ».
Les formules peuvent être utilisées avec des cellules de votre feuille, ainsi qu'avec des nombres non liés à la feuille. Par exemple, vous pouvez ajouter n'importe quelle valeur à une cellule déjà existante ou ajouter les valeurs de deux cellules avec la formule d'addition.
Fonctions Excel importantes
Les fonctions Excel peuvent vous faire gagner du temps et de l'énergie lorsque vous effectuez des tâches telles que l'addition de cellules. La fonction SOMME en est un bon exemple, qui ne nécessite pas l'utilisation d'un signe + supplémentaire pour additionner tous vos nombres en un seul endroit.
Il existe d'autres fonctions intéressantes qui effectuent d'autres types de calculs pour vous également !
La liste est infinie lorsqu'il s'agit de fonctions complexes dont on peut avoir besoin dans Excel.
Cependant, si vous débutez, en voici quelques-unes qui vous aideront à les comprendre plus facilement et à gagner du temps.
- SUM — La fonction SUM est utilisée pour connaître la somme des valeurs d'un groupe de colonnes ou de lignes. Lorsqu'il est utilisé, il additionnera toutes les valeurs de la plage spécifiée. Syntaxe : =SUM(Cell1:Cell2).
- AVERAGE — La fonction MOYENNE peut être utilisée pour calculer la valeur moyenne d'un nombre quelconque de cellules. Syntaxe : =AVERAGE(Cell1:Cell2).
- IF — La fonction IF teste une condition logique. Si cette condition est vraie, la valeur sera renvoyée. Syntaxe : =IF(logical_test, [value_if_true], [value_if_false]).
- RECHERCHEV — RECHERCHEV est une fonction dans Excel qui lui permet de rechercher une certaine valeur dans une colonne et de renvoyer une valeur dans une autre colonne. Syntaxe : =VLOOKUP(value, table, col_index, [range_lookup]).
- CONCATENATE — La fonction CONCATENATE vous permet de combiner les données de plusieurs cellules en une seule cellule. Par exemple, vous pouvez combiner prénoms et noms de famille. Syntaxe : =CONCATENATE (text1, text2, [text3], .)
- AND — La fonction AND vérifie si quelque chose est vrai ou faux. Il peut vérifier plus de deux choses si vous séparez les valeurs par une virgule. Syntaxe : =AND(logical1, [logical2], .)
- INDEX — La fonction INDEX renvoie la valeur à un emplacement donné dans une plage ou un tableau. Vous pouvez l'utiliser pour rechercher des valeurs individuelles ou des lignes et colonnes entières. Syntaxe : =INDEX (array, row_num, [col_num], [area_num]).
Il existe des centaines d’autres fonctions dans Excel, mais vous ne pourrez pas toutes les mémoriser dès le premier jour.
Assurez-vous d'entraîner votre cerveau chaque jour en répétant les fonctions essentielles et en en apprenant de nouvelles. Microsoft ajoute souvent quelques nouvelles fonctions à chaque mise à niveau d'Excel.
Trucs et astuces Excel pour les débutants
Maintenant que vous connaissez les bases, nous pouvons aborder quelques techniques qui vous faciliteront grandement la vie lorsque vous travaillez dans Excel.
Utiliser la barre d'outils d'accès rapide
L'une des fonctionnalités Excel les plus populaires est la barre d'outils d'accès rapide. Les vétérans d’Excel qui utilisent l’application depuis des années ne devraient pas non plus hésiter à utiliser cette fonctionnalité.
Il accélère votre flux de travail et vous permet d'utiliser facilement vos outils préférés.
La barre d'outils d'accès rapide est située en haut à gauche de la fenêtre Excel.
Pour commencer, lorsque vous trouvez une commande que vous ne voulez pas oublier, cliquez dessus avec le bouton droit et sélectionnez Ajouter à la barre d'outils d'accès rapide.
Désormais, il sera facilement disponible à partir de la barre d'outils sans avoir à parcourir menu après menu dans le ruban.
Utilisez des filtres pour trier et simplifier vos données
Les données peuvent être accablantes lorsque vous en examinez une grande quantité. Il est facile de se perdre dans une mer de données. Les filtres sont votre carte à nouveau disponible !
Les filtres vous permettent de voir uniquement certaines cellules ou lignes avec des critères spécifiques. C'est un moyen simple pour vous de choisir les enregistrements qui vous intéressent.
Cela facilite les choses, plutôt que de vous obliger à faire défiler sans fin jusqu'à ce que vous trouviez l'ensemble de résultats souhaité !
Il y a des lignes et des colonnes, les filtres étant des flèches qui vous dirigent vers ce que vous voulez. Vous pouvez filtrer par colonne ou par cellule, il n'y a donc aucune limite quant à la quantité d'informations pouvant contenir ces petites cellules.
Supprimer les cellules en double
Il y a toujours une marge d'erreur lors de la saisie manuelle des données, ou même lorsqu'un ordinateur le fait à votre place.
Il est important de revoir vos feuilles et d'éliminer toute donnée en double lorsque sa présence n'est pas appropriée dans la feuille. Excel dispose d'un outil spécial pour identifier les doublons que vous pouvez utiliser.
Suppression des entrées en double dans Excel
Tout ce que vous avez à faire est de sélectionner l'onglet Données dans le ruban, puis de cliquer sur le bouton Supprimer les doublons sous Outils.
Une nouvelle fenêtre apparaîtra dans laquelle vous pourrez confirmer les données avec lesquelles vous souhaitez travailler. Voilà !
Remplir les données avec la saisie automatique
Saviez-vous qu'Excel vous permet d'utiliser la technologie prédictive à votre avantage ?
Excel peut réellement « apprendre » ce que vous remplissez habituellement et fournir automatiquement des suggestions basées sur ces informations pour votre prochaine cellule.
Cette fonctionnalité d'Excel s'appelle AutoFill. Elle remplit automatiquement les données si Excel pense savoir ce que vous tapez ou saisissez dans l'espace vide.
Le remplissage automatique se trouve dans l'onglet Données d'Excel, sous Outils. Il vous suffit de sélectionner la cellule que vous souhaitez qu'Excel remplisse pour vous et de cliquer sur le bouton Remplissage automatique.
Excel affichera alors quatre ou cinq choix de ce qu'Excel pense être saisi dans votre cellule vide.
Ajoutez un impact visuel avec la mise en forme conditionnelle
Obtenez des informations sur votre feuille en un coup d'œil. La mise en forme conditionnelle sépare les valeurs en fonction des conditions et les remplit de différentes couleurs pour vous aider à les distinguer.
La mise en forme conditionnelle d'Excel comporte plusieurs règles que vous pouvez appliquer pour formater les données comme vous le souhaitez.
La mise en forme conditionnelle est un outil puissant pour les créateurs de feuilles de calcul intelligents.
Les cellules à code couleur peuvent vous aider à donner un sens à vos données en un clin d'œil, et elles sont même personnalisables ! Qu'il s'agisse de créer des règles personnalisées ou de modifier les couleurs, la mise en forme conditionnelle ne rendra plus jamais vos feuilles de calcul ennuyeuses.
Insérer rapidement des captures d'écran
Les versions plus récentes des applications Office, notamment Excel, disposent d'une fonctionnalité permettant d'insérer rapidement des captures d'écran.
Pas besoin d'applications de capture d'écran tierces ni de raccourcis système compliqués. Excel propose un moyen simple et facile de prendre des captures d’écran sans trop de complications.
Lorsque vous souhaitez insérer rapidement une capture d'écran dans votre feuille Excel, accédez à l'onglet Insertion, sélectionnez Capture d'écran, puis sélectionnez la vignette de la fenêtre ouverte que vous souhaitez insérer.
Déplacez-vous plus rapidement grâce aux raccourcis
À l'aide d'un raccourci, vous pourrez gagner du temps lorsque vous travaillez dans Excel. C'est idéal pour les débutants qui essaient encore de s'habituer au fonctionnement de ce programme !
Comme vous pouvez le constater maintenant, nous ne pouvons en aucun cas inclure chacun d'entre eux dans cette section.
Cependant, laissez-nous vous donner une liste de raccourcis essentiels pour vous aider à faire plus plus rapidement !
Voici quelques-uns des plus importants qui devraient être utiles en tant que débutant :
- F1 : accéder au système d'aide d'Excel
- Ctrl + A : sélectionne toutes les cellules de la feuille de calcul
- Ctrl + F : Rechercher quelque chose dans la feuille de calcul
- Ctrl + Maj + V — Collage spécial
- Ctrl + Maj + U — Développe ou réduit la barre de formule
- Ctrl + Espace — Sélectionnez la colonne entière
- Maj + Espace — Sélectionnez la ligne entière
- Ctrl + Tab : basculer entre les classeurs ouverts
Si vous recherchez des raccourcis, l'article Les raccourcis clavier Excel les plus utiles est votre référence en matière de matériel d'apprentissage.
Alors, prenez un stylo et du papier et préparez-vous à noter tous les raccourcis Excel utiles. Nous couvrons ici certains des meilleurs d'entre eux.
Geler les colonnes et les en-têtes
Lorsque vous faites défiler une grande feuille de calcul, il peut être difficile de savoir sur quelle ligne et quelle colonne vous vous trouvez.
Cela devient particulièrement difficile lorsqu'il existe de nombreuses lignes ou colonnes avec des étiquettes similaires.
Si vous avez une ligne d'en-tête ou une colonne avec des étiquettes, vous pouvez la geler. De cette façon, lorsque vous faites défiler votre feuille, les lignes ou colonnes que vous avez gelées ne bougeront pas.
Cela vous permet de toujours voir l'en-tête ou le libellé d'une ligne, même lorsque vous faites défiler vos données en profondeur.
Réflexions finales
Nous espérons que vous avez trouvé ce guide utile et informatif.
À mesure que vous maîtriserez mieux Excel, nous souhaitons vous aider à en tirer le meilleur parti en vous donnant davantage de conseils et d'astuces pour devenir un pro de l'utilisation du puissant tableur de Microsoft.
Maintenant que vous connaissez les bases de Microsoft Excel, il existe de nombreuses autres ressources que vous pouvez explorer. Consultez notre Centre d'aide pour plus d'articles sur Excel. et fournit également des conseils sur la façon de tirer le meilleur parti de Microsoft Office.
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