Microsoft Teams est une application utilisée par des centaines de milliers d'équipes uniques, travaillant ensemble pour atteindre des objectifs communs. C'est entièrement gratuit tout en fournissant une plate-forme vous permettant, à vous et à vos collègues, de communiquer, de coordonner des projets, de partager des fichiers et d'effectuer le travail à distance.
Nous avons récemment publié un article sur Comment configurer Microsoft Teams, qui explique comment démarrer avec le logiciel. Il est désormais temps de s’y familiariser. L’article d’aujourd’hui se concentre sur les trucs, astuces et conseils généraux de Microsoft Teams pour les travailleurs à distance.
Si vous débutez dans le travail à domicile ou si vous souhaitez simplement obtenir des conseils pour augmenter votre efficacité, essayez de suivre nos conseils et voyez si des techniques vous aident dans votre travail.
Liste de contrôle pour le travail à distance : comment rester fidèle au cours
Commençons par quelques choses générales que tout travailleur à distance devrait faire avant de commencer une journée productive. Ces conseils vous aideront à créer un espace de travail adapté et à vous mettre dans le jeu, même dans le confort de votre maison.
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Créez un espace de travail adapté. La toute première chose que vous devez faire est de vous assurer que l’espace de travail dans lequel vous vous trouvez correspond à vos besoins. Minimisez les distractions en trouvant un espace calme et tranquille. Entourez-vous uniquement des choses dont vous avez besoin : avoir des choses comme des smartphones, des collations et de la compagnie vous distraira souvent de votre travail. C’est pourquoi nous vous recommandons de disposer d’une table ou d’un support séparé sur lequel vous pourrez placer vos collations.
Conseil de pro : N'ayez votre téléphone à proximité de vous que s'il s'agit d'un de vos outils de travail. Et si vous souhaitez être productif, nous vous recommandons de désactiver les notifications de votre téléphone.
- Utilisez des applications pour améliorer votre travail. À l’ère de la technologie, il n’y a aucune raison pour que vous ne profitiez pas des logiciels pour améliorer vos capacités. Utilisez des applications pour gérer votre temps, définir des objectifs et des rappels quotidiens et même bloquer les sites Web distrayants.
- Maintenez votre santé. De nombreuses personnes négligent leur santé lorsqu’elles travaillent à distance. Passer de longues périodes devant un écran est mauvais pour le corps et l’esprit. Assurez-vous de vous lever de temps en temps, de faire de l'exercice, de rester hydraté et de consommer des repas sains.
- Communiquez avec votre équipe. Faites-nous confiance : votre équipe veut savoir ce que vous faites autant que vous voulez les suivre. Assurez-vous de toujours communiquer avec eux via des applications telles que Microsoft Teams pour les informer de vos progrès, de votre calendrier et de votre disponibilité pour les réunions.
- Soyez inclusif. Le rythme du travail à distance est différent de celui en personne. Faites attention à vos coéquipiers et incluez toujours tout le monde dans les discours, les SMS et les appels. Être attentif et inclusif garantira que chaque membre de l'équipe peut partager des idées et contribuer aux projets.
- Discutez avec vos collègues. Comme vous travaillez à distance, vous ne pourrez pas interagir autant avec votre équipe qu’au bureau. Assurez-vous de profiter des messages directs, de créer un canal de discussion général dans Microsoft Teams et de discuter de manière informelle avec votre formidable équipe pour garder le moral.
- N'oubliez pas de vous détendre. Un grand pourcentage de travailleurs à distance ont du mal à se détendre après le travail. Respecter un emploi du temps vous aide certainement à faire avancer les choses, puis à vous déconnecter du travail avec une promenade, un bain et d'autres activités amusantes. Rappelez-vous que vous n’êtes pas obligé de travailler 24 heures sur 24 simplement parce que vous le pouvez. (Assurez-vous de ne pas sous-travailler non plus !)
Maintenant que vous avez préparé votre espace de travail conformément à la liste de contrôle ci-dessus, comment pouvez-vous rester concentré tout en travaillant à distance ?
Comment rester productif tout en travaillant à distance avec Teams
À mesure que vous vous adapterez au rythme du travail à distance, vous rencontrerez plusieurs défis uniques. Mettre en place quelques bonnes habitudes est l’un des meilleurs moyens de surmonter ces défis avec votre équipe.
Rapports d'avancement fréquents
Donner aux autres membres de votre équipe des rapports sur vos progrès vous aide, ainsi qu'eux. À mesure que vous vous sentirez enclin à rendre compte de vos progrès chaque jour, vous commencerez à vous motiver et à faire davantage de travail pour impressionner et motiver également vos collègues. Cela peut établir des habitudes saines et améliorer encore davantage la communication. N'oubliez pas de commenter quelque chose de positif à propos de votre équipe : les mots gentils sont très utiles.
Organiser des réunions en ligne
Il va sans dire que les réunions en ligne sont essentielles lorsque l'on travaille à distance. Il vous permet d'anticiper, de partager des idées et de poser des questions à votre équipe tout en compensant le manque de compagnie lorsque vous restez à la maison. Encouragez votre équipe à utiliser les appels vidéo pour communiquer avec elle en face à face.
Enregistrez vos réunions
Lorsque tout le monde est occupé à travailler, il peut être difficile d'organiser plusieurs réunions pour les personnes qui ont manqué ou oublié quelque chose de la réunion précédente. Si votre équipe le permet, enregistrez les réunions et partagez-les sur un canal dédié pour que les gens puissent rattraper leur retard ou revenir sur les points clés à tout moment.
Activités d'équipe
Restez inclusif en planifiant des activités d'équipe. Réfléchissez, collaborez sur des fichiers et des projets, créez des tableaux ou proposez des défis amusants pour créer une saine concurrence. Diverses activités d'équipe rassemblent les gens, gardant le moral et l'énergie au plus haut même lors des journées creuses.
Trucs et astuces Microsoft Teams que tout travailleur à distance doit connaître
Profitez des chaînes
Une bonne organisation Teams dispose d’un excellent système de canaux mis en place. Assurez-vous de créer diverses équipes et d'attribuer des canaux dédiés dans lesquels chaque membre de l'équipe doit être actif. L'ajout de canaux pour des groupes spécifiques tels que « Concepteurs » et « Développeurs » vous aide à organiser vos projets, tandis que des canaux tels que « Les Suggestions" ou les "Rapports" donnent à votre équipe la possibilité de communiquer. N'oubliez pas d'ajouter des zones de discussion générales et des canaux utilisés pour le plaisir !
Filtrer votre flux d'activité
Un flux d'activité encombré rendra difficile la recherche des éléments que vous recherchez. À l’aide de l’option de filtre, vous pouvez demander à Teams de vous afficher uniquement du contenu spécifique, tel que les @mentions, les messages non lus, les réponses directes à vos messages, etc. Profitez-en et augmentez votre concentration au fil du temps en filtrant correctement les activités entrantes.
Commandes rapides
Vous pouvez faire avancer les choses assez rapidement en tapant des commandes dans la barre de recherche en haut de votre fenêtre Teams. De nombreuses commandes sont disponibles à utiliser dans l'application. Cependant, la plupart des utilisateurs négligeront d’utiliser la grande majorité d’entre eux. Pour vous rendre accro aux commandes, voici quelques-unes de nos préférées :
- /call : lancez un appel avec n’importe qui dans votre organisation Teams.
- /testcall - Vérifiez la qualité actuelle de vos appels.
- /away : définissez votre statut sur Absent.
- /goto - Accédez rapidement à une chaîne ou à une équipe.
- /whatsnew : consultez les dernières actualités concernant Microsoft Teams.
- /help - Obtenez de l'aide concernant Microsoft Teams.
Mettre en favoris les messages importants
Pour enregistrer un message important et tout contenu joint, vous pouvez les ajouter à vos favoris. Cliquez simplement sur les trois points en haut à droite d'un message, puis sélectionnez Enregistrer ce message dans le menu contextuel. Pour rechercher vos favoris, tapez /saved dans la barre de recherche et ne perdez plus jamais une publication.
Éditeur de texte enrichi
Évitez d'envoyer accidentellement des messages avant qu'ils ne soient prêts et créez des messages magnifiquement formatés à l'aide de l'éditeur de texte enrichi. Avant de commencer à taper, cliquez sur la première icône sous le champ de saisie (la lettre A avec un crayon) et commencez à rédiger votre message. Ajoutez un titre, marquez le message comme important, profitez du formatage, créez des puces et bien plus encore.
Pour envoyer vos messages formatés, cliquez simplement sur l'icône Envoyer en bas à droite de l'éditeur de texte.
Ne pas déranger
Vous êtes plus productif lorsque vous êtes pleinement concentré. Dans cet état, même une seule notification peut détourner votre attention et vous distraire du travail. Microsoft Teams vous permet de définir votre statut sur Ne pas déranger, ce qui évite de recevoir des notifications contextuelles.
Pour activer Ne pas déranger, saisissez simplement /dnd dans le champ de recherche. Vous pouvez le désactiver en tapant /available une fois que vous avez terminé votre travail.
Utiliser des GIF et des autocollants
Rendez les choses amusantes et dynamiques en utilisant des GIF, des autocollants, et créez même des images amusantes (des mèmes) à partager avec votre équipe. Ceux-ci peuvent servir de réaction rapide aux messages, ou même détendre l’ambiance sur les canaux appropriés. Vous pouvez utiliser ces éléments en cliquant sur leurs icônes sous le champ de saisie du message.
Autres outils qui pourraient vous être utiles
Bien que Microsoft Teams s'occupe de la communication, des réunions en ligne, du partage de fichiers et de la collaboration, il existe d'autres outils que nous recommandons d'utiliser simultanément. Bien que ces outils ne soient pas essentiels pour maintenir un style de travail à distance productif, ils peuvent être bénéfiques pour les personnes recherchant d’autres moyens d’augmenter leur concentration et leur productivité.
Médecin du temps
Time Doctor est une application incroyable, particulièrement adaptée aux grandes entreprises et organisations. Il vous permet de surveiller le temps des employés et de générer des rapports détaillés et puissants. Obtenez un aperçu précis de la productivité et consultez des paies précises.
Tâches du personnel du Hub
Tâches Hubstaff est un excellent ajout à votre flux de travail Microsoft Teams, car il se concentre fortement sur la configuration des tâches. Ce dont vous discutez dans Teams lors d'une réunion ou dans un canal peut être directement envoyé à Hubstaff où vous pouvez le classer et le gérer.
À main levée
Obtenez l'intégration Freehand avec Microsoft Teams pour collaborer sur un tableau blanc virtuel. Les membres de l'équipe peuvent ajouter des commentaires, des dessins et d'autres éléments pour discuter des conceptions, des mises en page et plus encore visuellement.
Conclusion
Nous espérons que cet article vous a aidé à en savoir plus sur le travail à distance avec Microsoft Teams. Pour savoir comment démarrer avec l'application, lisez notre article Comment configurer Microsoft Teams.
Si vous souhaitez plus d'informations sur la manière dont la technologie peut améliorer votre vie de travail à domicile en général, consultez nos autres articles dans le Blog et dans le Centre d'aide ! Veuillez nous faire savoir s'il y a autre chose que nous devrions savoir sur ce sujet.
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