Les employés travaillant à domicile sont 24 % plus susceptibles de se sentir plus heureux tout en étant plus productifs, selon une étude réalisée par OWLLabs. Il est facile de comprendre pourquoi les membres de votre équipe préféreraient travailler à distance. Ils peuvent définir leurs propres horaires, voyager encore plus et profiter du confort de leur foyer.
La réalité est qu'une équipe distante peut avoir de nombreux avantages si elle est bien gérée. La transition vers la gestion des employés à distance peut être facilitée grâce aux progrès technologiques et à la conviction que vos employés seront tout aussi productifs, et peut-être même plus, lorsque vous leur donnerez la confiance et la flexibilité nécessaires pour faire leur travail, où qu'ils se trouvent. Les outils de communication et de collaboration peuvent aider les équipes à rester connectées et productives.
De votre côté, cependant, gérer une main-d'œuvre à distance peut ne pas être simple, surtout si vous êtes habitué aux activités de bureau quotidiennes. Heureusement, nous avons compilé une liste des meilleurs outils de travail à distance qui peuvent aider vos employés à effectuer une transition en douceur vers leur nouveau bureau à domicile.
Tirer parti de ces plates-formes peut renforcer le moral des équipes, améliorer la productivité et encourager le travail d'équipe.
Plongeons-nous pour apprendre :
- Quels outils sont nécessaires pour le travail à distance ?
- Quels outils permettent aux travailleurs de travailler à distance et de télétravailler ?
Voici une liste d'outils que nous recommandons pour vous aider lors de votre transition vers le travail à distance :
1. Mou
Slack a été l'une des plateformes les plus populaires pendant la pandémie. C'est un incontournable tant pour les chefs de projet que pour les employés en raison de sa facilité d'utilisation et de sa fiabilité.
Il stocke tout votre travail (des fichiers aux applications tierces en passant par les conversations) dans un seul endroit auquel vous pouvez accéder depuis n'importe où. Grâce à cette fonctionnalité, collaborer avec des collègues est beaucoup plus facile. Grâce à cette structure ordonnée, les employés travaillent plus rapidement et plus facilement sans se laisser distraire lorsqu'ils recherchent des fichiers et des documents à différents endroits.
Vous cherchez à promouvoir la familiarité sur le lieu de travail ? Slack propose divers émojis que vous pouvez utiliser pour réagir aux messages. Si votre employé a terminé son travail à temps, vous pouvez le féliciter avec un emoji « applaudissant ». De petits gestes d'appréciation comme ceux-ci peuvent grandement contribuer à motiver les membres de votre équipe.
Les appels intégrés sont une autre fonctionnalité qui fait de Slack l'application incontournable pour la plupart des équipes. Vous n'avez pas besoin de visiter un navigateur ou un logiciel de calendrier pour configurer un appel. Vous pouvez le faire en quelques étapes seulement sur l'application elle-même.
2. Zoom
Zoom est une application qui semble apparaître sur les téléphones de la plupart des employés distants pendant la quarantaine. Elle est soudainement passée d’une application de visioconférence peu connue à un outil indispensable pour toute personne travaillant à distance. Il y a plusieurs raisons à cette hausse, la principale étant la commodité qu’elle offre.
Zoom vous permet de partager un écran afin que vous puissiez montrer à votre collègue comment effectuer une tâche. Il vous permet également d'héberger un webinaire ou une grande réunion d'équipe. Vous pouvez verrouiller les membres que vous ne souhaitez pas voir apparaître dans vos sessions en définissant la fonctionnalité sur invitation uniquement. Ainsi, vous n’aurez pas d’interruptions inutiles.
Mieux encore, vous pouvez réserver des salles Zoom, des salles de conférence qui permettent la collaboration en équipe. Des fonctionnalités, telles que les salles de zoom, distinguent la plate-forme des autres applications d'appel vidéo. L'application offre un espace professionnel aux travailleurs afin qu'ils puissent partager facilement des idées.
3. WooBoard
Les employés aiment la reconnaissance de leurs supérieurs. Un simple geste d’appréciation peut faire des merveilles pour leur moral et leur dynamisme en général. C'est pourquoi vous devez vous assurer de célébrer vos employés pour leurs petites victoires, même si vous n'êtes pas dans un bureau.
WooBoard vous permet de faire exactement cela : créer des récompenses qui aident vos employés à recevoir une reconnaissance illimitée. Les fonctionnalités d'engagement social de l'application permettent aux travailleurs d'entamer des conversations entre eux.
Téléchargez l'application pour que vos collaborateurs puissent se défouler et que vous puissiez éventuellement augmenter la productivité globale de votre lieu de travail.
4. Tallyfy
Il est facile de négliger le travail procédural alors que la plupart des outils de gestion de projet se concentrent principalement sur des tâches ponctuelles. Tallyfy vous permet de gérer à la fois des tâches et des processus ponctuels.
Le suivi des flux de travail des membres de votre équipe est crucial, car vous n'avez probablement pas le luxe de surveiller par-dessus leurs épaules. Tallyfy vous propose un tableau de bord facile à utiliser qui vous permet de superviser leurs activités. Vous pourrez suivre leurs progrès, voir s'ils respectent les délais et analyser leur productivité.
La gestion des flux de travail peut s'avérer particulièrement utile si vous travaillez principalement avec des assistants virtuels. Souvent, les VA préparent des listes de choses qu’ils doivent faire avant la fin de la journée. Pour vous assurer qu'ils sont sur la bonne voie, vous pouvez concevoir un flux de travail qui les guidera tout au long du processus.
5. Hébergement cloud QuickBooks
Quickbooks Desktop fait partie des logiciels de comptabilité les plus utilisés par les petites entreprises. La préparation des déclarations de revenus est beaucoup plus facile avec le logiciel et permet des saisons fiscales sans stress. De plus, vous pourriez avoir besoin d'un système qui vous aide à conserver une trace de vos factures après les avoir émises. Les employés peuvent ensuite utiliser un générateur de fiche de paie pour 1 099 et le soumettre lors de leur demande de prêt sur salaire.
Sa fonctionnalité d'hébergement cloud vous permet d'accéder, d'afficher et de modifier les informations comptables en toute sécurité. Le travail à distance étant désormais possible, vos employés peuvent s'occuper de la comptabilité sans avoir à se rendre sur votre lieu de travail.
Un autre avantage ? Vous pouvez faire passer l'expertise des membres de votre équipe à un autre niveau en les inscrivant à une formation Quickbooks. Sans les distractions du bureau, c'est le meilleur moment pour offrir aux membres de votre personnel la joie d'apprendre de nouvelles choses. Ils peuvent facilement prendre le temps d’apprendre, étant donné qu’ils disposent désormais d’un horaire flexible.
La formation sur le logiciel les rend plus équipés pour résoudre des problèmes comptables difficiles. En fin de compte, vous favoriserez une culture de travail plus positive, maintenant que vous avez des employés instruits, plus heureux et plus fidèles.
6. Cristal
Les membres d'une équipe travaillant à distance peuvent avoir du mal à comprendre les préférences de chacun. Sans interactions quotidiennes, la communication peut en pâtir et la cohésion de l’entreprise peut sembler appartenir au passé.
Enregistrer un compte chez Crystal peut vous aider à retrouver la camaraderie perdue au bureau. Il permet aux utilisateurs de passer gratuitement un test de personnalité, leur permettant de connaître les nuances de chacun.
Si vous ne savez pas exactement ce qui motive vos employés, cet outil est fait pour vous. Il vous montrera en quoi chaque employé diffère des autres. Passer ces tests de personnalité est sans stress ; vous pouvez y accéder facilement via Gmail ou LinkedIn. Vous pouvez également choisir de recevoir des rapports de travail complets.
En tirant parti de la plate-forme, vous n'avez plus besoin de savoir comment les membres de votre équipe aiment communiquer. Vous pourrez le savoir directement auprès d'eux.
Autres outils technologiques qui changent le monde du travail à distance
- G Suite : l'utilisation de la suite complète d'outils Google multiplie par 10 la productivité. Grâce à la vidéoconférence, au chat et à leur vaste collection d'applications de productivité, les entreprises peuvent collaborer où qu'elles se trouvent, garantissant un accès rationalisé et fiable.
- Asana : Vous craignez que vos employés restent longtemps occupés à leur tâche ? L'utilisation d'outils tels qu'Asana peut vous aider, vous et vos employés, à rester productifs et concentrés grâce à une liste de tâches virtuelle, en informant les membres de l'équipe quand il est temps de réviser un projet ou en gardant les employés sur la bonne voie pour les tâches à accomplir ce jour-là.
Réflexions finales
Alors que nous approchons de l'année 2023, nous nous attendons à ce que de plus en plus d'employés travaillent à domicile. S’armer des bons outils vous permettra d’avoir une transition plus fluide vers le travail à distance.
Les plates-formes que nous avons mentionnées peuvent vous aider à créer un environnement semblable à celui d'un bureau, même si vous travaillez en pyjama. Si vous les utilisez correctement, vous pouvez favoriser une meilleure culture de travail, encourager la loyauté et promouvoir davantage de responsabilité au sein de votre entreprise.