Esta es la guía definitiva de Excel para principiantes.
Excel es un programa potente pero complejo. Pero también puede resultar intimidante para los principiantes.
Esta publicación de blog le brinda un tutorial fácil de seguir con sugerencias y trucos para que comience con Microsoft Excel. En él aprenderás
- Conceptos básicos importantes sobre Excel
- Técnicas más avanzadas para asegurarte de que estás haciendo todo bien
- Atajos de Excel importantes
¿Qué es Microsoft Excel? ¿Para qué se utiliza?
Excel se creó a mediados de los años 80 como un programa de hoja de cálculo que las empresas utilizaban para realizar su contabilidad y organizar datos.
Excel ahora es propiedad de Microsoft y ha estado más disponible que nunca con versiones independientes, así como parte de la paquete de Office y suscripciones a Microsoft 365.
Excel se puede utilizar en varias plataformas (de escritorio, en línea o mediante una aplicación móvil) y viene con una biblioteca de herramientas y funciones integradas que pueden lograr casi cualquier cosa.
Excel es tan poderoso que lo utilizan ampliamente empresas y profesionales de todo el mundo para analizar datos, administrar hojas de cálculo financieras, organizar información e incluso servir como un poderoso rastreador de dinero.
Excel se puede utilizar por motivos personales o profesionales. Las empresas de cualquier tamaño pueden obtener ayuda con la nómina, los impuestos, las finanzas administración de inventario y más.
Usuarios domésticos, pueden crear presupuestos, hacer listas de verificación, realizar un seguimiento de los gastos, controlar su peso y mucho más.
Si usa una computadora, es probable que se beneficie al incorporar Excel a su vida diaria.
Con esta guía, puede sentar las bases necesarias para convertirse en una persona más organizada y eficiente con la ayuda de Microsoft Excel.
Conceptos básicos de Excel
Excel utiliza un sistema de hoja de cálculo que le permite ingresar números, fórmulas, texto y otros elementos visuales. Cuando comienzas un nuevo proyecto, creas lo que se llama un libro de trabajo.
En un libro de trabajo, puede crear y almacenar hasta 255 hojas individuales. Cada hoja se divide en celdas, ordenadas en columnas y filas.
Fórmulas de Excel
Las fórmulas en Excel le permiten realizar cálculos precisos utilizando sus celdas de datos rápidamente. Ya no tendrás que hacer cálculos mentales: Excel puede encargarse de ello por ti.
Con una amplia gama de fórmulas, puede ser difícil saber cuáles debes memorizar primero para trabajar eficientemente con tus datos.
Si recién estás comenzando con Excel y quieres algo fácil de dominar rápidamente, ¡confía en estas sencillas fórmulas!
- Inicie la fórmula con un signo igual (=): antes de poder comenzar a escribir cualquiera de las fórmulas siguientes, debe escribir un signo igual en la celda de salida. Esto le indicará a Excel que estás escribiendo una fórmula.
- Suma: agregue rápidamente dos celdas junto con el signo más (+). Por ejemplo, si desea sumar el valor de las celdas A3 y B3, escriba “=A3+B3”.
- Resta: de manera similar, puede restar el valor de una celda de otra celda usando el guión (-). Por ejemplo, si desea deducir el valor de la celda A3 de la celda B3, escriba "=B3-A3".
- Multiplicación: multiplica los valores de las celdas usando el símbolo de asterisco (*). Por ejemplo, si desea multiplicar la celda A3 por 5, usaría la fórmula “=A3*5”.
- División: para dividir los valores de dos o más celdas, utilice el signo de barra diagonal (/). Por ejemplo, para dividir A3 con B3, usaría “=A3/B3”.
Las fórmulas se pueden utilizar con celdas de la hoja y también con números que no están vinculados a la hoja. Por ejemplo, puede agregar cualquier valor a una celda ya existente o agregar los valores de dos celdas junto con la fórmula de suma.
Funciones importantes de Excel
Las funciones de Excel pueden ahorrarle tiempo y energía al realizar tareas como sumar celdas. La función SUMA es un buen ejemplo de esto, que no requiere el uso de un signo + adicional para sumar todos los números en un solo lugar.
¡Hay otras funciones excelentes que también realizan otros tipos de cálculos por usted!
La lista es interminable cuando se trata de funciones complejas que uno podría necesitar en Excel.
Sin embargo, si recién estás comenzando, aquí hay algunos que te ayudarán a comprenderlos y ahorrar tiempo.
- SUM: la función SUMA se utiliza para averiguar la suma de valores de un grupo de columnas o filas. Cuando se usa, sumará todos los valores del rango especificado. Sintaxis: =SUM(Celda1:Celda2).
- PROMEDIO: la función PROMEDIO se puede utilizar para calcular el valor promedio de cualquier número de celdas. Sintaxis: =PROMEDIO(Celda1:Celda2).
- IF: la función IF prueba una condición lógica. Si esa condición es verdadera, devolverá el valor. Sintaxis: =SI(prueba_lógica, [valor_si_verdadero], [valor_si_falso]).
- BUSCARV: BUSCARV es una función en Excel que le permite buscar un determinado valor en una columna y devolver un valor de otra columna. Sintaxis: =BUSCARV(valor, tabla, índice_col, [rango_búsqueda]).
- CONCATENAR: la función CONCATENAR le permite combinar datos de varias celdas en una sola. Por ejemplo, puede combinar nombres y apellidos. Sintaxis: =CONCATENAR (texto1, texto2, [texto3], .)
- AND: la función AND comprueba si algo es verdadero o falso. Puede verificar más de dos cosas si separa los valores con una coma. Sintaxis: =AND(lógico1, [lógico2], .)
- ÍNDICE: la función ÍNDICE devuelve el valor en una ubicación determinada en un rango o matriz. Puede usarlo para buscar valores individuales o filas y columnas completas. Sintaxis: =ÍNDICE (matriz, núm_fila, [núm_col], [núm_área]).
Hay cientos de otras funciones en Excel, pero no es posible que puedas memorizarlas todas el primer día.
Asegúrate de mantener tu cerebro entrenado todos los días repitiendo funciones básicas y aprendiendo otras nuevas. Microsoft también suele introducir un par de funciones nuevas con cada actualización de Excel.
Consejos y trucos de Excel para principiantes
Ahora que conoce los conceptos básicos, podemos profundizar en algunas técnicas que le harán la vida mucho más fácil cuando trabaje en Excel.
Utilice la barra de herramientas de acceso rápido
Una de las funciones más populares de Excel es la barra de herramientas de acceso rápido. Los veteranos de Excel que han estado usando la aplicación durante años tampoco deberían dudar en utilizar esta función.
Acelera su flujo de trabajo y le permite utilizar sus herramientas favoritas con facilidad.
La barra de herramientas de acceso rápido se encuentra en la parte superior izquierda de la ventana de Excel.
Para comenzar, cuando encuentre un comando que no quiera olvidar, haga clic derecho en él y seleccione Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido.
Ahora estará disponible desde la barra de herramientas sin tener que navegar menú tras menú en la cinta.
Utilice filtros para ordenar y simplificar sus datos
Los datos pueden resultar abrumadores cuando se analizan muchos de ellos. Es fácil perderse en un mar de datos. ¡Los filtros son tu mapa nuevamente!
Los filtros le ayudan a ver sólo determinadas celdas o filas con criterios específicos. Es una manera fácil de elegir qué registros le interesa ver.
¡Esto ayuda a hacer las cosas más fáciles, en lugar de obligarte a desplazarte sin cesar hasta encontrar el conjunto de resultados deseado!
Hay filas y columnas, y los filtros son las flechas que apuntan hacia lo que desea. Puede filtrar por columna o celda, por lo que no hay límite en la cantidad de información que cabe en esas pequeñas celdas.
Eliminar celdas duplicadas
Siempre hay margen de error al ingresar datos manualmente, o incluso cuando una computadora lo hace por usted.
Es importante revisar sus hojas y eliminar cualquier dato duplicado cuando su presencia no sea apropiada en la hoja. Excel tiene una herramienta especial para identificar duplicados que puedes utilizar.
Eliminar entradas duplicadas en Excel
Todo lo que tiene que hacer es seleccionar la pestaña Datos de la cinta y luego hacer clic en el botón Eliminar duplicados en Herramientas.
Aparecerá una nueva ventana donde podrá confirmar los datos con los que desea trabajar. ¡Listo!
Rellenar datos con Autocompletar
¿Sabías que Excel te permite utilizar la tecnología predictiva a tu favor?
Excel puede realmente 'aprender' lo que normalmente completa y proporcionar sugerencias basadas en esa información para su siguiente celda automáticamente.
Esta característica de Excel se llama Autocompletar y completa automáticamente los datos si Excel cree que sabe lo que está escribiendo o ingresando en el espacio en blanco.
Autocompletar se encuentra en la pestaña Datos de Excel en Herramientas. Sólo tienes que seleccionar la celda que quieres que Excel complete por ti y hacer clic en el botón Autocompletar.
Excel mostrará cuatro o cinco opciones de lo que Excel cree que se está ingresando en su celda en blanco.
Agregue impacto visual con formato condicional
Obtenga información sobre su hoja de un vistazo. El formato condicional separa los valores según las condiciones y los rellena con diferentes colores para ayudarle a distinguirlos.
El formato condicional de Excel tiene varias reglas que puede aplicar para formatear los datos de la forma que desee.
El formato condicional es una herramienta poderosa para el creador inteligente de hojas de cálculo.
Las celdas codificadas por colores pueden ayudarle a entender sus datos de un vistazo, ¡e incluso son personalizables! Ya sea creando reglas personalizadas o alterando colores, el formato condicional nunca hará que sus hojas de cálculo vuelvan a parecer aburridas.
Insertar capturas de pantalla rápidamente
Las versiones más recientes de las aplicaciones de Office, incluido Excel, tienen una función para insertar capturas de pantalla rápidamente.
No se necesitan aplicaciones de captura de pantalla de terceros ni atajos de sistema complicados. Excel tiene una manera sencilla y fácil de tomar capturas de pantalla sin mucho problema.
Cuando desee insertar rápidamente una captura de pantalla en su hoja de Excel, vaya a la pestaña Insertar, seleccione Captura de pantalla y seleccione la miniatura de la ventana abierta que desea insertar.
Muévete más rápido con atajos
Con la ayuda de un acceso directo, podrá ahorrar tiempo mientras realiza su trabajo en Excel. ¡Esto es fantástico para principiantes que todavía están intentando acostumbrarse a cómo funciona este programa!
Como estamos seguros de que ya sabrás, no hay manera de que podamos incluir todos y cada uno de ellos en esta sección.
Sin embargo, ¡permítanos brindarle una lista de atajos esenciales para ayudarlo a hacer más y más rápido!
Estos son algunos de los más importantes que deberían resultar útiles como principiante:
- F1 — Accede al sistema de ayuda de Excel
- Ctrl + A: selecciona todas las celdas de la hoja de cálculo
- Ctrl + F — Busca algo en la hoja de cálculo
- Ctrl + Mayús + V — Pegado especial
- Ctrl + Shift + U — Expande o contrae la barra de fórmulas
- Ctrl + Espacio: selecciona toda la columna
- Mayús + Espacio: selecciona toda la fila
- Ctrl + Tab: cambiar entre libros abiertos
Si está buscando atajos, el artículo Los atajos de teclado de Excel más útiles es su lugar de referencia para obtener materiales de aprendizaje.
Así que toma papel y lápiz y prepárate para anotar todos los atajos útiles de Excel; aquí cubrimos algunos de los mejores.
Congelar columnas y encabezados
Cuando te desplazas por una hoja de cálculo grande, puede resultar difícil realizar un seguimiento de en qué fila y columna te encuentras.
Esto resulta especialmente difícil cuando hay muchas filas o columnas con etiquetas similares.
Si tiene una fila de encabezado o una columna con etiquetas, puede congelarla. De esa manera, cuando se desplace por la hoja, las filas o columnas que haya congelado no se moverán.
Esto hace que siempre puedas ver el encabezado o la etiqueta de una fila, incluso mientras te desplazas profundamente en tus datos.
Pensamientos finales
Esperamos que esta guía le haya resultado útil e informativa.
A medida que se sienta más cómodo con sus conocimientos de Excel, queremos ayudarle a aprovecharlo al máximo brindándole más consejos y trucos para convertirse en un profesional en el uso del potente software de hojas de cálculo de Microsoft.
Ahora que conoce los conceptos básicos de Microsoft Excel, existen muchos más recursos que puede explorar. Consulte nuestro Centro de ayuda para obtener más artículos sobre Excel. y también proporciona consejos sobre cómo aprovechar al máximo Microsoft Office.
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