¿Está deseando hacer crecer su negocio a mayores alturas? Entonces, ¿qué pasa si necesitas un seguimiento adecuado de tus finanzas, una mejor planificación estratégica de tus informes, evaluar las transacciones diarias y organizar los servicios administrativos? ¿Qué herramientas utilizas?
En este caso, el software de contabilidad empresarial puede resultar muy beneficioso para su empresa. QuickBooks podría ser la herramienta financiera ideal que le puede faltar para alinear todas sus necesidades organizativas. Entre otras cosas, te ayudará;
- Seguimiento de ingresos y gastos
- Generar informes para planificación
- Realice un seguimiento de las transacciones diarias
- Preparar facturación y nómina
Entonces, ¿qué es QuickBooks?
QuickBooks es un software de contabilidad que satisface las necesidades de las pequeñas y medianas empresas. Le permite gestionar ventas y gastos, generar informes, completar impuestos y mucho más. Está desarrollado por Intuit, un desarrollador líder de software financiero.
Este software de contabilidad ofrece un conjunto de informes integrados que son fáciles de personalizar y le ayudan a tomar el control de sus finanzas fácilmente.
Cuando compras QuickBooks, hay un par de cosas que podrás lograr, según sus características. Un par de cosas que se mantienen incluyen:
Migración de datos, que le brinda una transición fluida de hojas de cálculo a QuickBooks y viceversa. Esta característica es muy importante cuando se planifica mover datos de una plataforma a la siguiente.
El software es fácil de usar y hace que cada tarea sea bastante sencilla para el usuario. Las ricas funciones que lo acompañan crean un entorno muy bueno y sostenible para las pequeñas y medianas empresas. Experimentarás un proceso de navegación fluido. Le resultará fácil aprender cómo funciona el software, ya que la curva de aprendizaje es muy corta.
Cada transacción de su negocio se mantiene transparente y el software seguirá registrando todas las transacciones vinculadas a lo que ha configurado para rastrear. La generación de facturas es sencilla y puede realizarse a través de su teléfono inteligente, tableta o computadora.
También puede utilizar QuickBooks para proyecciones comerciales, ya que es fácil generar proyecciones futuras. Si desea generar informes sobre ventas, ganancias y gastos, resulta sencillo realizar este proceso.
¿Para qué utilizan QuickBooks las pequeñas empresas?
Los propietarios de pequeñas empresas suelen utilizar QuickBooks para gestionar sus facturas, realizar un seguimiento de los flujos de efectivo y pagar facturas, entre otros. También utilizan el software para generar informes financieros mensuales y de fin de año, así como para preparar impuestos comerciales trimestrales y anuales.
Los usos principales de QuickBooks incluyen;
Gestión de ventas e ingresos
Puede administrar las ventas y los ingresos fácilmente con el uso de QuickBooks. Puede utilizar el software para crear facturas y realizar un seguimiento de las ventas por cliente. Esto le ayudará a estar al tanto de lo que le deben los clientes, lo que comúnmente se conoce como cuentas por cobrar en los círculos contables.
Seguimiento de facturas y gastos
QuickBooks realizará un seguimiento automático de sus facturas y gastos, ya que conecta sus cuentas bancarias y de tarjetas de crédito al software, para permitir que todos sus gastos se descarguen y categoricen. Si necesita realizar un seguimiento de una transacción con cheque o efectivo, puede registrarla en unos minutos utilizando el software.
El software le ayudará a pagar sus facturas a su vencimiento. Podrás pagar tus facturas siempre a tiempo creando un Informe de Cuentas por Pagar en menos de dos minutos. El informe le proporcionará detalles de sus facturas actuales y vencidas.
Obtenga información valiosa sobre los informes para su empresa
Al administrar todas sus actividades de flujo de efectivo y salidas utilizando el software, podrá acceder a varios informes que brindan información valiosa sobre su negocio. Todos los informes están prediseñados y se pueden ejecutar con solo unos pocos clics. Los informes se actualizan en tiempo real a medida que ingresa y guarda transacciones.
Esto puede ser muy importante, especialmente si desea proporcionar información financiera a un inversionista potencial o a su prestamista para un préstamo o línea de crédito para pequeñas empresas. También podrá proporcionar otros informes que incluyen; Informe de pérdidas y ganancias, informe de balance general y estado de flujos de efectivo, y si es propietario, puede consultar el mejor software de contabilidad para propietarios.
Ejecución de nómina
La nómina es un área que nunca debes intentar ejecutar manualmente. Los errores que cometa al calcular los cheques de pago pueden tener consecuencias devastadoras. QuickBooks tiene su propia función de nómina que puede calcular y ejecutar automáticamente la nómina con la frecuencia que la necesite.
La mejor parte de usar el software es integrarlo para mantener sus estados financieros actualizados. Podrá pagar a los empleados con cheque o depósito directo, completar formularios de impuestos sobre la nómina y realizar pagos electrónicos directos.
Seguimiento del inventario
Si necesita realizar un seguimiento del inventario, el software lo ayudará automáticamente a realizar ese seguimiento y lo actualizará a medida que ingrese las transacciones. Aunque se puede realizar un seguimiento del inventario en Excel, tenga en cuenta que puede llevar mucho tiempo.
Simplificación de impuestos
Con el uso de QuickBooks en línea, podrá administrar todos los impuestos contables de su empresa. Además, podrá aceptar pagos en línea y esto ayudará a mejorar su flujo de caja. Puede agregar una función de pagos intuitivos con solo un simple clic.
Opciones de QuickBooks para pequeñas empresas
La línea de productos QuickBooks incluye diferentes versiones, como QuickBooks Online, QuickBooks Desktop, QuickBooks Self Employed y QuickBooks Mac. Cada una de estas versiones ofrece una variedad de funciones que comienzan con un plan mensual. Para ayudarle a tomar una decisión sobre cuál es el más ideal para usted, consulte lo siguiente;
QuickBooks en línea
Es un producto basado en la nube que no requiere instalación de software. Está disponible en tres suscripciones: Simple Start, Essentials y Plus. Es ideal para cualquier negocio basado en servicios que no tenga requisitos de facturación complicados. Le permite acceder a sus datos desde cualquier computadora con conexión a Internet mediante un inicio de sesión seguro.
Escritorio QuickBooks
QuickBooks Desktop viene en tres versiones; Pro, Premier y Empresarial. Las tres versiones del producto de software requieren que instale el software en su computadora. QuickBooks Pro es ideal para pequeñas empresas que no tienen que fabricar productos.
QuickBooks Premier es ideal si tiene un negocio involucrado en la fabricación, venta minorista, contratación o sin fines de lucro. El último es QuickBooks Enterprise, que es más adecuado para grandes empresas. Estas versiones de QuickBooks incluyen un plan de cuentas e informes personalizados.
QuickBooks autónomo
QuickBooks Self Employed es el producto ideal para autónomos, conductores, agentes inmobiliarios y aquellas personas que dirigen negocios de autoconsultoría. Es un producto basado en la nube al que se puede acceder desde cualquier computadora que tenga una conexión a Internet y un inicio de sesión seguro.
Viene con funciones que no están disponibles en QuickBooks Online y QuickBooks Desktop. Le brinda la posibilidad de separar los gastos comerciales de los personales, realizar un seguimiento de las millas y ayudar con una transferencia de datos fluida a TurboTax.
QuickBooks Mac
QuickBooks Mac es el único producto de escritorio disponible para usuarios de Mac. Si no desea utilizar QuickBooks Online y tiene una computadora Mac, la otra mejor opción es utilizar QuickBooks Mac. El producto es muy similar a QuickBooks Pro y es ideal para pequeñas empresas que no fabrican productos.
Elementos clave a tener en cuenta
QuickBooks puede ofrecerle una solución ideal si desea administrar cualquier cosa relacionada con las finanzas, desde administrar la nómina, realizar un seguimiento de los ingresos y gastos y armar paquetes de informes financieros. Es ideal para automatizar procesos que requieren mucho tiempo, como preparar conciliaciones, especialmente si no tiene una cuenta o un contable para utilizar el software.
También es bueno comprender que existe una diferencia entre Quicken y QuickBooks. Quicken está diseñado para realizar un seguimiento de su presupuesto y gastos personales. Algunas personas utilizan Quicken para realizar un seguimiento de los ingresos y gastos comerciales. Sin embargo, no tiene la capacidad de gestionar las ventas a sus clientes ni realizar un seguimiento del inventario como lo hace QuickBooks.
No es necesario ser contador para aprender a utilizar QuickBooks. Aunque viene con muchas funciones, existen guías y tutoriales sencillos que pueden ayudarle a comenzar rápidamente. Además, la curva de aprendizaje es muy corta. Aunque no es necesario ser contador o tenedor de libros, nunca estará de más si decide tomar un curso intensivo rápido para comprender algunos conceptos básicos de contabilidad.
QuickBooks es un software de contabilidad empresarial que agiliza todas las tareas asociadas con mantener las cuentas financieras en orden, especialmente para propietarios de empresas que tienen poco o ningún conocimiento financiero. Ofrece una versión en línea y una versión local de su software, para ayudar a las empresas a elegir la versión que mejor les funcione.
Debido a la cantidad de funciones que tiene, los usuarios que carecen de conocimientos de contabilidad pueden encontrar confusa la navegación en QuickBooks. Además, sus versiones en línea y de escritorio no se pueden sincronizar, por lo que debes estar preparado para trabajar con una o adquirir ambas. Considerándolo todo, QuickBooks es un fantástico software empresarial que simplificará todas las tareas asociadas con la contabilidad financiera, los impuestos y mucho más.