Es posible que grandes conjuntos de datos requieran que divida los nombres y apellidos de las personas en sus tablas de datos. En este artículo, puede aprender cómo hacer precisamente eso. Divida y fragmente sus datos con facilidad siguiendo este tutorial de Excel para usuarios principiantes e intermedios.
Digamos que está trabajando en la creación de una plantilla de correo electrónico personalizada. Cada mensaje debe contener el nombre del destinatario; si desea que sea más amigable, deberá usar solo los nombres. Afortunadamente, Excel te ofrece la opción de dividir nombres y apellidos en celdas separadas.
Tener una gran cantidad de datos almacenados en una sola celda a menudo presentará problemas. En este caso, se trata de personalización. A veces, demasiado contenido en un campo también puede obstaculizar su capacidad para ordenar y filtrar sus datos. Puede utilizar los métodos siguientes para dividir más tipos de datos en sus propias celdas, como direcciones, cumpleaños, etc.
Tabla de contenido
- Dividir nombres y apellidos en Excel
- Método 1. Utilice la función Texto a columnas
- Método 2. Fórmulas
- Método 3. Buscar y reemplazar
- Pensamientos finales
Dividir nombres y apellidos en Excel
En las guías siguientes, puede aprender cómo separar nombres y apellidos en Excel. Para los fines de esta guía, usaremos la última versión de Microsoft Excel 2019; sin embargo, los pasos funcionan en todas las versiones del software.
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Método 1. Utilice la función Texto a columnas
Texto en columnas en Excel le permite dividir valores de texto en celdas separadas en una fila. Puede utilizar esto para separar el nombre y el apellido del nombre completo.
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Abra el documento de Excel que contiene sus nombres, o cree uno nuevo y configure sus datos. Asegúrese de que sus celdas estén configuradas de manera similar a nuestro ejemplo a continuación:
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Utilice el cursor para seleccionar todos los nombres en la columna de nombre completo. En nuestro ejemplo, seleccionaremos A2:A10.
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Cambie a la pestaña Datos en su interfaz de cinta. Este debe estar ubicado entre la pestaña Fórmulas y la pestaña Revisar.
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Haga clic en el botón Texto a columnas, que se encuentra en la sección Herramientas de datos. (Ver imagen a continuación)
- Aparecerá una ventana emergente y se iniciará el Asistente para convertir texto en columnas. Esto se puede dividir en 3 pasos, cada uno de los cuales requiere que usted haga ajustes.
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En el paso 1, seleccione Delimitado en la sección Tipo de datos original. Esto le permitirá utilizar el espacio como separador entre el nombre y el apellido. Haga clic en Siguiente para continuar.
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En el paso 2, asegúrese de desmarcar todos los delimitadores primero y luego marque Espacio únicamente. Una vez más, haga clic en Siguiente para continuar.
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Asegúrese de seleccionar el campo para su salida en la sección Destino. Para nuestro ejemplo, seleccionamos la primera celda en la columna Nombre, B2. Haga clic en Finalizar para finalizar el proceso.
Como se ve a continuación, pudimos separar con éxito los nombres y apellidos de una sola celda en 2 celdas separadas. Esto abre una gran cantidad de opciones para correos electrónicos personalizados, análisis de datos y más.
Sin embargo, hay algunas cosas que debes tener en cuenta al trabajar con este método. Tome nota de las siguientes advertencias:
- Los datos en sus celdas son estáticos. Cuando edite el nombre completo, el nombre y apellido no se ajustarán según sus cambios. Deberá editarlos manualmente para reflejar los cambios.
- Si no especifica una celda de destino, Texto a columna sobrescribirá la columna actual. Esto borra los campos de nombre completo y los reemplaza con nombres y apellidos separados.
- ¿Quieres solo el nombre o el apellido? En el Paso 3, seleccione la columna que desea omitir y luego seleccione la opción No importar columna (omitir).
El método Texto en columnas es más adecuado cuando se trabaja con datos consistentes. Por ejemplo, cuando todos los nombres tienen solo nombre y apellido, o todos los nombres tienen un segundo nombre. Mezclar y combinar dará lugar a resultados defectuosos; si sus datos son inconsistentes, trabaje con fórmulas.
Método 2. Fórmulas
Un enfoque diferente para separar el nombre y el apellido en Excel es mediante el uso de fórmulas. Para ello, necesitarás 3 fórmulas diferentes, dependiendo de si tienes o no segundos nombres en tu lista.
La ventaja del uso de fórmulas es su forma dinámica de extraer datos. Si cambia el nombre completo, el cambio se reflejará automáticamente también en las celdas separadas del nombre, segundo nombre y apellido.
Si bien este método es más avanzado, estamos aquí para ayudarlo. Comencemos a desglosar las 3 fórmulas que utilizará para desglosar los nombres completos.
1. Fórmula para obtener el nombre
Para separar el nombre del nombre completo, deberá utilizar la siguiente fórmula. Simplemente seleccione cualquier celda vacía como destino y luego inserte lo siguiente: =LEFT(A2,SEARCH(" ",A2)-1)
Esta fórmula supone que el nombre completo está contenido en la celda A2. Si el tuyo está en una posición diferente, asegúrate de cambiarlo en la fórmula. Por ejemplo Si su primer campo de nombre completo es D7, la fórmula cambiaría a: =LEFT(D7,SEARCH(" ",D7)-1)
Después de ejecutar la fórmula una vez, puede repetirla fácilmente colocando el cursor en la esquina inferior derecha de la celda y arrastrándolo hacia abajo. Al hacerlo, se ajustará automáticamente la fórmula para los otros campos de nombre completo y se separará el nombre:
2. Fórmula para obtener el segundo nombre
Digamos que algunas de las entradas de nombres completos en su conjunto de datos tienen un segundo nombre. En este caso, es posible que desees extraerlos en su propia columna. La siguiente fórmula le permitirá hacer precisamente eso: =MID(A2,SEARCH(" ",A2)+1,SEARCH(" ",SUBSTITUTE(A2," ","@",1)) -BUSCAR(" ",A2))
Nuevamente, esta fórmula supone que el nombre completo está contenido en la celda A2. Si el tuyo no lo es, asegúrate de ajustarlo en la propia fórmula. También puede usar el controlador de arrastre para copiar y ajustar automáticamente la fórmula a las otras celdas de nombre completo y completar la columna del segundo nombre.
Es mejor utilizar datos coherentes: si algunas de las entradas tienen segundos nombres, mientras que otras no, los segundos nombres que faltan se reemplazarán con un #¡VALOR!Error. Tendrás que deshacerte de ellos manualmente.
3. Fórmula para obtener el apellido
Finalmente, la última fórmula se utiliza para extraer el apellido de un nombre completo. Simplemente seleccione una celda de destino y luego inserte lo siguiente: =RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(" ",A2))
Al igual que las fórmulas anteriores, ésta también supone que el nombre completo está contenido en la celda A2. Si el tuyo es diferente, asegúrate de ajustarlo en la propia fórmula. Utilice el controlador de arrastre para copiar y ajustar automáticamente la fórmula a las otras celdas de nombre completo y completar la columna de apellido.
En el caso de que también tenga segundos nombres, utilice la siguiente fórmula: =RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH("@",SUBSTITUTE(A2," ", "@",LARGO(A2)-LARGO(SUSTITUIR(A2,","","")))))
Nuevamente, reemplace cualquier instancia de la celda A2 si su nombre completo se encuentra en un campo diferente.
Método 3. Buscar y reemplazar
Utilizando caracteres comodín, puede separar nombres y apellidos con la función Buscar y reemplazar de Excel. Esta es un poco extraña, pero funciona y puede ser más rápida que las otras opciones. Veamos cómo puedes dividir los nombres completos usándolo
1.Obtenga el nombre usando Buscar y reemplazar
- Seleccione todas las celdas que contienen nombres completos y luego haga clic derecho en cualquiera de ellas y elija Copiar en el menú contextual. Alternativamente, use el método abreviado de teclado Ctrl + C.
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Seleccione la celda de destino y luego haga clic derecho y elija Pegar en el menú contextual. También puede utilizar el método abreviado de teclado Ctrl + V. Debe tener una copia exacta de los nombres completos.
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Mantenga seleccionada la segunda columna y permanezca en la pestaña Inicio. Haga clic en el botón Buscar y seleccionar de la sección Edición en el extremo derecho.
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En el menú contextual, seleccione Reemplazar. Aparecerá una nueva ventana emergente.
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Escriba un carácter espacio ( ) y luego un asterisco (*) en el campo Buscar. Deje el otro campo en blanco y luego haga clic en Reemplazar todo.
- ¡Listo!
2. Obtenga el apellido usando Buscar y reemplazar
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Seleccione todas las celdas que contienen nombres completos y luego haga clic derecho en cualquiera de ellas y elija Copiar en el menú contextual. Alternativamente, use el método abreviado de teclado Ctrl + C.
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Seleccione la celda de destino y luego haga clic derecho y elija Pegar en el menú contextual. También puede utilizar el método abreviado de teclado Ctrl + V. Debe tener una copia exacta de los nombres completos.
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Mantenga seleccionada la segunda columna y permanezca en la pestaña Inicio. Haga clic en el botón Buscar y seleccionar de la sección Edición en el extremo derecho.
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En el menú contextual, seleccione Reemplazar. Aparecerá una nueva ventana emergente.
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Escriba un asterisco (*) y luego espacio ( ) carácter en el campo Buscar. Deje el otro campo en blanco y luego haga clic en Reemplazar todo.
- ¡Listo!
Pensamientos finales
Esperamos que este artículo haya podido enseñarle cómo separar nombres completos en nombres y apellidos en Microsoft Excel. Utilice los métodos anteriores para crear hojas de datos ricas y personalizadas con facilidad. ¡Incluso puedes mezclar y combinar diferentes técnicas para acelerar tu flujo de trabajo!
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