Microsoft Teams es una aplicación utilizada por cientos de miles de equipos únicos, que trabajan juntos para lograr objetivos compartidos. Es completamente gratuito y proporciona una plataforma para que usted y sus compañeros de trabajo se comuniquen, coordinen proyectos, compartan archivos y realicen el trabajo de forma remota.
Recientemente publicamos un artículo sobre Cómo configurar Microsoft Teams, que analiza cómo comenzar con el software. Ahora es el momento de familiarizarse con él. El artículo de hoy se centra en consejos, trucos y orientación general de Microsoft Teams para trabajadores remotos.
Si eres nuevo en el mundo del trabajo desde casa o simplemente quieres algunos consejos para aumentar tu eficiencia, intenta seguir nuestros consejos y comprueba si alguna técnica te ayuda en tu trabajo.
Lista de verificación para el trabajo remoto: cómo mantenerse fiel al curso
Comencemos con algunas cosas generales que todo trabajador remoto debería hacer antes de comenzar un día productivo. Estos consejos te ayudarán a crear un espacio de trabajo adecuado y a concentrarte en el juego, incluso desde la comodidad de tu hogar.
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Cree un espacio de trabajo adecuado. Lo primero que debe hacer es asegurarse de que el espacio de trabajo en el que se encuentra sea el adecuado para sus necesidades. Minimiza las distracciones buscando un espacio tranquilo y silencioso. Rodéate sólo de las cosas que necesitas: tener cosas como teléfonos inteligentes, refrigerios y compañía a menudo te distraerá de tu trabajo. Por eso, te recomendamos tener una mesa o soporte aparte donde poder colocar tus snacks.
Consejo profesional: Ten tu teléfono cerca solo si es una de tus herramientas de trabajo. Y si quieres ser productivo, te recomendamos desactivar las notificaciones de tu teléfono.
- Utilice aplicaciones para mejorar su trabajo. En esta era de la tecnología, no hay ninguna razón por la que no debas aprovechar el software para mejorar tus habilidades. Utilice aplicaciones para administrar su tiempo, configurar objetivos y recordatorios diarios e incluso bloquear sitios web que le distraigan.
- Mantén tu salud. Muchas personas descuidan su salud cuando trabajan de forma remota. Pasar largos periodos de tiempo frente a la pantalla es malo tanto para el cuerpo como para el alma. Asegúrate de levantarte de vez en cuando, hacer ejercicio, mantenerte hidratado y consumir comidas saludables.
- Comunícate con tu equipo. Confíe en nosotros: su equipo quiere saber qué está haciendo y usted también quiere mantenerse al día con ellos. Asegúrese de comunicarse siempre con ellos a través de aplicaciones como Microsoft Teams para informarles sobre su progreso, programación y disponibilidad para las reuniones.
- Sea inclusivo. El ritmo del trabajo remoto es diferente al presencial. Presta atención a tus compañeros de equipo e incluye siempre a todos en los discursos, mensajes de texto y llamadas. Ser consciente e inclusivo garantizará que todos los miembros del equipo puedan compartir ideas y contribuir a los proyectos.
- Conversa con tus compañeros de trabajo. Como trabaja de forma remota, no podrá interactuar con su equipo tanto como lo haría en la oficina. Asegúrate de aprovechar los mensajes directos, configura un canal de chat general en Microsoft Teams y ten una conversación informal con tu increíble equipo para mantener la moral alta.
- No olvides relajarte. Algo con lo que lucha un gran porcentaje de trabajadores remotos es relajarse después del trabajo. Cumplir con un horario definitivamente te ayuda a hacer las cosas y luego desconectarte del trabajo con una caminata, un baño y otras actividades divertidas. Recuerde que no tiene que trabajar las 24 horas del día sólo porque podría hacerlo. (¡Asegúrate de no trabajar demasiado!)
Ahora que ha configurado su espacio de trabajo según la lista de verificación anterior, ¿cómo puede mantenerse concentrado mientras trabaja de forma remota?
Cómo mantenerse productivo mientras trabaja de forma remota con Teams
A medida que te adaptas al ritmo de trabajo remoto, te encontrarás con varios desafíos únicos. Establecer algunos buenos hábitos es una de las mejores maneras de superar estos desafíos con su equipo.
Informes de progreso frecuentes
Dar a tus compañeros de equipo informes sobre tu progreso te ayuda a ti y a ellos. A medida que se sienta inclinado a informar sobre su progreso todos los días, comenzará a motivarse y a trabajar más para impresionar y motivar también a sus compañeros de trabajo. Esto puede establecer hábitos saludables y mejorar aún más la comunicación. No olvides comentar algo positivo sobre tu equipo: las palabras amables ayudan mucho.
Realizar reuniones en línea
No hace falta decir que las reuniones en línea son esenciales cuando se trabaja de forma remota. Le permite planificar con anticipación, compartir ideas y hacer preguntas a su equipo mientras compensa la falta de compañía cuando se queda en casa. Anime a su equipo a utilizar videollamadas para conectarse con ellos cara a cara.
Graba tus reuniones
Cuando todos están ocupados trabajando, puede resultar difícil programar varias reuniones para personas que se perdieron o olvidaron algo de la reunión anterior. Si su equipo lo permite, grabe las reuniones y compártalas en un canal dedicado para que las personas se pongan al día o retrocedan a puntos clave en cualquier momento.
Actividades de equipo
Manténgase inclusivo programando actividades en equipo. Haga una lluvia de ideas, colabore en archivos y proyectos, cree tableros o proponga desafíos divertidos para crear una competencia sana. Diversas actividades de equipo unen a las personas y mantienen alta la moral y la energía incluso en los días lentos.
Consejos y trucos de Microsoft Teams que todo trabajador remoto debe conocer
Aprovecha los canales
Una gran organización de Teams tiene un excelente sistema de canales configurado. Asegúrese de crear varios equipos y asignar canales dedicados para que cada miembro del equipo esté activo. Agregar canales para grupos específicos como “Diseñadores” y “Desarrolladores” ayuda a organizar tus proyectos, mientras que canales como “ Sugerencias” o “Informes” le dan a su equipo la oportunidad de comunicarse. ¡No olvides agregar algunas áreas de chat generales y canales utilizados para divertirte!
Filtrar tu feed de actividades
Tener un feed de actividades desordenado hará que sea difícil encontrar lo que estás buscando. Con la opción de filtro, puede indicarle a Teams que solo le muestre contenido específico, como @menciones, mensajes no leídos, respuestas directas a sus mensajes, etc. Aproveche esto y aumente su concentración con el tiempo filtrando correctamente la actividad entrante.
Comandos rápidos
Puedes hacer las cosas con bastante rapidez escribiendo comandos en la barra de búsqueda en la parte superior de la ventana de Teams. Hay muchos comandos disponibles para usar en la aplicación. Sin embargo, la mayoría de los usuarios dejarán de utilizar la gran mayoría de ellos. Para que te enganches con los comandos, estos son algunos de nuestros favoritos:
- /call: inicie una llamada con cualquier persona de su organización de Teams.
- /testcall: comprueba la calidad de tu llamada actual.
- /ausente: establece tu estado en Ausente.
- /goto: salta rápidamente a un canal o equipo.
- /whatsnew: vea las últimas noticias sobre Microsoft Teams.
- /help: obtenga soporte sobre Microsoft Teams.
Marcar mensajes importantes
Para guardar un mensaje importante y cualquier contenido adjunto, puede marcarlos como favoritos. Simplemente haga clic en los tres puntos en la parte superior derecha de un mensaje, luego seleccione Guardar este mensaje en el menú contextual. Para buscar tus favoritos, escribe /saved en la barra de búsqueda y nunca más perderás una publicación.
Editor de texto enriquecido
Evite enviar mensajes accidentalmente antes de que estén listos y cree mensajes con un formato atractivo utilizando el editor de texto enriquecido. Antes de comenzar a escribir, haga clic en el primer ícono debajo del campo de entrada (la letra A con un lápiz) y comience a redactar su mensaje. Añade un título, marca el mensaje como importante, aprovecha el formato, crea viñetas y mucho más.
Para enviar sus mensajes formateados, simplemente haga clic en el icono Enviar en la parte inferior derecha del editor de texto.
No molestar
Eres más productivo cuando estás completamente concentrado. En este estado, incluso una sola notificación puede desviar su atención y distraerlo del trabajo. Microsoft Teams le permite configurar su estado en No molestar, lo que evita que reciba notificaciones emergentes.
Para activar No molestar, simplemente escriba /dnd en el cuadro de búsqueda. Puedes desactivarlo escribiendo /available una vez que hayas terminado con el trabajo.
Usa GIF y pegatinas
Mantén la diversión y la energía usando GIF, stickers e incluso crea imágenes divertidas (memes) para compartir con tu equipo. Estos pueden servir como una reacción rápida a los mensajes o incluso mejorar el estado de ánimo en los canales adecuados. Puede utilizar estos elementos haciendo clic en sus iconos debajo del campo de entrada del mensaje.
Otras herramientas que podrían resultarle beneficiosas
Si bien Microsoft Teams se encarga de la comunicación, las reuniones en línea, el intercambio de archivos y la colaboración, existen otras herramientas que recomendamos usar simultáneamente. Si bien estas herramientas no son vitales para mantener un estilo de trabajo remoto productivo, pueden ser beneficiosas para las personas que buscan más formas de aumentar la concentración y la productividad.
Doctor del tiempo
Time Doctor es una increíble aplicación más adecuada para empresas y organizaciones más grandes. Le permite monitorear el tiempo de los empleados y generar informes detallados y potentes. Obtenga una descripción general precisa de la productividad y vea nóminas precisas.
Tareas del personal del centro
Tareas de Hubstaff es una excelente adición a su flujo de trabajo de Microsoft Teams, ya que se centra en gran medida en la configuración de tareas. Lo que discutas en Teams durante una reunión o en un canal puede llegar directamente a Hubstaff, donde puedes categorizarlo y administrarlo.
Mano alzada
Obtenga la integración Freehand con Microsoft Teams para colaborar en una pizarra virtual. Los miembros del equipo pueden agregar comentarios, dibujos y otros elementos para discutir diseños, diseños y más visualmente.
Conclusión
Esperamos que este artículo haya podido ayudarle a aprender más sobre el trabajo remoto con Microsoft Teams. Para saber cómo empezar a utilizar la aplicación, lea nuestro artículo Cómo configurar Microsoft Teams.
Si desea obtener más información sobre las formas en que la tecnología puede mejorar su vida laboral desde casa en general, consulte nuestros otros artículos en el Blog y el Centro de ayuda. Háganos saber si hay algo más que debamos saber sobre este tema.
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