Expert Tips, Tricks, and Shortcuts to help you Maneuver Microsoft Office

Microsoft Office para PC ha sido la suite ofimática líder para usuarios de PC desde su introducción en 1990. Antes de eso, estaba Microsoft Word, que se lanzó en 1983, Excel, lanzado en 1985, y PowerPoint, lanzado en 1987. Microsoft Office para PC reunió esos programas principales y muy rápidamente desarrolló seguidores leales en la categoría de paquetes de oficina. Con más de mil millones de usuarios en todo el mundo, Microsoft Office para PC sigue siendo la suite ofimática líder.

Con el lanzamiento de Office para PC 2019, la suite ofimática de Microsoft continúa ganando popularidad y se destaca del resto en productividad y rendimiento.

¿Por qué Microsoft es tan popular? Se trata de productividad. Simplemente no existe en el mercado una suite ofimática mejor y más fácil de usar. Sí, puede encontrar paquetes de oficina gratuitos o incluso de bajo costo, pero en una comparación directa, ninguno de ellos está a la altura de Microsoft Office, especialmente desde el lanzamiento de Office 2019, que presenta una gran cantidad de excelentes características nuevas. y herramientas para mejorar la productividad aún más que antes.

Una de las mejores cosas de Microsoft Office es que hay cientos de sugerencias, trucos y atajos para Microsoft Office que mantienen el trabajo en marcha y lo ayudan a ser más productivo sin importar el tipo. del trabajo que realizas.

¿Es usted un escritor, un profesor, un estudiante o un ejecutivo de negocios de alto poder? Hay ediciones de Microsoft Office que están diseñadas para satisfacer sus necesidades específicamente. Cada uno de ellos está repleto de pequeños trucos que puedes hacer para aumentar la productividad. También hay toneladas de consejos y trucos en esta guía para ayudarle a aprovechar al máximo cada una de las aplicaciones de Microsoft Office. Sin embargo, antes de pasar a todas esas ventajas, echemos un vistazo más profundo a lo que obtienes con Microsoft Office.

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• Descripción general de Microsoft Office
• Descripción general de las aplicaciones de Microsoft Office
• Atajo popular de Microsoft Office
• Consejos útiles de Excel
• Atajos populares de Microsoft Excel
• Conclusión 

Descripción general de Microsoft Office

Existen diferentes ediciones de Microsoft Office. Lo que obtienes en Office depende de la edición de Office que compres. Puede obtener Microsoft Office en las siguientes versiones; Hogar y Estudiantes, Hogar y Negocios, Profesional y Profesional Plus. La edición adecuada para la mayoría de consumidores, estudiantes, profesores y creativos es la edición Hogar y Estudiante.Hogar y Negocios es ideal para propietarios de pequeñas empresas.

Las ediciones Professional y Professional Plus están dirigidas al mercado de grandes empresas/corporaciones. Todas estas ediciones incluyen los programas principales, Word, Excel y PowerPoint. OneNote se incluye en ediciones posteriores. Las versiones empresariales incluyen Outlook, Access, Publisher y Skype Empresarial. Nuevamente, la edición de Microsoft Office que elija depende en gran medida de las tareas que desea que realice el producto. Hay un costo elevado en las ediciones más potentes de Microsoft Office que el usuario ocasional no puede justificar, pero las grandes empresas y corporaciones ciertamente pueden permitírselo.

También puedes obtener versiones anteriores de Microsoft Office. Las ediciones en las que vienen las versiones anteriores son comparables a la nueva versión de Microsoft Office. Siempre debes verificar para asegurarte de que la versión anterior que deseas comprar todavía reciba soporte general de Microsoft porque oficialmente han dejado de publicar actualizaciones para muchas de ellas.

Actualmente, el soporte general para Office 2016 finaliza en 2025. Si desea una versión local independiente de Office para PC, Office 2019 es la última versión y su mejor opción.Office 2019 viene en las mismas ediciones anteriores e incorpora muchas de las funciones que los usuarios de Office 365 Pro han estado usando durante los últimos tres años.

Descripción general de las aplicaciones de Microsoft Office

Microsoft Word

Con Microsoft Word, puedes llevar tus proyectos de escritura desde el concepto hasta su finalización con las nuevas herramientas de Word 2019. Utilice herramientas de formato natural para crear documentos impresionantes. Abra y edite archivos PDF. Mantenga su escritura productiva y libre de estrés con Word.

La versión más reciente de Word incluye nuevas funciones de entintado (inclinación, estuche para lápices móvil y sensibilidad), modo de enfoque que te permitirá lograr más sin distracciones y funciones avanzadas. funciones de investigación y coautoría, incluidos comentarios en tiempo real mientras varios usuarios editan el mismo documento. Si bien a Word se le llama procesador de textos, es mucho más de lo que eran los procesadores de texto en el pasado. De hecho, Word está más relacionado con un programa de diseño de escritorio que con un procesador de textos.

Puede usarlo para crear documentos de todo tipo, incluidos folletos, boletines y otros documentos completamente diseñados y listos para imprimir para los que normalmente usaría un producto de autoedición.

Microsoft Excel

Con Excel, puede ver sus datos en contexto, lo que le permite tomar mejores decisiones. Excel aprende tus patrones mientras trabajas, completa automáticamente nuevos datos y realiza análisis complejos por ti. Los nuevos cuadros y gráficos le permiten ver y presentar datos de formas más atractivas. Puede aplicar formato, minigráficos, gráficos y tablas con un simple clic del mouse, lo que la convierte en una de las versiones más sencillas e intuitivas de Excel hasta el momento.

No hay mejor manera de administrar datos que con Excel. Como puede ver, estas excelentes funciones pueden ahorrarle tiempo y hacer que todo su proyecto sea más ágil y preciso. Excel, que anteriormente era la hoja de cálculo más popular del mundo, ahora es incluso mejor que nunca y más útil para un público más amplio.

Microsoft PowerPoint

Dé a sus presentaciones el brillo que se merecen. Con PowerPoint, puedes crear, colaborar y presentar ideas con nuevas transiciones de diapositivas y un panel de tareas de Animaciones mejorado. Maximice el impacto visual de sus presentaciones con las opciones de diseño de PowerPoint, que incluyen Morph, que crea un movimiento cinematográfico fluido en dos sencillos pasos, transiciones profesionales y coautoría en tiempo real.

Toneladas de nuevas opciones gráficas, un modo de presentador para administrar mejor tus presentaciones (ver las próximas diapositivas y notas mientras tu audiencia ve la presentación) y funciones para crear presentaciones súper detalladas y atractivas. Lo mejor de PowerPoint es que combina y equilibra funciones profesionales con facilidad de uso. El estudiante, aficionado o profesor promedio puede utilizar PowerPoint de forma eficaz y sin dificultad, mientras que los ejecutivos de empresas pueden utilizarlo para crear potentes presentaciones comerciales.

Microsoft OneNote

Esta es una pequeña aplicación genial que no debería pasarse por alto. Solo se encuentra en las ediciones domésticas de Office, pero es una herramienta poderosa para estudiantes, profesores, escritores o cualquier otra persona que investigue mucho. Con OneNote, puede organizar notas con cuadernos, secciones y páginas.

Busque notas e imágenes escritas a mano (o mecanografiadas) para encontrar lo que necesita. Escriba, escriba, dibuje y guarde todas sus referencias en un lugar conveniente, luego comparta su cuaderno con compañeros de clase o de trabajo. No hay mejor manera de tomar notas que con OneNote. Puede guardar enlaces web, notas escritas, archivos de audio y gráficos, organizarlos y consultarlos fácilmente. Eso significa que puede crear y mantener la guía de investigación y referencia más completa jamás creada.

Access y Publisher se incluyen en las ediciones empresariales profesionales de Microsoft Office.Access es una base de datos destinada a la gestión de información de grandes empresas. The Publisher es un software de autoedición que permite la creación profesional de boletines internos, folletos, anuncios, materiales de capacitación, etc.

Como mencionamos anteriormente, Word es capaz de manejar muchas de las mismas tareas que puede realizar con Publisher, pero carece de herramientas de diseño de precisión, por lo que Publisher está disponible para corporaciones que frecuentemente crean muchos negocios. y materiales publicitarios.

También existe Skype Empresarial, que está diseñado para comunicaciones empresariales. Microsoft Outlook también se incluye en las ediciones empresariales, lo que pone a disposición comunicaciones avanzadas por correo electrónico y gestión de contactos.

Como puede ver, existe una edición de Microsoft para usted. La gama de potentes aplicaciones y herramientas permite hacer todo lo que necesita con una sola suite ofimática. También existe una edición de Microsoft Office que se adapta a todos los presupuestos, para que pueda tener la suite ofimática más potente del planeta, independientemente de quién sea y qué haga.

Atajos populares de Microsoft Office

Los atajos son una excelente manera de ahorrar tiempo y hacer las cosas más fácilmente. Todo el mundo tiene esas tareas que realiza con frecuencia en Office para las que necesita un acceso directo. Aquí hay una lista de atajos populares de Microsoft Office que pueden resultarle útiles. Examínelos y guarde sus favoritos en la memoria para usarlos en el futuro.

• Ctrl+0 : alterna 6 puntos de espacio antes de un párrafo.
• Ctrl+A - Selecciona todo el contenido de la página.
• Ctrl+B : selección resaltada en negrita.
• Ctrl+C - Copiar el texto seleccionado.
• Ctrl+D : abre la ventana de preferencias de fuente.
• Ctrl+E : alinea la línea o el texto seleccionado con el centro de la pantalla.
• Ctrl+F - Abrir el cuadro "buscar".
• Ctrl+I : selección resaltada en cursiva.
• Ctrl+J : alinea el texto o la línea seleccionados para justificar la pantalla.
• Ctrl+K : inserta un hipervínculo.
• Ctrl+L : alinea la línea o el texto seleccionado a la izquierda de la pantalla.
• Ctrl+M - Sangrar el párrafo.
• Ctrl+N : abre una nueva ventana de documento en blanco.
• Ctrl+O : abre el cuadro de diálogo o la página para seleccionar un archivo para abrir.
• Ctrl+P - Abre la ventana de impresión.
• Ctrl+R : alinea la línea o el texto seleccionado a la derecha de la pantalla.
• Ctrl+S - Guarda el documento abierto. Como Mayús+F12.
• Alt, F, A : guarde el documento con un nombre de archivo diferente.
• Ctrl+T : crea una sangría francesa.
• Ctrl+U - Subraya el texto seleccionado.
• Ctrl+V - Pegar.
• Ctrl+W - Cierra el documento abierto actualmente.
• Ctrl+X - Cortar el texto seleccionado.
• Ctrl+Y - Rehacer la última acción realizada.
• Ctrl+Z : deshace la última acción.
• Ctrl+Shift+L : crea rápidamente una viñeta.
• Ctrl+Mayús+F - Cambia la fuente.
• Ctrl+Mayús+> : aumenta la fuente seleccionada +1 punto hasta 12 puntos y luego aumenta la fuente +2 puntos.
• Ctrl+] - Aumenta la fuente seleccionada +1 punto.
• Ctrl+Mayús+< - Disminuye la fuente seleccionada -1 puntos si es de 12 puntos o menos; por encima de 12 disminuye la fuente en +2 puntos.
• Ctrl+[ - Disminuye la fuente seleccionada -1pts.
• Ctrl+/+C - Inserta un signo de centavo (¢).
• Ctrl+'+ - Inserta un carácter con un acento (agudo), donde es el carácter que deseas. Por ejemplo, si quisiera una é acentuada, usaría Ctrl+'+e como tecla de método abreviado.
• Ctrl+Shift+* - Ver u ocultar caracteres que no se imprimen.
• Ctrl+ : mueve una palabra hacia la izquierda.
• Ctrl+ : mueve una palabra hacia la derecha.
• Ctrl+ : va al principio de la línea o párrafo.
• Ctrl+ : va al final del párrafo.
• Ctrl+Supr : elimina la palabra a la derecha del cursor.
• Ctrl+Retroceso : elimina la palabra a la izquierda del cursor.
• Ctrl+Fin : mueve el cursor al final del documento.
• Ctrl+Inicio : mueve el cursor al principio del documento.
• Ctrl+Barra espaciadora : restablece el texto resaltado a la fuente predeterminada.
• Ctrl+1 - Líneas de un solo espacio.
• Ctrl+2 - Líneas de doble espacio.
• Ctrl+5 - 1.Interlineado de 5 líneas.
• Ctrl+Alt+1 : cambia el texto al encabezado 1.
• Ctrl+Alt+2 : cambia el texto al encabezado 2.
• Ctrl+Alt+3 : cambia el texto al encabezado 3.
• Alt+Ctrl+F2 - Abrir nuevo documento.
• Ctrl+F1 : abre el panel de tareas.
• Ctrl+F2 : muestra la vista previa de impresión.
• Ctrl+Shift+> : aumenta el tamaño del texto seleccionado en un tamaño de fuente.
• Ctrl+Mayús+< : disminuye el tamaño del texto seleccionado en un tamaño de fuente.
• Ctrl+Shift+F6 : cambia a otro documento abierto de Microsoft Word.
• Ctrl+Shift+F12 - Imprime el documento.
• F1 -Abre Ayuda.
• F4 : repite la última acción realizada (Word 2000+).
• F5 - Abra la ventana Buscar, Reemplazar e Ir a en Microsoft Word.
• F7 - Revisión ortográfica y revisión gramatical del texto o documento seleccionado.
• F12 - Guardar como.
• Mayús+F3 : cambia el texto en Word de mayúsculas a minúsculas o a una letra mayúscula al principio de cada palabra.
• Shift+F7 : ejecuta una verificación del diccionario de sinónimos en la palabra seleccionada.
• Mayús+F12 - Guarda el documento abierto. Como Ctrl+S.
• Mayús+Entrar : crea una pausa suave en lugar de un nuevo párrafo.
• Mayús+Insertar - Pegar.
• Shift+Alt+D - Inserta la fecha actual.
• Shift+Alt+T - Insertar la hora actual

Práctica función de Microsoft Word

Hay toneladas de características y funciones útiles en Microsoft Word que muchos usuarios pasan por alto. Estas características y funciones pueden ahorrarle tiempo y muchos dolores de cabeza. Muchos usuarios tienden a recorrer un largo camino, pero estas funciones, como los atajos, te hacen la vida mucho más sencilla. Aquí hay algunas características de Word que pueden hacer la vida más fácil a casi cualquier persona. Muchos usuarios pasan por alto estas funciones o simplemente no saben que existen. Algunas de estas funciones son excelentes para estudiantes, otras son excelentes para usuarios ocasionales, pero no importa cómo las uses, puedes ahorrar tiempo y ser más productivo.

Estilos

Los estilos son importantes y muy útiles. Es una locura cuántas personas usan Word y no prestan atención a los estilos. Los estilos en Word pueden mejorar mucho sus documentos. Los estilos son tus amigos. Puede utilizar estilos para garantizar formato coherente en todo el documento. Una gran ventaja aquí es que puedes modificar un estilo y todo el texto que use ese estilo se actualizará automáticamente. Puede aplicar un estilo de encabezado a un texto específico y luego usar solo encabezados para crear una tabla de contenido vinculando esos encabezados. Los estilos pueden ser diferentes fuentes, etc., por lo que todo el texto adjunto a un estilo específico tendrá una apariencia consistente. Esto es especialmente útil si estás escribiendo un libro o creando un documento para su publicación porque los estilos le darán a tu documento una apariencia muy profesional. Puede crear tantos estilos como necesite para que coincidan con todos los tipos de documentos que crea e incluso guardar plantillas con los estilos. Hablaremos más sobre plantillas más adelante. Al igual que los estilos, las plantillas también son tus amigas.

Incrustar objetos

La opción Insertar objetos es una excelente característica para asegurarse de que algo permanezca en su documento de Word. Puede incrustar fuentes para que quien lea su documento vea la fuente deseada, la tenga o no. Puedes incrustar archivos PDF, presentaciones de PowerPoint, gráficos de todo tipo e incluso otro tipo de documentos de texto, incluido otro documento de Word. La incrustación aumenta el tamaño de su archivo, pero esta es una excelente manera de darle vida a sus documentos de Word y asegurarse de que los demás los vean como usted desea.

Subtítulos

¿Qué son los subtítulos? ayudan a describir una imagen. Al insertar un título en un documento de Word con una imagen, crea un documento más poderoso que puede atraer a sus lectores. Podrías escribir algo debajo de cada imagen, pero sería complicado tener que formatearla cada vez. Usar la función de subtítulos es la mejor manera de ahorrar tiempo y garantizar que los subtítulos sean consistentes en todo el documento.

Referencias cruzadas

Las referencias cruzadas le permiten vincular elementos en un documento de Word. Permite a los lectores moverse entre elementos fácilmente y les ayuda a asociar información específica necesaria para comprender lo que están leyendo. También es una excelente manera de hacer referencia a fuentes en un documento.

Copiar formato

El Copiar formato le permite rápida y fácilmente seleccionar un estilo de una sección de su documento de Word y transferirlo a cualquier texto seleccionado. Esto le permite recrear rápidamente todos los detalles de un estilo en cualquier parte de su documento. Le brinda más control y coherencia en todo su documento.

Generar automáticamente

A veces es posible que necesites tomar una parte de un documento y convertirla en una tabla o un índice. Esto no es un problema con la función Generación automática. Esto supone un gran ahorro de tiempo y una forma de hacer que sus documentos luzcan más profesionales.

Continuar con Siguiente

Esta es una característica que a menudo se pasa por alto y que le ayuda a crear documentos con una apariencia más consistente. Esta función garantiza que el texto que pertenece a una oración no pase a la página siguiente. Los documentos profesionales deben tener un aspecto profesional. Esta es una de esas características que pueden darle un lavado de cara a su documento y hacerlo lucir atractivo.

Comentarios y seguimiento de cambios

Si trabaja con otras personas o si se gana la vida como editor, esta es una característica que necesita. Es un poco más conocido entre escritores y empresarios. Con la función Comentarios y seguimiento de cambios habilitada, puedes agregar comentarios a un documento y realizar un seguimiento de todos los cambios que realices. Otra persona puede ver estos comentarios y cambios y puede responder a los comentarios y cambios eliminándolos, aceptándolos o rechazándolos. También pueden agregar comentarios y cambios adicionales propios. Puede personalizar el color de sus cambios y decidir que los cambios aparezcan en los márgenes o en línea (en el documento). Esto ayuda a distinguir un editor de otro. Una vez que comience a utilizar Comentarios y Seguimiento de cambios, verá lo fácil que es colaborar con otra persona y estar siempre al tanto de lo que está sucediendo.

Terminología de Microsoft Word

• Atributo: Una característica de un texto u objeto gráfico que puede modificarse, como negrita, cursiva, sombra, color, etc.
• Autocorrección: una función que corrige automáticamente las palabras comúnmente mal escritas a medida que se escriben.
• Marcador: un método para marcar ubicaciones dentro de un documento para que puedan volverse fácilmente más tarde.
• Viñeta: gráfico, normalmente un punto o número grande, que inicia cada elemento de una lista.
• Estilo de carácter: un estilo para palabras y líneas de texto seleccionadas dentro de un párrafo.
• Gráficos: Gráficos que utilizan líneas, columnas y formas circulares para representar números y datos.
• Fuente de datos: Documento que se combina con el documento principal en una operación de combinación de correspondencia
• Edición de escritorio: El proceso de utilizar un paquete tipo procesador de textos para crear cosas como boletines, volantes, folletos, etc. combinando texto y gráficos.
• Firma digital: Un sello electrónico seguro de autenticación en un documento.
• Lienzo de dibujo: un área que contiene formas e imágenes de dibujo.
• Objeto incrustado: un objeto que pasa a formar parte del archivo de destino y ya no forma parte del archivo de origen.
• Notas finales: Notas o referencias que aparecen al final del documento.
• Entrada: un listado de índice.
• Efecto de relleno: el patrón, color o textura en un objeto gráfico o gráfico.
• Fuente: un conjunto de caracteres que utilizan el mismo diseño básico.
• Efectos de fuente: una forma de cambiar la apariencia del texto a negrita, cursiva, subrayado, etc.
• Tamaño de fuente: qué tan grande o pequeña es la fuente, generalmente indicado por el tamaño en puntos.
• Pie de página: texto o gráficos que se imprimen en cada página o sección, normalmente en la parte inferior, pero pueden estar en cualquier parte de una página.
• Notas al pie: Comentarios o referencias que aparecen al final de cada página.
• Formularios: Documentos impresos o en línea para completar con información establecida.
• Gráfico: una imagen o un objeto de dibujo.
• Encabezado: Texto o gráficos que se imprimen en cada página o sección, generalmente en la parte superior, pero pueden estar en cualquier parte de una página.
• Marcadores de sangría: marcadores a lo largo de la regla que controlan cómo se ajusta el texto en el lado izquierdo o derecho de un documento.
• Índice: una lista de los temas que se encuentran en un documento junto con los números de página correspondientes. Un índice generalmente se encuentra al final de un documento o cerca de él (consulte también la Tabla de contenido)
• Paisaje: término utilizado para describir la orientación de la página, donde la página es más ancha que alta.
• Objeto vinculado: Un objeto como un gráfico, etc., que se incluye dentro de un documento de tal manera que está vinculado al archivo fuente, de modo que cada vez que la fuente cambia, el objeto se actualiza automáticamente. .
• Macro: una serie grabada de comandos, selecciones de menú y pulsaciones de teclas que automatizan tareas repetitivas.
• Combinación de correspondencia: El proceso de combinar una carta "modelo" estándar con un conjunto de nombres y direcciones para crear muchas cartas que parecen escritas individualmente.
• Documento principal: La carta "modelo" estándar utilizada en un proceso de combinación de correspondencia.
• Salto de página manual: un salto de página insertado en un documento por el autor en una posición específica en lugar de uno creado automáticamente cuando una página no tiene más espacio para texto.
• Campo de combinación: un marcador de posición que indica dónde Word inserta información de una fuente de datos durante una combinación de correspondencia
• Módulo: La ubicación dentro de un proyecto VBA donde se almacena una macro.
• Vista normal: la vista de edición predeterminada generalmente se usa para escribir y editar documentos.
• Separador de notas: La línea que divide las notas del cuerpo del documento.
• Texto de nota: El contenido de una nota al pie o al final.
• Asistente de Office: ayuda sobre el conjunto de programas de Microsoft Office.
• Portapapeles de Office: un área de almacenamiento que permite al usuario almacenar temporalmente fragmentos de información y recuperarlos más tarde.
• Huérfano: Primera línea de un párrafo impresa sola al final de una página.
• Vista de esquema: una vista que muestra la estructura de un documento que consta de encabezados y texto del cuerpo.
• Orientación de la página: cómo se distribuyen las páginas en un documento impreso.
• Párrafo: un fragmento de texto en el que se presionó la tecla Intro antes de la primera línea y después de la última.
• Estilos de párrafo: estilos para párrafos completos, incluidas sus fuentes, tabulaciones, alineaciones, etc.
• Punto: Una medida del tamaño del texto de una fuente. Un punto es aproximadamente 1/72 de pulgada.
• Retrato: Orientación de página en la que la página es más alta que ancha.
• Vista de diseño de impresión: una vista que muestra cómo aparecerá un documento cuando se imprima.
• Marca de referencia: un número o carácter en el texto principal de un documento que indica que se incluye información adicional en una nota al pie o al final.
• Panel de revisión: un panel que muestra información sobre los cambios realizados en un documento.
• Salto de sección: una sección del documento que puede tener un formato diferente al de otras partes del documento.
• Área de selección: un área en blanco a la izquierda del margen izquierdo del documento en la que puede hacer clic para seleccionar partes del documento.
• Salto de página suave: un salto de página que Word inserta automáticamente en un documento cuando hay demasiado texto para caber en la página actual.
• Revisor ortográfico y gramatical: revisa y corrige errores ortográficos y gramaticales que el usuario pudo haber pasado por alto.
• Estilo: una colección de opciones de formato que se pueden aplicar en todo un documento.
• Líder de tabulación: formato de índice que separa la entrada del número de página asociado a ella.
• Tabulador: una ubicación a lo largo de la regla que se utiliza para alinear el texto.
• Autoformato de tabla: un conjunto de estilos predefinidos cuyo objetivo es facilitar el formato de la tabla.
• Tabla de contenido: una lista de los títulos y subtítulos principales que indican al lector el contenido de un documento.
• Plantilla: un documento que almacena formato, estilos de texto e información del documento que luego se utiliza como base para otro documento.
• Tema: una apariencia unificada en un documento que incorpora estilos de encabezado y texto.
• Tesauro: función que busca palabras alternativas con significados similares.
• URL: Abreviatura de Localizador Uniforme de Recursos, una dirección única para buscar documentos en una computadora o en Internet.
• Marca de agua: texto o imagen semitransparente encima o debajo del texto principal del documento.
• Vista de diseño web: una vista que muestra cómo aparecerá un documento cuando se vea como una página web.
• Página web: una página especial escrita en lenguaje HTML diseñada para ser vista en un navegador web.
• Sitio web: Colección de páginas web con un sistema para navegar entre ellas.
• Línea viuda: la última línea de un párrafo que aparece al comienzo de una página por sí solo.
• WordArt: una herramienta dentro de Microsoft Office que le permite manipular texto en una variedad de formas gráficas diferentes.
• Procesamiento de textos: El proceso de crear, editar e imprimir un documento de texto escrito por computadora.
• Ajuste de palabra: el movimiento del texto a la siguiente línea al escribir va más allá del margen derecho.
• Plantilla de grupo de trabajo: una plantilla disponible para otros usuarios a través de una red.

Consejos útiles de Excel

Una cosa que todos los usuarios de Excel comparten es que no sabemos todo sobre el programa por mucho que lo intentemos. Existen numerosas formas de hacer malabares con números, ver datos y analizar resultados. Hay libros (y guías como esta) escritos únicamente sobre Excel, y mucho menos sobre todas las demás aplicaciones de MS. Una cosa es cierta. Podemos aprender algunos consejos y trucos básicos que nos ayudarán a dominar Excel. Aquí hay algunas cosas que puede hacer con Excel para hacer su vida más fácil:

La imagen de arriba muestra la función “Ajustar texto”. Utilice esto para hacer las cosas un poco más ordenadas en su hoja de cálculo. Todos sabemos lo doloroso que puede ser escribir en celdas de una hoja de cálculo. El texto continúa para siempre de forma predeterminada. Puedes arreglar esa molesta situación.Simplemente comience una nueva línea escribiendo Alt+Enter (solo presionar Enter lo saca de la celda) o haciendo clic en el botón "Ajustar texto", que es aún más fácil. Se puede encontrar en la pestaña Inicio en la parte superior de la pantalla. Esto hará que el texto se ajuste en el borde de la celda. Si cambia el tamaño de la celda, el texto se ajustará automáticamente para ajustarse. Que siga luciendo bien.

Aquí tienes uno fácil. Utilice Ctrl+Mayús para seleccionar. Esta es una forma mucho más rápida de seleccionar un conjunto de datos que arrastrando el mouse sobre la información que desea seleccionar. Simplemente haga clic dentro de la primera celda que desea seleccionar y mantenga presionada Ctrl+Shift, luego presione la flecha hacia abajo para obtener todos los datos en la columna de abajo o la flecha hacia arriba para obtener todos los datos de arriba. Las flechas izquierda o derecha seleccionarán filas en la dirección de la flecha que utilice. Incluso puedes combinar direcciones para obtener columnas y filas enteras. No se preocupe, solo puede seleccionar celdas que contengan datos, por lo que no obtendrá un montón de celdas vacías. Si usa Ctrl+Shift+Fin, el cursor saltará a la celda inferior derecha con datos, seleccionando todo lo que se encuentre en el medio. Aún más rápido: Ctrl+Shift+* (el asterisco) seleccionará todo el conjunto de datos sin importar qué celda esté seleccionada. Ahora puede obtener información para copiarla y pegarla más rápido que nunca. Olvídate de hacerlo de la manera más difícil.

Autocompletar es algo que parece una opción obvia para que alguien lo use, y ahorra tiempo. Sin embargo, mucha gente pasa por alto esta habilidad. Empiece a escribir una serie de cosas repetitivas, como fechas o cifras, y rápidamente le dará dolor de cabeza. En su lugar, haga esto: comience la serie y mueva el cursor en la pantalla a la parte inferior derecha de la última celda. Este es el controlador de llenado. Cuando se convierta en un signo más (+), haga clic y arrastre hacia abajo para seleccionar todas las celdas que desea llenar. Se rellenarán usando el patrón que empezaste. También puedes subir una columna o ir hacia la izquierda o hacia la derecha en una fila. También puedes utilizar Autocompletar sin patrón. Elija una o más celdas, vaya al controlador de relleno, haga clic y arrastre. Se le presentarán menús de opciones.

Del mismo modo, tal vez tengas que escribir lo mismo una y otra vez en las celdas de una hoja de trabajo. Eso puede ser una verdadera pesadilla. Haga clic en todo el conjunto de celdas arrastrando el cursor o manteniendo presionada la tecla Ctrl mientras hace clic en cada una. Escribe tus datos en la última celda y luego presiona Ctrl+Entrar. Lo que escribiste llena cada celda seleccionada. No hay nada más fácil que eso. Como puede imaginar, se ahorran enormes cantidades de tiempo y la productividad aumenta drásticamente.

Pegado especial con fórmulas

¿Qué sucede si tiene una gran cantidad de números en formato decimal que necesita mostrar como porcentajes? En Excel, el número 1 no debería ser 100%, pero eso es lo que Excel te ofrece cuando haces clic en el botón Estilo de porcentaje (o presionas Ctrl-Shift-%). Quieres que 1 sea 1%, así que ahora tienes que dividirlo entre 100. Ahí es donde Pegado Especial resulta tan útil. Esto es lo que haces. Escriba 100 en una celda y cópielo, luego seleccione todos los números que desea reformatear y elija “Pegado especial.” Haga clic en el botón de opción "Dividir". Ahora tienes números convertidos a porcentajes. Esto también funciona para sumar, restar o multiplicar números. Nuevamente, otra característica para ahorrar tiempo.

Consejo: Cómo guardar gráficos como plantilla

Excel tiene toneladas de gráficos como plantillas, pero puede resultar difícil crear un gráfico predeterminado perfecto para su presentación. No te preocupes Excel te permite personalizar todos esos gráficos a la perfección. ¿Qué sucede cuando necesitas crear uno desde cero? Simplemente guarde su gráfico original como plantilla. Una vez que su gráfico sea perfecto, haga clic derecho sobre él. Seleccione Guardar como plantilla. Guarde un archivo con una extensión CRTX en su carpeta predeterminada de Plantillas de Microsoft Excel. Aplicar la plantilla es fácil. Seleccione los datos que desea representar en el gráfico, vaya a la pestaña Insertar, haga clic en Gráficos recomendados y luego en la pestaña Todos los gráficos y carpeta Plantillas. En el cuadro Mis plantillas, elija la plantilla que desea aplicar y haga clic en Aceptar.

Algunos elementos no se traducirán a menos que formen parte de los datos seleccionados. Sin embargo, obtienes todas las selecciones de fuente y color, gráficos integrados e incluso las opciones de serie (como una sombra paralela o un brillo alrededor de un elemento del gráfico).

Atajos populares de Microsoft Excel

Atajos generales de Excel

• Ctrl+N: Crear un nuevo libro
• Ctrl+O: Abre un libro existente
• Ctrl+S: Guardar un libro de trabajo
• F12: abre el cuadro de diálogo Guardar como
• Ctrl+W: cerrar un libro de trabajo
• Ctrl+F4: cerrar Excel
• F4: Repite el último comando o acción. Por ejemplo, si lo último que escribiste en una celda es "hola" o si cambias el color de la fuente, al hacer clic en otra celda y presionar F4 se repite esa acción en la nueva celda.
• Mayús+F11: Insertar una nueva hoja de trabajo
• Ctrl+Z: Deshacer una acción
• Ctrl+Y: Rehacer una acción
• Ctrl+F2: cambiar a vista previa de impresión
• F1: abre el panel de Ayuda
• Alt+Q: Ir al cuadro “Dime qué quieres hacer”
• F7: revisa la ortografía de tu documento
• F9: Calcula todas las hojas de trabajo en todos los libros abiertos
• Mayús+F9: Calcular hojas de trabajo activas
• Alt o F10: activa o desactiva las sugerencias clave
• Ctrl+F1: muestra u oculta la cinta
• Ctrl+Shift+U: expandir o contraer la barra de fórmulas
• Ctrl+F9: Minimizar la ventana del libro
• F11: crea un gráfico de barras basado en los datos seleccionados (en una hoja separada)
• Alt+F1: crea un gráfico de barras incrustado basado en datos seleccionados (misma hoja)
• Ctrl+F: busca en una hoja de cálculo o usa Buscar y reemplazar
• Alt+F: abre el menú de la pestaña Archivo
• Alt+H: Ir a la pestaña Inicio
• Alt+N: abre la pestaña Insertar
• Alt+P: Ir a la pestaña Diseño de página
• Alt+M: Ir a la pestaña Fórmulas
• Alt+A: Ir a la pestaña Datos
• Alt+R: Ir a la pestaña Revisar
• Alt+W: Ir a la pestaña Ver
• Alt+X: vaya a la pestaña Complementos
• Alt+Y: Ir a la pestaña Ayuda
• Ctrl+Tab: cambiar entre libros abiertos
• Mayús+F3: Insertar una función
• Alt+F8: crear, ejecutar, editar o eliminar una macro
• Alt+F11: abre el Microsoft Visual Editor básico para aplicaciones

Domina Excel usando los siguientes atajos

• Flecha arriba/abajo: mueve una celda hacia arriba o hacia abajo
• Ctrl+Flecha arriba/abajo: moverse a la celda superior o inferior de la columna
• Pestaña: Ir a la siguiente celda
• Mayús+Tab: Ir a la celda anterior
• Ctrl+Fin: Ir a la celda utilizada más abajo a la derecha
• F5: vaya a cualquier celda presionando F5 y escribiendo la coordenada o el nombre de la celda.
• Inicio: Vaya a la celda más a la izquierda en la fila actual (o vaya al principio de la celda si está editando una celda)
• Ctrl+Inicio: ir al principio de una hoja de trabajo
• Avanzar/abajo de página: mueve una pantalla hacia arriba o hacia abajo en una hoja de trabajo
• Alt+Re Pág/Abajo: Mover una pantalla hacia la derecha o hacia la izquierda en una hoja de trabajo
• Ctrl+Re Pág/Abajo: Ir a la hoja de trabajo anterior o siguiente
• Flecha izquierda/derecha: mueve una celda hacia la izquierda o hacia la derecha
• Ctrl+Flecha izquierda/derecha: moverse a la celda más alejada hacia la izquierda o hacia la derecha en la fila

Cómo Editar celdas en Excel usando accesos directos

• F2: Editar una celda
• Mayús+F2: agregar o editar un comentario de celda
• Ctrl+X: Cortar el contenido de una celda, datos seleccionados o rango de celdas seleccionado
• Ctrl+C o Ctrl+Insertar: copia el contenido de una celda, los datos seleccionados o el rango de celdas seleccionado
• Ctrl+V o Mayús+Insertar: pegar el contenido de una celda, datos seleccionados o rango de celdas seleccionado
• Ctrl+Alt+V: abre el cuadro de diálogo Pegado especial
• Eliminar: elimina el contenido de una celda, los datos seleccionados o el rango de celdas seleccionado
• Alt+Enter: Insertar un retorno forzado dentro de una celda (mientras edita una celda)
• F3: pega el nombre de una celda (si las celdas tienen nombre en la hoja de trabajo)
• Alt+H+D+C: Eliminar columna
• Esc: Cancela una entrada en una celda o en la barra de fórmulas
• Introducir: completar una entrada en una celda o en la barra de fórmulas

Formato de celdas de Excel

• Ctrl+B: agrega o elimina negrita al contenido de una celda, datos seleccionados o rango de celdas seleccionado
• Ctrl+I: agrega o elimina cursiva al contenido de una celda, datos seleccionados o rango de celdas seleccionado
• Ctrl+U: agrega o elimina subrayado al contenido de una celda, datos seleccionados o rango de celdas seleccionado
• Alt+H: selecciona un color de relleno
• Alt+H+B: Agregar un borde
• Ctrl+Mayús+&: aplicar borde de contorno
• Ctrl+Mayús+_ (subrayado): eliminar borde del contorno
• Ctrl+9: Ocultar las filas seleccionadas
• Ctrl+0: Ocultar las columnas seleccionadas
• Ctrl+1: abre el cuadro de diálogo Formato de celdas
• Ctrl+5: aplicar o eliminar tachado
• Ctrl+Shift+$: Aplicar formato de moneda
• Ctrl+Shift+%: Aplicar formato de porcentaje

Terminología de Microsoft Excel

Hay muchas terminologías asociadas con Microsoft Excel. Aprenda a hablar el idioma con esta terminología básica de Excel. Estas son palabras que escuchará con frecuencia y saber lo que significan le facilitará saber lo que está haciendo.

• Autocompletar : esto le permite copiar datos sin esfuerzo a más de una celda.
• Autosuma : esta función agregará los números que ingresó en su hoja y mostrará el total en una celda de su elección.
• AutoFormato : esta es una aplicación de formato automatizado para celdas que coinciden con criterios predeterminados. Esto podría ser tan simple como la alineación y el tamaño de la fuente.
• Celda : una celda es un rectángulo o bloque alojado en una hoja de trabajo. Cualquier dato que desee ingresar en su hoja de trabajo debe colocarse en una celda. Las celdas pueden codificarse por colores, mostrar texto, números y los resultados de los cálculos, según lo que desee lograr. Actualmente hay una celda activa abierta para editar.
• Formato de celda : cambiar el estilo en el que se muestran los datos de celda en la hoja de cálculo. Cuando formatea celdas, sólo se cambia la apariencia visual de las celdas; el valor dentro de las celdas permanece constante.
• Formato condicional : el formato se aplica solo cuando la celda cumple con criterios determinantes, como valores duplicados o valores por encima o por debajo de un umbral.
• Columnas y filas : las columnas y las filas se refieren a cómo están alineadas las celdas. Las columnas se alinean verticalmente mientras que las filas se alinean horizontalmente.
• Encabezados de columnas y filas : estos encabezados son las áreas grises con letras y números que se encuentran justo afuera de las columnas y filas. Al hacer clic en un encabezado se seleccionará toda la fila o columna. Puede modificar la altura de la fila o el ancho de la columna usando los encabezados.
• Referencia de celda : una referencia de celda es un conjunto de coordenadas que identifica una celda específica. Es una combinación de letras y números. A5, por ejemplo, apuntaría a la celda ubicada donde se cruzan la columna A y la fila 5.
• Rango de celdas : un rango de celdas es una colección de celdas que se han identificado como un grupo según una variedad de criterios. Al utilizar dos puntos (:) entre las referencias de celda, Excel puede determinar el rango, también conocido como matriz. Un rango en una fila, por ejemplo, podría verse como A1:C1, indicando a la fórmula que mire las celdas en una fila entre A1 y C1, mientras que B4:D9 le indicaría la fórmula para mirar las celdas en un cuadro delimitado por las columnas B y D y las filas 4 y 9. Una referencia 3-D se refiere a un rango que abarca más de una hoja de trabajo en el mismo libro.
• Operador de comparación : signo que se utiliza en criterios de comparación para comparar dos valores. Los seis estándares son = Igual a, > Mayor que, < Less than, >= Mayor o igual que, <= Menor o igual a, y <> No es igual a.
• Formato condicional : un formato, como el sombreado de celda o el color de fuente, que Excel aplica automáticamente a las celdas si se cumple una condición específica.
• Tabla de consolidación : la tabla de resultados combinados que aparece en el área de destino. Excel crea la tabla de consolidación aplicando la función de resumen que seleccione a los valores del área de origen que especifique.
• Cálculo personalizado : método para resumir valores en el área de datos de una tabla dinámica utilizando los valores de otras celdas del área de datos. Utilice Mostrar datos como una lista en el cuadro de diálogo Campo de tabla dinámica para un campo de datos para crear cálculos personalizados.
• Validación de datos : esta función ayuda a evitar que se ingresen datos incorrectos en su hoja de cálculo. Esto se usa más comúnmente para crear listas desplegables para términos comunes. La validación de datos promueve la coherencia y precisión de los datos que se ingresarán.
• Plantilla de hoja de trabajo predeterminada — La hoja.Plantilla xlt que crea para cambiar el formato predeterminado de las nuevas hojas de trabajo. Excel usa la plantilla para crear una hoja de trabajo en blanco cuando agrega una nueva hoja de trabajo a un libro.
• Dependientes : celdas que contienen fórmulas que hacen referencia a otras celdas. Por ejemplo, si la celda D10 contiene la fórmula =B5, celda D10 depende de celda B5.
• Área de destino : el rango de celdas que selecciona para contener los datos resumidos en una consolidación. El área de destino puede estar en la misma hoja de trabajo que los datos de origen o en una hoja de trabajo diferente. Una hoja de cálculo sólo puede contener una consolidación.
• Datos detallados : para los subtotales automáticos y los esquemas de las hojas de cálculo, las filas o columnas de los subtotales se suman mediante datos resumidos. Los datos detallados suelen estar adyacentes y encima o a la izquierda de los datos resumidos.
• Gráfico integrado : un gráfico que se coloca en una hoja de trabajo en lugar de en una hoja de gráfico separada. Los gráficos incrustados son beneficiosos cuando desea ver o imprimir un gráfico o un gráfico dinámico con sus datos de origen u otra información en una hoja de trabajo.
• Código de error : los códigos de error aparecen si Excel encuentra un problema con una fórmula.
• Datos externos : datos que se almacenan fuera de Excel. Los ejemplos incluyen bases de datos creadas en Access, dBASE, SQL Server o en un servidor web.
• Rango de datos externos : un rango de datos que se incorpora a una hoja de cálculo pero que se origina fuera de Excel, como en una base de datos o un archivo de texto. En Excel, puede formatear los datos o utilizarlos en cálculos como lo haría con cualquier otro dato.
• Referencia externa : una referencia a una celda o rango en una hoja en otro libro de Excel, o una referencia a un nombre definido en otro libro.
• Campo (tabla dinámica) : en una tabla dinámica o gráfico dinámico, una categoría de datos que se derivan de un campo en los datos de origen. Las tablas dinámicas tienen una fila, una columna, una página y un campo de datos. Los gráficos dinámicos tienen campos de serie, categoría, página y datos.
• Controlador de relleno : el pequeño cuadrado negro en la esquina inferior derecha de la selección. Cuando apunta al controlador de relleno, el puntero cambia a una cruz negra.
• Filtro : para mostrar solo las filas de una lista que satisfacen las condiciones que especifique. El comando Autofiltro se utiliza para mostrar filas que coinciden con uno o más valores, valores calculados o condiciones específicos.
  Filtro : los filtros son reglas que se emplean para decidir qué filas de una hoja de cálculo mostrar. Estos filtros pueden utilizar datos como condiciones o valores.
  Fórmula : una secuencia dentro de una celda que se utiliza para producir un valor. Debe comenzar con un signo igual (=). Podría ser una ecuación matemática, referencias de celda, funciones u operadores. Una fórmula también se conoce como expresión.
• Barra de fórmulas : una barra de fórmulas entre la cinta y el libro de trabajo; la barra de fórmulas mostrará el contenido de una celda activa. En el caso de fórmulas, la barra de fórmulas mostrará todos los componentes de la fórmula.
• Congelar paneles : Los paneles inmovilizados le permiten seleccionar columnas y/o filas específicas para que permanezcan visibles en la hoja de trabajo, incluso si se está desplazando, como las celdas de encabezado que etiquetan una columna.
• Función : las funciones son fórmulas prediseñadas en Excel. Están diseñados para ayudar a simplificar fórmulas potencialmente complejas en una hoja de trabajo.
• Búsqueda de objetivo : un método para encontrar un valor específico para una celda ajustando el valor de otra celda. Al buscar objetivos, Excel varía el valor en una celda que usted especifica hasta que una fórmula que depende de esa celda arroja el resultado que desea.
• Cuadrícula : un conjunto de líneas que se cruzan y que se utilizan para alinear objetos.
• Cuadrículas en gráficos : líneas que puede agregar a un gráfico para facilitar la visualización y evaluación de datos. Las líneas de cuadrícula se extienden desde las marcas en un eje a lo largo del área de trazado.
• Grupo : en un esquema o tabla dinámica, una o más filas o columnas de detalles que son adyacentes y subordinadas a una fila o columna de resumen.
• Líneas altas y bajas : en gráficos de líneas 2D, líneas que se extienden desde el valor más alto al más bajo en cada categoría. Las líneas de máximos y mínimos se utilizan a menudo en los gráficos de acciones.
• Hoja de trabajo de historial : una hoja de trabajo separada que enumera los cambios que se rastrean en un libro compartido, incluido el nombre de la persona que realizó el cambio, cuándo y dónde se realizó, qué datos se eliminaron o reemplazaron, y cómo se resolvieron los conflictos.
• Identificador : un nombre de campo utilizado en una expresión. Por ejemplo, Importe del pedido es el identificador (nombre de campo) de un campo que contiene importes del pedido. Puede utilizar una expresión (como Precio*Cantidad) en lugar de un identificador.
• Insertar fila : en una tabla de Excel, una fila especial facilita la entrada de datos. La fila Insertar se indica con un asterisco.
• Intersección implícita : una referencia a un rango de celdas, en lugar de una sola celda, que se calcula como una sola celda. Si la celda C10 contiene la fórmula =B5:B15*5, Excel multiplica el valor de la celda B10 por 5 porque las celdas B10 y C10 están en la misma fila.
• Índice : un componente de base de datos que acelera la búsqueda de datos. Cuando una tabla tiene un índice, los datos de la tabla se pueden encontrar buscándolos en el índice.
• Elemento : estas son subcategorías de campos en su tabla dinámica. Si tiene un campo marcado como Autos, los artículos podrían ser Ford, Chevrolet, etc.
• Unión interna : en Consulta, el tipo predeterminado de unión entre dos tablas donde solo se seleccionan los registros que tienen los mismos valores en los campos unidos. Los dos registros coincidentes de cada tabla se combinan y se muestran como un solo registro en el conjunto de resultados.
• Insertar fila : en una tabla de Excel, una fila especial facilita la entrada de datos. La fila Insertar se indica con un asterisco.
• Celda de entrada : la celda en la que se sustituye cada valor de entrada de una tabla de datos. Cualquier celda de una hoja de trabajo puede ser la celda de entrada. Aunque no es necesario que la celda de entrada forme parte de la tabla de datos, las fórmulas de las tablas de datos deben hacer referencia a la celda de entrada.
• Iteración : Cálculo repetido de una hoja de trabajo hasta que se cumpla una condición numérica específica.
• Unir : una conexión entre varias tablas donde los registros de campos relacionados que coinciden se combinan y se muestran como un solo registro. Los registros que no coincidan se pueden incluir o excluir, según el tipo de unión.
• Línea de unión : en Consulta, una línea que conecta campos entre dos tablas y muestra a Consulta cómo se relacionan los datos. El tipo de combinación indica qué registros se seleccionan para el conjunto de resultados de la consulta.
• Justificar : para ajustar el espaciado horizontal de modo que el texto quede alineado uniformemente a lo largo de los márgenes izquierdo y derecho. Justificando el texto se crea un margen suavizado en ambos lados.
• Celda fusionada : cuando se combinan dos o más celdas, se convierte en una celda fusionada.
• Operador : los operadores son símbolos o signos que indican qué cálculo se debe realizar en una expresión. Los operadores no necesariamente se refieren a tipos matemáticos simples; También existen operadores de comparación, concatenación de texto o de referencia.
• Parámetro : en Excel, puede agregar, cambiar o eliminar parámetros para especificar celdas que se pueden editar en los datos visibles de la hoja de cálculo de Servicios de Excel. Cuando guarda el libro de trabajo, los cambios se reflejan automáticamente en el servidor.
• Consulta de parámetros : un tipo de consulta que, cuando se ejecuta, solicita valores (criterios) para seleccionar los registros del conjunto de resultados, de modo que la misma consulta se pueda usar para recuperar diferentes conjuntos de resultados.
• Tabla dinámica : esta es una herramienta de resumen de datos que se usa más comúnmente para ordenar, promediar y resumir datos automáticamente. La información se extrae de una tabla mientras que los resultados se muestran en otra. Las tablas dinámicas facilitan la recuperación de información específica de una gran fuente de datos.
• Gráfico dinámico : este tipo de gráfico proporciona una ayuda visual para las tablas dinámicas. Al proporcionar representaciones gráficas de los datos de la tabla dinámica, el usuario puede proporcionar un nivel de interactividad con los datos.
• Área dinámica : el área dinámica es un punto en la hoja de trabajo donde se arrastra un campo de tabla dinámica para reorganizar la forma en que se muestra un informe.
• Área de trazado : en un gráfico 2D, el área está delimitada por los ejes, incluidas todas las series de datos. En un gráfico 3D, el área está delimitada por los ejes, incluidas las series de datos, los nombres de las categorías, las etiquetas de las marcas y los títulos de los ejes.
• Cinta : encima del libro hay una sección de pestañas de comandos llamada Cinta. Hay muchas opciones detrás de cada pestaña de la cinta.
• Campo de serie : un campo que se muestra en el área de series de un gráfico dinámico. Los elementos de un campo de serie se enumeran en la leyenda y proporcionan los nombres de las series de datos individuales.
  Líneas de serie : en los gráficos de columnas y barras apiladas 2D, las líneas que conectan los marcadores de datos en cada serie de datos se utilizan para enfatizar la diferencia. en medición entre cada serie.
• Libro de trabajo compartido : un libro de trabajo configurado para permitir que varios usuarios de una red vean y realicen cambios al mismo tiempo. Cada usuario que guarda el libro ve los cambios realizados por otros usuarios.
• Datos de origen : esta es la información utilizada para crear su tabla dinámica. Puede existir dentro de la hoja de trabajo o desde una base de datos externa.
• Función de resumen : un tipo de cálculo que combina datos de origen en una tabla dinámica o una tabla de consolidación, o cuando se insertan subtotales automáticos en una lista o base de datos. Ejemplos de funciones de resumen incluyen Suma, Conteo y Promedio.
  Plantilla : una plantilla es un libro u hoja de trabajo formateado que ayuda a los usuarios a satisfacer una necesidad específica en Excel. Ejemplos de esto incluyen análisis de stock, mapa de procesos y calendario.
• Área de valores : en una tabla dinámica, las áreas de valores se identifican como las celdas que contienen la información de resumen.
• Libro de trabajo : Libro de trabajo se refiere a un archivo de hoja de cálculo de Excel. El libro de trabajo contiene todos los datos que ha ingresado y le permite ordenar o calcular los resultados. Un libro de trabajo que está disponible para que varios usuarios lo vean y editen en una red se conoce como libro de trabajo compartido.
• Hoja de trabajo : dentro del libro de trabajo es donde encontrará documentos llamados hojas de trabajo. Una hoja de trabajo es una hoja de cálculo. Puede tener varias hojas de trabajo en un libro de trabajo. Las pestañas en la parte inferior de la pantalla indican en cuál de sus hojas de trabajo está trabajando. Esto también se conoce como hoja de trabajo activa u hoja activa.
• Espacio de trabajo : un espacio de trabajo le permite abrir numerosos archivos simultáneamente.

Aprenda a utilizar PowerPoint utilizando los siguientes atajos y trucos

PowerPoint es una gran aplicación para muchos usos diferentes. La última versión de PowerPoint, 2019, trae a la mesa cosas aún más espectaculares que su predecesora.

¿Lo sabes? Más de 500 millones de usuarios de PowerPoint crean más de 300 millones de presentaciones al día.

PowerPoint 2019 Nuevas funciones

• Resaltador de texto : se encuentra en la pestaña Inicio (debajo de fuentes), el resaltador de texto le permite enfatizar textos importantes cambiando el color alrededor del texto. Esta siempre ha sido una característica importante en Word y ahora también la tienes aquí.
• Gráficos de embudo : una forma eficaz de indicar tendencias. Los gráficos de embudo pueden ayudar a mostrar cómo los datos han aumentado o disminuido en varias etapas dependientes. También puede encontrar esta característica interesante en la nueva versión de Excel.
• Transición de transformación : el efecto de transformación se utiliza para animar o hacer que las diapositivas u objetos se muevan (o animen). Puede agrandar tus objetos desde el fondo e incluso puedes especificar lo que quieres animar. Para utilizar el efecto de transformación, debes duplicar la diapositiva que deseas transformar. Haga clic en la pestaña Transiciones y aplique la transformación a la diapositiva u objeto duplicado.
• Zoom : esta no es la función de Zoom a la que estás acostumbrado en PowerPoint. Puede saltar de una diapositiva o sección a otra diapositiva o sección de su presentación. La pestaña de zoom tiene tres comandos entre los que puede elegir para resaltar varios efectos interesantes: el zoom de resumen, el zoom de sección y el zoom de diapositiva.
• Eliminar fondo : puedes eliminar fácilmente el fondo de una imagen con esta función. La función de detección automática elimina la necesidad de dibujar alrededor de la forma que desea mantener en primer plano. Puedes dibujar con un lápiz de forma libre en lugar de usar solo líneas rectas, lo cual era una característica molesta que se encontraba en versiones anteriores.
• Insertar iconos y modelos 3D - Inserte sus propias imágenes 3D o busque en línea una para insertar. Una vez insertado, puedes hacer varias cosas. Puede inclinar la imagen en cualquier dirección o posición, hacerla más pequeña o más grande, rotarla, alinear el modelo en la página o diapositiva, desplazar y hacer zoom en el modelo para que se ajuste al marco, o usar la transición de transformación para rotar. o ampliar el modelo 3D. Estas imágenes en 3D pueden hacer que una presentación luzca fantástica. PowerPoint también admite gráficos vectoriales escalables o imágenes SVG con opciones para editar el color y la textura; añade efectos como sombras, brillo o reflejos; alinear, rotar, recortar o ampliar la imagen.
  
  
• Agregar video en línea/conversión de video : agregue videos de fuentes en línea o exporte su PowerPoint como formato de ultra alta definición (HD) o 4K que se puede mostrar en pantallas grandes.
• Control del lápiz digital : use un Surface Pen 4 o casi cualquier lápiz digital que admita conectividad Bluetooth para controlar sus diapositivas de PowerPoint.

Terminología de PowerPoint

PowerPoint tiene cierta terminología específica asociada con la que desea familiarizarse. Éstos son algunos de los términos más comunes que escuchará:

Diapositiva y presentación de diapositivas

Las presentaciones de diapositivas pueden incluir texto y gráficos o estar completamente cubiertas por una sola imagen, como en un álbum de fotos. Cada página de una presentación de PowerPoint se llama diapositiva. La orientación predeterminada de la diapositiva es horizontal. Puede cambiar la orientación y el tamaño de la diapositiva. Puede agregar texto, gráficos y efectos a la diapositiva para mejorar su atractivo e ilustrar su punto. Estos son la base de una presentación.

Bala

Las viñetas son pequeños puntos, cuadrados, rayas u objetos gráficos que comienzan una frase descriptiva corta. Casi todos los tipos de diapositivas de PowerPoint contienen un cuadro de texto de marcador de posición para una lista con viñetas. Utilizará estos cuadros de texto de lista con viñetas para ingresar puntos clave o declaraciones sobre su tema. Al crear la lista, presione Entrar para agregar una nueva viñeta para el siguiente punto que desea agregar.

Plantilla de diseño

Una plantilla de diseño tiene elementos predeterminados para una presentación, por lo que no es necesario crearla desde cero. Puede utilizar una plantilla de diseño tal cual o realizar cambios en una plantilla para hacerla más específica según sus necesidades. Las plantillas de diseño son una excelente manera de comenzar con buen pie.

Diseños de diapositivas

Los términos tipo de diapositiva y diseño de diapositiva se usan indistintamente. PowerPoint tiene algunos tipos de diseños de diapositivas. Dependiendo del tipo de presentación que estés creando, puedes usar varios diseños de diapositivas diferentes o seguir usando solo algunos. Los diseños de diapositivas incluyen estos elementos: diapositivas de título, diapositivas de encabezado de sección, diapositivas de imágenes con subtítulos, diapositivas de contenido para agregar gráficos, imágenes y tablas, y diapositivas en blanco.

Vistas de diapositivas

Puede ver presentaciones de diapositivas de muchas maneras diferentes, incluidas la vista normal, la vista de esquema y la vista clasificador de diapositivas. Cada una de estas vistas tiene un uso específico. La Vista de esquema es excelente para ver la estructura general de una presentación, mientras que la Vista Clasificador de diapositivas te permite reorganizar lo que has hecho. La Vista normal le permite ver la presentación terminada.

Panel de tareas

Ubicado en el lado derecho de la pantalla, el panel de tareas cambia para mostrar las opciones que están disponibles para la tarea actual en la que está trabajando. Como ejemplo, al cambiar el fondo de una diapositiva aparece el panel de tareas Formatear fondo; Al agregar animaciones, verá el panel Animación. Esto ayuda a acelerar el proceso de creación de presentaciones y evita que tengas que realizar una búsqueda.

Transición

Las transiciones de diapositivas son los efectos visuales que aparecen cuando una diapositiva cambia a otra. PowerPoint ofrece varias transiciones diferentes como desvanecerse, disolverse, etc.

Animación y esquemas de animación

En Microsoft PowerPoint, las animaciones son efectos visuales que se aplican a elementos individuales como gráficos, títulos o viñetas en lugar de a la diapositiva misma. Aplique efectos visuales preestablecidos a párrafos, elementos con viñetas y títulos de una variedad de agrupaciones de animación.

PowerPoint en línea

PowerPoint Online es la versión web de PowerPoint. Permite reproducir una presentación de PowerPoint en cualquier computadora, incluso si esa computadora no tiene PowerPoint instalado. Para usar PowerPoint Online, necesitará una cuenta de Microsoft o una cuenta profesional o educativa de Office 365. Para ver una presentación en un navegador web, guárdela en OneDrive o Dropbox y ábrala en PowerPoint Online.

Patrón de diapositivas

La plantilla de diseño predeterminada al iniciar una presentación de PowerPoint es una diapositiva blanca. Cuando quieras diseñar tu plantilla, utiliza el Patrón de diapositivas. Después de actualizar el Patrón de diapositivas con sus opciones de diseño, todas las diapositivas de su presentación utilizarán las fuentes, colores y gráficos del Patrón de diapositivas. Cada nueva diapositiva que cree adopta estos elementos de diseño.

Atajos de PowerPoint

Estos son atajos comunes para PowerPoint:

• Ctrl+N - Crear una nueva presentación.
• Ctrl+B - Poner el texto seleccionado en negrita.
• Alt+H, F, S - Cambiar el tamaño de fuente del texto seleccionado.
• Alt+W, Q - Abre el cuadro de diálogo Zoom.
• Ctrl+X: Cortar texto, objeto o diapositiva seleccionados.
• Ctrl+C - Copiar texto, objeto o diapositiva seleccionados.
• Ctrl+V - Pegar texto, objeto o diapositiva cortado o copiado.
• Ctrl+Z- Deshacer la última acción.
• Ctrl+S - Guardar la presentación.
• Alt+N, P - Insertar una imagen.
• Alt+H, S, H - Insertar una forma.
• Alt+H, L - Seleccionar un diseño de diapositiva.
• Alt+H - Vaya a la pestaña Inicio.
• Alt+N - Vaya a la pestaña Insertar.
• F5- Iniciar la presentación de diapositivas.
• Esc - Finalizar la presentación de diapositivas.
• Ctrl+Q - Cerrar PowerPoint.

Cómo navegar por la cinta solo con el teclado

La cinta son los menús de franja en la parte superior de los productos de Office. Organiza los comandos en pestañas. Cada pestaña muestra una cinta diferente, que se compone de grupos, y cada grupo incluye uno o más comandos. Puede navegar fácilmente por la cinta solo con el teclado. Las teclas de acceso son atajos especiales que le permiten usar rápidamente un comando en la cinta presionando algunas teclas, independientemente de dónde se encuentre en PowerPoint. Se puede acceder a todos los comandos de PowerPoint mediante claves de acceso. Hay dos formas de navegar por las pestañas de la cinta. Para llegar a la cinta, presione Alt. Para moverse entre pestañas, use las teclas de flecha derecha e izquierda .

Para ir directamente a una pestaña de la cinta, utilice estas claves de acceso:

• Alt+F - Abre la página Archivo.
• Alt+H - Abre la pestaña Inicio.
• Alt+N : abre la pestaña Insertar.
• Alt+G : abre la pestaña Diseño.
• Alt+K : abre la pestaña Transiciones.
• Alt+A : abre la pestaña Transiciones.
• Alt+S : abre la pestaña Presentación de diapositivas.
• Alt+R : abre la pestaña Revisar.
• Alt+W : abre la pestaña Ver.
• Alt+Q - Abre el cuadro de búsqueda y busca un comando

Trabajar en pestañas de la cinta con el teclado

• Presione Alt para ir a la lista de pestañas de la cinta. Para ir directamente a una pestaña, presione un atajo de teclado.
• Para moverse entre comandos, presione la tecla Tabulador o Mayús+Tab. Avanzas o retrocedes a través de los comandos. También puedes moverte usando las teclas de flecha

Los controles se activan de diferentes maneras: 

• Si el comando seleccionado es un botón , presione la barra espaciadora o Enter para activar.
• Si el comando seleccionado es un botón de división (un botón que abre un menú de opciones adicionales), presione la Alt+tecla de flecha hacia abajo para activar. Presione la tecla Tab para moverse por las opciones. Para seleccionar la opción actual, presione la barra espaciadora o Intro.
• Si el comando seleccionado es una lista (como la lista de fuentes), para abrir la lista presione la tecla de flecha “Abajo”. Utilice las teclas de flecha arriba y abajo para moverse. Cuando se seleccione el elemento que desea, presione Entrar.
• Si el comando seleccionado es una galería, para seleccionar el comando , presione la barra espaciadora o Intro. Presione la tecla Tab para moverse por los elementos.

Trabajar en la vista de esquema:

Como mencionamos, la vista de esquema le permite ver la estructura general de su presentación. Algunos atajos específicos pueden facilitar su trabajo.

• Alt+Mayús+tecla de flecha izquierda - Promocionar un párrafo
• Alt+Mayús+tecla de flecha derecha - Degradar un párrafo
• Alt+Mayús+tecla de flecha arriba - Mover párrafos seleccionados hacia arriba
• Alt+Mayús+tecla de flecha hacia abajo - Mover los párrafos seleccionados hacia abajo
• Alt+Mayús+1 - Mostrar encabezado de nivel 1.
• Alt+Mayús+Signo más (+) : expandir el texto debajo de un encabezado.
• Alt+Mayús+signo menos (-) - Contraer texto debajo de un encabezado

Estos atajos pueden ayudarle a reestructurar rápidamente incluso la presentación más compleja.

Cómo trabajar con formas, imágenes, cuadros, objetos y WordArt

Las formas, imágenes y otras formas artísticas pueden ser un elemento visual importante para las presentaciones de PowerPoint. A continuación te explicamos cómo puedes incorporar fácilmente estos elementos en tu presentación.

• Insertar una forma - Para insertar una forma, presione Alt+N, S, H. Utilice las teclas de flecha para explorar las formas disponibles hasta llegar a la que desee. Presione Enter para insertar la forma.
• Insertar un cuadro de texto - Para insertar un cuadro de texto, presione Alt+N, X. Escribe tu texto. Cuando esté listo, presione F6 para alejar el foco del cuadro de texto.
• Insertar un objeto : para insertar un documento incrustado u hoja de cálculo como objeto, presione Alt+N, J. En el cuadro de diálogo Insertar objeto, para mover el foco a la lista Tipo de objeto, presione la tecla Tab. Utilice las teclas de flecha arriba y abajo para seleccionar el tipo de objeto que desea insertar y luego presione Entrar para insertarlo.
• Insertar WordArt - Para insertar WordArt, presione Alt+N, W. Utilice las teclas de flecha para seleccionar el estilo de WordArt que desee y presione Entrar. Escribe tu texto. Cuando esté listo, presione F6 para alejar el foco del cuadro de texto.
• Seleccione una forma : para mover rápidamente el foco a la primera forma flotante, como una imagen o un cuadro de texto, presione Ctrl+Alt+5. Luego, para recorrer las formas flotantes, presione la tecla Tab. Para volver a la navegación normal, presione Esc. Para seleccionar una sola forma, presione la tecla Tab para avanzar (o Shift+Tab para retroceder) a través de los objetos hasta que aparezcan controladores de tamaño en el objeto que desea.
• Agrupar o desagrupar formas, imágenes y objetos de WordArt : para agrupar formas, imágenes u objetos de WordArt, seleccione los elementos que desea agrupar y presione Ctrl+G. Para desagrupar un grupo, seleccione el grupo y presione Ctrl+Shift+G.

Más trucos para ahorrar tiempo con Microsoft Office

Hay tantos consejos, trucos y atajos para Microsoft Office que es casi imposible contar con una guía completa de todos ellos. Aunque es muy divertido intentarlo. Algunos de los consejos, trucos y atajos de Microsoft Office se aplican a aplicaciones específicas, algunos funcionan de la misma manera en todas las aplicaciones de Office. Aunque hemos intentado cubrir los consejos, trucos y atajos de Office más importantes y útiles, queremos incluir esta pequeña sección adicional de trucos para ahorrar tiempo y algunos pequeños consejos ingeniosos que pueden aumentar tu productividad y aliviar tus dolores de cabeza. afuera de la puerta.

Copiar formato

Primero echemos un vistazo al Copiador de formato. Esta es una herramienta que existe desde hace un tiempo en Microsoft Office, pero muchos usuarios la han pasado por alto. Utilice el Copiar formato en la pestaña Inicio para aplicar rápidamente el mismo formato, como color, estilo y tamaño de fuente y estilo de borde, a varios fragmentos de texto o gráficos. El pintor de formatos te permite copiar todos los formatos de un objeto y aplicarlo a otro. Se ahorra mucho tiempo exagerando individualmente en cada elemento. Esta es una herramienta en todas las aplicaciones de Microsoft y usarla es fácil. No lo olvides.

Utilice el pincel para pintar sobre una selección de texto o gráficos para aplicar el formato. Esto sólo funciona una vez. Para cambiar el formato de varias selecciones en su documento, debe hacer doble clic en “Copiar formato.”Presione Esc para detener el formateo.

Búsqueda inteligente en Word

Si resalta una palabra o frase y hace clic derecho en ella, verá “Búsqueda inteligente.”Este es un atajo rápido para navegar por la web sin disminuir la velocidad para abrir una ventana separada del navegador. Desde definiciones de palabras hasta escaneos de noticias, esta poderosa herramienta puede transformar una simple pregunta en una gran cantidad de conocimientos. Lleva tu investigación a otro nivel.

Eliminar formato no deseado en Word

No descuides esta pequeña joya. El formato no deseado o desviado puede hacer que su documento sea un desastre. En lugar de intentar arreglar una cosa a la vez, presione Ctrl + Espacio o haga clic en el botón Borrar todo el formato (en versiones más nuevas, un borrador en una A en la pestaña Inicio) para elimine el formato del texto resaltado y comience de nuevo con su propio estilo. Esto garantiza un documento con el formato coherente que usted desea.

Cómo establecer su propia fuente predeterminada en Excel

Las fuentes predeterminadas han cambiado con frecuencia en Office, dependiendo de la fuente más popular en ese momento. Si no te gustan Calibri o Cambria y prefieres Arial o Times New Roman, puedes elegir la fuente predeterminada. Haga clic en Formato > Fuente, seleccione los atributos que desee y luego haga clic en “Predeterminado.”Ahora su fuente es la nueva fuente predeterminada para los documentos.

Cómo combinar celdas en Excel

Consejo de Excel: si desea combinar el contenido de dos celdas en una, inicie una tercera celda y escriba =(. Haga clic en la celda que contiene el primer texto que desea combinar y escriba &” “& (un espacio entre comillas). Haga clic en la siguiente celda con el texto que desea combinar. Presiona Enter y las celdas se combinarán.

Cómo agregar datos más rápido en Excel

Agregue una columna o fila completa de datos haciendo clic en la primera celda adyacente vacía y presionando ALT+=. Excel sumará automáticamente los números en esa fila o columna.

Incrustar fuentes

Incorpore fuentes en sus documentos para asegurarse de que tengan el aspecto que desea, independientemente de quién los esté viendo. Si utiliza una fuente que otra persona no tiene en su sistema y ve el documento, su sistema la reemplazará con otra fuente. Si incrusta la fuente en su documento, todos los que vean el documento verán su documento con la fuente que utilizó, ya sea que la tengan o no.

Animación de PowerPoint para diagramas de flujo

Los diagramas de flujo son una excelente manera de mostrar información compleja. Hay ocasiones en las que es posible que no desee mostrar un diagrama de flujo completo a la vez. Quiere que cada punto aparezca a medida que lo analiza. Esto puede hacer que un diagrama de flujo “fluya” mejor. En el panel Animación/pestaña Animación, haga esto para animar su gráfico:

• Haga clic en el primer elemento, punto o proceso de su diagrama de flujo. Seleccione una animación de la pestaña Animaciones.
• Defina la animación y la configuración de tiempo de cada elemento.
• También puede abrir el Panel de animaciones para ver y ajustar la configuración de animación.
• Repita los pasos 1 y 2 para todos los elementos de su diagrama de flujo. Asegúrese de obtener una vista previa de toda la animación del diagrama de flujo y editarla según sea necesario.

Atajos de Microsoft Outlook

• F1 -Ayuda
• F3 - Buscar un contacto u otro elemento
• F4 -Buscar o reemplazar
• F7 -Corrección ortográfica
• F9 -Buscar mensajes nuevos
• F11- Buscar un contacto
• F12 -Guardar como (solo en la vista de correo)
• Mayúsculas + Ctrl + A -Crear una nueva cita
• Mayús + Ctrl + B - Abrir la libreta de direcciones
• Mayús + Ctrl + C -Crear un nuevo contacto
• Mayús + Ctrl + E - Crear una nueva carpeta
• Mayús + Ctrl + F - Abrir la ventana Búsqueda avanzada
• Mayús + Ctrl + H - Crear un nuevo documento de Office
• Mayús + Ctrl + I -Cambiar a Bandeja de entrada
• Mayús + Ctrl + J -Crear una nueva entrada de diario
• Mayús + Ctrl + K- Crear una nueva tarea
• Mayús + Ctrl + L- Crear un nuevo grupo de contactos
• Mayúsculas + Ctrl + M- Crear un nuevo mensaje
• Mayúsculas + Ctrl + N- Crear una nueva nota
• Mayús + Ctrl + O- Cambiar a la bandeja de salida
• Mayús + Ctrl + P- Abrir la ventana Nueva carpeta de búsqueda
• Mayús + Ctrl + Q -Crear una nueva convocatoria de reunión
• Mayús + Ctrl + U -Crear una nueva solicitud de tarea
• Ctrl + Alt + 2 -Cambiar a la vista de calendario Semana laboral
• Ctrl + Alt + 3- Cambiar a la vista de calendario de semana completa
• Ctrl + Alt + 4- Cambiar a vista de calendario mensual
• Mayús + Ctrl + R- Responder a todos
• Ctrl + A -Seleccionar todo
• Ctrl + B- Negrita
• Ctrl + C -Copiar texto seleccionado
• Ctrl + F -Reenviar mensaje
• Ctrl + H -Buscar y reemplazar texto
• Ctrl + K - Compruebe los nombres con la libreta de direcciones
• Ctrl + O -Abrir
• Ctrl + P- Imprimir
• Ctrl + Q- Marcar mensaje seleccionado como leído
• Ctrl + R- Responder
• Ctrl + S- Guardar mensaje como borrador
• Ctrl + U- Marcar mensaje seleccionado como no leído
• Ctrl + V -Pegar texto copiado
• Ctrl + X- Cortar texto seleccionado
• Ctrl + Y -Ir a la carpeta.
• Ctrl + Z- Deshacer
• Ctrl + Alt + J -Marcar mensaje como no basura
• Ctrl + Alt + M- Marcar mensaje para descargar
• Alt + S -Enviar mensaje
• Ctrl + 1 -Cambiar a vista de correo
• Ctrl + 2- Cambiar a la vista Calendario
• Ctrl + 3- Cambiar a la vista Contactos
• Ctrl + 4- Cambiar a la vista Tareas
• Ctrl + 5- Cambiar a Notas
• Ctrl + 6- Cambiar a la lista de carpetas
• Ctrl + 7- Cambiar a accesos directos
• Ctrl +Punto Cambiar- al siguiente mensaje abierto
• Ctrl + Coma Cambiar- al mensaje abierto anterior
• Alt + H- Ir a la pestaña Inicio
• Alt + Izquierda- Ir a la vista anterior en la ventana principal de Outlook
• Alt + Derecha- Ir a la siguiente vista en la ventana principal de Outlook

Conclusión

 Hay una razón por la que Microsoft Office es el paquete de oficina líder en el mundo, y estos consejos, trucos y atajos lo hacen aún mejor. Ya sea que esté creando documentos de texto simples, gráficos complejos, presentaciones potentes o documentos con muchos gráficos, existe una aplicación en Microsoft Office que lo ayudará a hacerlo mejor. Los trucos y consejos de esta guía ayudarán a que sea aún más fácil.

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