Los avances en las soluciones de TI empresariales han generado ganancias sustanciales de eficiencia en organizaciones de todo el mundo y, al mismo tiempo, han otorgado una ventaja competitiva innegable.
Sin embargo, al mismo tiempo, la mayor digitalización de sistemas y procesos conlleva un precio cada vez mayor que pesa sobre los márgenes antes de llegar a un punto en el que ya no valen la pena.
Esto se ve agravado aún más por el cambio hacia un modelo de precios de software como servicio y basado en suscripción, lo que significa que las empresas no son propietarias de las herramientas que compran y tampoco incurrirán en gastos por usarlas. en forma mensual o anual.
Todo esto requiere una estrategia de optimización de costos de TI para organizaciones grandes y pequeñas para garantizar que los costos no aumenten incontrolablemente y que todos los gastos en TI generen valor. Este artículo cubre algunos consejos y mejores prácticas para realizar lo mismo de manera efectiva.
1. Realice una auditoría de TI integral
Cualquier iniciativa de optimización de costos comienza con una comprensión clara del tema en cuestión y sus diversos factores. En el caso de la infraestructura tecnológica de una organización, se recomienda comenzar con una auditoría de TI integral.
Esto incluye evaluar el hardware, las licencias de software y los gastos de mantenimiento, además de identificar cualquier recurso infrautilizado o redundante, para guiar mejor el proceso de optimización de costos.
Dichas auditorías deben ser realizadas preferiblemente por un profesional de TI con experiencia o una agencia externa para informar de manera imparcial y objetiva los hechos y conocimientos relevantes.
Vale la pena señalar que a menudo la optimización de costos de TI implica más que los precios de las diferentes aplicaciones, y preguntas como ¿cuánto cuesta la capacitación? O cómo se ve la curva de aprendizaje es válida y debería ser parte de la ecuación más amplia.
2. Optimizar licencias de software
Después de una auditoría exhaustiva, una organización debe tener un mapa claro de su infraestructura de TI más amplia, incluidos sus principales factores de costo. Para la mayoría de las empresas, las licencias y claves de software probablemente marquen el camino en este sentido, lo que lo convierte en el lugar adecuado para comenzar el proceso de optimización.
El informe de auditoría debe proporcionar una gran cantidad de información sobre las tasas de utilización, los tiempos de inactividad y más relacionados con cada licencia de software, lo que puede revelar oportunidades de ahorro de costos, ya sea renunciando a ciertas licencias o posponiendo la adquisición de licencias adicionales. licencias.
Esto también puede estimular la exploración de soluciones alternativas a un precio más económico o que sean completamente de código abierto y, por lo tanto, gratuitas. En definitiva, esta es un área que puede generar importantes ahorros de costos para las organizaciones cuando se hace correctamente.
3. Centralizar las adquisiciones de TI
Los beneficios de consolidar el poder adquisitivo parecen bastante obvios en casi todos los entornos y, en el caso de los productos y soluciones de TI, ayuda principalmente a las empresas a negociar mejor con los proveedores y los equipos de ventas, respaldados por mayores cantidades de pedidos y poder adquisitivo. .
Además, un equipo centralizado a cargo de las adquisiciones puede instituir varios flujos de trabajo para garantizar que el dinero de la empresa rinda más. Reduce aún más la duplicación, lo que resulta en una estandarización imposible y economías de escala, con equipos individuales que actúan por su cuenta.
No se puede negar que la adquisición centralizada ahorra tiempo y dinero, además de muchos otros beneficios, pero no está exenta de inconvenientes.
El principal es que se parece más a la planificación centralizada, en contraposición a un mercado libre, donde los equipos individuales y sus gerentes eligen las herramientas que mejor se adaptan a sus necesidades. Sin embargo, estrictamente hablando desde una perspectiva de costos, la centralización funciona mejor.
4. Practique una gestión eficaz de los activos de TI
En los últimos años, a medida que la TI comenzó a desempeñar un papel cada vez más crucial en las empresas y representaba una parte importante de los costos, ha surgido un nuevo conjunto de conocimientos destinado a administrar eficazmente los activos de TI <. t104>con ITAM Software y sacar el máximo provecho de ellos.
Hay muchas mejores prácticas probadas a este respecto, suficientes para cubrir un libro de texto completo.
Por el bien de este artículo, simplemente lo dejaremos manteniendo un inventario actualizado de todos los activos de software y hardware, rastreando sus ciclos de vida y garantizando su pronto retiro, renovación y o eliminación, según sea necesario.
5. Revise y optimice periódicamente los costos de TI
La optimización de los costos de TI es un proceso continuo que requiere seguimiento, evaluación y auditorías periódicas para ayudar en la toma de decisiones informadas. El objetivo es mostrar mejoras continuas en lo que respecta a la reducción de costos, la adaptación a tecnologías cambiantes y la alineación de las inversiones en TI con los objetivos comerciales.
Desde entonces han surgido una serie de objetivos, resultados clave e indicadores clave de desempeño con este mismo propósito. Esto incluye reducciones de precios/ahorros duros, evitación de costos/ahorros suaves, costo total de propiedad y retorno de la inversión (ROI), entre otros.
Por ejemplo, si el objetivo es lograr la máxima eficiencia con sus licencias de Zoom, las métricas de optimización incluirían las reducciones de precio obtenidas por el equipo de adquisiciones mientras negociaba con el equipo de ventas de Zoom, seguido de la eliminación del desperdicio mediante el seguimiento de las métricas de uso de forma regular.
Al final, el objetivo de la optimización de los costos de TI es reducir las variaciones entre los gastos planificados y reales en la infraestructura de TI dentro de una organización. El uso de KPI y OKR ayuda a tener una visión más amplia que las simples variaciones, lo que ayuda a identificar mejor las áreas problemáticas para que se puedan tomar las acciones correctivas en consecuencia.
Más consejos para optimizar correctamente los costos de TI
Las organizaciones pueden hacer varias otras cosas para mantener los gastos de TI dentro del presupuesto y al mismo tiempo alcanzar otras metas y objetivos, como la alineación estratégica, el retorno de la inversión e impulsar la eficiencia a través de la tecnología.
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Adopte la computación en la nube: Aunque ya es la norma hoy en día, muchas aplicaciones heredadas todavía están alojadas en el sitio. Muchas empresas incluso asumen erróneamente que el alojamiento en el sitio es mejor para ellos y más seguro, pero esto está lejos de la realidad hoy en día.
Con la computación en la nube, los clientes tienen mucha flexibilidad y la capacidad de pagar solo por lo que usan, lo que se traduce en ahorros sustanciales de costos a largo plazo.
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Implementar Virtualización - Para organizaciones grandes que consumen muchos recursos, tiene sentido consolidar múltiples servidores y aplicaciones en un único servidor físico.
A través del proceso de virtualización, las organizaciones pueden lograr una mejor utilización de los recursos y, como resultado, ahorros de energía.
Como resultado, las tareas de optimización de costos de TI deberían implicar la evaluación de la infraestructura más amplia para oportunidades de virtualización y el uso de tecnologías como hipervisores.
- Considere alternativas de código abierto: Incluso las aplicaciones de software más sofisticadas de la actualidad tienen alternativas de código abierto que pueden adoptarse de forma gratuita y personalizarse según los requisitos de una organización con poco esfuerzo.
Por ejemplo, Blender es tan bueno, si no mejor, que las soluciones premium como AutoDesk Maya y Wings 3D. De manera similar, MySQL y MariaDB hacen un trabajo bastante sólido en comparación con Oracle Database.
Palabras finales
La optimización de costos de TI es un campo relativamente nuevo que continúa evolucionando a medida que surgen nuevos desafíos y requisitos. Por ahora, implica una comprensión interdisciplinaria de TI, gestión y contabilidad para agregar valor a una empresa, pero rápidamente se está convirtiendo en un campo especializado por derecho propio.
En este artículo, nuestro objetivo es proporcionar una breve introducción a este tema, pero como se analizó anteriormente, para cubrir la verdadera extensión y amplitud de este tema, incluso un libro de texto extenso es apenas suficiente. Sin embargo, esto debería sentar las bases para que la mayoría de las pequeñas empresas optimicen sus gastos de TI en el futuro.