Microsoft Outlook es un software de gestión de información personal desarrollado y propiedad de Microsoft. Fue diseñado exclusivamente para correos electrónicos, pero también viene con funciones de calendario, administrador de tareas, toma de notas, diario, navegación web y administrador de contratos.
La aplicación se puede utilizar como software independiente, pero si desea incorporar varios usuarios, puede utilizarla con Microsoft Exchange Server y Microsoft SharePoint Server.Actualmente hay varias versiones de la aplicación en el mercado y siempre puedes elegir la que funcione mejor para ti.
Si bien estas versiones tienen muchas similitudes, también tienen características diferentes que las hacen destacar.
Leer: Revisión de Microsoft Outlook 2019
¿Qué características similares tiene Microsoft Outlook-2010, 2013, 2016 y 2019?
Barra de acceso rápido
Esta es una característica común en todas las versiones de Outlook y una de las partes críticas de esta aplicación. La barra de acceso le ofrece una navegación rápida por las funciones de Outlook y le ayuda a administrar su trabajo.
La barra está ubicada en la parte inferior de la ventana de Outlook y se puede configurar para mostrar nombres de botones o incluso íconos relevantes que representan funciones. Puede determinar qué opciones aparecen en la barra de acceso rápido para su conveniencia.
Correo
El envío de correos electrónicos es la función principal de Microsoft Outlook. Los correos electrónicos lo ayudan a conectarse y comunicarse con personas relevantes dentro o fuera de su organización. Puede agregar un archivo adjunto o una firma electrónica a sus correos electrónicos.
Para crear un nuevo correo electrónico, en el menú Archivo, haga clic en el nuevo correo electrónico o presione Ctrl+Shift+M en su teclado. Agregar firmas o adjuntar archivos una vez que haya creado su mensaje es bastante fácil. Las opciones están disponibles en la ventana de mensaje nuevo.
Microsoft Outlook también le permite reenviar mensajes que haya recibido de otras fuentes a nuevas fuentes.
Crear citas en el calendario
Outlook establece límites claros entre reuniones y citas. Las citas son actividades programadas que no implican invitaciones ni reservas de recursos. Son sólo recordatorios de sus actividades planificadas.
Puede crear citas desde la carpeta del calendario haciendo clic derecho en un bloque de tiempo y seleccionando Nueva cita. También puedes presionar Ctrl+Shift+A en tu teclado.
Programar una reunión
Las convocatorias de invitación a reuniones son asignaciones de recursos según esta aplicación. Como tal, le permite programar reuniones y recibir respuestas en su bandeja de entrada.
Para crear un cronograma de reunión, elija la opción Nueva reunión en la carpeta del calendario o presione Ctrl+Shift+Q.
Establecer recordatorio
Con esta aplicación, puedes configurar recordatorios para mensajes de correo electrónico, citas y contratos, entre otros. Los recordatorios aparecen en la ventana de alerta cuando abre la ventana de Microsoft Outlook para mantenerlo actualizado con sus tareas.
Para configurar un recordatorio, abra una cita y agréguela a su lista de recordatorios con su horario preferido.
Personas
Outlook le permite crear contactos para personas con las que tiene compromisos y generar una lista ordenada.
En el botón de personas en la barra de acceso rápido, haga clic en Nuevo contacto para agregar nuevas personas. También puedes presionar Ctrl+Shift+C.
Tareas
Con Outlook, también puedes crear listas de tareas pendientes para tus tareas. Además, puedes asignar estas tareas a los miembros de tu equipo enviándolas a sus bandejas de entrada.
¿Qué hace que las diferentes versiones de Microsoft Outlook se destaquen entre sí?
Microsoft Outlook 2010
Esta versión inició una serie de mejoras en todas las versiones de Microsoft Outlook. La mayoría de los desarrollos de las versiones recientes se basan en esta versión. Hace alarde de varias características impresionantes que incluyen:
Conector social de Outlook
El conector social de Outlook vincula esta aplicación con sus diversos sitios de redes sociales. Como tal, cuando sus contactos realizan cambios en sus cuentas de redes sociales, se refleja en Outlook.
Capacidad para administrar muchos correos electrónicos
Outlook 2010 le permite gestionar una gran cantidad de correos electrónicos en su bandeja de entrada. Puede condensar, categorizar y ordenar correos electrónicos según sus preferencias.
Además, con las nuevas herramientas de gestión de conversaciones, muchos correos electrónicos se pueden reducir a unos pocos elementos relevantes. Para organizar conversaciones, seleccione "Mostrar conversación" en la pestaña Ver.
Cinta mejorada
La cinta mejorada resulta útil para aumentar la interacción del usuario y ayudarle a centrarse en lo esencial. Viene con un botón Ignorar que le permite deshacerse de los hilos de conversación que no le interesan.
Paso rápido
Esta es una sección en la pestaña Inicio que le permite realizar tareas de varios pasos con un solo paso. Por ejemplo, si desea reenviar un correo electrónico, no es necesario que vuelva a escribir la dirección del nuevo destinatario. Hace clic en el enlace A X y el mensaje reenviado aparece con la dirección de X.
Microsoft Outlook 2013
Tan pronto como inicie esta versión, aparecerá una nueva apariencia si ha estado usando versiones anteriores. Esta versión fue desarrollada en un intento por atraer su atención hacia lo que es esencial y con una mejor vista.
Estas son las características que vienen con esta versión de MS Outlook:
Bandeja de entrada controlada
Con esta versión, tienes control total de tu bandeja de entrada y puedes navegar como quieras. La función le permite:
- Vista previa de mensajes en una lista, puede decidir qué mensajes leer y atender primero.
- Respuesta más rápida, puede responder instantáneamente a los mensajes escribiendo sus respuestas en el panel de lectura. Además, puede iniciar una conversación de mensajería instantánea de Lync en tiempo real.
- Comandos directos al lado de los mensajes, marcar como leídos o eliminar mensajes a medida que los lees.
Echar un vistazo
Puede cumplir con el cronograma de sus citas sin tener que cambiar del modo de correo electrónico al de calendario. La función le permite monitorear y estar al tanto de su programa.
Buscar y filtrar
Puedes buscar tus correos electrónicos, archivos adjuntos, citas del calendario y contactos con la mayor facilidad.
Consultar el clima
El calendario de Microsoft Outlook 2013 viene con un pronóstico del tiempo. Puede consultar las condiciones climáticas actuales a medida que realiza sus tareas.
Vea sus contactos en un solo lugar
Esta versión le permite ver la información de contacto de una persona en su tarjeta Personas.Esto le ayuda a planificar compromisos con ellos; puede enviarles un correo electrónico y programar reuniones basadas en estas tarjetas.
Microsoft Outlook 2016
Microsoft Outlook 2016 fue una mejora enorme con respecto a su predecesor. Se incorporaron muchas características excelentes y se corrigieron algunas fallas para brindarle una experiencia de usuario completa.
Algunas de las características que diferencian esta versión de las demás incluyen las siguientes:
Mejor traducción
Se agregaron nuevos términos y paquete de idiomas a esta versión para una mejor traducción. La barrera del idioma solía ser un problema, pero Outlook 2016 llegó con una solución. Puede traducir su texto a varios idiomas de su elección con la nueva actualización de esta aplicación.
Para traducir su texto, resáltelo y presione el botón Traducir. Luego puede elegir el idioma que desea traducir.
Nuevo tema colorido y una cinta mejorada
El nuevo tema de Microsoft Outlook 2016 es atractivo y le brinda la cálida bienvenida que necesita para comenzar su tarea.
La cinta también tiene algunas mejoras significativas que hacen que la experiencia de Outlook valga la pena. La barra de acceso rápido se puede manipular para mostrar los iconos de su elección. Además, se incorporó un nuevo campo de búsqueda “Dime qué quieres hacer” para permitirte acceder a las opciones más rápido.
Soporte de rotación de tableta
Solo los usuarios de tabletas pueden acceder a esta función. La función le ayuda a tener una experiencia de lectura mejor optimizada cuando cambia al modo vertical en su tableta. Todas sus carpetas se minimizan para brindarle más espacio de lectura, pero puede reproducirlas presionando el botón Atrás.
Más impresionante es el hecho de que cada vez que cambia entre vertical y horizontal, se conservan sus configuraciones de lectura.
Función Infórmame
El ícono del signo de interrogación que ayudaba con las opciones de búsqueda fue reemplazado por un ícono de bombilla “Dime qué quieres hacer”. El ícono está vinculado con una lista de comandos para garantizar que obtenga opciones más rápido.
La opción de búsqueda también viene con opciones de respuesta automática y reproducción automática para aumentar la interactividad. Escribe lo que desea y se muestra una lista de recomendaciones entre las que puede seleccionar la que más le convenga.
La función además le permite buscar contenido en línea en su navegador a través de un enlace de búsqueda inteligente.
Almacenamiento en la nube de OneDrive
Cada vez que haga clic en el archivo adjunto, aparecerá un menú Explorar ubicaciones web en Outlook 2016. Esto le permite acceder a archivos que ha almacenado en su almacenamiento en línea, como OneDrive y Share Point. Además, puede adjuntar dichos archivos a sus correos electrónicos directamente sin tener que descargarlos.
Soporte de desorden
Esta función resulta útil para eliminar correos electrónicos repetitivos y molestos que no deseas en tu bandeja de entrada. Outlook tiene una función de aprendizaje que elimina automáticamente sus mensajes ignorados en el cuadro de basura desde donde puede eliminarlos.
Microsoft Outlook 2019
Esta es la versión más reciente de Outlook que llega al mercado. Además, es el mejor y cuenta con algunas características excelentes que harán que la experiencia de Outlook sea excelente.
Ha conservado la mayoría de las funciones útiles que experimentó en la versión anterior, pero se han realizado excelentes adiciones. Estas son las excelentes funciones que disfrutará:
Accesibilidad mejorada
Microsoft Outlook 2019 viene con un verificador de accesibilidad que garantiza que diversas personas sean legibles y editables para sus mensajes de correo electrónico.
Cuando ejecuta el verificador de accesibilidad, revisa el contenido de su correo electrónico y le brinda recomendaciones en caso de errores y advertencias.
Para ejecutar este verificador, presione el botón "Accesibilidad" en la barra de estado y luego seleccione "Verificar problemas"."Puedes verificar la accesibilidad en tiempo real mientras trabajas en tu correo electrónico.
Bandeja de entrada enfocada
Una bandeja de entrada enfocada resulta útil para priorizar los correos electrónicos que son más importantes para usted que otros. Sin embargo, la aplicación aún te actualiza sobre correos electrónicos menos esenciales y puedes cambiar de pestaña cuando quieras consultarlos.
Para activar la bandeja de entrada enfocada, haga clic en la pestaña “Ver” y seleccione “Mostrar bandeja de entrada enfocada.Luego podrás elegir cómo organizar tus mensajes.
Outlook también le permite acceder a Focused Inbox en línea a través de su navegador web. Para acceder a sus mensajes en esta bandeja de entrada, vaya a la configuración en la parte superior de su página web y presione el interruptor ubicado junto a Bandeja de entrada enfocada.
Agregar impacto visual
Esta versión aporta un atractivo gráfico a sus documentos, hojas de trabajo y presentaciones. Viene con un gráfico vectorial escalable (SVG) que contiene filtros. Puede agregar estos SVG y otros hermosos íconos a sus documentos.
- Para insertar SVG, arrastra y suelta cualquier elemento en tu documento desde el explorador de archivos de tu ventana.
- Para insertar iconos, haga clic en menú insertar en la barra de estado y luego seleccione iconos.
- Se muestra una lista en la que puede elegir lo que más le convenga.
Tres zonas horarias
Si necesita programar una reunión en diferentes zonas horarias, esta versión es la mejor. Puede consultar diferentes zonas horarias en su calendario para determinar quién está disponible y a qué hora para su reunión.
Escuche sus correos electrónicos
A veces puedes estar tan ocupado que no encuentras tiempo para leer tus mensajes.Outlook 2019 soluciona este problema leyendo tus correos electrónicos mientras realizas otras tareas.
Para leer sus mensajes, presione el menú "Opciones" en el botón de archivo y seleccione "Facilidad de acceso"." En el menú "Inicio" que aparece, seleccione "Leer en voz alta."
Descarga automática de archivos adjuntos desde la nube
Cada vez que arrastra y suelta un archivo adjunto desde su OneDrive a su computadora, Outlook descarga automáticamente el archivo.
Estas versiones de la Sra. Outlook tiene el mismo propósito, pero la eficiencia y la interactividad del usuario los distinguen. La versión más reciente de 2019 es en definitiva la mejor en todos los aspectos si buscas trabajar de forma cómoda y eficiente.
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