όσον αφορά την επεξεργασία κειμένου, το MS Word εξακολουθεί να είναι ένα ορυχείο χρυσού. Ως μέρος της Microsoft Office σουίτα παραγωγικότητας, οι αναφορές δείχνουν ότι περισσότεροι από ένα δισεκατομμύριο χρήστες βασίζονται σε αυτό το πρόγραμμα κάθε μέρα για να δημιουργήσουν εντυπωσιακά έγγραφα.
Αν και το Word έχει πολλές δυνατότητες, δεν μπορούν όλοι να μεγιστοποιήσουν αυτές τις δυνατότητες για παραγωγικότητα Το Word είναι γεμάτο με πολλές δυνατότητες, οι οποίες μπορούν να βοηθήσουν στη δημιουργία εγγράφων, αρχείων κειμένου , και αναφέρει που δεν είναι πολύ πιο απαιτητικές. Εάν καταλάβετε μερικά κόλπα και συμβουλές του Microsoft Word, η εργασία σας γίνεται χωρίς άγχος και γίνεται πιο παραγωγική και αποτελεσματική, κάτι που είναι ο απώτερος στόχος οποιουδήποτε λογισμικού.
Πώς να ξεπεράσετε εύκολα το Microsoft Word
Τα παρακάτω επισημαίνονται τα κορυφαία 14 μυστικά των αγαπημένων μας συμβουλών, συντομεύσεων και κόλπα για να ενισχύσετε την κυριαρχία σας στο Microsoft Word. Σημειώστε ότι τα περισσότερα από αυτά τα κόλπα θα πρέπει να λειτουργούν με όλες τις εκδόσεις του word.
1.Προσδιορίστε τα στατιστικά στοιχεία αναγνωσιμότητας του εγγράφου σας
Εκτός από την κρίση της ορθογραφίας και γραμματικής, το Word μπορεί να καθορίσει την πολυπλοκότητα του τον τρόπο γραφής σας. Για παράδειγμα, το στυλ γραφής σας ανταποκρίνεται στην κατανόηση του 5ου βαθμού κάποιου με μεταπτυχιακό; Το Word χρησιμοποιεί το τεστ Flesh Reading Ease για να υπολογίσει τη βαθμολογία σας σε μια κλίμακα 100 βαθμών. Όσο υψηλότερο είναι το ποσοστό στην κλίμακα, τόσο πιο εύκολα γίνεται κατανοητό. Στις περισσότερες περιπτώσεις, η τεκμηρίωση του Office υποδηλώνει ότι η βαθμολογία πρέπει να είναι πάνω από 60.
Εξάλλου, το τεστ Flesch-Kincaid Grade Level υποδεικνύει για ποιο επίπεδο τάξης ΗΠΑ είναι γραμμένο το κείμενό σας. Σε οποιοδήποτε σενάριο, θα πρέπει πάντα να στοχεύετε στο 7.0 έως 8.0, σύμφωνα με την Τεκμηρίωση της Microsoft.
Για να ενεργοποιήσετε αυτήν τη δυνατότητα. ακολουθήστε την παρακάτω διαδικασία:
- Μετάβαση στο Αρχείο > Επιλογές
- Επιλέξτε Εγγραφή
- Κάτω, Όταν διορθώνετε την ορθογραφία και τη γραμματική στο Word, επιλέξτε το πλαίσιο. Έλεγχος γραμματικής με ορθογραφία.
- Στη συνέχεια επιλέξτε Εμφάνιση στατιστικών αναγνωσιμότητας.
Μετά την ενεργοποίηση αυτής της λειτουργίας, ανοίξτε ένα αρχείο που θέλετε να ελέγξετε, πατήστε F7, ή μεταβείτε στο Επισκόπηση > Ορθογραφία και Γραμματική. Όταν το Word ολοκληρώσει τον γραμματικό και τον ορθογραφικό έλεγχο, εμφανίζει τις πληροφορίες σχετικά με το επίπεδο ανάγνωσης του εγγράφου σας.
2.Δημιουργήστε Lorem Ipsum Τυχαίο κείμενο στο έγγραφό σας
Θέλετε να προσθέσετε κάποιο τυχαίο κείμενο στο έγγραφό σας; Το Word σε έχει καλύψει. Μπορείτε να το κάνετε αυτό εύκολα χρησιμοποιώντας κόλπα και συμβουλές της Microsoft. Για να το κάνετε αυτό, πληκτρολογήστε: =lorem (P, I); και αντικαταστήστε το "P" με τον αριθμό των παραγράφων που θέλετε και το "I" με τον αριθμό των προτάσεων που θέλετε. Μπορείτε να αποθηκεύσετε την καθορισμένη μεταβλητή (P, I) και να την εισαγάγετε για να δημιουργήσετε το κείμενο.
Επίσης, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τυχαία Τεκμηρίωση γραφείου "gobbledygook" ως το κύριο υλικό πηγής για το αρχείο μερών σας . Για να το κάνετε αυτό, χρησιμοποιήστε την εξίσωση =rand (P, I).
3. Επισημάνετε μια πρόταση με ένα κλικ
Για να επισημάνετε μια ολόκληρη πρόταση, κρατήστε πατημένο το Πλήκτρο Ctrl + Windows. Εάν είστε χρήστης Mac, χρησιμοποιήστε το Κλειδί εντολών και κάντε κλικ στην αρχή της πρότασης και το Word θα χρησιμοποιήσετε επανειλημμένα Αυτόματη ενημέρωση ημερομηνίας και ώρας.
Έχετε κάποιο έγγραφο που χρησιμοποιείτε ξανά/ή ημερομηνία; Ένα καλό κόλπο επιτρέπει. Εάν το έγγραφο περιλαμβάνει ώρα ή/και ημερομηνία, ένα αξιόλογο κόλπο επιτρέπει στο Word να ενημερώνει αυτόματα την ημερομηνία.
Για να εισαγάγετε μια ημερομηνία που ενημερώνεται αυτόματα, ακολουθήστε την παρακάτω διαδικασία:
- Από την καρτέλα Εισαγωγή, στην ομάδα Κείμενο, κάντε κλικ στην επιλογή Ημερομηνία και ώρα
- Από το πλαίσιο διαλόγου Ημερομηνία και ώρα , επιλέξτε τη μορφή που σας αρέσει.
- Στη συνέχεια, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Αυτόματη ενημέρωση .
Η ημερομηνία θα εισαχθεί ως πεδίο και θα ενημερώνεται αυτόματα.
5. Κόλπα και συμβουλές του Microsoft Word-Εμφάνιση κρυφών χαρακτήρων
Η επεξεργασία μπορεί να είναι κουραστική όταν εργάζεστε σε ένα συγκρότημα με διαφορετικές στήλες, στυλ, και μορφές. Για να δείτε τι συμβαίνει κατά τη μορφοποίηση σύνθετων εγγράφων, θα πρέπει να κάνετε ορατά όλα τα αόρατα σημάδια, συμπεριλαμβανομένων των διαστημάτων, των σκληρών επιστροφών, των καρτελών και των λογικών επιστροφών.
Στα Windows, μπορείτε να το πετύχετε πατώντας Ctrl + Shift-8; για Mac, χρησιμοποιήστε το Command-8.
6. Αντικατάσταση αόρατων χαρακτήρων και μορφοποίησης
Η λειτουργία Εύρεση και αντικατάσταση στο Word είναι σωτήρια. Μπορείτε να κάνετε όλους τους τύπους Μορφοποίηση λέξεων, αλλά η αντικατάσταση αόρατων χαρακτήρων είναι μια κύρια δεξιότητα. Σας βοηθά να κάνετε γρήγορες αλλαγές χωρίς να χρειάζεται να ραμφίζετε και να κυνηγάτε για κάθε περίπτωση που πρέπει να αλλάξετε. Επιπλέον, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Εύρεση και αντικατάσταση για κρυφούς χαρακτήρες στο έγγραφό σας.
Για να βρείτε και να αντικαταστήσετε ειδικούς χαρακτήρες σε ένα έγγραφο, ακολουθήστε αυτά τα βήματα:
- Fr.από την καρτέλα Αρχική , στην ομάδα Επεξεργασία , επιλέξτε Αντικατάσταση.
- Κάντε κλικ στο κουμπί Περισσότερα >>
- Επιλέξτε το κουμπί Special και επιλέξτε τον μοναδικό χαρακτήραSelectΤοποθετήστε τον κέρσορα στο Αντικατάσταση με πλαίσιο κειμένου.
- Από το κουμπί Ειδικό από το Ειδικό, επιλέξτε τον Ειδικό χαρακτήρα που θέλετε να προσθέσετε στο Αντικατάσταση με πλαίσιο κειμένου: Μπορείτε να προσθέσετε περισσότερους από έναν συγκεκριμένους χαρακτήρες στο κείμενο. Επιλέξτε τις επιλογές Πάνω ή Κάτω από το πλαίσιο Αναζήτηση.
- Βεβαιωθείτε ότι έχει επιλεγεί όλη η επιλογή Όλα από το πλαίσιο λίστας Αναζήτηση. Πριν από τον δείκτη εισαγωγής, επιλέξτε τις επιλογές Πάνω ή Κάτω από το πλαίσιο Αναζήτηση.
- Όταν το έκανε, μπορείτε να κάνετε τα εξής:
- Επιβεβαιώστε κάθε αντικατάσταση ξεχωριστά, χρησιμοποιώντας το Εύρεση επόμενου. Στη συνέχεια κάντε κλικ στο Αντικατάσταση για να αντικαταστήσετε το κείμενο ή Εύρεση επόμενου για μετάβαση στην επόμενη εμφάνιση αναζήτησης. Ή
- Αντικατάσταση όλων των συμβάντων θα εμφανιστεί αναδυόμενα παράθυρα κάνοντας κλικ στο Αντικατάσταση όλων. έχουν ολοκληρωθεί η περίοδος λειτουργίας ολοκληρώθηκε, ένα παράθυρο διαλόγου β.βόδι με πόσες αντικαταστάσεις έγιναν θα εμφανιστεί. Κάντε κλικ στο Ok για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου
- Κάντε κλικ στο κλείσιμο για να τερματίσετε τη συνεδρία.
7.Εισαγωγή μιγαδικών μαθηματικών εξισώσεων
Με τη νέα βελτίωση στο Microsoft Word, μπορείτε πλέον να εισάγετε σύνθετες μαθηματικές εξισώσεις στον κόσμο σας. Για να το πετύχετε αυτό, κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή > Εξισώσεις και, στη συνέχεια, επιλέξτε την εξίσωση που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στο έγγραφό σας. Μόλις εισαχθεί η εξίσωση στο Έγγραφο του Word, μπορείτε εύκολα να αλλάξετε τη μορφοποίηση αντικαθιστώντας τα γράμματα με αριθμούς.
8.Απαλλαγείτε από την ανεπιθύμητη μορφοποίηση
Μια λανθασμένη μορφοποίηση εγγράφου μπορεί να μπερδέψει την εργασία σας. ειδικά όταν εργάζεστε σε ένα έγγραφο που έχει επικολληθεί από άλλη πηγή. Επομένως, η επιθεώρηση και η εκκαθάριση όλων των λανθασμένων μορφοποιήσεων είναι απαραίτητη για να γίνει το έγγραφο πιο εμφανίσιμο και ελκυστικό, χρησιμοποιήστε το Ctrl + Space ή το Διαγραφή όλων των μορφών κουμπιού για να απαλλαγείτε από τη μορφοποίηση από το επισημασμένο κείμενο.
9.Προστατέψτε το έγγραφό σας
Το Microsoft Word διαθέτει διάφορα ενσωματωμένα συστήματα προστασίας που θα σας βοηθήσουν να κρυπτογραφήσετε τα γραπτά σας.
- Κάντε κλικ Αρχείο > Πληροφορίες > Προστασία εγγράφου
- Μπορείτε να επιλέξετε είτε Περιορισμός επεξεργασίας, κρυπτογράφηση με κωδικό πρόσβασης ή Περιορισμός πρόσβασης από το αναπτυσσόμενο μενού.
Η επιλογή Κρυπτογράφηση με κωδικό πρόσβασης σάς επιτρέπει να διαχειρίζεστε τα δικαιώματα προβολής και επεξεργασίας .
Αυτός ο Ο απόλυτος οδηγός για να διατηρήσετε τους κωδικούς σας ασφαλείς μπορεί να σας βοηθήσει να κατανοήσετε καλύτερα την προστασία από λέξεις MS. Ή διαβάστε αυτό το Προστασία αρχείου Zip με κωδικό πρόσβασης στα Windows 10 (με εικόνες) για περισσότερη κατανόηση.
11.Κατάργηση της γραμμής εργαλείων
Εάν θέλετε να διακοπεί η ελεύθερη γραφή, μπορείτε να αποκρύψετε την κορδέλα της γραμμής εργαλείων, η οποία βρίσκεται στην κορυφή του εγγράφου σας, πατώντας Ctrl + F1. Μόλις τελειώσετε με την εργασία σας, μπορείτε να πατήσετε Ctrl +F1 για να την εμφανίσετε ξανά.
12.Χρησιμοποιήστε το "Tell Me What To Do."
Νέες εκδόσεις λέξεων όπως MS Word 2016 λειτουργία "Πείτε μου τι να κάνω," μια συντόμευση που σας επιτρέπει να πληκτρολογήσετε μια ενέργεια θέλετε να εκτελέσετε και να σας παρέχετε απαντήσεις που μπορείτε να επωφεληθείτε. Για παράδειγμα, πληκτρολογώντας "Εισαγωγή εικόνων" προνόμια για το πώς μπορείτε να εισαγάγετε μια εικόνα στο έγγραφό σας Το εργαλείο είναι απίστευτα χρήσιμο, ειδικά αν προσπαθείτε να βρείτε μια συνάρτηση. Ωστόσο, δυσκολεύεστε να πλοηγηθείτε στα μενού ή δεν μπορείτε να θυμηθείτε τις συντομεύσεις.
13. Έξυπνη αναζήτηση
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο Έξυπνης αναζήτησης για να επεξεργαστείτε μια αναφορά του Word αλλά να απαιτήσετε το πλαίσιο.Επισημάνετε τη λέξη, κάντε δεξί κλικ επάνω της και επιλέξτε Έξυπνη αναζήτηση. Με αυτόν τον τρόπο θα ανοίξει ένα μικρό πάνελ που περιέχει πληροφορίες για τον κόσμο. Αυτό σας εξοικονομεί από τη μετάβαση στο πρόγραμμα περιήγησής σας για να πραγματοποιήσετε μια αναζήτηση.
Εάν θέλετε να μάθετε περισσότερα, διαβάστε το άρθρο μας σχετικά με 7 παραβιάσεις του Microsoft Word που πρέπει να γνωρίζετε για να κατανοήσετε καλύτερα πώς να χρησιμοποιείτε το LookUp στο MS Word.
14.Διαγραφή λέξεων με ένα πάτημα πλήκτρου
Αν χρειάζεται να διαγράψετε ένα μεγάλο κομμάτι κειμένου, αντί να κρατάτε πατημένο τη γραμμή backspace, χρησιμοποιήστε Ctrl + Backspace. Αυτό σας επιτρέπει να αφαιρέσετε μία λέξη όταν πατάτε το κουμπί backspace αντί να χρησιμοποιείτε το Backspace για διαγραφή χαρακτήρων.
Όπως οι εντολές αντιγραφής και επικόλλησης, η κυριαρχία του πληκτρολογίου συντομεύσεων για την προσθήκη συνδέσμων ιστού στο έγγραφό σας είναι κρίσιμης σημασίας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την εντολή Ctrl + K στα Windows για να προσθέσετε γρήγορα συνδέσμους στην εργασία σας.
Εάν θέλετε να μάθετε περισσότερα, διαβάστε τον οδηγό μας για τις συντομεύσεις των Windows που κάνουν τη ζωή σας πιο εύκολη για να κατανοήσετε καλύτερα πώς μπορούν να βελτιώσουν την παραγωγικότητά σας.
Τελική λέξη
Η εξοικείωση με το MicrosoftWordd μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο και να γίνει πιο παραγωγικός. που επισημαίνονται παραπάνω είναι απλώς οι Συμβουλές του Word και τα κόλπα της Microsoft που μπορούν να βελτιώσουν γρήγορα τον τρόπο που χρησιμοποιείτε το MS Word.
Εάν αναζητάτε μια εταιρεία λογισμικού που μπορείτε να εμπιστευτείτε για την ακεραιότητα και τις έντιμες επιχειρηματικές πρακτικές της, μην ψάξετε πέρα από το SoftwareKeep. Είμαστε ένας πιστοποιημένος συνεργάτης της Microsoft και μια διαπιστευμένη επιχείρηση BBB που φροντίζει να προσφέρει στους πελάτες μας μια αξιόπιστη, ικανοποιητική εμπειρία στα προϊόντα λογισμικού που χρειάζονται. Θα είμαστε μαζί σας πριν, κατά τη διάρκεια και μετά από όλες τις εκπτώσεις.
Συνεχίστε να μαθαίνετε
» 7 παραβιάσεις του Microsoft Word που πρέπει να γνωρίζετε το 2022
» Πώς να προγραμματίσετε αποτελεσματικά την ημέρα σας
» Έγγραφα Google εναντίον. Microsoft Word: Ποιο είναι κατάλληλο για εσάς;
» Ένας απίστευτα απλός τρόπος για να βελτιώσετε την παραγωγικότητα με το Microsoft Word
» Εξέταση του Microsoft Word για Mac 2019
» Πώς να επεξεργαστείτε τα έγγραφά σας του Word πιο γρήγορα