Το Microsoft Teams είναι μια εφαρμογή που χρησιμοποιείται από εκατοντάδες χιλιάδες μοναδικές ομάδες, που συνεργάζονται για την επίτευξη κοινών στόχων. Είναι εντελώς δωρεάν ενώ παρέχει μια πλατφόρμα για εσάς και τους συναδέλφους σας για να επικοινωνείτε, να συντονίζετε έργα, να μοιράζεστε αρχεία και να κάνετε τη δουλειά εξ αποστάσεως.
Πρόσφατα δημοσιεύσαμε ένα άρθρο σχετικά με το Πώς να ρυθμίσετε το Microsoft Teams, το οποίο περιγράφει την αρχή με το λογισμικό. Τώρα, ήρθε η ώρα να το εξοικειωθείτε. Το σημερινό άρθρο επικεντρώνεται σε συμβουλές, κόλπα και γενικές οδηγίες του Microsoft Teams για απομακρυσμένους εργαζόμενους.
Εάν είστε νέος στην εργασία από το σπίτι ή θέλετε απλώς μερικές συμβουλές για την αύξηση της αποτελεσματικότητάς σας, δοκιμάστε να ακολουθήσετε τις συμβουλές μας και δείτε εάν τυχόν τεχνικές σας βοηθούν στην εργασία σας.
Λίστα ελέγχου απομακρυσμένης εργασίας: Πώς να παραμείνετε πιστοί στο μάθημα
Ας ξεκινήσουμε με μερικά γενικά πράγματα θα πρέπει να κάνει κάθε απομακρυσμένος εργαζόμενος πριν ξεκινήσει μια παραγωγική μέρα. Αυτές οι συμβουλές θα σας βοηθήσουν να δημιουργήσετε έναν κατάλληλο χώρο εργασίας και να βάλετε το κεφάλι σας στο παιχνίδι, ακόμα και από την άνεση του σπιτιού σας.
-
Δημιουργήστε έναν κατάλληλο χώρο εργασίας. Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να βεβαιωθείτε ότι ο χώρος εργασίας στον οποίο βρίσκεστε είναι σωστός για τις ανάγκες σας. Ελαχιστοποιήστε τους περισπασμούς βρίσκοντας έναν ήρεμο, ήσυχο χώρο. Περιβάλλετε τον εαυτό σας μόνο με τα πράγματα που χρειάζεστε — το να έχετε πράγματα όπως smartphone, σνακ και παρέα συχνά θα σας αποσπάσει την προσοχή από τη δουλειά σας. Επομένως, συνιστούμε να έχετε ένα ξεχωριστό τραπέζι ή βάση όπου μπορείτε να τοποθετήσετε τα σνακ σας.
Επαγγελματική συμβουλή: Έχετε το τηλέφωνό σας κοντά σας μόνο εάν είναι ένα από τα εργαλεία εργασίας σας. Και αν θέλετε να είστε παραγωγικοί, συνιστούμε να απενεργοποιήσετε τις ειδοποιήσεις του τηλεφώνου σας.
- Χρησιμοποιήστε εφαρμογές για να βελτιώσετε την εργασία σας. Σε αυτήν την εποχή της τεχνολογίας, δεν υπάρχει λόγος να μην εκμεταλλευτείτε το λογισμικό για να βελτιώσετε τις ικανότητές σας. Χρησιμοποιήστε εφαρμογές για να διαχειριστείτε τον χρόνο σας, να ορίσετε καθημερινούς στόχους και υπενθυμίσεις, ακόμη και να αποκλείσετε ιστότοπους που αποσπούν την προσοχή.
- Διατηρήστε την υγεία σας. Πολλοί άνθρωποι παραμελούν την υγεία τους όταν εργάζονται εξ αποστάσεως. Το να περνάτε μεγάλες χρονικές περιόδους μπροστά στην οθόνη είναι κακό τόσο για το σώμα όσο και για την ψυχή σας. Φροντίστε να σηκώνεστε κάθε τόσο, να ασκείστε, να παραμένετε ενυδατωμένοι και να καταναλώνετε υγιεινά γεύματα.
- Επικοινωνήστε με την ομάδα σας. Εμπιστευτείτε μας - η ομάδα σας θέλει να γνωρίζει τι κάνετε όσο θέλετε να συμβαδίσει μαζί της. Φροντίστε να επικοινωνείτε πάντα μαζί τους μέσω εφαρμογών όπως το Ομάδες της Microsoft για να τους ενημερώνετε για την πρόοδό σας, το πρόγραμμα και τη διαθεσιμότητά σας για συσκέψεις.
- Να είστε χωρίς αποκλεισμούς. Ο ρυθμός της εξ αποστάσεως εργασίας είναι διαφορετικός από ό,τι είναι αυτοπροσώπως. Δώστε προσοχή στους συμπαίκτες σας και να συμπεριλαμβάνετε πάντα τους πάντες σε συζητήσεις, μηνύματα και κλήσεις. Το να είστε προσεκτικοί και χωρίς αποκλεισμούς θα εξασφαλίσει ότι κάθε μέλος της ομάδας μπορεί να μοιραστεί ιδέες και να συνεισφέρει σε έργα.
- Κάντε συνομιλίες με τους συναδέλφους σας. Καθώς εργάζεστε εξ αποστάσεως, δεν θα μπορείτε να αλληλεπιδράτε με την ομάδα σας όσο θα κάνατε στο γραφείο. Φροντίστε να επωφεληθείτε από τα άμεσα μηνύματα, να δημιουργήσετε ένα γενικό κανάλι συνομιλίας στο Ομάδες της Microsoft και να μιλήσετε με την καταπληκτική ομάδα σας για να διατηρήσετε το ηθικό σας.
- Μην ξεχάσετε να χαλαρώσετε. Κάτι με το οποίο παλεύει ένα μεγάλο ποσοστό των απομακρυσμένων εργαζομένων είναι η χαλάρωση μετά τη δουλειά. Η τήρηση ενός προγράμματος σίγουρα σας βοηθά να ολοκληρώσετε τα πράγματα και στη συνέχεια να αποσυνδεθείτε από τη δουλειά με έναν περίπατο, μπάνιο και άλλες διασκεδαστικές δραστηριότητες. Υπενθυμίστε στον εαυτό σας ότι δεν χρειάζεται να εργάζεστε 24 ώρες την ημέρα μόνο και μόνο επειδή θα μπορούσατε. (Φροντίστε να μην υπολειτουργείτε!)
Τώρα που έχετε ετοιμάσει τον χώρο εργασίας σας σύμφωνα με την παραπάνω λίστα ελέγχου, πώς μπορείτε να παραμείνετε συγκεντρωμένοι ενώ εργάζεστε εξ αποστάσεως;
Πώς να παραμείνετε παραγωγικοί ενώ εργάζεστε εξ αποστάσεως με τις ομάδες
Καθώς προσαρμόζεστε στον ρυθμό της απομακρυσμένης εργασίας, θα αντιμετωπίσετε πολλές μοναδικές προκλήσεις. Το να δημιουργήσετε μερικές καλές συνήθειες είναι ένας από τους καλύτερους τρόπους για να ξεπεράσετε αυτές τις προκλήσεις με την ομάδα σας.
Συχνές αναφορές προόδου
Το να δίνετε στους συναδέλφους σας αναφορές για την πρόοδό σας βοηθάει τόσο εσάς όσο και αυτούς. Καθώς έχετε την τάση να αναφέρετε την πρόοδό σας κάθε μέρα, θα αρχίσετε να δίνετε κίνητρα στον εαυτό σας και να κάνετε περισσότερη δουλειά για να εντυπωσιάσετε και να παρακινήσετε και τους συναδέλφους σας. Αυτό μπορεί να δημιουργήσει υγιεινές συνήθειες και να ενισχύσει ακόμη περισσότερο την επικοινωνία. Μην ξεχάσετε να σχολιάσετε κάτι θετικό για την ομάδα σας - τα καλά λόγια είναι πολύ μακριά.
Πραγματοποιήστε διαδικτυακές συναντήσεις
Περιττό να πούμε ότι οι διαδικτυακές συναντήσεις είναι απαραίτητες όταν εργάζεστε εξ αποστάσεως. Σας επιτρέπει να προγραμματίζετε εκ των προτέρων, να μοιράζεστε ιδέες και να κάνετε ερωτήσεις στην ομάδα σας, ενώ αντισταθμίζετε την έλλειψη παρέας όταν μένετε στο σπίτι. Ενθαρρύνετε την ομάδα σας να χρησιμοποιεί βιντεοκλήσεις για να συνδεθεί μαζί της πρόσωπο με πρόσωπο.
Καταγράψτε τις συναντήσεις σας
Όταν όλοι είναι απασχολημένοι με τη δουλειά, μπορεί να είναι δύσκολο να οργανώσετε πολλές συναντήσεις για άτομα που έχασαν ή ξέχασαν κάτι από την προηγούμενη συνάντηση. Εάν η ομάδα σας το επιτρέπει, ηχογραφήστε συσκέψεις και μοιραστείτε τις σε ένα αποκλειστικό κανάλι για να μπορούν οι χρήστες να ενημερωθούν ή να επιστρέψουν σε βασικά σημεία ανά πάσα στιγμή.
Ομαδικές δραστηριότητες
Μείνετε χωρίς αποκλεισμούς προγραμματίζοντας τις δραστηριότητες της ομάδας. Καταιγισμός ιδεών, συνεργαστείτε σε αρχεία και έργα, δημιουργήστε πίνακες ή βρείτε διασκεδαστικές προκλήσεις για να δημιουργήσετε υγιή ανταγωνισμό. Διάφορες ομαδικές δραστηριότητες φέρνουν τους ανθρώπους κοντά, διατηρώντας το ηθικό και την ενέργεια ψηλά ακόμα και σε αργές μέρες.
Συμβουλές και κόλπα της Microsoft Teams που πρέπει να γνωρίζει κάθε απομακρυσμένος εργαζόμενος
Εκμεταλλευτείτε τα κανάλια
Ένας σπουδαίος οργανισμός Teams έχει δημιουργήσει ένα εξαιρετικό σύστημα καναλιών. Φροντίστε να δημιουργήσετε διάφορες ομάδες και να εκχωρήσετε ειδικά κανάλια σε κάθε μέλος της ομάδας για να είναι ενεργό. Η προσθήκη καναλιών για συγκεκριμένες ομάδες όπως "Designers" και "Developers" βοηθά στην οργάνωση των έργων σας, ενώ κανάλια όπως " Προτάσεις" ή "Αναφορές" δίνει στην ομάδα σας την ευκαιρία να επικοινωνήσει. Μην ξεχάσετε να προσθέσετε μερικές γενικές περιοχές συνομιλίας και κανάλια που χρησιμοποιούνται για διασκέδαση!
Φιλτράρετε τη ροή δραστηριότητάς σας
Έχοντας μια ακατάστατη Ροή δραστηριότητας θα είναι δύσκολο να βρείτε τα πράγματα που ψάχνετε. Χρησιμοποιώντας την επιλογή φίλτρου, μπορείτε να πείτε στις ομάδες να σας εμφανίζουν μόνο συγκεκριμένο περιεχόμενο, όπως @αναφορές, μη αναγνωσμένα μηνύματα, άμεσες απαντήσεις στα μηνύματά σας κ.λπ. Επωφεληθείτε από αυτό και αυξήστε την εστίασή σας με την πάροδο του χρόνου φιλτράροντας σωστά την εισερχόμενη δραστηριότητα.
Γρήγορες εντολές
Μπορείτε να κάνετε τα πράγματα σχετικά γρήγορα πληκτρολογώντας εντολές στη γραμμή αναζήτησης στο επάνω μέρος του παραθύρου των ομάδων σας. Υπάρχουν πολλές εντολές διαθέσιμες για χρήση στην εφαρμογή. Ωστόσο, οι περισσότεροι χρήστες θα παραμελήσουν να χρησιμοποιήσουν τη συντριπτική τους πλειοψηφία. Για να σας κολλήσουμε στις εντολές, εδώ είναι μερικά από τα αγαπημένα μας:
- /call - Ξεκινήστε μια κλήση με οποιονδήποτε στον οργανισμό σας στο Teams.
- /testcall - Ελέγξτε την ποιότητα της τρέχουσας κλήσης σας.
- /μακριά - Ορίστε την κατάστασή σας σε Εκτός.
- /goto - Μεταβείτε γρήγορα σε ένα κανάλι ή ομάδα.
- /whatsnew - Δείτε τα τελευταία νέα σχετικά με το Microsoft Teams.
- /help - Λάβετε υποστήριξη σχετικά με το Microsoft Teams.
Σημειώστε σημαντικά μηνύματα
Για να αποθηκεύσετε ένα σημαντικό μήνυμα και οποιοδήποτε συνημμένο περιεχόμενο, μπορείτε να τα προσθέσετε σελιδοδείκτες. Απλώς κάντε κλικ στις τρεις τελείες στην επάνω δεξιά γωνία ενός μηνύματος και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αποθήκευση αυτού του μηνύματος από το μενού περιβάλλοντος. Για να αναζητήσετε τους σελιδοδείκτες σας, πληκτρολογήστε /saved στη γραμμή αναζήτησης και μην χάσετε ποτέ ξανά μια ανάρτηση.
Πρόγραμμα επεξεργασίας εμπλουτισμένου κειμένου
Αποφύγετε την κατά λάθος αποστολή μηνυμάτων πριν να είναι έτοιμα και δημιουργήστε όμορφα μορφοποιημένα μηνύματα χρησιμοποιώντας το πρόγραμμα επεξεργασίας εμπλουτισμένου κειμένου. Πριν ξεκινήσετε να πληκτρολογείτε, κάντε κλικ στο πρώτο εικονίδιο κάτω από το πεδίο εισαγωγής (το γράμμα Α με μολύβι) και ξεκινήστε τη σύνθεση του μηνύματός σας. Προσθέστε έναν τίτλο, επισημάνετε το μήνυμα ως σημαντικό, επωφεληθείτε από τη μορφοποίηση, δημιουργήστε κουκκίδες και πολλά άλλα.
Για να στείλετε τα μορφοποιημένα μηνύματά σας, απλώς κάντε κλικ στο εικονίδιο Αποστολή κάτω δεξιά στο πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου.
Μην ενοχλείτε
Είστε πιο παραγωγικοί όταν είστε πλήρως συγκεντρωμένοι. Σε αυτήν την κατάσταση, ακόμη και μία μόνο ειδοποίηση μπορεί να αποσπάσει την προσοχή σας και να σας αποσπάσει από την εργασία. Το Microsoft Teams σάς επιτρέπει να ορίσετε την κατάστασή σας σε Do Not Disturb, κάτι που το καθιστά έτσι ώστε να μην λαμβάνετε αναδυόμενες ειδοποιήσεις.
Για να ενεργοποιήσετε τη λειτουργία Μην ενοχλείτε, απλώς πληκτρολογήστε /dnd στο πλαίσιο αναζήτησης. Μπορείτε να το απενεργοποιήσετε πληκτρολογώντας /available μόλις τελειώσετε με την εργασία.
Χρησιμοποιήστε GIF και αυτοκόλλητα
Διατηρήστε τα πράγματα διασκεδαστικά και γεμάτα ενέργεια χρησιμοποιώντας GIF, αυτοκόλλητα, ακόμα και δημιουργήστε διασκεδαστικές εικόνες — μιμίδια, — για να τις μοιραστείτε με την ομάδα σας. Αυτά μπορούν να χρησιμεύσουν ως γρήγορη αντίδραση στα μηνύματα ή ακόμα και να φτιάξουν τη διάθεση στα κατάλληλα κανάλια. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτά τα στοιχεία κάνοντας κλικ στα εικονίδια τους κάτω από το πεδίο εισαγωγής μηνύματος.
Άλλα εργαλεία που μπορεί να είναι ωφέλιμα για εσάς
Ενώ το Microsoft Teams φροντίζει για την επικοινωνία, τις διαδικτυακές συσκέψεις, την κοινή χρήση αρχείων και τη συνεργασία, υπάρχουν και άλλα εργαλεία που συνιστούμε να χρησιμοποιείτε ταυτόχρονα με αυτό. Αν και αυτά τα εργαλεία δεν είναι ζωτικής σημασίας για τη διατήρηση ενός παραγωγικού στυλ εργασίας εξ αποστάσεως, μπορούν να είναι ωφέλιμα για άτομα που αναζητούν περισσότερους τρόπους για να αυξήσουν την εστίαση και την παραγωγικότητα.
Time Doctor
Time Doctor είναι μια απίστευτη εφαρμογή που είναι πιο κατάλληλη για μεγαλύτερες επιχειρήσεις και οργανισμούς. Σας επιτρέπει να παρακολουθείτε τον χρόνο των εργαζομένων και να δημιουργείτε λεπτομερείς, ισχυρές αναφορές. Λάβετε μια ακριβή επισκόπηση της παραγωγικότητας και δείτε ακριβείς μισθοδοσίες.
Εργασίες Hubstaff
Hubstaff Tasks είναι μια εξαιρετική προσθήκη στη ροή εργασιών του Microsoft Teams, καθώς εστιάζει σε μεγάλο βαθμό στη ρύθμιση εργασιών. Ό,τι συζητάτε στο Teams κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης ή σε ένα κανάλι, μπορεί να φτάσει κατευθείαν στο Hubstaff, όπου μπορείτε να το κατηγοριοποιήσετε και να το διαχειριστείτε.
Ελεύθερο
Αποκτήστε την ενσωμάτωση Freehand με το Microsoft Teams για να συνεργαστείτε σε έναν εικονικό πίνακα. Τα μέλη της ομάδας μπορούν να προσθέσουν σχόλια, σχέδια και άλλα στοιχεία για να συζητήσουν σχέδια, διατάξεις και άλλα οπτικά.
Συμπέρασμα
Ελπίζουμε ότι αυτό το άρθρο ήταν σε θέση να σας βοηθήσει να μάθετε περισσότερα σχετικά με την απομακρυσμένη εργασία με το Microsoft Teams. Για να μάθετε πώς να ξεκινήσετε με την εφαρμογή, διαβάστε το άρθρο Πώς να ρυθμίσετε το Microsoft Teams.
Εάν θέλετε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τους τρόπους με τους οποίους η τεχνολογία μπορεί να βελτιώσει τη ζωή σας από το σπίτι γενικά, ανατρέξτε στα άλλα άρθρα μας στο Blog και στο Κέντρο βοήθειας! Ενημερώστε μας εάν υπάρχει κάτι άλλο που πρέπει να γνωρίζουμε σχετικά με αυτό το θέμα.
Συστάσεις του συντάκτη
> Πώς να διορθώσετε την υπερ-σύνδεση που δεν λειτουργεί στο Microsoft Teams
> 8 Βέλτιστες πρακτικές για ασφαλή απομακρυσμένη εργασία
> Πώς να βρείτε την απομακρυσμένη εργασία στο διαδίκτυο
> Συμβουλές για την εξ αποστάσεως εργασία: Αξιοποιήστε στο έπακρο την απομακρυσμένη εργασία
> Συμβουλές για να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας στην εργασία