Μάθετε σχετικά με τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα των προσαρμοσμένων συναρτήσεων UDF και των μακροεντολών VBA και καθορίστε ποια θα χρησιμοποιήσετε για τις εργασίες σας στο Excel.
Στο Excel, υπάρχουν δύο ισχυρά χαρακτηριστικά που ονομάζονται Συναρτήσεις καθορισμένες από το χρήστη (UDF ) και μακροεντολές VBA. Και τα δύο μπορούν να σας βοηθήσουν να κάνετε τα πράγματα πιο γρήγορα και πιο εύκολα. Αλλά λειτουργούν λίγο διαφορετικά, επομένως είναι σημαντικό να γνωρίζουμε σε τι είναι καλό το καθένα.
Σε αυτό το άρθρο, θα εξηγήσουμε τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα του καθενός, για να σας βοηθήσουμε να επιλέξετε ποιο θα χρησιμοποιήσετε. Δεν έχει σημασία αν είστε νέος στο Excel ή ήδη ειδικός.
Μέχρι το τέλος αυτού του άρθρου, θα καταλάβετε πώς να χρησιμοποιήσετε αυτές τις δυνατότητες για να κάνετε το Excel να λειτουργεί καλύτερα. Ας ξεκινήσουμε!
Τι είναι τα UDF και οι μακροεντολές VBA
Στο Excel, υπάρχουν δύο εργαλεία που ονομάζονται Λειτουργίες Καθορισμένες από το Χρήστη (UDF) και Μακροεντολές VBA. Τα UDF είναι σαν ειδικές αριθμομηχανές που μπορούν να φτιάξουν οι άνθρωποι για το Excel.
Σας βοηθούν να κάνετε μαθηματικά ή άλλες εργασίες που το Excel δεν γνωρίζει ήδη πώς να κάνει. Έτσι, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε UDF για να δημιουργήσετε προσαρμοσμένους τύπους ή συναρτήσεις.
Από την άλλη πλευρά, οι μακροεντολές VBA είναι σαν μικρά προγράμματα υπολογιστή που οι άνθρωποι μπορούν να γράψουν για να κάνουν εργασίες στο Excel αυτόματα. Οι μακροεντολές μπορούν να κάνουν πολλά πράγματα όπως:
- Μορφοποίηση κελιών
- Συμπλήρωση φορμών
- Ακόμη και αποστολή email
Το VBA είναι ένας τύπος γλώσσας υπολογιστή που μπορούν να χρησιμοποιήσουν οι άνθρωποι για να γράψουν αυτές τις μακροεντολές. Έτσι, εάν κάποιος ξέρει πώς να γράφει κώδικα VBA, μπορεί να δημιουργήσει ισχυρά εργαλεία που θα τον βοηθήσουν να εργαστεί πιο γρήγορα και πιο έξυπνα στο Excel.
Γιατί να χρησιμοποιήσω την προσαρμοσμένη λειτουργία UDF και τις μακροεντολές VBA;
Υπάρχουν διάφοροι λόγοι για τους οποίους μπορεί να θέλετε να χρησιμοποιήσετε προσαρμοσμένες συναρτήσεις UDF και μακροεντολές VBA στο Excel:
- Για να αυτοματοποιήσετε επαναλαμβανόμενες εργασίες: Εάν εκτελείτε τις ίδιες εργασίες ξανά και ξανά στο Excel, τα UDF και οι μακροεντολές VBA μπορούν να βοηθήσουν στην αυτοματοποίηση αυτών των εργασιών.
- Για να προσαρμόσετε το Excel στις ανάγκες σας: Μερικές φορές οι ενσωματωμένες λειτουργίες στο Excel δεν επαρκούν για να λύσουν ένα πρόβλημα. Σε αυτήν την περίπτωση, τα UDF και οι μακροεντολές VBA μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τη δημιουργία προσαρμοσμένων λύσεων που ταιριάζουν στις συγκεκριμένες ανάγκες σας.
- Για την εκτέλεση υπολογισμών για προχωρημένους: Τα UDF μπορούν να κάνουν μαθηματικά και υπολογισμούς που δεν μπορούν να κάνουν οι κανονικοί τύποι στο Excel, καθιστώντας τα ιδανικά για την επίλυση πιο περίπλοκων προβλημάτων.
- Για να βελτιώσετε την αποτελεσματικότητα: Χρησιμοποιώντας UDF και μακροεντολές VBA, μπορείτε να βελτιστοποιήσετε τη ροή εργασίας σας και να ολοκληρώσετε εργασίες πιο αποτελεσματικά. Αυτό μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο και να βελτιώσει την παραγωγικότητά σας.
- Για να δημιουργήσετε φιλικές προς το χρήστη λύσεις: Μετατρέποντας σύνθετους τύπους σε μια ενιαία συνάρτηση ή μακροεντολή, μπορείτε να δημιουργήσετε πιο φιλικές προς το χρήστη λύσεις που είναι εύκολες στη χρήση και κατανόηση από άλλους.
Τα UDF και οι μακροεντολές VBA μπορούν να είναι απίστευτα χρήσιμα εργαλεία για χρήστες του Excel που θέλουν να προσαρμόσουν την εμπειρία τους, να αυτοματοποιήσουν εργασίες και να λύσουν πιο περίπλοκα προβλήματα.
Οφέλη από τη χρήση UDF στο Excel
Όταν εργάζεστε με το Excel, η χρήση των συναρτήσεων που καθορίζονται από το χρήστη (UDF) μπορεί να είναι πολύ χρήσιμη. Τα UDF μπορούν να κάνουν μαθηματικά και υπολογισμούς που δεν μπορούν να κάνουν οι κανονικοί τύποι στο Excel
Ακολουθούν 5 πλεονεκτήματα της χρήσης UDF στο Excel
- Εκτέλεση υπολογισμών για προχωρημένους: Τα UDF μπορούν να κάνουν μαθηματικά και υπολογισμούς που δεν μπορούν να κάνουν οι τυπικοί τύποι του Excel, επιτρέποντάς σας να λύσετε πιο περίπλοκα προβλήματα.
- Εξοικονομήστε χρόνο και ενέργεια: Μπορείτε να πάρετε μεγάλες και περίπλοκες φόρμουλες και να τις μετατρέψετε σε μια ενιαία, εύχρηστη λειτουργία, κάνοντας την εργασία σας πιο αποτελεσματική.
- Αποφυγή σφαλμάτων: Η χρήση UDF μπορεί να σας βοηθήσει να αποφύγετε λάθη όταν αντιμετωπίζετε σύνθετους υπολογισμούς, καθώς η συνάρτηση θα εκτελείται με τον ίδιο τρόπο κάθε φορά.
- Προσαρμόσιμα: Τα UDF μπορούν να προσαρμοστούν για να ταιριάζουν στις συγκεκριμένες ανάγκες σας, παρέχοντάς σας μεγαλύτερη ευελιξία στην εργασία σας.
- Αυξημένη ακρίβεια: Τα UDF μπορούν να σας βοηθήσουν να επιτύχετε μεγαλύτερη ακρίβεια στους υπολογισμούς σας, οδηγώντας σε πιο αξιόπιστα αποτελέσματα.
Οφέλη από τη χρήση μακροεντολών VBA στο Excel
Οι μακροεντολές VBA είναι ένα πραγματικά χρήσιμο εργαλείο για άτομα που εργάζονται με το Excel. Μπορούν να κάνουν τις εργασίες που κάνετε ξανά και ξανά πολύ πιο εύκολες και πιο γρήγορα.
Για παράδειγμα: Ας υποθέσουμε ότι πρέπει να δημιουργείτε μια αναφορά κάθε εβδομάδα. Με τις μακροεντολές VBA, μπορείτε να αυτοματοποιήσετε τη διαδικασία δημιουργίας της αναφοράς.
Αυτό σημαίνει ότι δεν χρειάζεται να το κάνετε χειροκίνητα κάθε εβδομάδα.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μακροεντολές VBA για να αυτοματοποιήσετε αυτές τις εργασίες, ώστε να μπορείτε να εστιάσετε σε πιο σημαντικές εργασίες. Οι μακροεντολές είναι σαν μικρά προγράμματα υπολογιστή που μπορείτε να γράψετε για να κάνουν ακριβώς αυτό που χρειάζεστε.
Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να δημιουργήσετε προσαρμοσμένα γραφήματα και αναφορές και να εκτελέσετε λειτουργίες επεξεργασίας κειμένου και δεδομένων που θα χρειαστεί πολύς χρόνος για να γίνουν με το χέρι. Συνολικά, οι μακροεντολές VBA μπορούν να σας εξοικονομήσουν πολύ χρόνο και να κάνουν την εργασία σας στο Excel πολύ πιο αποτελεσματική.
Διαφορές μεταξύ UDF και μακροεντολών VBA
Οι συναρτήσεις που καθορίζονται από το χρήστη (UDF) και οι μακροεντολές VBA είναι δύο διαφορετικά εργαλεία που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στο Excel για να διευκολύνετε την εργασία σας. Ο τρόπος που λειτουργούν είναι διαφορετικός.
- Όταν δημιουργείτε ένα UDF, χρησιμοποιείτε ένα ειδικό πρόγραμμα επεξεργασίας στο Excel που ονομάζεται Visual Basic Editor.
- Γράφετε τον κώδικα για τη συνάρτησή σας χρησιμοποιώντας τη λέξη "Function" στην αρχή και "End Function" στο τέλος.
Αυτό ενημερώνει το Excel ότι δημιουργείτε μια προσαρμοσμένη συνάρτηση που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στο φύλλο εργασίας σας.
Από την άλλη πλευρά, όταν εγγράφετε μια μακροεντολή, λέτε στο Excel να καταγράψει όλα τα βήματα που κάνετε σε μια συγκεκριμένη εργασία. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει:
- Μορφοποίηση κελιών
- Εισαγωγή δεδομένων
- Χρήση άλλων λειτουργιών.
Ξεκινάτε με τη λέξη "Sub" και τελειώνετε με "End Sub". Οι μακροεντολές μπορεί να είναι πολύ πιο ευέλικτες από τα UDF επειδή μπορείτε να καταγράψετε σχεδόν οποιαδήποτε ενέργεια κάνετε στο Excel.
Μια άλλη διαφορά μεταξύ των UDF και των μακροεντολών VBA είναι οι τελεστές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε. Τα UDF δεν μπορούν να χρησιμοποιήσουν όλους τους τελεστές που είναι διαθέσιμοι στις μακροεντολές VBA.
Αυτό σημαίνει ότι ορισμένες εργασίες μπορούν να γίνουν μόνο με μακροεντολές, ενώ άλλες μπορούν να γίνουν μόνο με UDF. Τόσο οι μακροεντολές UDF όσο και οι μακροεντολές VBA έχουν τα δυνατά και τα αδύνατα σημεία τους και το να γνωρίζετε πώς να χρησιμοποιείτε και τα δύο μπορεί να σας κάνει πιο αποτελεσματικούς στο Excel.
Περιορισμοί των UDF στο Excel
Αν και οι συναρτήσεις που καθορίζονται από το χρήστη (UDF) στο Excel μπορεί να είναι πολύ χρήσιμες, έχουν επίσης ορισμένους περιορισμούς:
- Δεν μπορούν να αντιγράψουν και να επικολλήσουν κελιά σε άλλες περιοχές του φύλλου εργασίας. Αυτό σημαίνει ότι εάν θέλετε να μετακινήσετε δεδομένα από το ένα κελί στο άλλο, θα χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε διαφορετική λειτουργία ή εργαλείο.
- Τα UDF δεν μπορούν να αλλάξουν το ενεργό φύλλο εργασίας, πράγμα που σημαίνει ότι δεν μπορούν να χρησιμοποιηθούν για μετακίνηση μεταξύ διαφορετικών φύλλων στο βιβλίο εργασίας σας.
- Ένας άλλος περιορισμός των UDF είναι ότι δεν μπορούν να αλλάξουν τη μορφοποίηση του ενεργού κελιού.
Για παράδειγμα: Εάν θέλετε να εμφανίσετε διαφορετικές τιμές σε ένα κελί ανάλογα με ορισμένα κριτήρια, θα χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε αντ' αυτού μορφοποίηση υπό όρους. Τα UDF μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την εκτέλεση υπολογισμών και την επιστροφή τιμών, αλλά δεν μπορούν να αλλάξουν την εμφάνιση ενός κελιού από μόνα τους.
Είναι σημαντικό να έχετε υπόψη αυτούς τους περιορισμούς όταν χρησιμοποιείτε UDF στο Excel. Ενώ μπορεί να είναι ένα ισχυρό εργαλείο για προσαρμοσμένους υπολογισμούς και συναρτήσεις, ενδέχεται να μην μπορούν να κάνουν όλα όσα χρειάζεστε.
Περιορισμοί των μακροεντολών VBA στο Excel
Οι μακροεντολές της Visual Basic for Applications (VBA) στο Excel είναι εξαιρετικές για την αυτοματοποίηση επαναλαμβανόμενων εργασιών και για απλούστερες πολύπλοκες λειτουργίες. Ωστόσο, υπάρχουν ορισμένοι περιορισμοί στο τι μπορούν να κάνουν.
- Μία γραμμή κώδικα δεν μπορεί να είναι μεγαλύτερη από 8.192 χαρακτήρες. Εάν χρειάζεται να γράψετε μια μεγαλύτερη μακροεντολή, θα πρέπει να τη χωρίσετε σε πολλές γραμμές κώδικα.
- Απαιτούνται κάποιες γνώσεις προγραμματισμού για να χρησιμοποιηθούν αποτελεσματικά. Εάν δεν είστε εξοικειωμένοι με τις έννοιες προγραμματισμού, μπορεί να είναι δύσκολο να δημιουργήσετε πολύπλοκες μακροεντολές που λειτουργούν σωστά.
- Οι μακροεντολές μπορεί μερικές φορές να προκαλέσουν προβλήματα εάν δεν είναι γραμμένες σωστά ή εάν έρχονται σε διένεξη με άλλες μακροεντολές ή πρόσθετα.
Παρά αυτούς τους περιορισμούς, οι μακροεντολές VBA μπορούν να είναι ένα ισχυρό εργαλείο για την αυτοματοποίηση εργασιών και την αύξηση της παραγωγικότητας στο Excel. Με κάποιες γνώσεις προγραμματισμού και προσεκτικό σχεδιασμό, μπορείτε να δημιουργήσετε μακροεντολές που κάνουν την εργασία σας πολύ πιο εύκολη και γρήγορη.
Τελικές σκέψεις
Συμπερασματικά, τόσο τα UDF όσο και οι μακροεντολές VBA έχουν τα δικά τους πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα. Τα UDF είναι χρήσιμα για την εκτέλεση προσαρμοσμένων υπολογισμών και μπορούν να εξοικονομήσουν χρόνο μετατρέποντας σύνθετους τύπους σε μία μόνο συνάρτηση.
Οι μακροεντολές VBA, από την άλλη πλευρά, είναι ωφέλιμες για την αυτοματοποίηση επαναλαμβανόμενων εργασιών και μπορούν να χρησιμοποιηθούν για ένα ευρύ φάσμα εφαρμογών.
Τελικά, η επιλογή μεταξύ της χρήσης μιας μακροεντολής UDF ή μιας μακροεντολής VBA εξαρτάται από τις συγκεκριμένες ανάγκες του χρήστη και την εργασία που εκτελεί.
Ένα ακόμη πράγμα
Χαιρόμαστε που διαβάσατε αυτό το άρθρο/ιστολόγιο μέχρι εδώ :) Σας ευχαριστούμε που διαβάσατε.
Εάν έχετε ένα δεύτερο, μοιραστείτε αυτό το άρθρο στα social σας. μπορεί να ωφεληθεί και κάποιος άλλος.
Εγγραφείτε στο ενημερωτικό μας δελτίο και γίνετε ο πρώτος που θα διαβάσετε τα μελλοντικά μας άρθρα, κριτικές και αναρτήσεις ιστολογίου απευθείας στα εισερχόμενα του email σας. Προσφέρουμε επίσης προσφορές, προσφορές και ενημερώσεις για τα προϊόντα μας και τις κοινοποιούμε μέσω email. Δεν θα χάσετε ένα.
Σχετικά άρθρα
>Τρόπος εισαγωγής αλλαγής σελίδας στο φύλλο εργασίας του Excel
>Καταγραφή και παρακολούθηση εξόδων Πρότυπα φύλλων για το Excel
>Πώς να υπολογίσετε το CAGR στο Excel