Outlook E-book [Ultimate Guide] | Outlook training

Πώς να εισαγάγετε ένα ημερολόγιο

Εσείς και άλλοι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το ημερολόγιο του Outlook χωρίς να ανησυχείτε ότι θα χάσετε ήδη προγραμματισμένα συμβάντα. Απλώς εισαγάγετε ένα άλλο ημερολόγιο που χρησιμοποιούσατε προηγουμένως στο Outlook ακολουθώντας τα παρακάτω βήματα.

1. Στο Outlook, κάντε κλικ στο Αρχείο → Άνοιγμα & Εξαγωγή. Από εδώ, θα λάβετε ένα παράθυρο διαλόγου και θα πρέπει να επιλέξετε τον τύπο του αρχείου που θέλετε να εισαχθεί.
2. Επιλέξτε ένα iCalendar (.ics) ή vCalendar (.vcs) και εισάγετέ το στο Outlook. Όλα τα στοιχεία που περιέχονται στο εξωτερικό ημερολόγιο θα προστεθούν αυτόματα στο ημερολόγιό σας του Outlook.

Τρόπος αναζήτησης στοιχείων ημερολογίου

Όταν η ζωή είναι απασχολημένη, τα προγράμματά σας αρχίζουν να γεμίζουν γρήγορα. Είναι μεγάλη προσπάθεια να καταγράφετε κάθε συμβάν στο ημερολόγιό σας. Ωστόσο, όσο περνάει ο καιρός, είναι εύκολο να ξεχάσουμε πότε και πού βρίσκονται ορισμένα πράγματα.

1. Όταν επιλέγετε ένα ημερολόγιο, πληκτρολογήστε μια λέξη-κλειδί στο πλαίσιο αναζήτησης. Αυτό θα σας δείξει μια λίστα με τα αποτελέσματα αναζήτησης που επισημαίνονται με κίτρινο χρώμα.
• Για να περιορίσετε την αναζήτησή σας, δοκιμάστε να πληκτρολογήσετε πολλές λέξεις-κλειδιά ταυτόχρονα.
2. Εάν έχετε λάβει περισσότερα από 30 αντικείμενα, μπορείτε να μετακινηθείτε προς τα κάτω στο κάτω μέρος της λίστας και να κάνετε κλικ στο "Περισσότερα για να δείτε", το οποίο θα φορτώσει επιπλέον αποτελέσματα.
3. Ένας άλλος τρόπος με τον οποίο μπορείτε να περιορίσετε την αναζήτησή σας είναι να συμπεριλάβετε τα AND, OR ή ΟΧΙ ενώ κάνετε αναζήτηση. Κάθε μία από αυτές τις λέξεις έχει διαφορετική λειτουργία. Οι λειτουργίες τους μπορούν να σας βοηθήσουν κατά την αναζήτηση στο ημερολόγιό σας.
• Λάβετε υπόψη ότι τα AND, OR και NOT πρέπει να είναι με κεφαλαία. Βεβαιωθείτε ότι δεν χρησιμοποιείτε εισαγωγικά όταν τα πληκτρολογείτε.

Πώς να συνεργαστείτε στο Outlook

Η συνεργασία στο Outlook είναι ένας από τους πιο αποτελεσματικούς τρόπους εργασίας σε έγγραφα με άλλους. Αυτή η ενότητα θα σας καθοδηγήσει στα βήματα για τον τρόπο συνεργασίας στο Outlook.

Πώς να ανοίξετε ή να επισυνάψετε ένα αρχείο στο Outlook

Για να ξεκινήσετε τη συνεργασία σε ένα μεμονωμένο έγγραφο, πρέπει πρώτα να επισυνάψετε ένα έγγραφο σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook και να συμπεριλάβετε όλους όσους συνεργάζεστε.

Βεβαιωθείτε ότι το συνημμένο έχει μεταφορτωθεί στο OneDrive προτού ξεκινήσετε να εργάζεστε και στείλτε το σε όλους όσους εργάζονται στο έγγραφο. Εναλλακτικά, εάν σας έχει σταλεί ένα email με συνημμένο από οποιονδήποτε συνεργάζεστε, ανοίξτε το συνημμένο για να αρχίσετε να εργάζεστε.

OneDrive

Το συνημμένο πρέπει να αποθηκευτεί στο OneDrive προκειμένου όλοι οι εμπλεκόμενοι να δουν το αρχείο. Για να καταλάβετε εάν το συνημμένο είναι ήδη αποθηκευμένο στο OneDrive, απλώς βεβαιωθείτε ότι το συνημμένο έχει ένα εικονίδιο cloud πάνω του. Εάν δεν το κάνει, θα έχετε την επιλογή να το αποθηκεύσετε στο OneDrive και να το εργαστείτε από εκεί.

Συναντήσεις

Για να συνεργαστείτε σωστά στο συνημμένο με άλλους, μπορείτε επίσης να ρυθμίσετε και να παρακολουθείτε συναντήσεις με άλλα μέλη. Το Outlook έχει επίσης την επιλογή να πραγματοποιεί συσκέψεις μέσω Skype και να σας επιτρέπει να εργάζεστε στο έγγραφο ως ομάδα, να κρατάτε σημειώσεις συσκέψεων στο ίδιο έγγραφο και να επικοινωνείτε με ευκολία.

Πώς να προγραμματίζετε συναντήσεις στο Outlook

Ποτέ δεν ήταν πιο εύκολο να πραγματοποιήσετε μια συνάντηση από ό,τι στο Outlook. Ρυθμίζετε τη σύσκεψη και μερικά κλικ θα κατευθύνουν τα μέλη της ομάδας σας στη βιντεοδιάσκεψη. Το Outlook συνδέεται απευθείας με το Skype επίσης για ακόμη περισσότερα εργαλεία συναντήσεων.

1. Κάντε κλικ στο κουμπί Νέα αντικείμενα κάτω από την καρτέλα Αρχική σελίδα στο Outlook.
2. Από το αναπτυσσόμενο μενού, επιλέξτε Συνάντηση. Στο παράθυρο της σύσκεψης, πρέπει να επιλέξετε Συμμετοχή στη σύσκεψη Skype.
3. Προσθέστε τυχόν επιθυμητές λεπτομέρειες, όπως το Θέμα και την Τοποθεσία της σύσκεψης.
4. Προσκαλέστε άτομα στη σύσκεψη εισάγοντας τα στοιχεία επικοινωνίας τους.

Με το Outlook, μπορείτε να ελέγξετε πότε οι προσκεκλημένοι σας είναι ελεύθεροι με την καρτέλα Προγραμματισμός. Αυτό το εργαλείο θα σας επιτρέψει να δείτε πότε είναι η καλύτερη στιγμή για να πραγματοποιήσετε τη συνάντησή σας.

Μόλις επιλέξετε την ιδανική ώρα, στείλτε την πρόσκληση στα μέλη της ομάδας σας και ξεκινήστε να εργάζεστε μαζί.

Πώς να δημιουργήσετε εργασίες και λίστες υποχρεώσεων στο Outlook

Όταν χρησιμοποιείτε το Outlook, η δημιουργία εργασιών και λιστών υποχρεώσεων είναι εύκολη. Η λίστα των θελημάτων ή των στόχων σας για την ημέρα σας δίνει τη δυνατότητα να δείτε όλα όσα χρειάζεστε για να ολοκληρώσετε. Σας βοηθά στη διαδικασία λήψης των κατάλληλων βημάτων για την ολοκλήρωση των εργασιών και τη διαχείριση του χρόνου σας.

1. Επιλέξτε Νέα αντικείμενα → Εργασία ή απλώς πατήστε το Ctrl + Shift + K συντόμευση πληκτρολογίου.
2. Στο πλαίσιο Θέμα, πληκτρολογήστε ένα όνομα για την εργασία. Συνιστούμε να διατηρήσετε το όνομα της εργασίας σύντομο και να επεκτείνετε τις λεπτομέρειες στο πλαίσιο περιγραφής.
3. Εάν υπάρχει καθορισμένη ημερομηνία έναρξης ή προθεσμίας, ορίστε την Ημερομηνία έναρξης ή/και Ημερομηνία λήξης. Μπορείτε επίσης να ορίσετε μια υπενθύμιση εάν θέλετε.
4. Εάν απαιτείται, ορίστε την προτεραιότητα της εργασίας υψηλότερη ή χαμηλότερη χρησιμοποιώντας την επιλογή Προτεραιότητα.
5. Όταν ολοκληρώσετε τη ρύθμιση της εργασίας, κάντε κλικ στο Εργασία → Αποθήκευση & Κλείσιμο.

Πώς να δημιουργήσετε φίλτρα στο Outlook

Ανεξάρτητα από το πόσο καλά οργανωμένο είναι το γραμματοκιβώτιό σας, μερικές φορές είναι αδύνατο να κάνετε κύλιση σε εκατοντάδες μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μόνο και μόνο για να βρείτε αυτό που χρειάζεστε. Εάν πρέπει να βρείτε γρήγορα ένα email, το καλύτερο εργαλείο για τη δουλειά είναι η λειτουργία αναζήτησης με φίλτρα.

1. Πρώτα, κάντε κλικ στη Γραμμή αναζήτησης, η οποία θα βρίσκεται πάνω από τη λίστα συνομιλιών.
2. Πληκτρολογήστε το θέμα, τις διευθύνσεις ή τις φράσεις που περιέχονται στο email που θέλετε να βρείτε.
3. Είτε διευρύνετε ή περιορίστε την αναζήτησή σας επιλέγοντας τις επιλογές αναζήτησης: Όλα τα γραμματοκιβώτια, Τρέχον γραμματοκιβώτιο, Τρέχον φάκελο, Υποφάκελος ή Όλα τα στοιχεία του Outlook.
4. Επιλέξτε τα κριτήρια που θα σας βοηθήσουν να περιορίσετε την αναζήτησή σας στην ενότητα Βελτίωση. Οι κατηγορίες μπορούν να συνοψιστούν ως εξής:
1. Από: Περιορίστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από ένα συγκεκριμένο άτομο.
2. Θέμα: Εμφανίζονται μόνο τα αποτελέσματα με βάση το θέμα.
3. Έχει συνημμένα: Εμφανίζονται μόνο τα αποτελέσματα που έχουν συνημμένα.
4. Κατηγοριοποιημένο: Εμφανίζονται μόνο τα αποτελέσματα που εμπίπτουν σε μια συγκεκριμένη κατηγορία.
5. Αυτή την εβδομάδα: Περιορίστε τα αποτελέσματα με βάση την ώρα παραλαβής. Υπάρχουν επίσης και άλλα κριτήρια όπως σήμερα, χθες, αυτήν την εβδομάδα, την προηγούμενη εβδομάδα, αυτόν τον μήνα, τον περασμένο μήνα, φέτος ή την περασμένη χρονιά.
6. Εστάλη σε: Εμφανίζει μόνο μηνύματα που είτε στάλθηκαν σε εσάς, δεν στάλθηκαν απευθείας σε εσάς είτε στάλθηκαν σε άλλον παραλήπτη.
7. Μη αναγνωσμένα: Εμφανίζονται μόνο μη αναγνωσμένα αποτελέσματα.
8. Με σημαία: Εμφανίζονται μόνο τα μηνύματα που έχουν επισημανθεί από εσάς.
9. Σημαντικό: Εμφανίζονται μόνο τα μηνύματα που έχουν επισημανθεί ως σημαντικά.
10. Περισσότερα: Αυτό θα ανοίξει ορισμένα πιο προηγμένα κριτήρια, όπως Κοιν. και ευαισθησία.
5. Αφού επιλέξετε τα κριτήρια, επιλέξτε Πρόσφατες αναζητήσεις για να εκτελέσετε ξανά την αναζήτηση. Λάβετε υπόψη ότι αποθηκεύονται μόνο τα ερωτήματα και όχι τα αποτελέσματα.

Πώς να δημιουργήσετε κατηγορίες, σημαίες και χρώματα στο Outlook

Το Outlook σάς επιτρέπει να δημιουργήσετε τις δικές σας μοναδικές κατηγορίες όπως οικονομικά, προσωπικές, επιχειρηματικές κ.λπ. Με το Outlook, μπορείτε να παραμένετε ενημερωμένοι και οργανωμένοι σε κάθε πτυχή της ζωής σας.

Πώς να αντιστοιχίσετε μια κατηγορία σε ένα email

1. Κάντε δεξί κλικ σε ένα μήνυμα που θέλετε να ταξινομήσετε σε κατηγορία και επιλέξτε Κατηγοροποίηση από το μενού περιβάλλοντος.
2. Δημιουργήστε ή επιλέξτε μια κατηγορία για να τοποθετήσετε το email. Μπορείτε επίσης να τοποθετήσετε ένα αντικείμενο σε περισσότερες από μία κατηγορίες.

Πώς να δημιουργήσετε κατηγορίες χρωμάτων

Αρχικά, οι κατηγορίες στο Outlook ονομάζονται με γενικά χρώματα, που εμφανίζονται σε προβολή πίνακα, όπως τα εισερχόμενά σας. Δίνοντας σε κάθε κατηγορία διαφορετικό όνομα και χρώμα, διευκολύνετε την οργάνωση και τον εντοπισμό όλων των πληροφοριών που έχετε.

1. Στο Outlook, μεταβείτε στο Αρχική σελίδα → Κατηγοροποίηση → Όλες οι κατηγορίες .
2. Επιλέξτε Κατηγορία χρωμάτων και μετά κάντε κλικ στο Μετονομασία.
3. Πληκτρολογήστε έναν κατάλληλο τίτλο για την επιλεγμένη κατηγορία. Εάν θέλετε να αλλάξετε το χρώμα της κατηγορίας, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού Χρώμα.
4. Κάντε κλικ στο κουμπί OK όταν τελειώσετε.

Πώς να δημιουργήσετε σημαίες

Όχι μόνο μπορείτε να κατηγοριοποιήσετε όλα τα email σας, αλλά μπορείτε να ορίσετε σημαίες για ορισμένα συμβάντα, σημειώσεις και οτιδήποτε άλλο μπορεί να χρειαστεί να σας υπενθυμίσουμε.

1. Επιλέξτε το email που θέλετε να επισημάνετε. Σημειώστε ότι οι σημαίες Follow Up χρησιμοποιούνται μόνο για στοιχεία με δυνατότητα ενέργειας.
2. Κάντε κλικ στο εικονίδιο Σημαία. Θα πρέπει να γίνει κόκκινο και θα εμφανιστεί ένα επόμενο μήνυμα στην κεφαλίδα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
3. Για να αφαιρέσετε τη σημαία, κάντε δεξί κλικ στο email και επιλέξτε Ακολουθήστε → Επισήμανση ως ολοκληρωμένη από το αναπτυσσόμενο μενού μενού.

Τρόπος χρήσης υπενθυμίσεων στο Outlook

Οι υπενθυμίσεις είναι μια πιο προηγμένη έκδοση των σημαιών. Το Outlook θα στείλει αυτόματα αναδυόμενα παράθυρα υπενθυμίσεων που έχετε ορίσει στο ημερολόγιό σας για να σας ενημερώνει πότε θα εμφανιστούν τα προγραμματισμένα συμβάντα σας.

Πώς να ορίσετε μια υπενθύμιση για μηνύματα

1. Μεταβείτε στη λίστα μηνυμάτων σας.
2. Επιλέξτε το μήνυμα που θέλετε να σας υπενθυμίζεται.
3. Από τη γραμμή εργαλείων στο επάνω μέρος της οθόνης, κάντε κλικ στο Ακολουθήστε → Προσθήκη υπενθύμισης.
4. Μπορείτε να προσθέσετε πληροφορίες στις υπενθυμίσεις σας, όπως ώρα, ημερομηνία και περιγραφή.
5. Όταν ολοκληρώσετε τη ρύθμιση της υπενθύμισης, επιλέξτε OK.
6. Ένα εικονίδιο συναγερμού θα εμφανιστεί στο μήνυμα — αυτό σας λέει ότι η υπενθύμιση έχει σταλεί με επιτυχία.
7. Εάν πρέπει να αλλάξετε την ώρα της υπενθύμισής σας, κάντε κλικ στο Ακολουθήστε → Υπενθύμιση και, στη συνέχεια, επεξεργαστείτε οποιοδήποτε από τα Λεπτομέριες. Κάντε κλικ στο OK για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές.

Πώς να ορίσετε μια υπενθύμιση για εργασίες

1. Μεταβείτε στο κάτω μέρος της οθόνης και επιλέξτε Εργασίες. Μπορείτε επίσης να πλοηγηθείτε στο Αρχική σελίδα → Λίστα υποχρεώσεων για να δείτε εργασίες.
2. Επιλέξτε την εργασία στη λίστα που θέλετε να σας υπενθυμίζεται.
3. Επιλέξτε την εργασία και ένα χρονικό πλαίσιο για να τηρήσετε την προθεσμία σας στην ομάδα Follow Up. Κάντε κλικ στο OK για να αποθηκεύσετε την υπενθύμιση.
4. Εάν θέλετε να αφαιρέσετε μια υπενθύμιση εργασίας, μεταβείτε στην ομάδα Διαχείριση εργασίας και επιλέξτε Κατάργηση από τη λίστα.

Πώς να παραβλέψετε υπενθυμίσεις από προηγούμενα συμβάντα

1. Επιλέξτε Αρχείο → Επιλογές → Σύνθετες.
2. Στην ενότητα Υπενθυμίσεις, βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένη η Αυτόματη παράβλεψη υπενθυμίσεων για προηγούμενα συμβάντα.

Πώς να αγνοήσετε τις συνομιλίες στο Outlook

Οι συνομιλίες είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να οργανώσετε τα email σας. Πρόκειται για email που έχουν ομαδοποιηθεί ανά θέματα και είναι οργανωμένα χρονολογικά. Μερικές φορές αυτές οι συνομιλίες μπορεί να συσσωρευτούν και να γίνουν άσχετες, δημιουργώντας ακαταστασία στο γραμματοκιβώτιό σας.

Εάν συμβεί αυτό, μπορείτε απλά να αγνοήσετε/σιγάσετε οποιαδήποτε συνομιλία που δεν σχετίζεται πλέον με εσάς.

1. Επιλέξτε τη συνομιλία που θέλετε να αγνοήσετε ή οποιοδήποτε email στο νήμα.
2. Κάντε κλικ στο Παράβλεψη.
3. Επιλέξτε Παράβλεψη συνομιλίας για να ολοκληρώσετε τη διαδικασία.
• Αν δεν εμφανίζεται εκεί, μην πανικοβληθείτε. Το πλαίσιο δεν θα εμφανιστεί εάν έχετε επιλέξει προηγουμένως το πλαίσιο Να μην εμφανιστεί ξανά αυτό το μήνυμα, επομένως απλώς καταργήστε την επιλογή του.
4. Για να συνεχίσετε να λαμβάνετε ενημερώσεις για μια συνομιλία που είχατε προηγουμένως βάλει σε σίγαση, απλώς καταργήστε την επιλογή του πλαισίου.

Πώς να καθαρίσετε τα Εισερχόμενα του Outlook

Αν αφεθούν χωρίς επίβλεψη, παλιά μηνύματα που δεν είναι πλέον σχετικά με τη ζωή σας θα γεμίσουν τα εισερχόμενά σας. Συνιστάται να καθαρίζετε τα εισερχόμενά σας τουλάχιστον μία φορά το μήνα για να αποφύγετε να συμβεί κάτι τέτοιο.

1. Πρώτα, επιλέξτε μια συνομιλία που θέλετε να καθαρίσετε. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ελέγξει ξανά ότι η συνομιλία δεν περιέχει σημαντικές πληροφορίες που θέλετε να διατηρήσετε.
2. Κάντε κλικ στο Clean Up → Clean Up Conversation.
3. Τέλος, επιλέξτε ξανά Clean Up όταν εμφανιστεί το αναδυόμενο πλαίσιο στην οθόνη σας.

Πώς να απενεργοποιήσετε την αυτόματη αρχειοθέτηση στο Outlook

Η αρχειοθέτηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι σημαντική για να παραμείνετε αξιόπιστοι και οργανωμένοι. Ωστόσο, το Outlook αρχειοθετεί αυτόματα τα αρχεία σας και προσπαθεί να μειώσει το μέγεθος του αρχείου αφαιρώντας παλιά email και τοποθετώντας τα σε ξεχωριστό αρχείο. Θα πρέπει να το απενεργοποιήσετε το συντομότερο δυνατό για να αποφύγετε την απώλεια κρίσιμων πληροφοριών.

1. Ανοίξτε το Outlook και, στη συνέχεια, μεταβείτε στο Αρχείο → Επιλογές → Για προχωρημένους.
2. Στην ενότητα AutoArchive, κάντε κλικ στην επιλογή AutoArchive Settings.
3. Βεβαιωθείτε ότι το πλαίσιο Εκτέλεση αυτόματης αρχειοθέτησης κάθε n ημέρες δεν είναι επιλεγμένο. Αυτό θα διασφαλίσει ότι η αυτόματη αρχειοθέτηση δεν θα πραγματοποιηθεί στα εισερχόμενα του email σας.

Τρόπος διαχείρισης κανόνων στο Outlook

Δημιουργήστε έναν κανόνα

1. Κάντε δεξί κλικ σε οποιοδήποτε μήνυμα στα εισερχόμενά σας ή επιλέξτε έναν φάκελο email και κάντε κλικ στο Κανόνες.
2. Επιλέξτε μια επιλογή που σας ταιριάζει. Σημειώστε ότι το Outlook προτείνει πάντα τη δημιουργία ενός κανόνα με βάση τον παραλήπτη και τον αποστολέα. Για να λάβετε περισσότερες επιλογές, επιλέξτε Δημιουργία κανόνα.
3. Στο παράθυρο διαλόγου Δημιουργία κανόνα που ανοίγει, επιλέξτε μία ή περισσότερες συνθήκες από την ενότητα "Όταν λαμβάνω email με όλες τις επιλεγμένες συνθήκες,".
4. Στην ενότητα "Κάντε τα εξής,", έχετε τις επιλογές:
1. Ορίστε έναν κανόνα για να μετακινήσετε ένα μήνυμα σε έναν φάκελο
2. Αναπαραγωγή ενός επιλεγμένου ήχου
3. Εμφάνιση στο νέο παράθυρο ειδοποίησης στοιχείου
5. Κάντε κλικ στο OK για να αποθηκεύσετε τον κανόνα σας.

Δημιουργία κανόνων με χρήση του οδηγού κανόνων

Τυπικά, υπάρχουν τρεις κανόνες που μπορείτε να δημιουργήσετε χρησιμοποιώντας τον Οδηγό κανόνων.

• Κανόνας παραμονής οργανωμένης: Αυτός ο κανόνας βοηθά στο φιλτράρισμα και την παρακολούθηση μηνυμάτων.
• Κανόνας παραμονής ενημερωμένος: Αυτός ο κανόνας σάς δίνει μια ειδοποίηση εάν ένα μήνυμα ταιριάζει σε συγκεκριμένα κριτήρια.
• Προσαρμοσμένοι κανόνες: Πρόκειται για κανόνες που δημιουργούνται χωρίς πρότυπο.

Για να δημιουργήσετε έναν κανόνα χρησιμοποιώντας τον Οδηγό κανόνων στο Outlook, κάντε τα εξής:

1. Μεταβείτε στην τελευταία σελίδα του Οδηγού κανόνων και δώστε στον κανόνα σας ένα όνομα.
2. Εάν θέλετε να εφαρμόσετε τον κανόνα στα μηνύματα που έχετε ήδη λάβει, επιλέξτε Εκτέλεση αυτού του κανόνα τώρα σε μηνύματα που βρίσκονται ήδη στα "Εισερχόμενα."
3. Λάβετε υπόψη ότι από προεπιλογή, ο κανόνας ελέγχεται πάντα. Μπορείτε να καταργήσετε την επιλογή του πλαισίου εάν δεν θέλετε να εφαρμοστεί ο κανόνας.
4. Κάντε κλικ στο Τέλος για αποθήκευση και ενεργοποίηση του κανόνα.

Εκτέλεση κανόνων με μη αυτόματο τρόπο

1. Από την καρτέλα Αρχείο, επιλέξτε Διαχείριση κανόνων και ειδοποιήσεων.
2. Στη συνέχεια, από την καρτέλα Κανόνες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επιλέξτε Εκτέλεση κανόνων τώρα.
3. Στο παράθυρο διαλόγου Εκτέλεση κανόνων τώρα, στην ενότητα Επιλογή κανόνων για εκτέλεση, επιλέξτε τους κανόνες που θέλετε να εκτελεστούν.
4. Στο πλαίσιο Εκτέλεση σε φάκελο, μπορείτε να επιλέξετε διαφορετικό φάκελο επιλέγοντας Αναζήτηση, επιλέγοντας το φάκελο και κάνοντας κλικ στο OK.
5. Αποδεχτείτε τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις όλων των μηνυμάτων στους κανόνες Εφαρμογή στη λίστα. Μπορείτε να αλλάξετε για ανάγνωση και σε μη αναγνωσμένα μηνύματα.
6. Τέλος, κάντε κλικ στο κουμπί Εκτέλεση τώρα.

Διαγραφή κανόνα

Οι κανόνες δημιουργούνται πάντα για να διευκολύνουν την εργασία και την οργάνωση. Ωστόσο, εάν ο κανόνας δεν έχει πλέον νόημα, αξίζει να τον διαγράψετε για να διατηρήσετε την πλάκα σας οργανωμένη.

Για να διαγράψετε έναν κανόνα στο Outlook, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Ανοίξτε την καρτέλα Αρχείο και επιλέξτε Διαχείριση κανόνων και ειδοποιήσεων.
2. Στο πλαίσιο διαλόγου Κανόνες και ειδοποιήσεις, μεταβείτε στην καρτέλα Κανόνες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και επιλέξτε τον κανόνα που θέλετε να διαγράψετε.
3. Κάντε κλικ στο κουμπί Διαγραφή και κάντε κλικ στο OK.

Πώς να ορίσετε το "Out of Office" στο Outlook

Out of Office στέλνει μια αυτόματη απάντηση στα εισερχόμενα email ενώ βρίσκεστε μακριά από τον υπολογιστή σας για μεγάλο χρονικό διάστημα. Με αυτόν τον τρόπο, οι άνθρωποι θα γνωρίζουν πότε πρέπει να επικοινωνήσουν μαζί σας ή γιατί δεν απαντάτε στα μηνύματα.

1. Ανοίξτε το Outlook και κάντε κλικ στο Αρχείο → Αυτόματες απαντήσεις (Εκτός γραφείου).
• Εάν δεν βλέπετε αυτήν την επιλογή, δεν έχετε συνδεθεί με λογαριασμό Exchange.
2. Επιλέξτε την επιλογή Αποστολή αυτόματων απαντήσεων.
3. Ορίστε ένα εύρος ημερομηνιών για τις αυτοματοποιημένες απαντήσεις σας επιλέγοντας το πλαίσιο Αποστολή μόνο σε αυτό το χρονικό εύρος:. Διαφορετικά, θα πρέπει να τα απενεργοποιήσετε χειροκίνητα.
4. Πληκτρολογήστε τις αυτόματες απαντήσεις σας στις καρτέλες Μέσα στον οργανισμό μου και Εκτός από τον οργανισμό μου. Μπορείτε να αφήσετε μία από τις καρτέλες κενή εάν δεν θέλετε να στέλνετε αυτοματοποιημένα μηνύματα σε άτομα εντός ή εκτός του οργανισμού σας.
• Σημείωση: Για να αποφύγετε να απαντάτε σε ανεπιθύμητες πληροφορίες, συνιστάται να επιλέξετε Μόνο οι επαφές μου.
5. Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να αποθηκεύσετε τις ρυθμίσεις σας.

Πώς να προγραμματίσετε ένα email στο Outlook

Μερικές φορές δεν θέλετε να στείλετε μηνύματα αμέσως. Για να προγραμματίσετε ή να καθυστερήσετε ένα email, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα.

1. Συνθέστε το μήνυμά σας. Πριν το στείλετε ως email, επιλέξτε το βέλος Περισσότερες επιλογές από την ομάδα Ετικέτες στην Κορδέλα.
2. Στην ενότητα Επιλογές παράδοσης, κάντε κλικ στο πλαίσιο ελέγχου Να μην παραδοθεί πριν. Τώρα, μπορείτε να ορίσετε την ημερομηνία και την ώρα παράδοσης με μη αυτόματο τρόπο.
3. Κάντε κλικ στο Κλείσιμο.
4. Συνεχίστε να γράφετε το μήνυμά σας ή πατήστε Αποστολή. Το Outlook θα αποθηκεύσει αυτόματα αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και θα το παραδώσει στους παραλήπτες την ημερομηνία και την ώρα που έχετε ορίσει.

Πώς να αποκλείσετε έναν αποστολέα στο Outlook

Θέλετε να σταματήσετε να λαμβάνετε μηνύματα από κάποιον; Μπορείτε εύκολα να τα προσθέσετε στη Λίστα μπλοκ, εμποδίζοντάς τα να φτάσουν σε εσάς μέσω του Outlook. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από αποκλεισμένους αποστολείς θα μετακινηθούν αυτόματα στο γραμματοκιβώτιο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας, διατηρώντας τα εστιασμένα εισερχόμενά σας καθαρά.

1. Στη λίστα μηνυμάτων, επιλέξτε οποιοδήποτε μήνυμα από τον αποστολέα τον οποίο θέλετε να αποκλείσετε.
2. Στη γραμμή μενού Outlook, επιλέξτε Μήνυμα → Ανεπιθύμητη αλληλογραφία → Αποκλεισμός αποστολέα.
3. Το Outlook αποθηκεύει αυτόματα τη διεύθυνση email του αποστολέα και την προσθέτει στη λίστα αποκλεισμένων αποστολέων. Λάβετε υπόψη ότι οι αποστολείς αποκλείονται για κάθε λογαριασμό, πράγμα που σημαίνει ότι θα επηρεαστεί μόνο ο λογαριασμός που χρησιμοποιείτε αυτήν τη στιγμή.

Τρόπος αντιμετώπισης προβλημάτων του Microsoft Outlook Mobile

Υπάρχουν μερικά βασικά ζητήματα που αντιμετωπίζουν οι άνθρωποι στο Outlook Mobile. Θα εξετάσουμε μερικά από τα πιο συνηθισμένα και τα απαραίτητα βήματα για να τα διορθώσετε.

Η εφαρμογή Outlook διακόπτεται

1. Εάν η εφαρμογή του Outlook διακόπτεται κάθε φορά που την ανοίγετε, προσπαθήστε να διαγράψετε την προσωρινή μνήμη του προγράμματος περιήγησης στη συσκευή σας:
1. Τρόπος εκκαθάρισης της προσωρινής μνήμης του προγράμματος περιήγησης στο Android (Google)
2. Τρόπος εκκαθάρισης της προσωρινής μνήμης του προγράμματος περιήγησης στο iOS (Apple)
2. Μετά την πλήρη εκκαθάριση της προσωρινής μνήμης του προγράμματος περιήγησής σας, αφαιρέστε την εφαρμογή Outlook από τη συσκευή σας και εγκαταστήστε την ξανά.

Δεν είναι δυνατή η είσοδος στην εφαρμογή Outlook

• Ελέγξτε τη διεύθυνση email και τον κωδικό πρόσβασής σας για να βεβαιωθείτε ότι εισάγετε σωστά τα διαπιστευτήριά σας. Προσπαθήστε να επαναφέρετε τον κωδικό πρόσβασής σας εάν χρειάζεται.
• Βεβαιωθείτε ότι ο λογαριασμός email σας υποστηρίζεται. Μπορείτε να προσθέσετε λογαριασμούς στο Outlook μόνο από Exchange Online, Exchange Server, Office 365, Outlook.com, Yahoo! Mail, Gmail και iCloud.
• Εάν δεν είστε σίγουροι για το είδος του email που έχετε, επικοινωνήστε με τον πάροχο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τον πάροχο υπηρεσιών Διαδικτύου (ISP) ή την ομάδα υποστήριξης του χώρου εργασίας σας.
• Εάν δεν μπορείτε να συνδεθείτε σε έναν λογαριασμό που έχετε ήδη δημιουργήσει, καταργήστε τον λογαριασμό σας και προσθέστε τον ξανά στην εφαρμογή Outlook.

Δεν είναι δυνατή η εγκατάσταση της εφαρμογής Outlook

Υπάρχουν μερικά πράγματα που πρέπει να κάνετε για να εγκαταστήσετε την εφαρμογή Outlook για κινητά στη συσκευή σας.

• Πρέπει να έχετε μια φορητή συσκευή που να πληροί τις απαιτήσεις της εφαρμογής που πρόκειται να εγκατασταθεί. Μπορείτε να ελέγξετε αυτές τις απαιτήσεις στη σελίδα εγκατάστασης στο App Store ή στο Google Play Store.
• Πρέπει να έχετε αρκετό διαθέσιμο χώρο αποθήκευσης για να χωράτε και να διατηρείτε το μέγεθος της εφαρμογής Outlook.
• Απαιτείται λειτουργική σύνδεση στο διαδίκτυο, όπως Wi-Fi ή δεδομένα κινητής τηλεφωνίας για τη λήψη της εφαρμογής Outlook.

Οι επαφές και το ημερολόγιο δεν θα συγχρονιστούν

Οι επαφές και το ημερολόγιό σας δεν θα συγχρονιστούν εάν ρυθμίσετε το email σας ως λογαριασμό POP ή IMAP. Σε αυτήν την περίπτωση, θα πρέπει να δημιουργήσετε έναν λογαριασμό Exchange ActiveSync. Πρέπει επίσης να ελέγξετε για να βεβαιωθείτε ότι η εφαρμογή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας έχει άδεια πρόσβασης στο ημερολόγιο και τις επαφές σας.

Εάν το email σας λειτουργεί σωστά σε υπολογιστή, το πρόβλημα πιθανότατα προκαλείται από την εφαρμογή email σας. Εάν το πρόβλημα είναι η εφαρμογή σας, θα πρέπει να επικοινωνήσετε με την ομάδα υποστήριξης. Για παράδειγμα, εάν αντιμετωπίζετε προβλήματα με την εφαρμογή iOS mail, επικοινωνήστε με την Υποστήριξη της Apple για αξιολόγηση και επίλυση του προβλήματος.

Για ευκολότερη πρόσβαση και καλύτερη διαχείριση των επαφών και των ημερολογίων σας, συνιστάται η λήψη και η εγκατάσταση της εφαρμογής Outlook Mobile.