Εάν έχετε χρησιμοποιήσει ποτέ MS Visio, γνωρίζετε ότι είναι μια καταπληκτική εφαρμογή για τη δημιουργία διαγραμμάτων και είναι αναμφίβολα μεταξύ των κορυφαίων εφαρμογών διαγραμμάτων.
Είναι ευέλικτο και προσφέρει πολλά εργαλεία και λειτουργίες για τη δημιουργία κορυφαίων διαγραμμάτων και διαγραμμάτων ροής για πολλούς διαφορετικούς σκοπούς.
Τούτου λεχθέντος, υπάρχουν ορισμένα εργαλεία και κόλπα που πιθανότατα δεν γνωρίζατε, ακόμα κι αν χρησιμοποιείτε το Visio για μεγάλο χρονικό διάστημα. Έχω δουλέψει σε αυτό το εργαλείο εδώ και μερικά χρόνια και το καταλαβαίνω καλύτερα από τους περισσότερους, κάτι που μου επιτρέπει να γνωρίζω τις δύσκολες πλευρές του και να μπορώ να δίνω συμβουλές σε κάθε είδους χρήστες!
Ακολουθούν 5 έξυπνες συμβουλές και κόλπα που θα σας βοηθήσουν να χρησιμοποιήσετε το MS Visio και να κάνετε την εργασία σας πιο ευχάριστη, γρήγορη και ευχάριστη.
#1: Σχεδιάστε τα δικά σας σχήματα
Ακριβώς - μπορείτε να σχεδιάσετε οτιδήποτε θέλετε και να το προσθέσετε στο διάγραμμα ροής ή στο διάγραμμά σας! Χρησιμοποιώντας την έκδοση 2013 του Visio, μπορείτε να βρείτε τα εργαλεία σχεδίασης δίπλα στο Εργαλείο δείκτη στην κορδέλα. Όταν κάνετε κλικ στο μικρό βέλος, θα εμφανιστεί ένα αναπτυσσόμενο μενού και μπορείτε να επιλέξετε το σχήμα που θέλετε να σχεδιάσετε.
Μπορείτε να επιλέξετε από: ορθογώνια, ελλείψεις, γραμμές, ελεύθερη μορφή, acs και μολύβια. Απλώς κάντε κλικ σε ένα από αυτά και ξεκινήστε να σχεδιάζετε διαφορετικά σχήματα. Μπορείτε επίσης να συνδυάσετε σχήματα για να κάνετε πιο σύνθετα.
Με το εργαλείο μολυβιού, έχετε απόλυτη ελευθερία όταν πρόκειται για το σχέδιό σας, ώστε να μπορείτε να δημιουργήσετε περίπλοκα, μοναδικά σχήματα που ταιριάζουν στις ανάγκες σας.
#2: Αποθηκεύστε τα Στρένσιλ σας
Ας υποθέσουμε ότι έχετε δημιουργήσει ένα σχήμα, μια ετικέτα ή ένα σχέδιο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε αργότερα, αλλά δεν αποτελεί μέρος των προεπιλεγμένων στένσιλ που προσφέρει το Visio.
Δεν χρειάζεται να προσπαθείτε να το αναδημιουργείτε κάθε φορά που το χρειάζεστε, επειδή το Visio σάς επιτρέπει να το αποθηκεύετε και να το χρησιμοποιείτε κάθε φορά που το χρειάζεστε.
Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να μεταβείτε στην αριστερή γραμμή εργαλείων, μετά στο "Περισσότερα σχήματα" και να κάνετε κλικ στο "Νέο στένσιλ". Μετά από αυτό, απλώς σύρετε και αποθέστε το σχήμα που δημιουργήσατε στον κενό χώρο στη γραμμή εργαλείων, κάντε δεξί κλικ στο στένσιλ και κάντε κλικ στο «Αποθήκευση ως.” για να το μετονομάσετε και να το αποθηκεύσετε. Και ορίστε! Μόλις προσθέσατε το προσαρμοσμένο στένσιλ σας στη βιβλιοθήκη του Visio για μελλοντική χρήση.
#3: Επεξεργασία κειμένου εύκολα
Η επεξεργασία κειμένου σε εφαρμογές που δεν είναι ειδικά για επεξεργασία κειμένου μπορεί να είναι αρκετά απογοητευτική μερικές φορές, ειδικά όταν έχετε δοκιμάσει τα πάντα, αλλά δεν μπορείτε να βρείτε τα εργαλεία επεξεργασίας κειμένου.
Υπάρχει ένας απλός τρόπος για να το κάνετε αυτό στο MS Visio, που απαιτεί μόνο μερικά κλικ. Εάν έχετε προσθέσει κείμενο σε ένα σχήμα και θέλετε να το επεξεργαστείτε, απλώς κάντε κλικ στο σχήμα και πατήστε το κουμπί F2 στο πληκτρολόγιο. Τόσο απλό!
Αυτή η εντολή θα εμφανίσει τα εργαλεία επεξεργασίας, επομένως δεν θα χρειαστεί να περάσετε από πολλές καρτέλες και μενού για να τα βρείτε. Και όταν είστε έτοιμοι να προσαρμόσετε το κείμενο, πρέπει να πατήσετε "Esc" για έξοδο από τη λειτουργία επεξεργασίας κειμένου.
#4: Προσθήκη διαφορετικών τύπων αρχείων
Το MS Visio σάς επιτρέπει να αντιγράψετε οτιδήποτε από άλλες εφαρμογές του MS Office και να το επικολλήσετε ως έχει. Είναι μια εξαιρετική λειτουργία εάν θέλετε να ενσωματώσετε ένα μέρος ενός πίνακα ή διαγράμματος Excel στο διάγραμμα ροής του Visio.
Δεν χρειάζεται να περάσετε από τη διαδικασία να σχεδιάσετε με μη αυτόματο τρόπο έναν πίνακα και να τον συμπληρώσετε ξανά στο Visio. Αντιγράψτε το από το αρχείο Excel και επικολλήστε το στο αρχείο Visio.
Μπορείτε επίσης να εισαγάγετε εικόνες στο διάγραμμα ή στο διάγραμμα ροής σας και να τις επεξεργαστείτε με διάφορα εργαλεία επεξεργασίας. Μπορείτε να περικόψετε τις εικόνες, να τις αλλάξετε το μέγεθός τους, να τις περιστρέψετε, να διορθώσετε τη φωτεινότητα και την αντίθεση και να τις ενσωματώσετε στο σχήμα του διαγράμματός σας, επομένως, αν θέλετε να μετακινήσετε το σχήμα, να κινείται μαζί με την εικόνα που περιέχει.
#5: Συντομεύσεις Για ταχύτερη εργασία
Όταν πρόκειται για χρήση οποιουδήποτε τύπου λογισμικού, ένα πράγμα που πρέπει να γνωρίζετε είναι ότι υπάρχει πάντα ένας ευκολότερος και ταχύτερος τρόπος να κάνετε πράγματα.
Αυτό συμβαίνει και με το MS Visio: Έχω βρει πολλές συντομεύσεις για να σας βοηθήσω να φτάσετε στις εντολές και τα εργαλεία που χρειάζεστε χωρίς να χρειάζεται να περάσετε από πολλές καρτέλες και μενού. Ακολουθεί μια λίστα με μερικές χρήσιμες συντομεύσεις πληκτρολογίου για τη διευκόλυνσή σας:
- Crtl+1 - εναλλαγή στον προεπιλεγμένο δρομέα "επιλογέα"
- Ctrl+2 - επιλέξτε το εργαλείο κειμένου
- Crtl+3 - μετάβαση στις γραμμές σύνδεσης
- Αντιγράψτε και επικολλήστε εύκολα ένα αντικείμενο κρατώντας πατημένο το Ctrl, κάνοντας κλικ σε αυτό και σύροντάς το σε διαφορετικό μέρος.
- Πατήστε Crtl+PageUp ή PageDown για να μεταβείτε ανάμεσα στα φύλλα του ίδιου αρχείου.
- Για μεγέθυνση και σμίκρυνση, πατήστε Ctrl και μετακινηθείτε προς τα πάνω ή προς τα κάτω με το ποντίκι.
- Πατήστε Alt για να μεταβείτε στην κύρια γραμμή εργαλείων στο επάνω μέρος της οθόνης.
- Πατήστε F3 για να ανοίξετε το παράθυρο εργασιών Μορφοποίηση σχήματος.
- Πατήστε Tab για εναλλαγή μεταξύ σχημάτων στη σελίδα σχεδίασης.
- Πατήστε F1 για να ανοίξετε το παράθυρο βοήθειας.
Ελπίζω ότι αυτές οι συμβουλές και τα κόλπα θα σας φανούν χρήσιμες καθώς θα γίνουν μέρος της ρουτίνας σας όταν χρησιμοποιείτε το MS Visio.
Να θυμάστε ότι το κλειδί για την επιτυχημένη εργασία είναι να είστε αποδοτικοί στο χρόνο και να γνωρίζετε κόλπα και συμβουλές που οι άλλοι δεν γνωρίζουν. Αυτό θα σας δίνει πάντα το πλεονέκτημα στον σημερινό ανταγωνιστικό κόσμο!
Βεβαιωθείτε ότι έχετε ελέγξει κάποια πρόσθετη βοήθεια σχετικά με τον τρόπο λήψης και εγκατάστασης του Visio στον υπολογιστή σας για εύκολη υποστήριξη εγκατάστασης όταν αγοράζετε το Microsoft Visio 2016, 2013 ή 2010.