Ανυπομονείτε να αναπτύξετε την επιχείρησή σας σε μεγαλύτερα ύψη; Στη συνέχεια, τι γίνεται αν χρειάζεστε σωστή παρακολούθηση των οικονομικών σας, καλύτερο στρατηγικό σχεδιασμό των αναφορών σας, αξιολόγηση των καθημερινών συναλλαγών και οργάνωση διοικητικών υπηρεσιών, ποια εργαλεία χρησιμοποιείτε;
Σε αυτήν την περίπτωση, το λογισμικό επιχειρηματικής λογιστικής μπορεί να είναι πολύ ωφέλιμο για την επιχείρησή σας. Τα QuickBooks μπορεί να είναι το ιδανικότερο οικονομικό εργαλείο που μπορεί να σας λείπει, για να ευθυγραμμίσετε όλες τις οργανωτικές σας ανάγκες. Μεταξύ άλλων, θα σας βοηθήσει;
- Παρακολούθηση εσόδων και εξόδων
- Δημιουργήστε αναφορές για προγραμματισμό
- Παρακολουθήστε τις καθημερινές συναλλαγές
- Ετοιμάστε τη χρέωση και τη μισθοδοσία
Τι είναι λοιπόν το QuickBooks;
Το QuickBooks είναι λογιστικό λογισμικό που φροντίζει για τις ανάγκες των μικρών έως μεσαίων επιχειρήσεων. Σας επιτρέπει να διαχειρίζεστε τις πωλήσεις και τα έξοδα, να δημιουργείτε αναφορές, να συμπληρώνετε φόρους και πολλά άλλα. Αναπτύχθηκε από την Intuit, μια κορυφαία εταιρεία ανάπτυξης οικονομικού λογισμικού.
Αυτό το λογιστικό λογισμικό προσφέρει ένα σύμπλεγμα ενσωματωμένων αναφορών που προσαρμόζονται εύκολα και σας βοηθά να ελέγχετε εύκολα τα οικονομικά σας.
Όταν αγοράζετε QuickBooks, υπάρχουν μερικά πράγματα που θα μπορέσετε να επιτύχετε, με βάση τις δυνατότητές του. Μερικά πράγματα που υπάρχουν περιλαμβάνουν:
Μετεγκατάσταση δεδομένων, που σας προσφέρει ομαλή μετάβαση από υπολογιστικά φύλλα σε QuickBooks και αντίστροφα. Αυτή η δυνατότητα είναι πολύ σημαντική όταν σχεδιάζετε να μετακινήσετε δεδομένα από τη μια πλατφόρμα στην άλλη.
Το λογισμικό είναι φιλικό προς το χρήστη και κάνει κάθε εργασία αρκετά εύκολη για τον χρήστη. Τα πλούσια χαρακτηριστικά που συνοδεύουν δημιουργούν ένα πολύ καλό και βιώσιμο περιβάλλον για μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις. Θα βιώσετε μια ομαλή διαδικασία πλεύσης. Θα είναι εύκολο για εσάς να μάθετε πώς λειτουργεί το λογισμικό, καθώς υπάρχει μια πολύ σύντομη καμπύλη εκμάθησης.
Κάθε συναλλαγή της επιχείρησής σας διατηρείται διαφανής και το λογισμικό θα συνεχίσει να καταγράφει όλες τις συναλλαγές που συνδέονται με αυτό που έχετε ρυθμίσει να παρακολουθείτε. Η δημιουργία τιμολογίων είναι εύκολη και μπορεί να γίνει μέσω του smartphone, του tablet ή του υπολογιστή σας.
Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το QuickBooks για επιχειρηματικές προβολές, καθώς είναι εύκολο να δημιουργήσετε προσεχείς προβολές. Εάν θέλετε να δημιουργήσετε αναφορές σχετικά με τις πωλήσεις, τα κέρδη και τα έξοδα, είναι εύκολο να επιτύχετε αυτή τη διαδικασία.
Γιατί οι μικρές επιχειρήσεις χρησιμοποιούν τα QuickBooks;
Οι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων χρησιμοποιούν συνήθως τα QuickBooks για να διαχειρίζονται τα τιμολόγιά τους, να παρακολουθούν τις ταμειακές ροές, να πληρώνουν λογαριασμούς μεταξύ άλλων. Χρησιμοποιούν επίσης το λογισμικό για τη δημιουργία μηνιαίων και ετήσιων οικονομικών εκθέσεων, καθώς και για την προετοιμασία τριμηνιαίων και ετήσιων φόρων επιχειρήσεων.
Οι κορυφαίες χρήσεις των QuickBooks περιλαμβάνουν:
Διαχείριση πωλήσεων και εσόδων
Μπορείτε να διαχειριστείτε εύκολα τις πωλήσεις και τα έσοδα με τη χρήση των QuickBooks. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το λογισμικό για να δημιουργήσετε τιμολόγια και να παρακολουθείτε τις πωλήσεις ανά πελάτη. Αυτό θα σας βοηθήσει να παραμένετε στην κορυφή του τι σας οφείλουν οι πελάτες – αυτό που είναι κοινώς γνωστό ως εισπρακτέοι λογαριασμοί, στους λογιστικούς κύκλους.
Τήρηση λογαριασμών και εξόδων
Το QuickBooks θα παρακολουθεί αυτόματα τους λογαριασμούς και τα έξοδά σας, καθώς συνδέει τους λογαριασμούς της τράπεζας και της πιστωτικής σας κάρτας με το λογισμικό, έτσι ώστε να είναι δυνατή η λήψη και η κατηγοριοποίηση όλων των εξόδων σας. Εάν χρειάζεται να παρακολουθήσετε μια επιταγή ή μια συναλλαγή σε μετρητά, μπορείτε να την καταγράψετε σε λίγα λεπτά χρησιμοποιώντας το λογισμικό.
Το λογισμικό θα σας βοηθήσει να πληρώσετε τους λογαριασμούς σας όταν είναι ληξιπρόθεσμοι. Θα μπορείτε να πληρώνετε τους λογαριασμούς σας πάντα έγκαιρα δημιουργώντας μια Αναφορά Πληρωτέων Λογαριασμών σε λιγότερο από δύο λεπτά. Η αναφορά θα σας παρέχει λεπτομέρειες για τους τρέχοντες και τους ληξιπρόθεσμους λογαριασμούς σας.
Αποκτήστε πληροφορίες αναφορών για την επιχείρησή σας
Με τη διαχείριση όλων των δραστηριοτήτων ταμειακών ροών και εκροών χρησιμοποιώντας το λογισμικό, θα έχετε πρόσβαση σε πολλές αναφορές που παρέχουν πολύτιμες πληροφορίες για την επιχείρησή σας. Όλες οι αναφορές είναι προκατασκευασμένες και μπορούν να εκτελεστούν με λίγα μόνο κλικ. Οι αναφορές ενημερώνονται σε πραγματικό χρόνο καθώς εισάγετε και αποθηκεύετε συναλλαγές.
Αυτό μπορεί να είναι πολύ σημαντικό, ειδικά εάν θέλετε να παρέχετε οικονομικά στοιχεία σε έναν πιθανό επενδυτή ή στον δανειστή σας για ένα δάνειο μικρής επιχείρησης ή ένα πιστωτικό όριο. Θα μπορείτε επίσης να παρέχετε άλλες αναφορές που περιλαμβάνουν: Αναφορά κερδών και ζημιών, Αναφορά Ισολογισμού και Κατάσταση Ταμειακών Ροών και αν είστε ιδιοκτήτης, μπορείτε να ελέγξετε το καλύτερο λογισμικό λογιστικής για ιδιοκτήτες.
Εκτέλεση μισθοδοσίας
Η μισθοδοσία είναι ένας τομέας που δεν πρέπει ποτέ να προσπαθήσετε να εκτελέσετε χειροκίνητα. Τα λάθη που κάνετε στον υπολογισμό των μισθών μπορεί να έχουν καταστροφικές συνέπειες. Το QuickBooks έχει τη δική του λειτουργία μισθοδοσίας που μπορεί να υπολογίζει και να εκτελεί αυτόματα τη μισθοδοσία όσο συχνά τη χρειάζεστε.
Το καλύτερο μέρος της χρήσης του λογισμικού είναι η ενσωμάτωσή του για να διατηρείτε ενημερωμένες τις οικονομικές σας καταστάσεις. Θα μπορείτε να πληρώνετε τους υπαλλήλους με επιταγή ή απευθείας κατάθεση, να συμπληρώνετε έντυπα φόρου μισθοδοσίας και να πραγματοποιείτε άμεσες ηλεκτρονικές πληρωμές.
Παρακολούθηση αποθέματος
Εάν χρειάζεται να παρακολουθείτε το απόθεμα, το λογισμικό θα σας βοηθήσει αυτόματα να διατηρήσετε αυτό το ίχνος και θα σας ενημερώσει καθώς εισάγετε συναλλαγές. Αν και η παρακολούθηση του αποθέματος μπορεί να γίνει μέσω Excel, σημειώστε ότι μπορεί να είναι πολύ χρονοβόρα.
Απλοποίηση φόρων
Με τη χρήση των QuickBooks online, θα μπορείτε να διαχειρίζεστε όλους τους λογιστικούς φόρους της επιχείρησής σας. Επιπλέον, θα μπορείτε να δέχεστε πληρωμές μέσω διαδικτύου και αυτό βοηθά στη βελτίωση των ταμειακών ροών σας. Μπορείτε να προσθέσετε μια λειτουργία διαισθητικής πληρωμής με τη χρήση ενός απλού κλικ.
Επιλογές QuickBooks για μικρές επιχειρήσεις
Η σειρά προϊόντων QuickBooks περιλαμβάνει διαφορετικές εκδόσεις, όπως QuickBooks Online, QuickBooks Desktop, QuickBooks Self Employed και QuickBooks Mac. Κάθε μία από αυτές τις εκδόσεις προσφέρει μια ποικιλία λειτουργιών που ξεκινούν με ένα μηνιαίο πρόγραμμα. Για να σας βοηθήσουμε να αποφασίσετε ποιο είναι το ιδανικότερο για εσάς, ρίξτε μια ματιά στα παρακάτω:
QuickBooks Online
Είναι ένα προϊόν που βασίζεται σε σύννεφο και δεν απαιτεί εγκατάσταση λογισμικού. Είναι διαθέσιμο σε τρεις συνδρομές - Simple Start, Essentials και Plus. Είναι ιδανικό για κάθε επιχείρηση που βασίζεται σε υπηρεσίες που δεν έχει περίπλοκες απαιτήσεις τιμολόγησης. Σας επιτρέπει να έχετε πρόσβαση στα δεδομένα σας από οποιονδήποτε υπολογιστή με σύνδεση στο Διαδίκτυο χρησιμοποιώντας ασφαλή σύνδεση.
Επιφάνεια εργασίας QuickBooks
Το QuickBooks Desktop διατίθεται σε τρεις εκδόσεις. Pro, Premier και Enterprise. Και οι τρεις εκδόσεις του προϊόντος λογισμικού απαιτούν την εγκατάσταση του λογισμικού στον υπολογιστή σας. Το QuickBooks Pro είναι το ιδανικότερο για μικρές επιχειρήσεις που δεν χρειάζεται να κατασκευάζουν προϊόντα.
Το QuickBooks Premier είναι ιδανικό εάν έχετε μια επιχείρηση που ασχολείται με την κατασκευή, το λιανικό εμπόριο, τη σύναψη συμβάσεων ή μη κερδοσκοπικού χαρακτήρα. Το τελευταίο είναι το QuickBooks Enterprise που είναι πιο κατάλληλο για μεγάλες επιχειρήσεις. Αυτές οι εκδόσεις του QuickBooks περιλαμβάνουν ένα προσαρμοσμένο γράφημα λογαριασμών και αναφορών.
QuickBooks Αυτοαπασχολούμενοι
Η QuickBooks Self Employed είναι το ιδανικότερο προϊόν για ελεύθερους επαγγελματίες, οδηγούς, κτηματομεσίτες και εκείνους τους ανθρώπους που διαχειρίζονται επιχειρήσεις αυτοσυμβουλευτικής. Πρόκειται για ένα προϊόν που βασίζεται σε σύννεφο και είναι προσβάσιμο από οποιονδήποτε υπολογιστή που διαθέτει σύνδεση στο διαδίκτυο και ασφαλή σύνδεση.
Διατίθεται με λειτουργίες που δεν είναι διαθέσιμες στο QuickBooks Online και στο QuickBooks Desktop. Σας δίνει τη δυνατότητα να διαχωρίζετε τις επιχειρήσεις από τα προσωπικά έξοδα, να παρακολουθείτε μίλια και να βοηθάτε στην απρόσκοπτη μεταφορά δεδομένων στο TurboTax.
QuickBooks Mac
Το QuickBooks Mac είναι το μόνο προϊόν επιτραπέζιου υπολογιστή που είναι διαθέσιμο για χρήστες Mac. Εάν δεν θέλετε να χρησιμοποιήσετε το QuickBooks Online και έχετε υπολογιστή Mac, τότε η άλλη καλύτερη επιλογή είναι να χρησιμοποιήσετε το QuickBooks Mac. Το προϊόν μοιάζει πολύ με το QuickBooks Pro και είναι ιδανικό για μικρές επιχειρήσεις που δεν κατασκευάζουν προϊόντα.
Βασικά στοιχεία που πρέπει να σημειωθούν
Το QuickBooks μπορεί να σας προσφέρει μια ιδανική λύση εάν ανυπομονείτε να εκτελέσετε οτιδήποτε σχετίζεται με τα οικονομικά, από τη λειτουργία μισθοδοσίας, την παρακολούθηση εσόδων και εξόδων και τη σύνταξη πακέτων οικονομικής αναφοράς. Είναι ιδανικό για την αυτοματοποίηση χρονοβόρων διαδικασιών, όπως η προετοιμασία των συμφωνιών, ειδικά εάν δεν έχετε λογαριασμό ή λογιστή για να κάνετε χρήση του λογισμικού.
Είναι επίσης καλό να καταλάβουμε ότι υπάρχει διαφορά μεταξύ Quicken και QuickBooks. Το Quicken έχει σχεδιαστεί για να παρακολουθεί τον προσωπικό σας προϋπολογισμό και τις δαπάνες. Μερικοί άνθρωποι χρησιμοποιούν το Quicken για να παρακολουθούν τα έσοδα και τα έξοδα της επιχείρησης. Ωστόσο, δεν έχει τη δυνατότητα να διαχειρίζεται τις πωλήσεις στους πελάτες σας ή να παρακολουθεί το απόθεμα όπως κάνει το QuickBooks.
Δεν χρειάζεται να είστε λογιστής για να μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε τα QuickBooks. Αν και έρχεται με πολλές δυνατότητες, υπάρχουν εύκολα σεμινάρια και οδηγοί που μπορούν να σας βοηθήσουν να ξεκινήσετε γρήγορα. Επιπλέον, η καμπύλη μάθησης είναι πολύ μικρή. Αν και δεν χρειάζεται να είστε λογιστής ή λογιστής, δεν θα σας βλάψει ποτέ εάν αποφασίσετε να παρακολουθήσετε ένα γρήγορο μάθημα ατυχήματος για να κατανοήσετε ορισμένα βασικά στοιχεία της τήρησης βιβλίων.
Το QuickBooks είναι ένα λογισμικό επιχειρηματικής λογιστικής που απλοποιεί όλες τις εργασίες που σχετίζονται με την τακτοποίηση των οικονομικών λογαριασμών, ειδικά για ιδιοκτήτες επιχειρήσεων που έχουν ελάχιστες ή καθόλου οικονομικές γνώσεις. Προσφέρει μια ηλεκτρονική έκδοση καθώς και μια εσωτερική έκδοση του λογισμικού της, για να βοηθήσει τις επιχειρήσεις να επιλέξουν την έκδοση που τους ταιριάζει καλύτερα.
Λόγω του πλήθους των πολλών δυνατοτήτων που διαθέτει, οι χρήστες που δεν διαθέτουν λογιστικές γνώσεις μπορεί να θεωρήσουν ότι τα QuickBooks προκαλούν σύγχυση στην πλοήγηση. Επιπλέον, οι διαδικτυακές και επιτραπέζιες εκδόσεις του δεν μπορούν να συγχρονιστούν, επομένως πρέπει να είστε έτοιμοι να εργαστείτε με ένα ή να αποκτήσετε και τα δύο. Συνολικά, το QuickBooks είναι ένα φανταστικό επιχειρηματικό λογισμικό που θα απλοποιήσει όλες τις εργασίες που σχετίζονται με την τήρηση οικονομικών βιβλίων, τους φόρους και πολλά άλλα.