[9] Ways Microsoft Office Makes You More Organized

Αποκτήστε έναν πιο οργανωμένο τρόπο ζωής με το Microsoft Office χρησιμοποιώντας τους τρόπους που περιγράφουμε λεπτομερώς σε αυτό το άρθρο.

Αν η προσωπική, επαγγελματική ή ακαδημαϊκή ζωή σας χρειάζεται οργάνωση, δεν είστε μόνοι. Η χρόνια αποδιοργάνωση παραγκωνίζει πολύ κόσμο. Σταματά την παραγωγικότητα και προκαλεί χάος.

δεν είστε οργανωμένοι, είναι πιο δύσκολο να παραμείνετε ενήμεροι για τους χρονικούς περιορισμούς, τους χρονικούς περιορισμούς ή ακόμα και τον προϋπολογισμό που έχετε διαθέσει για τις βασικές σας ανάγκες.

Σήμερα, μπορείτε να μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε τη σουίτα λογισμικού Microsoft Office για να γίνετε πιο οργανωμένοι σε όλους τους τομείς της ζωής σας. Δεν έχει σημασία αν χρησιμοποιείτε το Office για το σπίτι ή το χρειάζεστε για επαγγελματικούς λόγους.

Η σουίτα μπορεί να σας βοηθήσει με περισσότερους από έναν τρόπους.

Χρησιμοποιήστε τις εφαρμογές της Microsoft για το σπίτι, την εργασία ή το σχολείο

Χάρη στη δημοφιλή σουίτα λογισμικού της Microsoft, Microsoft Office 2019, μπορείτε να οργανωθείτε με μερικά εύκολα βήματα.

Μόλις εξοικειωθείτε με το Word, το PowerPoint, το Excel και το Outlook, θα βρείτε επιπλέον τρόπους για να χρησιμοποιήσετε τα προγράμματα. Οργανώστε εύκολα το σπίτι, το χώρο εργασίας, τα σχολικά έργα ή την τάξη σας.

Είτε χρησιμοποιείτε τη βελτιωμένη έκδοση Home and Student είτε την γεμάτη δυνατότητες Professional έκδοση, το Office μπορεί να σας βοηθήσει να παραμείνετε οργανωμένοι.

Οι κλασικές εφαρμογές όπως το Word, το Excel και το PowerPoint είναι διαθέσιμες παγκοσμίως σε όλες τις εκδόσεις. Οι χρήστες των Windows 10 έχουν επίσης δωρεάν πρόσβαση στο OneNote.

Ταξινομήστε τις υποθέσεις σας γρήγορα

Ακολουθούν εννέα τρόποι με τους οποίους το Microsoft Office σας κάνει πιο οργανωμένους όλο το χρόνο.

1. Excel - για τη διαχείριση υπολογιστικών φύλλων προϋπολογισμού

Ποιος δεν θα μπορούσε να επωφεληθεί βλέποντας όλα τα έξοδά του να αθροίζονται σε τακτική βάση; Χρησιμοποιήστε το Microsoft Excel για να παρακολουθείτε τους λογαριασμούς και τις ημερομηνίες λήξης τους. Μπορείτε να παρακολουθείτε μια ποικιλία πληροφοριών σχετικά με τα οικονομικά σας, με πλήρως προσαρμόσιμες στήλες και τύπους.

Δείτε πώς ξοδεύονται τα χρήματα που βγάζετε κάθε μήνα, δημιουργώντας έναν προϋπολογισμό που μπορείτε εύκολα να ακολουθήσετε. Προσαρμόστε κελιά με νέα δεδομένα χωρίς να χρειάζεται να διατυπώσετε ξανά τα πάντα. Χρησιμοποιώντας το Excel, θα αποκτήσετε μεγαλύτερο έλεγχο των οικονομικών σας όταν βλέπετε τι βγαίνει σε σύγκριση με αυτό που έρχεται.

Προσθέστε τον τρόπο πληρωμής, την ημερομηνία και την ώρα, καθώς και σημειώσεις σχετικά με την αγορά για να γνωρίζετε ακριβώς πού πήγαν τα χρήματά σας. Προϋπολογίστε τον τρόπο συσσώρευσης πλούτου ή βάλτε στην άκρη χρήματα μιας χρήσης. Κάντε καλύτερες οικονομικές επιλογές για να βεβαιωθείτε ότι δεν ξοδεύετε ποτέ πάρα πολλά σε δύσκολες στιγμές.

2. Word - για να μείνετε σε επαφή με συναδέλφους, οικογένεια και φίλους

Χρησιμοποιήστε το Outlook για να στείλετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, φωτογραφίες και συνημμένα στα άτομα με τα οποία αλληλεπιδράτε περισσότερο. Μπορείτε να αποθηκεύσετε τα στοιχεία επικοινωνίας τους στο πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να χρησιμοποιήσετε το βιβλίο διευθύνσεων όποτε χρειάζεται να τους καλέσετε ή να στείλετε κάτι στη φυσική τους διεύθυνση.

Όταν χρησιμοποιείτε το Office 365, έχετε επίσης πρόσβαση σε λειτουργίες συνεργασίας. Αυτό σας δίνει την ευκαιρία να εργαστείτε μαζί με τους συναδέλφους ή τους συμμαθητές σας σε έγγραφα, όλα σε πραγματικό χρόνο. Δείτε τις αλλαγές που κάνουν, συνομιλήστε μέσα στην εφαρμογή και δημιουργήστε έργα καλύτερα από ποτέ.

3. Ξεκινήστε με τα πρότυπα

Τα πρότυπα περιλαμβάνονται στις περισσότερες εφαρμογές του Office. Σας βοηθούν να ρυθμίσετε σωστά ένα έργο χωρίς να χρειάζεται να το φτιάξετε από την αρχή. Αυτό διευκολύνει τη δημιουργία ενός νέου έργου και σας διδάσκει πώς λειτουργεί το λογισμικό για μελλοντικές προσπάθειες.

Λήψη προτύπων από τον επίσημο ιστότοπο Microsoft template ή βρείτε μερικά εξαιρετικά πρότυπα Office στο Κέντρο βοήθειας.

4. Outlook - για τη διαχείριση του ημερολογίου και των χρονοδιαγραμμάτων σας

Με το Outlook, λαμβάνετε ένα ενσωματωμένο ημερολόγιο για διοργάνωση συμβάντων και χρονοδιαγραμμάτων. Η διεπαφή πρωτοβουλίας σάς επιτρέπει να προσθέσετε γρήγορα ένα επερχόμενο συμβάν, όπως ένα ραντεβού με έναν γιατρό ή μια προθεσμία έργου, και στη συνέχεια να το διαχειριστείτε με ευκολία. Ρυθμίστε υπενθυμίσεις ημερολογίου για να διασφαλίσετε ότι δεν θα ξεχάσετε ποτέ τι είναι μπροστά.

Μπορείτε να δείτε τα προσωπικά και τα επαγγελματικά σας ημερολόγια δίπλα-δίπλα για να τα συγκρίνετε και να δείτε πού έχετε ελεύθερο χρόνο ή πού αλληλεπικαλύπτονται οι υποχρεώσεις. Δεν θα δεσμευτείτε σε δύο πράγματα ταυτόχρονα και θα βρείτε ακόμη και ευκαιρίες για ξεκούραση και χαλάρωση.

Το πλεονέκτημα της χρήσης ψηφιακού ημερολογίου σε αντίθεση με το φυσικό είναι η απίστευτη προσβασιμότητα. Μπορείτε να δείτε και να επεξεργαστείτε το ημερολόγιο του Outlook οπουδήποτε και όποτε, από οποιαδήποτε συμβατή συσκευή.

5. Μην χάσετε ποτέ μια συνάντηση

Παρόμοια με τα ημερολόγια, το Outlook σάς βοηθά επίσης να οργανώνετε και να θυμάστε τις συσκέψεις σας. Ξεκινήστε μια σύσκεψη από το Outlook, προσκαλέστε άτομα και υπενθυμίστε σε όλους πότε πρέπει να παρευρεθούν.

Το Outlook ενσωματώνεται με μερικά από τα πιο δημοφιλή εργαλεία συναντήσεων, όπως το Microsoft Teams, το Skype για επιχειρήσεις και το Zoom. Εάν η ομάδα σας χρησιμοποιεί μία ή περισσότερες από αυτές τις εφαρμογές, έχετε πρόσβαση σε μια απρόσκοπτη εμπειρία.

6. OneNote - Λήψη οργανωμένων σημειώσεων

Είτε θέλετε να σημειώσετε γρήγορα μια ιδέα είτε να δημιουργήσετε οργανωμένες σημειώσεις για τα έργα της εργασίας ή του σχολείου σας, το OneNote είναι η κατάλληλη εφαρμογή για χρήση. Δημιουργήστε κατηγορίες, φακέλους, σελίδες και σημειώσεις με οργανωμένο τρόπο, χρησιμοποιήστε λειτουργίες ψηφιακής μελάνης για να κάνετε τις σημειώσεις σας πιο φυσικές και συνδεδεμένες.

Το OneNote, σε αντίθεση με το Word, δημιουργήθηκε ειδικά για τη λήψη σημειώσεων. Είναι βελτιστοποιημένο και περιλαμβάνει όλα όσα χρειάζεστε για ένα ψηφιακό notebook all-in-one. Αποθηκεύστε τις σημειώσεις σας στο OneNote, επεξεργαστείτε τις εκτός σύνδεσης και στο διαδίκτυο και μοιραστείτε τις με άλλους. Μπορείτε ακόμη και να εισάγετε μέσα όπως εικόνες, βίντεο και συνδέσμους.

7. Microsoft To-Do - για να ολοκληρώσετε τις εργασίες σας

Ζείτε μια πολυάσχολη ζωή; Κάντε το πιο εύκολο με το Microsoft To-Do. Ρυθμίστε εργασίες, συμπληρωμένες με υπενθυμίσεις, για να αισθάνεστε πιο οργανωμένοι κάθε μέρα. Μπορείτε να προσθέσετε βήματα σε κάθε εργασία για να επεκτείνετε περαιτέρω το τι πρέπει να κάνετε.

Το To-Do μπορεί να χρησιμοποιηθεί με διάφορους τρόπους, ταυτόχρονα. Με τις κατηγορίες εργασιών, μπορείτε να διαχωρίσετε την εργασία, τη ζωή και τη διασκέδαση χωρίς να χρειάζεται να μεταβείτε σε διαφορετικό πρόγραμμα. Οι εργασίες σας μπορούν να έχουν πρόσβαση και να τροποποιηθούν από οπουδήποτε χρησιμοποιώντας μια συμβατή συσκευή. Μπορείτε ακόμη να προσθέσετε μια εργασία ή να επισημάνετε μια προηγούμενη εργασία ως ολοκληρωμένη εν κινήσει με τις εφαρμογές Microsoft To-Do.

Εάν χρειάζεται, μπορείτε επίσης να στείλετε email ή να εκτυπώσετε τις λίστες εργασιών σας για να τις μοιραστείτε.

8. Υπενθυμίσεις παρακολούθησης

Το Outlook σάς επιτρέπει να προσθέτετε μια επακόλουθη ετικέτα υπενθύμισης στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνετε. Αυτό σημαίνει ότι θα προστεθεί μια υπενθύμιση στη λίστα εργασιών του παραλήπτη για να διασφαλιστεί ότι θα επικοινωνήσει μαζί σας σχετικά με το μήνυμά σας.

Αυτή η λειτουργία δεν διευκολύνει μόνο τη ζωή σας, μειώνοντας την ανάγκη να επικοινωνείτε με άλλους και να τους ενοχλείτε σχετικά με την παρακολούθηση. Κάνει επίσης τη ζωή τους πολύ πιο βολική, γνωρίζοντας ότι δεν χρειάζεται να σημειώνουν οι ίδιοι τη συνέχεια, καθώς το Outlook έχει ήδη φροντίσει για αυτό.

Μια επαγγελματική συμβουλή — βεβαιωθείτε ότι οι παραλήπτες σας είναι εντάξει με τη λήψη αυτής της σημαίας. Μερικοί άνθρωποι θεωρούν ότι είναι ενοχλητικό να ασχολούνται με αυτόματες εργασίες.

9. Δαμάστε τα Εισερχόμενά σας του Outlook

Τα email είναι ένα τεράστιο μέρος της επαγγελματικής ζωής. Λαμβάνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από πελάτες, το σχολείο σας, τον χώρο εργασίας σας και σημαντικές εφαρμογές που χρησιμοποιείτε. Ωστόσο, λαμβάνετε επίσης πολλά προσωπικά μηνύματα, ενημερωτικά δελτία και ανεπιθύμητη αλληλογραφία. Ευτυχώς, το Outlook διαθέτει ένα αυτόματο φίλτρο για τη δημιουργία εστιασμένων εισερχομένων για εσάς, εμφανίζοντας μόνο τα πιο σημαντικά μηνύματα κατά την εκκίνηση.

Τελικές σκέψεις

Μείνετε οργανωμένοι με τη βοήθεια του Softwarekeep

Με το SoftwareKeep, δεν είστε αναγκασμένοι να περιμένετε να φτάσει το λογισμικό μέσω ταχυδρομείου. Μόλις ολοκληρώσετε την αγορά μας μέσω του ιστότοπού μας, θα λάβετε ένα email από εμάς με λεπτομερείς οδηγίες σχετικά με τον τρόπο εγκατάστασης του Office στον υπολογιστή ή το Mac σας.

Αποκτήστε άμεση πρόσβαση στο Microsoft Office στην καλύτερη τιμή της αγοράς όταν κάνετε αγορές με το SoftwareKeep.

Ένα ακόμη πράγμα

Το Κέντρο βοήθειας προσφέρει εκατοντάδες οδηγούς για να σας βοηθήσει εάν χρειάζεστε βοήθεια σχετικά με το Microsoft Office. Επιστρέψτε σε εμάς για περισσότερα ενημερωτικά άρθρα ή επικοινωνήστε με τους ειδικούς μας για άμεση βοήθεια.

Συνεχίστε να μαθαίνετε 

» Πώς να εγκαταστήσετε την εφαρμογή Microsoft Office: Ένας οδηγός ειδικών
» Η κουλτούρα στην εργασία: Πώς η διαπολιτισμική επικοινωνία οδηγεί την επιτυχία στον εργασιακό χώρο
» 6 Οφέλη από τη χρήση μιας στάσης Γραφείο