Microsoft Outlook est un logiciel de gestion d'informations personnelles développé et détenu par Microsoft. Il a été uniquement conçu pour les e-mails, mais est également livré avec des fonctionnalités de calendrier, de gestionnaire de tâches, de prise de notes, de journal, de navigation Web et de gestion de contrats.
L'application peut être utilisée comme logiciel autonome, mais si vous avez l'intention d'incorporer plusieurs utilisateurs, vous pouvez l'utiliser avec Microsoft Exchange Server et Microsoft SharePoint Server. Plusieurs versions de l'application sont aujourd'hui sur le marché et vous pouvez toujours choisir celle qui vous convient le mieux.
Bien que ces versions présentent de nombreuses similitudes, elles présentent également des fonctionnalités différentes qui les distinguent.
Lire : Revue de Microsoft Outlook 2019
Quelles sont les fonctionnalités similaires de Microsoft Outlook-2010, 2013, 2016 et 2019 ?
Barre d'accès rapide
Il s'agit d'une fonctionnalité commune à toutes les versions d'Outlook et l'une des parties critiques de cette application. La barre d'accès vous offre une navigation rapide dans les fonctionnalités Outlook et vous aide à gérer votre travail.
La barre est située en bas de la fenêtre Outlook et peut être configurée pour afficher les noms des boutons ou même des icônes pertinentes représentant les fonctionnalités. Vous pouvez déterminer les options qui apparaissent sur la barre d'accès rapide pour votre commodité.
L'envoi d'e-mails est la fonction principale de Microsoft Outlook. Les e-mails vous aident à vous connecter et à communiquer avec les personnes concernées au sein ou en dehors de votre organisation. Vous pouvez ajouter une pièce jointe ou une signature électronique à vos emails.
Pour créer un nouvel e-mail, dans le menu Fichier, cliquez sur le nouvel e-mail ou appuyez sur Ctrl+Shift+M sur votre clavier. Ajouter des signatures ou joindre des fichiers une fois que vous avez créé votre message est assez simple. Les options sont facilement disponibles dans la nouvelle fenêtre de message.
Microsoft Outlook vous permet également de transférer les messages que vous avez reçus d'autres sources vers de nouvelles sources.
Créer des rendez-vous dans le calendrier
Outlook établit des limites claires entre les réunions et les rendez-vous. Les rendez-vous sont des activités planifiées qui n'impliquent ni invitations ni réservations de ressources. Ce ne sont que des rappels de vos activités prévues.
Vous pouvez créer des rendez-vous à partir du dossier du calendrier en cliquant avec le bouton droit sur une plage horaire et en sélectionnant Nouveau rendez-vous. Vous pouvez également appuyer sur Ctrl+Shift+A sur votre clavier.
Planifier une réunion
Les appels à invitations aux réunions sont des allocations de ressources selon cette application. A ce titre, il vous permet de planifier des réunions et de recevoir des réponses dans votre boîte de réception.
Pour créer un calendrier de réunion, choisissez l'option Nouvelle réunion dans le dossier du calendrier ou appuyez sur Ctrl+Shift+Q .
Définir un rappel
Avec cette application, vous pouvez définir des rappels pour les e-mails, les rendez-vous et les contrats, entre autres. Des rappels apparaissent dans la fenêtre d'alerte lorsque vous ouvrez la fenêtre Microsoft Outlook pour vous tenir au courant de vos tâches.
Pour définir un rappel, ouvrez un rendez-vous et ajoutez-le à votre liste de rappels avec votre horaire préféré.
Personnes
Outlook vous permet de créer des contacts pour les personnes avec lesquelles vous avez des engagements et de générer une liste ordonnée.
Dans le bouton Personnes de la barre d'accès rapide, cliquez sur Nouveau contact pour ajouter de nouvelles personnes. Vous pouvez également appuyer sur Ctrl+Maj+C.
Tâches
Avec Outlook, vous pouvez également créer des listes de tâches pour vos tâches. De plus, vous pouvez attribuer ces tâches aux membres de votre équipe en les envoyant dans leur boîte de réception.
Qu’est-ce qui différencie les différentes versions de Microsoft Outlook les unes des autres ?
Microsoft Outlook 2010
Cette version a lancé une série d'améliorations sur toutes les versions de Microsoft Outlook. La plupart des développements des versions récentes sont construits sur cette version. Il présente plusieurs fonctionnalités impressionnantes, notamment :
Connecteur social Outlook
Le connecteur social Outlook relie cette application à vos différents sites de réseaux sociaux. Ainsi, lorsque vos contacts apportent des modifications sur leurs comptes de réseaux sociaux, cela se reflète dans Outlook.
Possibilité de gérer de nombreux e-mails
Outlook 2010 vous permet de gérer un grand nombre d'e-mails dans votre boîte de réception. Vous pouvez condenser, catégoriser et trier les e-mails selon vos préférences.
De plus, grâce aux nouveaux outils de gestion des conversations, de nombreux emails peuvent être réduits à quelques éléments pertinents. Pour organiser les conversations, sélectionnez « Afficher la conversation » dans l'onglet Affichage.
Ruban amélioré
Le ruban amélioré est pratique pour augmenter l’interaction des utilisateurs et vous aider à vous concentrer sur l’essentiel. Il est livré avec un bouton Ignorer qui vous permet de vous débarrasser des fils de conversation qui ne vous intéressent pas.
Étape rapide
Il s'agit d'une section de l'onglet Accueil qui vous permet d'effectuer des tâches en plusieurs étapes en une seule étape. Par exemple, si vous souhaitez transférer un e-mail, vous n'avez pas besoin de retaper l'adresse du nouveau destinataire. Vous cliquez sur le lien À X et le message transféré apparaît avec l'adresse de X.
Microsoft Outlook 2013
Dès que vous lancez cette version, un nouveau look apparaît si vous utilisez des versions plus anciennes. Cette version a été développée dans le but de vous concentrer sur l'essentiel et avec une meilleure vue.
Voici les fonctionnalités fournies avec cette version de MS Outlook :
Boîte de réception contrôlée
Avec cette version, vous avez le contrôle total de votre boîte de réception et pouvez naviguer à votre guise. La fonctionnalité vous permet de :
- Prévisualisez les messages dans une liste, vous pouvez décider quels messages lire et écouter en premier.
- Réponse plus rapide, vous pouvez répondre instantanément aux messages en tapant vos réponses dans le volet de lecture. De plus, vous pouvez démarrer une conversation Lync IM en temps réel.
- Commandes pures et simples à côté des messages, marquez comme lus ou supprimez les messages au fur et à mesure que vous les lisez.
Faufilez un pic
Vous pouvez respecter le calendrier de vos rendez-vous sans avoir à passer du mode courrier électronique au mode calendrier. La fonctionnalité vous permet de surveiller et de rester au top de votre programme.
Rechercher et filtrer
Vous pouvez facilement rechercher vos e-mails, pièces jointes, rendez-vous du calendrier et contacts avec la plus grande facilité.
Vérifiez la météo
Le calendrier Microsoft Outlook 2013 est accompagné de prévisions météorologiques. Vous pouvez consulter les conditions météorologiques actuelles pendant que vous accomplissez vos tâches.
Voir vos contacts en un seul endroit
Cette version vous permet d'afficher les informations de contact d'un individu sur sa carte Personnes. Cela vous aide à planifier vos engagements avec eux ; vous pouvez leur envoyer un e-mail et planifier des réunions en fonction de ces cartes.
Microsoft Outlook 2016
Microsoft Outlook 2016 constitue une amélioration considérable par rapport à son prédécesseur. De nombreuses fonctionnalités intéressantes ont été intégrées et certains défauts ont été corrigés pour vous offrir une expérience utilisateur complète.
Certaines des fonctionnalités qui distinguent cette version des autres sont les suivantes :
Meilleure traduction
De nouveaux termes et packages linguistiques ont été ajoutés à cette version pour une meilleure traduction. La barrière de la langue était autrefois un problème, mais Outlook 2016 a apporté une solution. Vous pouvez traduire votre texte dans plusieurs langues de votre choix avec la nouvelle mise à jour de cette application.
Pour traduire votre texte, vous le mettez en surbrillance et appuyez sur le bouton Traduire. Vous pouvez ensuite choisir la langue dans laquelle vous souhaitez traduire.
Nouveau thème coloré et ruban amélioré
Le nouveau thème Microsoft Outlook 2016 est attrayant et vous offre l'accueil chaleureux dont vous avez besoin pour commencer votre tâche.
Le ruban présente également des améliorations significatives qui rendent l'expérience Outlook intéressante. La barre d'accès rapide peut être manipulée pour afficher les icônes de votre choix. De plus, un nouveau champ de recherche « Dites-moi ce que vous voulez faire » a été intégré pour vous permettre d'accéder plus rapidement aux options.
Prise en charge de la rotation de la tablette
Cette fonctionnalité n'est accessible qu'aux utilisateurs de tablettes. La fonctionnalité vous aide à avoir une expérience de lecture mieux optimisée lorsque vous passez en mode portrait sur votre tablette. Tous vos dossiers sont réduits pour vous donner plus d'espace de lecture, mais peuvent les reproduire en appuyant sur le bouton Précédent.
Plus impressionnant est le fait que chaque fois que vous basculez entre portrait et paysage, vos paramètres de lecture sont conservés.
Fonctionnalité Dites-moi
L'icône de point d'interrogation qui facilitait les options de recherche a été remplacée par une icône d'ampoule « Dites-moi ce que vous voulez faire ». L'icône est liée à une liste de commandes pour vous assurer d'obtenir les options plus rapidement.
L'option de recherche est également livrée avec des options de réponse automatique et de relecture automatique pour augmenter l'interactivité. Vous tapez ce que vous voulez et une liste de recommandations s'affiche parmi laquelle vous pouvez sélectionner ce qui vous convient.
La fonctionnalité vous permet en outre de rechercher du contenu en ligne sur votre navigateur via un lien de recherche intelligent.
Stockage cloud OneDrive
Chaque fois que vous cliquez sur le fichier joint, un menu Parcourir les emplacements Web apparaîtra dans cet Outlook 2016. Cela vous permet d'accéder aux fichiers que vous avez stockés dans votre stockage en ligne tels que OneDrive et Share point. De plus, vous pouvez joindre ces fichiers directement à vos e-mails sans avoir à les télécharger.
Prise en charge de l'encombrement
Cette fonctionnalité est pratique pour supprimer les e-mails répétitifs et ennuyeux dont vous ne voulez pas dans votre boîte de réception. Outlook dispose d'une fonction d'apprentissage qui élimine automatiquement vos messages ignorés dans la boîte de désordre d'où vous pouvez les supprimer.
Microsoft Outlook 2019
Il s’agit de la version la plus récente d’Outlook sur le marché. De plus, c’est le meilleur et il présente des fonctionnalités intéressantes qui rendront l’expérience Outlook exceptionnelle.
Il a conservé la plupart des fonctionnalités utiles de la version précédente, mais d'importants ajouts ont été apportés. Voici les fonctionnalités intéressantes dont vous apprécierez :
Accessibilité améliorée
Microsoft Outlook 2019 est livré avec un vérificateur d'accessibilité qui garantit que diverses personnes sont lisibles et modifiables pour vos messages électroniques.
Lorsque vous exécutez le vérificateur d'accessibilité, il parcourt le contenu de vos e-mails et vous donne des recommandations en cas d'erreurs et d'avertissements.
Pour exécuter ce vérificateur, cliquez sur le bouton « Accessibilité » dans la barre d'état, puis sélectionnez « Rechercher les problèmes ». Vous pouvez vérifier l'accessibilité en temps réel pendant que vous travaillez sur votre courrier électronique.
Boîte de réception ciblée
Une boîte de réception ciblée est pratique pour hiérarchiser les e-mails qui sont plus importants pour vous que d’autres. Cependant, l'application vous informe toujours des e-mails moins essentiels et vous pouvez changer d'onglet chaque fois que vous souhaitez les consulter.
Pour activer la boîte de réception ciblée, cliquez sur l'onglet « Affichage » et sélectionnez « Afficher la boîte de réception ciblée ». Vous pourrez ensuite choisir comment organiser vos messages.
Outlook vous permet également d'accéder à la boîte de réception ciblée en ligne via votre navigateur Web. Pour accéder à vos messages dans cette boîte de réception, accédez aux paramètres en haut de votre page Web et appuyez sur la bascule placée à côté de Boîte de réception ciblée .
Ajouter un impact visuel
Cette version apporte un visuel graphique attrayant à vos documents, feuilles de travail et présentations. Il est livré avec un graphique vectoriel évolutif (SVG) qui contient des filtres. Vous pouvez ajouter ces SVG et autres belles icônes à vos documents.
- Pour insérer des SVG, vous faites glisser et déposez n'importe quel élément dans votre document à partir de votre explorateur de fichiers Windows.
- Pour insérer des icônes, cliquez sur le menu d'insertion dans la barre d'état, puis sélectionnez les icônes.
- Une liste s'affiche dans laquelle vous pouvez choisir ce qui fonctionne pour vous.
Trois fuseaux horaires
Si vous devez planifier une réunion sur différents fuseaux horaires, cette version est la meilleure. Vous pouvez consulter différents fuseaux horaires sur votre calendrier pour déterminer qui est disponible à quelle heure pour votre réunion.
Écoutez vos e-mails
Parfois, vous êtes tellement engagé que vous ne trouvez pas le temps de lire vos messages. Outlook 2019 résout ce problème en lisant vos e-mails pendant que vous entreprenez d'autres tâches.
Pour lire vos messages, cliquez sur le menu « Options » sur le bouton Fichier et sélectionnez « Facilité d'accès ». Dans le menu "Accueil" qui apparaît, sélectionnez " Lire à haute voix ".
Téléchargement automatique des pièces jointes depuis le cloud
Chaque fois que vous faites glisser et déposez une pièce jointe de votre OneDrive vers votre ordinateur, Outlook télécharge automatiquement le fichier pour vous.
Ces versions de Mme Outlook ont le même objectif, mais leur efficacité et leur interactivité utilisateur les distinguent. La version 2019 la plus récente est finalement la meilleure à tous égards si vous cherchez à travailler confortablement et efficacement.
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