Outlook-E-Book [Ultimate Guide] | Outlook-Schulung

Rick Akura on
Dieses Outlook-E-Book wurde Ihnen von SoftwareKeep zur Verfügung gestellt, um Ihnen dabei zu helfen, mehr über die führende E-Mail- und persönliche Zeitmanagement-Software zu erfahren.

Dieses Outlook-E-Book wurde Ihnen von SoftwareKeep zur Verfügung gestellt. Unser Ziel ist es, Ihnen dabei zu helfen, mehr über Outlook, die führende E-Mail- und persönliche Zeitmanagement-Software von Microsoft, zu erfahren.

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Outlook E-book

 

Inhaltsverzeichnis

  1. Einführung
  2. Was ist Outlook?
  3. So richten Sie Outlook ein
  4. So importieren und exportieren Sie Kontakte in Outlook
    1. Kontakte in Outlook importieren
    2. Kontakte aus Outlook exportieren
  5. So verwalten Sie Kontakte in Outlook
    1. Neuen Kontakt hinzufügen
    2. Kontakt zu Favoriten hinzufügen
    3. Kontaktinformationen anzeigen und bearbeiten
    4. Kontakt löschen
  6. So fügen Sie eine professionelle Outlook-Signatur hinzu
    1. So erstellen Sie eine neue E-Mail-Signatur
    2. So passen Sie Ihre E-Mail-Signatur an
  7. So schreiben und senden Sie E-Mails in Outlook
  8. So senden Sie Anhänge in Outlook
  9. So verwenden Sie Kalender in Outlook
    1. So fügen Sie Kalenderelemente hinzu
    2. So importieren Sie einen Kalender
    3. So suchen Sie nach Kalenderelementen
  10. So arbeiten Sie in Outlook zusammen
    1. So öffnen oder hängen Sie eine Datei in Outlook an
    2. OneDrive
    3. Besprechungen
  11. So planen Sie Besprechungen in Outlook
  12. So erstellen Sie Aufgaben und To-Do-Listen in Outlook
  13. So erstellen Sie Filter in Outlook
  14. So erstellen Sie Kategorien, Flags und Farben in Outlook
    1. So weisen Sie einer E-Mail eine Kategorie zu
    2. So erstellen Sie Farbkategorien
    3. So erstellen Sie Flags
  15. So verwenden Sie Erinnerungen in Outlook
    1. So richten Sie eine Erinnerung für Nachrichten ein
    2. So richten Sie eine Erinnerung für Aufgaben ein
    3. So verwerfen Sie Erinnerungen an vergangene Ereignisse
  16. So ignorieren Sie Konversationen in Outlook
  17. So bereinigen Sie Ihren Outlook-Posteingang
  18. So deaktivieren Sie die automatische Archivierung in Outlook
  19. So verwalten Sie Regeln in Outlook
    1. Eine Regel erstellen
    2. Regeln mit dem Regelassistenten erstellen
    3. Regeln manuell ausführen
    4. Eine Regel löschen
  20. So stellen Sie „Abwesend“ in Outlook ein
  21. So planen Sie eine E-Mail in Outlook
  22. So blockieren Sie einen Absender in Outlook
  23. So beheben Sie Probleme mit Microsoft Outlook Mobile
    1. Outlook-App stürzt ab
    2. Anmeldung bei der Outlook-App nicht möglich
    3. Die Outlook-App kann nicht installiert werden
    4. Kontakte und Kalender werden nicht synchronisiert

Einführung

Möchten Sie alles erfahren, was Sie wissen müssen, um ein Outlook-Power-User zu werden? Dieses E-Book geht detailliert auf die Bedienung der E-Mail- und Personal-Management-Suite von Microsoft ein, unabhängig davon, ob Sie alleine oder im Team arbeiten.

Sie lernen die Grundlagen von Outlook kennen und erfahren, wie Sie grundlegende Aufgaben ausführen, die Sie in Ihrem täglichen Leben benötigen. Später im E-Book gehen wir auch auf einige erweiterte Funktionen und Anleitungen zur Fehlerbehebung ein.

Wenn Sie nach der Lektüre unseres E-Books Fragen haben, können Sie sich gerne unter SoftwareKeep an uns wenden, um weitere Unterstützung zu erhalten.

Was ist Outlook?

Microsoft Outlook ist eine Anwendung zum Verwalten Ihrer persönlichen Daten und Ihres Zeitplans. Obwohl es hauptsächlich für seine E-Mail-Funktionen bekannt ist und verwendet wird, umfasst es auch Funktionen wie Kalender, Tagebuch, Notizen, Kontaktverwaltung, Aufgabenverwaltung sowie Webbrowsing.

Outlook ist Teil der umfassenderen Microsoft Office-Produktfamilie, kann aber auch als eigenständiges Programm erworben werden. Outlook lässt sich gut mit Microsoft Exchange Server und Microsoft SharePoint Server kombinieren, was den Anforderungen von Teams und Organisationen gerecht wird, die Posteingänge gemeinsam nutzen. Kalender oder andere Daten.

Mit über einer Million aktiven monatlichen Nutzern ist Outlook einer der führenden E-Mail-Clients und persönlichen Verwaltungs-Apps weltweit.

So richten Sie Outlook ein

Um Outlook einzurichten, müssen Sie ein E-Mail-Konto hinzufügen. Es gibt verschiedene Arten von E-Mail-Konten, die Sie zu Outlook hinzufügen können, darunter Microsoft 365-, Gmail-, Yahoo-, iCloud- und Exchange-Konten.

Bitte beachten Sie, dass Sie bei einigen E-Mail-Drittanbietern wie Gmail und iCloud zuvor die Einstellungen auf deren Websites ändern müssen Sie können Ihr(e) Konto(s) zu Outlook hinzufügen. Dabei können Sie sich vom Anbieter selbst Hilfe holen.

  1. Öffnen Sie Outlook und wählen Sie dann Konto hinzufügen aus dem Menü Datei.
  2. Befolgen Sie abhängig von Ihrer Outlook-Version die folgenden Anweisungen:
    1. In Outlook für Microsoft 365 und Outlook 2016: Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und klicken Sie auf Verbinden.
    2. In Outlook 2013 und Outlook 2010: Geben Sie Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein und klicken Sie dann auf Weiter.
  3. Möglicherweise werden Sie aufgefordert, Ihr Passwort erneut einzugeben. Klicken Sie anschließend auf Ok → Fertig stellen, um den Einrichtungsvorgang abzuschließen.

So importieren und exportieren Sie Kontakte in Outlook

Kontakte in Outlook importieren

Das Importieren von Kontakten kann zeitaufwändig sein, ist aber ein wichtiger Teil der Organisation. Sehen wir uns an, wie Sie diese Kontakte tatsächlich importieren und Sie auf den Weg zum Leben in der Cloud bringen.

  1. Erstellen Sie ein Excel-Dokument mit einer Liste von Kontakten, die Sie in Outlook importieren möchten. Speichern Sie dieses Dokument als .csv (steht für durch Kommas getrennte Werte), indem Sie zu Datei → Speichern unter gehen und < auswählen t4>(*.csv) aus dem Format-Dropdown-Menü.
  2. Öffnen Sie Outlook. Um Ihre Kontaktliste zu importieren, gehen Sie zu Datei → Öffnen und Exportieren → Importieren/Exportieren. Wählen Sie hier Aus einem anderen Programm oder einer anderen Datei importieren und klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.
  3. Wählen Sie Kommagetrennte Werte aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Durchsuchen. Suchen Sie Ihren .csv-Datei und wählen Sie sie aus. Jetzt können Sie auswählen, wie Outlook mit doppelten Kontakten umgehen soll:
    1. Duplikate durch importierte Elemente ersetzen
    2. Erstellung von Duplikaten zulassen
    3. Keine doppelten Elemente importieren
  4. Wählen Sie im Feld Datei importieren die Option Kontakte aus. Um den Assistenten zu schließen, klicken Sie auf die Schaltfläche Fertig stellen. Sie können Ihre importierten Kontakte anzeigen, indem Sie in Outlook Personen auswählen.

Kontakte aus Outlook exportieren

Das Exportieren Ihrer Kontaktliste ist eine Möglichkeit, Ihre Kontakte ganz einfach auf jedem Computer anzuzeigen, auf den Sie stoßen. Der Vorgang ist einfach und ermöglicht einen schnellen Zugriff auf Ihre Kontakte.

  1. Öffnen Sie Outlook. Um Ihre Kontaktliste zu importieren, gehen Sie zu Datei → Öffnen und Exportieren → Importieren/Exportieren. Klicken Sie hier auf In eine Datei exportieren.
  2. Wählen Sie Outlook-Datendatei (.pst) und klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.
  3. Wählen Sie Kontakte unter dem E-Mail-Konto aus, aus dem Sie Kontakte exportieren möchten.
  4. Klicken Sie auf Durchsuchen und navigieren Sie zu dem Ort, an dem Sie Ihr speichern möchten.pst-Datei mit Kontakten. Geben Sie einen Dateinamen ein und klicken Sie auf OK.
  5. Um den Assistenten zu schließen, klicken Sie auf Fertig stellen.
  6. Wenn Sie zum Schutz Ihrer Kontakte ein Passwort festlegen möchten, geben Sie es einmal in die Felder Passwort und Passwort bestätigen ein Geben Sie zur Bestätigung weitere Informationen ein und klicken Sie dann auf OK.
    • Wenn Sie die Festlegung eines Passworts umgehen möchten, lassen Sie die Passwortfelder leer und wählen Sie „OK“.

So verwalten Sie Kontakte in Outlook

Neuen Kontakt hinzufügen

Diese Anleitung konzentriert sich auf das Hinzufügen eines neuen Kontakts von Grund auf. Es gibt andere Möglichkeiten, Kontakte zu Ihren Outlook-Konten hinzuzufügen, z. B. das Hinzufügen aus der Profilkarte oder dem Firmenverzeichnis einer Person, falls zutreffend.

  1. Melden Sie sich bei Ihrem Outlook-Konto im Web an.
  2. Wählen Sie unten im Navigationsbereich das Symbol Personen aus. Dadurch wird die Seite „Personen“ geöffnet. Wählen Sie in der Symbolleiste Neuer Kontakt aus.
  3. Geben Sie alle erforderlichen Details für den Kontakt ein. Wählen Sie die Option Mehr hinzufügen aus, um zusätzliche Informationen hinzuzufügen, beispielsweise die Adresse oder den Geburtstag eines Kontakts.
  4. Klicken Sie auf Erstellen, um den neuen Kontakt zu Ihrer Liste hinzuzufügen.

Kontakt zu Favoriten hinzufügen

Für einen einfachen Zugriff können Sie Kontakte zu Ihrer Favoritenliste hinzufügen. Um jemanden zu Ihren Favoriten hinzuzufügen, wählen Sie einfach den Kontakt aus und wählen Sie dann in der Symbolleiste Zu Favoriten hinzufügen aus.

Lieblingskontakte mit einer E-Mail-Adresse werden im Navigationsbereich in Mail angezeigt, sodass Sie alle ihre E-Mail-Adressen an einem Ort sehen können.Kontaktinformationen anzeigen und bearbeiten

  1. Wählen Sie auf der Seite Personen den Kontakt im mittleren Bereich aus, um Informationen über ihn anzuzeigen oder zu bearbeiten. Was Sie hier sehen, ist eine Version der Profilkarte, was bedeutet, dass die angezeigten Registerkarten und Abschnitte von Kontakt zu Kontakt variieren können.
    1. Dateien: Sehen Sie sich die letzten Dateien an, die der Kontakt mit Ihnen geteilt hat.
    2. E-Mail: Sehen Sie sich die letzten E-Mail-Nachrichten und Anhänge zwischen Ihnen und dem Kontakt an.
    3. LinkedIn: Wenn der Kontakt über ein öffentliches LinkedIn-Profil verfügt, werden hier LinkedIn-Informationen angezeigt.
  2. Um einen Kontakt zu bearbeiten, klicken Sie auf die Schaltfläche Kontakt bearbeiten neben Kontaktinformationen oder wählen Sie Bearbeiten in der Symbolleiste.

Kontakt löschen

  1. Wählen Sie einen oder mehrere Kontakte aus und klicken Sie dann auf Löschen.
  2. Klicken Sie erneut auf Löschen, um die Aktion zu bestätigen.

So fügen Sie eine professionelle Outlook-Signatur hinzu

Das Unterzeichnen einer E-Mail mit Ihrem Namen ist wichtig, wenn Sie versuchen, im Arbeitsumfeld professionell zu bleiben. Um dies zu erreichen, müssen Sie nur ein paar einfache Schritte befolgen. Es ist sehr einfach, es auf verschiedene Weise selbst anzupassen.

So erstellen Sie eine neue E-Mail-Signatur

  1. Öffnen Sie Outlook und klicken Sie auf Neue E-Mails, um eine neue Nachricht zu verfassen.
  2. Gehen Sie zum Signaturmenü und wählen Sie Signaturen, um die Signaturoptionen zu öffnen.
  3. Da Sie eine neue Signatur erstellen, klicken Sie auf Neu. Anschließend geben Sie den gewünschten Namen ein, der als Signatur am Ende Ihrer E-Mails verwendet werden soll. Sobald Sie es eingegeben haben, drücken Sie Ok.

So passen Sie Ihre E-Mail-Signatur an

Um Ihre E-Mail-Signatur noch weiter anzupassen, fügen Sie einfach Ihre Signatur ein und sehen Sie sich dann alle verschiedenen Formatoptionen an, die Ihnen zur Verfügung stehen.

Wählen Sie Ihren Favoriten aus und klicken Sie auf Ok. Um die soeben erstellte E-Mail zu verwenden, klicken Sie auf „Neue E-Mail“. Sie sollte sofort angezeigt werden und in der nächsten E-Mail, die Sie erstellen und senden, angezeigt werden.

So schreiben und senden Sie E-Mails in Outlook

Die Verwendung von Outlook ist der Verwendung einer Online-E-Mail-Plattform sehr ähnlich. Es hilft Ihnen jedoch effizienter, sich mit allen Schritten zum Schreiben und Senden von E-Mails vertraut zu machen.

  1. Wählen Sie zunächst die Option Neue E-Mail auf dem Bildschirm Startseite aus, um mit der Einrichtung einer neuen Nachricht zu beginnen.
  2. Klicken Sie in das Textfeld mit dem Namen To, Bcc oder Cc > und geben Sie eine E-Mail-Adresse oder den Namen eines Kontakts ein.
  3. Klicken Sie anschließend in das Feld Betreff und geben Sie den Betreff Ihrer Nachricht ein. Ihr Empfänger wird dies zuerst sehen, wenn er eine Benachrichtigung über Ihre E-Mail erhält.
  4. Um Ihre Nachricht einzugeben, klicken Sie auf den Text der E-Mail und beginnen Sie mit der Eingabe. Outlook bietet Ihnen zahlreiche Formatierungsoptionen, also scheuen Sie sich nicht, diese zu nutzen.
  5. Nachdem Sie Ihre Nachricht verfasst haben, klicken Sie auf Senden.

So senden Sie Anhänge in Outlook

Das Versenden einer Datei mit Ihrer E-Mail kann sehr einfach erfolgen, indem Sie einen Anhang zu Ihrer E-Mail hinzufügen. Hier sind die Schritte dazu.

  1. Öffnen Sie Outlook, navigieren Sie dann zu Home und wählen Sie dann Neue E-Mail aus.
  2. Wenn Sie eine Datei mit einer bestehenden E-Mail senden möchten, können Sie dies tun, indem Sie Antworten, Allen antworten,< auswählen t1> oder Weiterleiten.
  3. Navigieren Sie zu Home und wählen Sie dann Datei anhängen. Sie sehen mehrere Optionen zur Auswahl:
    1. Diesen PC durchsuchen: Durchsuchen Sie Ihre Dateien und wählen Sie eine von Ihrem lokalen Computer aus.
    2. Zuletzt verwendete Elemente: Durchsuchen Sie die Liste der Dateien, mit denen Sie kürzlich gearbeitet haben, und wählen Sie eine Datei aus dieser Liste aus. Diese Dateien können entweder an internen Netzwerkspeicherorten oder in Gruppendateien vorhanden sein oder auf einem lokalen Computer gespeichert werden.
    3. Outlook-Element: Ihre E-Mail kann als Textnachricht oder Anhang angehängt werden.
    4. Kalender: Sie können einen Kalender in Ihre E-Mail einfügen. Dieser Kalender kann nicht einmal bestimmte Datumsbereiche und andere Details enthalten.
    5. Visitenkarte: Damit können Sie Ihrer Nachricht eine elektronische Visitenkarte beifügen.
    6. Webspeicherorte durchsuchen: Sie können Dateien von Orten auswählen, auf die Sie zuvor zugegriffen haben, z. B. SharePoint-Websites, Gruppendateien oder OneDrive.
    7. Signatur: Sie können Ihre Signatur am Ende Ihrer Nachricht hinzufügen.
  4. Um einen Anhang auszuwählen, klicken Sie auf Element anhängen und suchen Sie dann nach Ihrer Datei. Beachten Sie Folgendes:
    1. Die Größe einer angehängten Datei und ihr Name werden angezeigt, wenn Sie mit der Maus darüber fahren. Verwenden Sie dies, um Ihre Zieldatei zu finden.
    2. Um eine angehängte Datei zu entfernen, wählen Sie den Abwärtspfeil und dann im Dropdown-Menü die Option Anhang entfernen aus Liste angezeigt.

So verwenden Sie Kalender in Outlook

Mit dem Outlook-Kalender behalten Sie den Überblick über bevorstehende Ereignisse, sowohl privat als auch geschäftlich. Planen Sie ganz einfach Besprechungen, Termine und andere Veranstaltungen und laden Sie dann Ihre Kontakte ein, mitzumachen.

So fügen Sie Kalenderelemente hinzu

  1. Öffnen Sie Outlook und bleiben Sie dann auf der Registerkarte Startseite. Klicken Sie auf die Gruppe Neue Elemente und wählen Sie dann eine der folgenden Optionen aus:
    1. Termin
    2. Besprechung
    3. Ganztägiges Ereignis
    4. Skype-Besprechung
    5. Weitere Artikel
  2. Füllen Sie alle erforderlichen Informationen aus, z. B. das Feld Betreff, Standort, Start und Endzeit sowie eine Ereignis-Beschreibung.
  3. Sobald Sie alle erforderlichen Informationen eingegeben haben, klicken Sie auf Speichern und schließen. Die Veranstaltung wird nun in Ihrem Kalender angezeigt.

So importieren Sie einen Kalender

Sie und andere können den Outlook-Kalender verwenden, ohne befürchten zu müssen, dass bereits geplante Ereignisse verloren gehen. Importieren Sie einfach einen anderen Kalender, den Sie zuvor verwendet haben, in Outlook, indem Sie die folgenden Schritte ausführen.

  1. Klicken Sie in Outlook auf Datei → Öffnen und Exportieren. Von hier aus erhalten Sie ein Dialogfeld und müssen den Dateityp auswählen, den Sie importieren möchten.
  2. Wählen Sie entweder einen iCalendar (.ics) oder vCalendar (.vcs)-Datei und importieren Sie sie in Outlook. Alle im externen Kalender enthaltenen Elemente werden automatisch zu Ihrem Outlook-Kalender hinzugefügt.

So suchen Sie nach Kalenderelementen

Wenn das Leben hektisch wird, füllen sich Ihre Terminkalender schnell. Es ist ein großer Aufwand, jedes Ereignis in Ihrem Kalender zu protokollieren. Mit der Zeit vergisst man jedoch leicht, wann und wo sich bestimmte Dinge befinden.

  1. Wenn Sie einen Kalender auswählen, geben Sie ein Schlüsselwort in das Suchfeld ein. Daraufhin wird eine Liste Ihrer gelb hervorgehobenen Suchergebnisse angezeigt.
    • Um Ihre Suche einzugrenzen, versuchen Sie, mehrere Schlüsselwörter gleichzeitig einzugeben.
  2. Wenn Sie mehr als 30 Artikel erhalten haben, können Sie zum Ende der Liste scrollen und auf „Mehr zu sehen“ klicken, um weitere Ergebnisse zu laden.
  3. Sie können Ihre Suche auch eingrenzen, indem Sie AND, OR oder einschließen NICHT während Sie suchen. Jedes dieser Wörter hat eine andere Funktion. Ihre Funktionen können Ihnen beim Durchsuchen Ihres Kalenders helfen.
    • Beachten Sie, dass AND, OR und NOT sein müssen großgeschrieben. Achten Sie darauf, dass Sie bei der Eingabe keine Anführungszeichen verwenden.

So arbeiten Sie in Outlook zusammen

Die Zusammenarbeit in Outlook ist eine der effizientesten Möglichkeiten, gemeinsam mit anderen an Dokumenten zu arbeiten. In diesem Abschnitt werden Sie durch die Schritte zur Zusammenarbeit in Outlook geführt.

So öffnen oder hängen Sie eine Datei in Outlook an

Um mit der Zusammenarbeit an einem einzelnen Dokument zu beginnen, müssen Sie zunächst ein Dokument an eine E-Mail in Outlook anhängen und alle Personen einbeziehen, mit denen Sie arbeiten.

Stellen Sie sicher, dass der Anhang auf OneDrive hochgeladen wird, bevor Sie mit der Arbeit beginnen, und senden Sie ihn an alle, die an dem Dokument arbeiten. Wenn Sie alternativ eine E-Mail mit einem Anhang von jemandem erhalten haben, mit dem Sie zusammenarbeiten, öffnen Sie den Anhang, um mit der Arbeit zu beginnen.

OneDrive

Der Anhang muss in OneDrive gespeichert werden, damit alle Beteiligten die Datei sehen können. Um herauszufinden, ob der Anhang bereits auf OneDrive gespeichert ist, stellen Sie einfach sicher, dass der Anhang ein Cloud-Symbol enthält. Ist dies nicht der Fall, haben Sie die Möglichkeit, es auf OneDrive zu speichern und von dort aus daran zu arbeiten.

Besprechungen

Um ordnungsgemäß mit anderen am Anhang zusammenzuarbeiten, können Sie auch Besprechungen mit anderen Mitgliedern vereinbaren und daran teilnehmen. Outlook bietet auch die Möglichkeit, Besprechungen über Skype abzuhalten und Ihnen die Möglichkeit zu geben, als Team an dem Dokument zu arbeiten, Besprechungsnotizen zu demselben Dokument zu machen und problemlos zu kommunizieren.

So planen Sie Besprechungen in Outlook

Es war noch nie einfacher, ein Meeting abzuhalten als in Outlook. Sie richten das Meeting ein und mit wenigen Klicks werden Ihre Teammitglieder zur Videokonferenz weitergeleitet. Outlook stellt auch eine direkte Verbindung zu Skype her, um noch mehr Meeting-Tools bereitzustellen.

  1. Klicken Sie in Outlook auf der Registerkarte Startseite auf die Schaltfläche Neue Elemente.
  2. Wählen Sie im Dropdown-Menü Besprechung aus. Im Besprechungsfenster müssen Sie Skype-Besprechung beitreten auswählen.
  3. Fügen Sie alle gewünschten Details hinzu, z. B. den Betreff und den Ort des Meetings.
  4. Laden Sie Personen zur Besprechung ein, indem Sie ihre Kontaktinformationen eingeben.

Mit Outlook können Sie auf der Registerkarte Planung überprüfen, wann Ihre eingeladenen Personen frei sind. Mit diesem Tool können Sie sehen, wann der beste Zeitpunkt für die Durchführung Ihres Meetings ist.

Sobald Sie den perfekten Zeitpunkt ausgewählt haben, senden Sie die Einladung an Ihre Teammitglieder und beginnen Sie mit der Zusammenarbeit.

So erstellen Sie Aufgaben und To-Do-Listen in Outlook

Bei Verwendung von Outlook wird das Erstellen von Aufgaben und To-Do-Listen zum Kinderspiel. Wenn Sie Ihre Besorgungen oder Ziele für den Tag auflisten, können Sie alles sehen, was Sie erledigen müssen. Es hilft Ihnen dabei, die richtigen Schritte zu unternehmen, um Aufgaben zu erledigen und Ihre eigene Zeit zu verwalten.

  1. Wählen Sie Neue Elemente → Aufgabe oder drücken Sie einfach die Strg-Taste + Shift + K Tastaturkürzel.
  2. Geben Sie im Feld Betreff einen Namen für die Aufgabe ein. Wir empfehlen Ihnen, den Aufgabennamen kurz zu halten und stattdessen die Details im Beschreibungsfeld zu erweitern.
  3. Wenn es ein festes Start- oder Enddatum gibt, legen Sie das Startdatum und/oder Fälligkeitsdatum fest. Bei Bedarf können Sie auch eine Erinnerung einrichten.
  4. Stellen Sie bei Bedarf die Priorität der Aufgabe mithilfe der Auswahl Priorität höher oder niedriger ein.
  5. Wenn Sie mit dem Einrichten der Aufgabe fertig sind, klicken Sie auf Aufgabe → Speichern und schließen.

So erstellen Sie Filter in Outlook

Egal wie gut Ihr Postfach organisiert ist, manchmal ist es unmöglich, durch Hunderte von E-Mails zu scrollen, nur um die gewünschte zu finden. Wenn Sie schnell eine E-Mail finden müssen, ist die Suchfunktion mit Filtern das beste Tool für diese Aufgabe.

  1. Klicken Sie zunächst auf die Suchleiste, die sich über der Konversationsliste befindet.
  2. Geben Sie den Betreff, die Adressen oder die Phrasen ein, die in der E-Mail enthalten sind, die Sie suchen möchten.
  3. Erweitern oder grenzen Sie Ihre Suche ein, indem Sie Ihre Suchoptionen auswählen: Alle Postfächer, Aktuelles Postfach, Aktueller Ordner, Unterordner oder Alle Outlook-Elemente.
  4. Wählen Sie im Abschnitt Verfeinern die Kriterien aus, mit denen Sie Ihre Suche eingrenzen können. Die Kategorien können wie folgt zusammengefasst werden:
    1. Von: Begrenzt auf E-Mails von einer bestimmten Person.
    2. Betreff: Es werden nur Ergebnisse angezeigt, die auf dem Betreff basieren.
    3. Hat Anhänge: Es werden nur Ergebnisse angezeigt, die Anhänge haben.
    4. Kategorisiert: Es werden nur Ergebnisse angezeigt, die in eine bestimmte Kategorie fallen.
    5. Diese Woche: Grenzen Sie die Ergebnisse basierend auf dem Zeitpunkt des Eingangs ein. Es gibt auch andere Kriterien wie „Heute“, „Gestern“, „Diese Woche“, „Letzte Woche“, „Dieser Monat“, „Letzter Monat“, „Dieses Jahr“ oder „Letztes Jahr“.
    6. Gesendet an: Zeigt nur Nachrichten an, die entweder an Sie, nicht direkt an Sie oder an einen anderen Empfänger gesendet wurden.
    7. Ungelesen: Es werden nur ungelesene Ergebnisse angezeigt.
    8. Markiert: Es werden nur von Ihnen markierte Nachrichten angezeigt.
    9. Wichtig: Es werden nur als wichtig markierte Nachrichten angezeigt.
    10. Mehr: Dadurch werden einige erweiterte Kriterien wie Cc und Empfindlichkeit geöffnet.
  5. Nachdem Sie die Kriterien ausgewählt haben, wählen Sie Letzte Suchanfragen, um die Suche erneut auszuführen. Beachten Sie, dass nur die Abfragen gespeichert werden, nicht die Ergebnisse.

So erstellen Sie Kategorien, Flags und Farben in Outlook

Outlook ermöglicht Ihnen die Erstellung Ihrer eigenen einzigartigen Kategorien wie Finanzen, Privat, Geschäftlich usw. Mit Outlook bleiben Sie in jedem Aspekt Ihres Lebens auf dem Laufenden und organisiert.

So weisen Sie einer E-Mail eine Kategorie zu

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Nachricht, die Sie in eine Kategorie sortieren möchten, und wählen Sie im Kontextmenü Kategorisieren aus.
  2. Erstellen oder wählen Sie eine Kategorie aus, in die die E-Mail eingefügt werden soll. Sie können einen Artikel auch mehreren Kategorien zuordnen.

So erstellen Sie Farbkategorien

Zunächst werden die Kategorien in Outlook mit allgemeinen Farben benannt und in der Tabellenansicht, beispielsweise in Ihrem Posteingang, angezeigt. Indem Sie jeder Kategorie einen anderen Namen und eine andere Farbe geben, erleichtern Sie die Organisation und Identifizierung aller vorhandenen Informationen.

  1. Navigieren Sie in Outlook zu Startseite → Kategorisieren → Alle Kategorien .
  2. Wählen Sie Farbkategorie und klicken Sie dann auf Umbenennen.
  3. Geben Sie einen passenden Titel für die ausgewählte Kategorie ein. Wenn Sie die Farbe der Kategorie ändern möchten, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Farbe.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, wenn Sie fertig sind.

So erstellen Sie Flags

how to create flags in outlook
Sie können nicht nur alle Ihre E-Mails kategorisieren, sondern auch Markierungen für bestimmte Ereignisse, Notizen und alles andere setzen, woran Sie erinnert werden müssen.

  1. Wählen Sie die E-Mail aus, die Sie kennzeichnen möchten. Beachten Sie, dass die Flags Follow Up nur für umsetzbare Elemente verwendet werden.
  2. Klicken Sie auf das Symbol Flagge. Es sollte rot werden und in der Kopfzeile der E-Mail erscheint eine Folgenachricht.
  3. Um die Markierung zu entfernen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die E-Mail und wählen Sie im Dropdown-Menü Nachverfolgung → Als abgeschlossen markieren aus Speisekarte.

So verwenden Sie Erinnerungen in Outlook

Erinnerungen sind eine erweiterte Version von Flags. Outlook sendet automatisch Pop-ups mit Erinnerungen, die Sie in Ihrem Kalender festgelegt haben, um Sie darüber zu informieren, wann Ihre geplanten Ereignisse anstehen.

So richten Sie eine Erinnerung für Nachrichten ein

  1. Gehen Sie zu Ihrer Nachrichtenliste.
  2. Wählen Sie die Nachricht aus, an die Sie erinnert werden möchten.
  3. Klicken Sie in der Symbolleiste oben auf dem Bildschirm auf Folgen → Erinnerung hinzufügen.
  4. Sie können Ihren Erinnerungen Informationen wie Uhrzeit, Datum und Beschreibung hinzufügen.
  5. Wenn Sie mit dem Einrichten der Erinnerung fertig sind, wählen Sie OK.
  6. In der Nachricht erscheint ein Alarmsymbol – das zeigt an, dass die Erinnerung erfolgreich gesendet wurde.
  7. Wenn Sie den Zeitpunkt Ihrer Erinnerung ändern müssen, klicken Sie auf Nachverfolgung → Erinnerung und bearbeiten Sie dann eine der Optionen Einzelheiten. Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu speichern.

So richten Sie eine Erinnerung für Aufgaben ein

  1. Gehen Sie zum unteren Bildschirmrand und wählen Sie Aufgaben. Sie können auch zu Startseite → Aufgabenliste navigieren, um Aufgaben anzuzeigen.
  2. Wählen Sie die Aufgabe in der Liste aus, an die Sie erinnert werden möchten.
  3. Wählen Sie in der Gruppe Follow-Up die Aufgabe und einen Zeitrahmen aus, um Ihre Frist einzuhalten. Klicken Sie auf OK, um die Erinnerung zu speichern.
  4. Wenn Sie eine Aufgabenerinnerung entfernen möchten, gehen Sie zur Gruppe Aufgabe verwalten und wählen Sie Aus Liste entfernen.

So verwerfen Sie Erinnerungen an vergangene Ereignisse

  1. Wählen Sie Datei → Optionen → Erweitert.
  2. Stellen Sie im Abschnitt Erinnerungen sicher, dass Erinnerungen für vergangene Ereignisse automatisch schließen ausgewählt ist.

So ignorieren Sie Konversationen in Outlook

Konversationen sind eine großartige Möglichkeit, Ihre E-Mails zu organisieren. Hierbei handelt es sich um E-Mails, die nach Betreff gruppiert und chronologisch geordnet sind. Manchmal können sich diese Gespräche häufen und irrelevant werden, was zu Unordnung in Ihrem Postfach führt.

In diesem Fall können Sie jede Konversation, die nicht mehr mit Ihnen in Zusammenhang steht, einfach ignorieren/stumm schalten.

  1. Wählen Sie die Konversation aus, die Sie ignorieren möchten, oder eine beliebige E-Mail im Thread.
  2. Klicken Sie auf Ignorieren.
  3. Wählen Sie Konversation ignorieren aus, um den Vorgang abzuschließen.
    • Wenn es dort nicht erscheint, geraten Sie nicht in Panik. Das Kontrollkästchen wird nicht angezeigt, wenn Sie zuvor das Kontrollkästchen Diese Meldung nicht mehr anzeigen aktiviert haben. Deaktivieren Sie es also einfach.
  4. Um weiterhin Updates zu einer Konversation zu erhalten, die Sie zuvor stummgeschaltet haben, deaktivieren Sie einfach das Kontrollkästchen.

So bereinigen Sie Ihren Outlook-Posteingang

Wenn Sie sie unbeachtet lassen, werden alte Nachrichten, die für Ihr Leben nicht mehr relevant sind, Ihren Posteingang überladen. Um dies zu verhindern, wird empfohlen, Ihren Posteingang mindestens einmal im Monat zu bereinigen.

  1. Wählen Sie zunächst eine Konversation aus, die Sie bereinigen möchten. Stellen Sie sicher, dass das Gespräch keine wichtigen Informationen enthält, die Sie behalten möchten.
  2. Klicken Sie auf Aufräumen → Konversation aufräumen.
  3. Wählen Sie abschließend noch einmal Aufräumen aus, wenn das Popup-Fenster auf Ihrem Bildschirm erscheint.

So deaktivieren Sie die automatische Archivierung in Outlook

Das Archivieren von E-Mails ist wichtig, um glaubwürdig und organisiert zu bleiben. Outlook archiviert Ihre Dateien jedoch automatisch und versucht, die Dateigröße zu reduzieren, indem alte E-Mails entfernt und in einer separaten Datei abgelegt werden. Sie sollten dies so schnell wie möglich deaktivieren, um den Verlust wichtiger Informationen zu vermeiden.

  1. Öffnen Sie Outlook und navigieren Sie dann zu Datei → Optionen → Erweitert.
  2. Klicken Sie im Abschnitt AutoArchivierung auf AutoArchivierungseinstellungen.
  3. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen AutoArchivierung alle n Tage ausführen deaktiviert ist. Dadurch wird sichergestellt, dass die automatische Archivierung nicht in Ihrem E-Mail-Posteingang erfolgt.

So verwalten Sie Regeln in Outlook

Eine Regel erstellen

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Nachricht in Ihrem Posteingang oder wählen Sie einen E-Mail-Ordner aus und klicken Sie auf Regeln.
  2. Wählen Sie eine Option, die zu Ihnen passt. Beachten Sie, dass Outlook immer empfiehlt, eine Regel basierend auf Empfänger und Absender zu erstellen. Um weitere Optionen zu erhalten, wählen Sie Regel erstellen.
  3. Wählen Sie im sich öffnenden Dialogfeld „Regel erstellen“ eine oder mehrere Bedingungen aus dem Abschnitt „Wenn ich eine E-Mail mit allen ausgewählten Bedingungen erhalte,“ aus.
  4. Im Abschnitt „Machen Sie Folgendes aus,“ haben Sie folgende Optionen:
    1. Legen Sie eine Regel fest, um eine Nachricht in einen Ordner zu verschieben
    2. Spielen Sie einen ausgewählten Sound ab
    3. Anzeige im neuen Artikelwarnungsfenster
  5. Klicken Sie auf OK, um Ihre Regel zu speichern.

Regeln mit dem Regelassistenten erstellen

Normalerweise gibt es drei Regeln, die Sie mit dem Regelassistenten erstellen können.

  • Regel „Organisiert bleiben“: Diese Regel hilft beim Filtern und Verfolgen von Nachrichten.
  • Regel „Auf dem neuesten Stand bleiben“: Diese Regel benachrichtigt Sie, wenn eine Nachricht bestimmte Kriterien erfüllt.
  • Benutzerdefinierte Regeln: Dies sind Regeln, die ohne Vorlage erstellt wurden.

Um eine Regel mit dem Regelassistenten in Outlook zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Gehen Sie zur letzten Seite des Regelassistenten und geben Sie Ihrer Regel einen Namen.
  2. Wenn Sie die Regel auf die Nachrichten anwenden möchten, die Sie bereits erhalten haben, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diese Regel jetzt auf Nachrichten ausführen, die sich bereits im „Posteingang“ befinden.„
  3. Beachten Sie, dass die Regel standardmäßig immer aktiviert ist. Sie können das Kontrollkästchen deaktivieren, wenn Sie nicht möchten, dass die Regel angewendet wird.
  4. Klicken Sie auf Fertig stellen, um die Regel zu speichern und zu aktivieren.

Regeln manuell ausführen

  1. Wählen Sie auf der Registerkarte Datei die Option Regeln und Warnungen verwalten aus.
  2. Wählen Sie als Nächstes auf der Registerkarte E-Mail-Regeln die Option Regeln jetzt ausführen aus.
  3. Wählen Sie im Dialogfeld „Run Rules Now“ (Run-Regeln jetzt ausführen) im Abschnitt Select Rules to Run die Regeln aus, die Sie ausführen möchten.
  4. Im Feld Im Ordner ausführen können Sie einen anderen Ordner auswählen, indem Sie Durchsuchen wählen, den Ordner auswählen und auf < klicken t4>OK.
  5. Akzeptieren Sie die Standardeinstellungen aller Nachrichten in der Liste Apply-Regeln auf. Sie können auch ungelesene Nachrichten auf „Lesen“ umstellen.
  6. Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche Jetzt ausführen.

Eine Regel löschen

Regeln werden immer erstellt, um die Arbeit und Organisation zu erleichtern. Wenn die Regel jedoch keinen Sinn mehr ergibt, lohnt es sich, sie zu löschen, um Ihren Slate organisiert zu halten.

Um eine Regel in Outlook zu löschen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Öffnen Sie die Registerkarte Datei und wählen Sie Regeln und Warnungen verwalten aus.
  2. Wechseln Sie im Dialogfeld „Regeln und Warnungen“ zur Registerkarte E-Mail-Regeln und wählen Sie die Regel aus, die Sie löschen möchten.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen und dann auf OK.

So stellen Sie „Abwesend“ in Outlook ein

Abwesend sendet eine automatische Antwort auf eingehende E-Mails, wenn Sie für längere Zeit nicht an Ihrem Computer sind. Auf diese Weise wissen die Leute, wann sie Sie kontaktieren müssen oder warum Sie nicht auf Nachrichten antworten.

  1. Öffnen Sie Outlook und klicken Sie auf Datei → Automatische Antworten (Abwesend).
    • Wenn diese Option nicht angezeigt wird, sind Sie nicht mit einem Exchange-Konto angemeldet.
  2. Wählen Sie die Option Automatische Antworten senden.
  3. Legen Sie einen Datumsbereich für Ihre automatischen Antworten fest, indem Sie das Kontrollkästchen Nur in diesem Zeitraum senden: aktivieren. Andernfalls müssen Sie sie manuell deaktivieren.
  4. Geben Sie Ihre automatischen Antworten in die Registerkarten Innerhalb meiner Organisation und Außerhalb meiner Organisation ein. Sie können eine der Registerkarten leer lassen, wenn Sie keine automatisierten Nachrichten an Personen innerhalb oder außerhalb Ihrer Organisation senden möchten.
    • Hinweis: Um zu vermeiden, dass Sie auf Spam antworten, wird empfohlen, nur „Meine Kontakte“ auszuwählen.
  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um Ihre Einstellungen zu speichern.

So planen Sie eine E-Mail in Outlook

Manchmal möchten Sie Nachrichten nicht sofort senden. Um eine E-Mail zu planen oder zu verzögern, führen Sie die folgenden Schritte aus.

  1. Verfassen Sie Ihre Nachricht. Bevor Sie es als E-Mail senden, wählen Sie im Menüband in der Gruppe Tags den Pfeil Weitere Optionen aus.
  2. Klicken Sie unter Lieferoptionen auf das Kontrollkästchen Nicht liefern vor. Jetzt können Sie das Lieferdatum und die Lieferzeit manuell festlegen.
  3. Klicken Sie auf Schließen.
  4. Schreiben Sie Ihre Nachricht weiter oder klicken Sie auf Senden. Outlook speichert diese E-Mail automatisch und stellt sie zum von Ihnen festgelegten Datum und zur festgelegten Uhrzeit an die Empfänger zu.

So blockieren Sie einen Absender in Outlook

Möchten Sie den Empfang von Nachrichten von jemandem beenden? Sie können sie ganz einfach zu Ihrer Sperrliste hinzufügen und verhindern, dass sie Sie über Outlook erreichen. E-Mails von blockierten Absendern werden automatisch in das Junk-Postfach verschoben, sodass Ihre Posteingänge sauber bleiben.

  1. Wählen Sie in der Nachrichtenliste eine beliebige Nachricht des Absenders aus, den Sie blockieren möchten.
  2. Wählen Sie in der Outlook-Menüleiste Nachricht → Junk-Mail aus → Absender blockieren.
  3. Outlook speichert automatisch die E-Mail-Adresse des Absenders und fügt sie Ihrer Liste blockierter Absender hinzu. Beachten Sie, dass Absender pro Konto gesperrt werden, was bedeutet, dass nur das Konto betroffen ist, das Sie gerade verwenden.

So beheben Sie Probleme mit Microsoft Outlook Mobile

Es gibt einige Hauptprobleme, auf die Benutzer bei Outlook Mobile stoßen. Wir werden einige der häufigsten Probleme und die Schritte zur Behebung dieser Probleme durchgehen.

Outlook-App stürzt ab

  1. Wenn die Outlook-App jedes Mal abstürzt, wenn Sie sie öffnen, versuchen Sie, den Browser-Cache auf Ihrem Gerät zu leeren:
    1. So leeren Sie den Browser-Cache auf Android (Google)
    2. So leeren Sie den Browser-Cache unter iOS (Apple)
  2. Nachdem Sie Ihren Browser-Cache vollständig geleert haben, entfernen Sie die Outlook-App von Ihrem Gerät und installieren Sie sie erneut.

Anmeldung bei der Outlook-App nicht möglich

  • Überprüfen Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Anmeldeinformationen korrekt eingeben. Versuchen Sie bei Bedarf, Ihr Passwort zurückzusetzen.
  • Stellen Sie sicher, dass Ihr E-Mail-Konto unterstützt wird. Sie können Konten nur über Exchange Online, Exchange Server, Office 365 und Outlook zu Outlook hinzufügen.com, Yahoo! Mail, Gmail und iCloud.
  • Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Art von E-Mail Sie haben, wenden Sie sich an Ihren E-Mail-Anbieter, Internetdienstanbieter (ISP) oder Ihr Support-Team am Arbeitsplatz.
  • Wenn Sie sich nicht bei einem bereits erstellten Konto anmelden können, entfernen Sie Ihr Konto und fügen Sie es erneut zur Outlook-App hinzu.

Die Outlook-App kann nicht installiert werden

Sie müssen einige Dinge tun, um die mobile Outlook-App auf Ihrem Gerät zu installieren.

  • Sie müssen über ein mobiles Gerät verfügen, das die Anforderungen der zu installierenden Anwendung erfüllt. Sie können diese Anforderungen auf der Installationsseite im App Store oder Google Play Store überprüfen.
  • Sie müssen über genügend verfügbaren Speicherplatz verfügen, der der Größe der Outlook-App entspricht.
  • Zum Herunterladen der Outlook-App ist eine funktionierende Internetverbindung wie WLAN oder mobile Daten erforderlich.

Kontakte und Kalender werden nicht synchronisiert

Ihre Kontakte und Ihr Kalender werden nicht synchronisiert, wenn Sie Ihre E-Mail als POP- oder IMAP-Konto einrichten. In diesem Fall müssen Sie ein Exchange ActiveSync-Konto erstellen. Sie müssen außerdem überprüfen, ob Ihre E-Mail-App die Berechtigung hat, auf Ihren Kalender und Ihre Kontakte zuzugreifen.

Wenn Ihre E-Mail auf einem Computer ordnungsgemäß funktioniert, liegt das Problem höchstwahrscheinlich an Ihrer E-Mail-App. Wenn das Problem bei Ihrer App liegt, müssen Sie sich an deren Supportteam wenden. Wenn Sie beispielsweise Probleme mit der iOS-Mail-App haben, wenden Sie sich an den Apple-Support , um das Problem zu bewerten und zu beheben.

Für einen einfacheren Zugriff und eine bessere Verwaltung Ihrer Kontakte und Kalender wird empfohlen, die Outlook Mobile-App herunterzuladen und zu installieren.

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