[9] Möglichkeiten, wie Sie mit Microsoft Office besser organisiert sind

Obtenez un style de vie plus organisé avec Microsoft Office en utilisant les méthodes que nous avons détaillées dans cet article.

Si votre vie personnelle, professionnelle ou académique a besoin d'organisation, vous n'êtes pas seul. La désorganisation chronique met de nombreuses personnes à l’écart. Cela arrête la productivité et provoque le chaos.

Si vous n'êtes pas organisé, il est plus difficile de rester conscient de vos contraintes de temps, de vos contraintes de temps ou même du budget que vous avez mis de côté pour vos besoins de base.

Aujourd'hui, vous pouvez apprendre à utiliser la suite logicielle Microsoft Office pour mieux vous organiser dans tous les domaines de votre vie. Peu importe si vous utilisez Office à la maison ou si vous en avez besoin pour des raisons professionnelles.

La suite peut vous aider de plusieurs manières.

Utilisez les applications Microsoft pour la maison, le travail ou l'école

Grâce à la suite logicielle populaire de Microsoft, Microsoft Office 2019 , vous pouvez vous organiser en quelques étapes simples.

Une fois que vous serez habitué à Word, PowerPoint, Excel et Outlook, vous découvrirez d'autres façons d'utiliser les programmes. Organisez facilement votre maison, votre lieu de travail, vos projets scolaires ou votre salle de classe.

Que vous utilisiez l' édition familiale et étudiante simplifiée ou la version professionnelle riche en fonctionnalités , Office peut vous aider à rester organisé.

Les applications classiques telles que Word, Excel et PowerPoint sont disponibles universellement dans toutes les versions. Les utilisateurs de Windows 10 bénéficient également d'un accès gratuit à OneNote.

Mettez vos affaires en ordre rapidement

Voici neuf façons dont Microsoft Office vous permet de mieux vous organiser tout au long de l'année.

1. Excel - pour la gestion de votre feuille de calcul budgétaire

Qui ne pourrait pas bénéficier de voir toutes ses dépenses s’additionner régulièrement ? Utilisez Microsoft Excel pour suivre les factures et leurs dates d'échéance. Vous pouvez suivre diverses informations sur vos finances, avec des colonnes et des formules entièrement personnalisables.

Voyez comment l'argent que vous gagnez est dépensé chaque mois en créant un budget que vous pouvez facilement suivre. Personnalisez les cellules avec de nouvelles données sans avoir à tout reformuler. En utilisant Excel, vous obtiendrez un meilleur contrôle de vos finances lorsque vous comparerez ce qui sort à ce qui entre.

Ajoutez le mode de paiement, la date et l'heure, ainsi que des notes concernant l'achat pour savoir exactement où est passé votre argent. Budgétisez votre façon d’accumuler de la richesse ou de mettre de l’argent de côté. Faites de meilleurs choix financiers pour vous assurer de ne jamais dépenser trop pendant les périodes difficiles.

2. Word – pour rester en contact avec vos collègues, votre famille et vos amis

Utilisez Outlook pour envoyer des e-mails, des photos et des pièces jointes aux personnes avec lesquelles vous interagissez le plus. Vous pouvez stocker leurs coordonnées dans le client de messagerie et utiliser le carnet d'adresses chaque fois que vous avez besoin de les appeler ou d'envoyer quelque chose à leur adresse physique.

Lorsque vous utilisez Office 365, vous avez également accès à des fonctionnalités collaboratives. Cela vous donne la possibilité de travailler avec vos collègues ou camarades de classe sur des documents, le tout en temps réel. Consultez les modifications qu'ils apportent, discutez dans l'application et créez des projets mieux que jamais.

3. Prenez une longueur d'avance avec les modèles

Les modèles sont inclus dans la plupart des applications Office. Ils vous aident à mettre en place correctement un projet sans avoir à le construire à partir de zéro. Cela facilite la création d'un nouveau projet et vous apprend comment le logiciel fonctionne pour vos projets futurs.

Téléchargez des modèles sur le site Web officiel des modèles Microsoft ou trouvez d' excellents modèles Office dans notre centre d'aide.

4. Outlook - pour gérer votre calendrier et vos horaires

Avec Outlook, vous disposez d'un calendrier intégré pour organiser des événements et des calendriers. L'interface d'initiative vous permet d'ajouter rapidement un événement à venir, comme un rendez-vous chez le médecin ou la date limite d'un projet, puis de le gérer facilement. Configurez des rappels de calendrier pour vous assurer de ne jamais oublier ce qui vous attend.

Vous pouvez afficher côte à côte vos calendriers personnels et professionnels pour les comparer et voir où vous avez du temps libre ou où les engagements se chevauchent. Vous ne vous engagerez pas dans deux choses à la fois et vous trouverez même des occasions de vous reposer et de vous détendre.

L’avantage d’utiliser un calendrier numérique par rapport à un calendrier physique est son incroyable accessibilité. Vous pouvez voir et modifier votre calendrier Outlook où et quand, depuis n'importe quel appareil compatible.

5. Ne manquez jamais une réunion

Semblable aux calendriers, Outlook vous aide également à organiser et à mémoriser vos réunions. Démarrez une réunion depuis Outlook, invitez des personnes et rappelez à tout le monde quand ils doivent y assister.

Outlook s'intègre à certains des outils de réunion les plus populaires, notamment Microsoft Teams, Skype Entreprise et Zoom. Si votre équipe utilise une ou plusieurs de ces applications, vous avez accès à une expérience fluide.

6. OneNote – Prenez des notes organisées

Que vous souhaitiez noter rapidement une idée ou créer des notes organisées pour votre travail ou vos projets scolaires, OneNote est la bonne application à utiliser. Créez des catégories, des dossiers, des pages et des notes de manière organisée, utilisez les fonctionnalités d'encrage numérique pour rendre vos notes plus naturelles et connectées.

OneNote, contrairement à Word, a été créé spécifiquement pour prendre des notes. Il est simplifié et comprend tout ce dont vous avez besoin pour un ordinateur portable numérique tout-en-un. Enregistrez vos notes OneNote, modifiez-les hors ligne et en ligne, et partagez-les avec d'autres. Vous pouvez même insérer des médias tels que des images, des vidéos et des liens.

7. Microsoft To-Do – pour terminer vos tâches

Vous vivez une vie bien remplie ? Facilitez-vous la tâche avec Microsoft To-Do. Configurez des tâches, complétées par des rappels, pour vous sentir plus organisé chaque jour. Vous pouvez ajouter des étapes à chaque tâche pour développer davantage ce que vous devez faire.

To-Do peut être utilisé de différentes manières, en même temps. Avec les catégories de tâches, vous pouvez séparer le travail, la vie et les loisirs sans avoir à passer à un autre programme. Vos tâches sont accessibles et modifiées de n'importe où à l'aide d'un appareil compatible. Vous pouvez même ajouter une tâche ou marquer une tâche précédente comme terminée lors de vos déplacements avec les applications Microsoft To-Do.

Si nécessaire, vous pouvez également envoyer par courrier électronique ou imprimer vos listes de tâches pour les partager.

8. Rappels de suivi

Outlook vous permet d'ajouter une balise de rappel de suivi aux e-mails que vous envoyez. Cela signifie qu'un rappel sera ajouté à la liste des tâches du destinataire pour garantir qu'il vous répondra au sujet de votre message.

Cette fonctionnalité ne vous facilite pas seulement la vie, en réduisant le besoin de contacter les autres et de les déranger pour le suivi. Cela leur rend également la vie beaucoup plus pratique, sachant qu'ils n'ont pas à noter eux-mêmes le suivi, car Outlook s'en est déjà occupé.

Un conseil de pro : assurez-vous que vos destinataires acceptent de recevoir ce drapeau. Certaines personnes trouvent gênant de gérer des tâches automatiques.

9. Apprivoisez votre boîte de réception Outlook

Les e-mails font partie intégrante de la vie professionnelle. Vous recevez des e-mails de clients, de votre école, de votre espace de travail et des applications importantes que vous utilisez. Cependant, vous recevez également de nombreux messages personnels, newsletters et courriers indésirables. Heureusement, Outlook dispose d'un filtre automatique pour créer une boîte de réception ciblée pour vous, vous montrant uniquement les messages les plus importants au lancement.

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