Dies ist Ihr ultimativer Excel-Leitfaden für Anfänger.
Excel ist ein leistungsstarkes und dennoch komplexes Programm. Aber es kann auch für Anfänger einschüchternd sein.
Dieser Blogbeitrag bietet Ihnen ein leicht verständliches Tutorial mit Tipps und Tricks für den Einstieg in Microsoft Excel. Darin erfahren Sie
- Die wichtigen Grundlagen zu Excel
- Fortgeschrittenere Techniken, um sicherzustellen, dass Sie alles richtig machen
- Wichtige Excel-Verknüpfungen
Was ist Microsoft Excel? Wofür wird es verwendet?
Excel wurde Mitte der 80er Jahre als Tabellenkalkulationsprogramm entwickelt, mit dem Unternehmen ihre Buchhaltung erledigen und Daten organisieren konnten.
Excel gehört jetzt Microsoft und ist mehr denn je als eigenständige Versionen sowie als Teil der Office-Suite verfügbar und Microsoft 365-Abonnements.
Excel kann auf verschiedenen Plattformen (Desktop, online oder über eine mobile App) verwendet werden und verfügt über eine Bibliothek integrierter Tools und Funktionen, mit denen nahezu alles erreicht werden kann.
Excel ist so leistungsstark, dass es von Unternehmen und Fachleuten überall verwendet wird, um Daten zu analysieren, Finanztabellen zu verwalten, Informationen zu organisieren und sogar als leistungsstarker Geld-Tracker zu dienen.
Excel kann aus persönlichen oder beruflichen Gründen verwendet werden. Unternehmen jeder Größe können Hilfe bei der Gehaltsabrechnung, Steuern, Finanzen Bestandsverwaltung und mehr erhalten.
Heimanwender können Budgets erstellen, Checklisten erstellen, Ausgaben im Auge behalten, Ihr Gewicht überwachen und vieles mehr!
Wenn Sie einen Computer verwenden, werden Sie wahrscheinlich von der Integration von Excel in Ihr tägliches Leben profitieren.
Mit diesem Leitfaden können Sie die Grundlage schaffen, die Sie benötigen, um mit Hilfe von Microsoft Excel eine besser organisierte und effizientere Person zu werden.
Die Grundlagen von Excel
Excel verwendet ein Tabellenkalkulationssystem, mit dem Sie Zahlen, Formeln, Text und andere visuelle Elemente eingeben können. Wenn Sie ein neues Projekt starten, erstellen Sie eine sogenannte Arbeitsmappe.
In einer Arbeitsmappe können Sie bis zu 255 einzelne Blätter erstellen und speichern. Jedes Blatt ist in Zellen unterteilt und in Spalten und Zeilen sortiert.
Excel-Formeln
Mit den Formeln in Excel können Sie mithilfe Ihrer Datenzellen schnell genaue Berechnungen durchführen. Sie müssen nicht mehr im Kopf rechnen – Excel übernimmt das für Sie.
Bei einer Vielzahl von Formeln kann es schwierig sein zu wissen, welche Sie sich zuerst merken sollten, um effizient mit Ihren Daten arbeiten zu können.
Wenn Sie gerade erst mit Excel beginnen und etwas möchten, mit dem Sie sich schnell vertraut machen können, können Sie sich auf diese einfachen Formeln verlassen!
- Beginnen Sie die Formel mit einem Gleichheitszeichen (=) – Bevor Sie mit der Eingabe einer der folgenden Formeln beginnen können, müssen Sie ein Gleichheitszeichen in die Ausgabezelle eingeben. Dies signalisiert Excel, dass Sie eine Formel eingeben.
- Addition – Fügen Sie schnell zwei Zellen mit dem Pluszeichen hinzu (+). Wenn Sie beispielsweise den Wert der Zellen A3 und B3 addieren möchten, geben Sie „=A3+B3“ ein.
- Subtraktion – Ebenso können Sie den Wert einer Zelle von einer anderen Zelle subtrahieren, indem Sie den Bindestrich (-) verwenden. Wenn Sie beispielsweise den Wert der A3-Zelle von der B3-Zelle abziehen möchten, geben Sie „=B3-A3“ ein.
- Multiplikation – Multiplizieren Sie die Werte von Zellen mit dem Sternchensymbol (*). Wenn Sie beispielsweise die Zelle A3 mit 5 multiplizieren möchten, verwenden Sie die Formel „=A3*5“.
- Division – Um die Werte von zwei oder mehr Zellen zu dividieren, verwenden Sie das Schrägstrichzeichen (/). Um beispielsweise A3 durch B3 zu teilen, würden Sie „=A3/B3“ verwenden.
Formeln können mit Zellen in Ihrem Blatt und auch mit Zahlen verwendet werden, die nicht an das Blatt gebunden sind. Sie können beispielsweise einen beliebigen Wert zu einer bereits vorhandenen Zelle hinzufügen oder die Werte zweier Zellen mit der Additionsformel addieren.
Wichtige Excel-Funktionen
Excel-Funktionen können Ihnen Zeit und Energie sparen, wenn Sie Aufgaben wie das Addieren von Zellen erledigen. Ein gutes Beispiel hierfür ist die SUMME-Funktion, die nicht die Verwendung eines zusätzlichen +-Zeichens erfordert, um alle Ihre Zahlen an einer Stelle zusammenzufassen.
Es gibt noch andere tolle Funktionen, die auch andere Arten von Berechnungen für Sie durchführen!
Die Liste der komplexen Funktionen, die man in Excel benötigen könnte, ist endlos.
Wenn Sie jedoch gerade erst anfangen, finden Sie hier einige, die Ihnen das Verständnis erleichtern und Zeit sparen.
- SUM – Die SUM-Funktion wird verwendet, um die Summe der Werte aus einer Gruppe von Spalten oder Zeilen zu ermitteln. Bei Verwendung werden alle Werte aus dem angegebenen Bereich addiert. Syntax: =SUM(Zelle1:Zelle2).
- AVERAGE – Mit der AVERAGE-Funktion kann der Durchschnittswert einer beliebigen Anzahl von Zellen berechnet werden. Syntax: =AVERAGE(Cell1:Cell2).
- IF – Die IF-Funktion prüft auf eine logische Bedingung. Wenn diese Bedingung wahr ist, wird der Wert zurückgegeben. Syntax: =IF(logical_test, [value_if_true], [value_if_false]).
- VLOOKUP – VLOOKUP ist eine Funktion in Excel, die nach einem bestimmten Wert in einer Spalte sucht und einen Wert aus einer anderen Spalte zurückgibt. Syntax: =VLOOKUP(value, table, col_index, [range_lookup]).
- CONCATENATE – Mit der CONCATENATE-Funktion können Sie Daten aus mehreren Zellen in einer Zelle kombinieren. Sie können beispielsweise Vor- und Nachnamen kombinieren. Syntax: =CONCATENATE (text1, text2, [text3], .)
- AND – Die UND-Funktion prüft, ob etwas wahr oder falsch ist. Es kann mehr als zwei Dinge überprüfen, wenn Sie die Werte durch ein Komma trennen. Syntax: =AND(logisch1, [logisch2], .)
- INDEX – Die INDEX-Funktion gibt den Wert an einer bestimmten Stelle in einem Bereich oder Array zurück. Sie können damit einzelne Werte oder ganze Zeilen und Spalten finden. Syntax: =INDEX (array, row_num, [col_num], [area_num]).
Es gibt Hunderte anderer Funktionen in Excel, aber Sie können sich unmöglich alle am ersten Tag merken.
Stellen Sie sicher, dass Ihr Gehirn jeden Tag trainiert wird, indem Sie Kernfunktionen wiederholen und neue kennenlernen. Oft schleicht Microsoft mit jedem Excel-Upgrade auch ein paar neue Funktionen ein.
Excel-Tipps und Tricks für Anfänger
Da Sie nun die Grundlagen kennen, können wir uns mit einigen Techniken befassen, die Ihnen das Arbeiten in Excel erheblich erleichtern.
Nutzen Sie die Symbolleiste für den Schnellzugriff
Eine der beliebtesten Excel-Funktionen ist die Symbolleiste für den Schnellzugriff. Excel-Veteranen, die die App schon seit Jahren nutzen, sollten auch nicht davor zurückschrecken, diese Funktion zu nutzen.
Es beschleunigt Ihren Arbeitsablauf und ermöglicht Ihnen die einfache Verwendung Ihrer Lieblingstools.
Die Symbolleiste für den Schnellzugriff befindet sich oben links im Excel-Fenster.
Wenn Sie zunächst einen Befehl finden, den Sie nicht vergessen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie „Zur Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen“ aus.
Jetzt ist es direkt über die Symbolleiste verfügbar, ohne dass Sie durch ein Menü nach dem anderen in der Multifunktionsleiste navigieren müssen.
Verwenden Sie Filter, um Ihre Daten zu sortieren und zu vereinfachen
Daten können überwältigend sein, wenn man sich viele davon ansieht. Es ist leicht, sich in einem Datenmeer zu verlieren. Filter stellen Ihre Karte wieder her!
Filter helfen Ihnen, nur bestimmte Zellen oder Zeilen mit bestimmten Kriterien anzuzeigen. Auf diese Weise können Sie ganz einfach auswählen, welche Datensätze Sie sehen möchten.
Dies erleichtert die Arbeit und zwingt Sie nicht dazu, endlos zu scrollen, bis Sie die gewünschte Ergebnismenge gefunden haben!
Es gibt Zeilen und Spalten, wobei Filter die Pfeile sind, die Sie zu dem führen, was Sie wollen. Sie können nach Spalte oder Zelle filtern, sodass es keine Begrenzung gibt, wie viele Informationen in diese kleinen Zellen passen.
Doppelte Zellen entfernen
Bei der manuellen Eingabe von Daten kann es immer zu Fehlern kommen – oder sogar, wenn ein Computer dies für Sie erledigt.
Es ist wichtig, Ihre Blätter zu überprüfen und alle doppelten Daten zu entfernen, wenn deren Vorhandensein im Blatt nicht angemessen ist. Excel verfügt über ein spezielles Tool zum Identifizieren von Duplikaten, das Sie verwenden können.
Doppelte Einträge in Excel entfernen
Sie müssen lediglich die Registerkarte „Daten“ im Menüband auswählen und dann unter „Extras“ auf die Schaltfläche „Duplikate entfernen“ klicken.
Es erscheint ein neues Fenster, in dem Sie die Daten bestätigen können, mit denen Sie arbeiten möchten. Voila!
Daten mit AutoFill füllen
Wussten Sie, dass Sie mit Excel Vorhersagetechnologie zu Ihrem Vorteil nutzen können?
Excel kann tatsächlich „lernen“, was Sie normalerweise ausfüllen, und basierend auf diesen Informationen automatisch Vorschläge für Ihre nächste Zelle machen.
Diese Excel-Funktion heißt AutoFill und füllt Daten automatisch aus, wenn Excel glaubt, dass es weiß, was Sie eingeben oder in die Leerstelle eingeben.
AutoFill befindet sich auf der Registerkarte „Daten“ von Excel unter „Extras“. Sie müssen nur die Zelle auswählen, die Excel für Sie ausfüllen soll, und auf die Schaltfläche „AutoFill“ klicken.
Excel zeigt dann vier oder fünf Optionen an, von denen Excel glaubt, dass sie in Ihre leere Zelle eingegeben werden.
Visuelle Wirkung mit bedingter Formatierung hinzufügen
Erhalten Sie Informationen zu Ihrem Blatt auf einen Blick. Durch die bedingte Formatierung werden Werte anhand von Bedingungen getrennt und mit verschiedenen Farben gefüllt, um sie leichter unterscheiden zu können.
Die bedingte Formatierung von Excel verfügt über mehrere Regeln, die Sie anwenden können, um die Daten nach Ihren Wünschen zu formatieren.
Bedingte Formatierung ist ein leistungsstarkes Werkzeug für den cleveren Tabellenkalkulationsersteller.
Die farbcodierten Zellen können Ihnen helfen, Ihre Daten auf einen Blick zu verstehen, und sie sind sogar anpassbar! Ganz gleich, ob Sie benutzerdefinierte Regeln erstellen oder Farben ändern – die bedingte Formatierung lässt Ihre Tabellenkalkulationen nie wieder langweilig aussehen.
Screenshots schnell einfügen
Neuere Versionen von Office-Apps, einschließlich Excel, verfügen über eine Funktion zum schnellen Einfügen von Screenshots.
Keine Notwendigkeit für Screenshot-Apps von Drittanbietern oder komplizierte Systemverknüpfungen. Excel bietet eine einfache und unkomplizierte Möglichkeit, Screenshots ohne großen Aufwand zu erstellen.
Wenn Sie schnell einen Screenshot in Ihre Excel-Tabelle einfügen möchten, gehen Sie zur Registerkarte „Einfügen“, wählen Sie „Screenshot“ und wählen Sie die Miniaturansicht des geöffneten Fensters aus, das Sie einfügen möchten.
Bewegen Sie sich schneller mit Verknüpfungen
Mit Hilfe einer Verknüpfung können Sie bei Ihrer Arbeit in Excel Zeit sparen. Dies ist ideal für Anfänger, die sich noch an die Funktionsweise dieses Programms gewöhnen möchten!
Wie Sie sicher inzwischen erkennen können, ist es unmöglich, jeden einzelnen in diesen Abschnitt einzuordnen.
Wir geben Ihnen jedoch eine Liste wichtiger Verknüpfungen, damit Sie schneller mehr erledigen können!
Hier sind einige der wichtigsten, die sich für Anfänger als nützlich erweisen sollten:
- F1 – Greifen Sie auf das Hilfesystem von Excel zu
- Strg + A – Wählen Sie alle Zellen in der Tabelle aus
- Strg + F – Suchen Sie nach etwas in der Tabelle
- Strg + Umschalt + V – Inhalte einfügen
- Strg + Umschalt + U – Erweitern oder reduzieren Sie die Bearbeitungsleiste
- Strg + Leertaste – Wählen Sie die gesamte Spalte aus
- Umschalttaste + Leertaste – Wählen Sie die gesamte Zeile aus
- Strg + Tab – Zwischen geöffneten Arbeitsmappen wechseln
Wenn Sie nach Tastenkombinationen suchen, ist der Artikel Die nützlichsten Excel-Tastaturkürzel Ihre Anlaufstelle für Lernmaterialien.
Nehmen Sie also Stift und Papier und machen Sie sich bereit, alle nützlichen Excel-Verknüpfungen aufzuschreiben – einige der besten davon stellen wir Ihnen hier vor.
Spalten und Überschriften einfrieren
Wenn Sie durch eine große Tabelle scrollen, kann es schwierig sein, den Überblick zu behalten, in welcher Zeile und Spalte Sie sich befinden.
Dies wird besonders schwierig, wenn es viele Zeilen oder Spalten mit ähnlichen Beschriftungen gibt.
Wenn Sie eine Kopfzeile oder Spalte mit Beschriftungen haben, können Sie diese einfrieren. Auf diese Weise werden die eingefrorenen Zeilen oder Spalten beim Scrollen in Ihrem Blatt nicht verschoben.
Dadurch können Sie immer die Kopfzeile oder Beschriftung einer Zeile sehen, auch wenn Sie tief in Ihre Daten scrollen.
Abschließende Gedanken
Wir hoffen, dass Sie diesen Leitfaden hilfreich und informativ fanden.
Wenn Sie mit Ihren Excel-Kenntnissen vertrauter werden, möchten wir Ihnen dabei helfen, das Beste daraus zu machen, indem wir Ihnen weitere Tipps und Tricks geben, damit Sie ein Profi im Umgang mit der leistungsstarken Tabellenkalkulationssoftware von Microsoft werden.
Da Sie nun die Grundlagen von Microsoft Excel kennen, gibt es viele weitere Ressourcen, die Sie erkunden können. Weitere Artikel zu Excel finden Sie in unserem Hilfecenter. Außerdem gibt es Tipps, wie Sie Microsoft Office optimal nutzen können.
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