Microsoft Teams е приложение, използвано от стотици хиляди уникални екипи, работещи заедно за постигане на споделени цели. Това е напълно безплатно, като същевременно предоставя платформа за вас и вашите колеги за комуникация, координиране на проекти, споделяне на файлове и извършване на работата от разстояние.
Наскоро публикувахме статия за Как да настроите Microsoft Teams , която обсъжда започването със софтуера. Сега е време да се запознаете с него. Днешната част се фокусира върху съвети, трикове и общи насоки за Microsoft Teams за отдалечени работници.
Ако не сте запознати с работата от вкъщи или просто искате някои съвети за повишаване на ефективността си, опитайте да следвате нашите съвети и вижте дали някакви техники ще ви помогнат в работата ви.
Контролен списък за дистанционна работа: Как да останете верни на курса
Нека започнем с някои общи неща , които всеки дистанционен работник трябва да направи, преди да започне един продуктивен ден. Тези съвети ще ви помогнат да създадете подходящо работно пространство и да се впуснете в играта дори от комфорта на дома си.
-
Създайте подходящо работно пространство . Първото нещо, което трябва да направите, е да се уверите, че работното пространство, в което се намирате, отговаря на вашите нужди. Минимизирайте разсейването, като намерите спокойно и тихо пространство. Заобиколете се само с нещата, от които се нуждаете – наличието на неща като смартфони, закуски и компания често ще ви отвлича от работата. Затова препоръчваме да имате отделна маса или стойка, където да поставите вашите закуски.
Професионален съвет: Дръжте телефона си близо до себе си само ако е един от работните ви инструменти. А ако искате да сте продуктивни, препоръчваме да изключите известията на телефона си.
- Използвайте приложения, за да подобрите работата си . В тази епоха на технологиите няма причина да не се възползвате от предимствата на софтуера, за да подобрите способностите си. Използвайте приложения, за да управлявате времето си, да задавате ежедневни цели и напомняния и дори да блокирате разсейващи уебсайтове.
- Поддържайте здравето си . Много хора пренебрегват здравето си, когато работят от разстояние. Прекарването на дълги периоди от време пред екрана е вредно както за тялото, така и за душата. Уверете се, че ставате от време на време, спортувайте, поддържайте хидратация и консумирайте здравословна храна.
- Комуникирайте с вашия екип . Доверете ни се – вашият екип иска да знае какво правите толкова, колкото искате да сте в крак с тях. Уверете се, че винаги комуникирате с тях чрез приложения като Microsoft Teams, за да ги информирате за вашия напредък, график и наличност за срещи.
- Бъдете приобщаващи . Темпото на дистанционната работа е различно от това на живо. Обърнете внимание на съотборниците си и винаги включвайте всички в дискурси, текстови съобщения и обаждания. Да бъдеш внимателен и приобщаващ ще гарантира, че всеки член на екипа може да споделя идеи и да допринася за проекти.
- Разговаряйте с вашите колеги . Докато работите от разстояние, няма да можете да взаимодействате с екипа си толкова, колкото бихте направили в офиса. Уверете се, че сте се възползвали от директните съобщения, настройте общ канал за чат в Microsoft Teams и разговаряйте непринудено с вашия страхотен екип, за да поддържате морала.
- Не забравяйте да се отпуснете . Нещо, с което голям процент от дистанционните работници се борят, е релаксирането след работа. Придържането към график определено ви помага да свършите нещата, след което се откъснете от работа с разходка, баня и други забавни дейности. Напомнете си, че не е нужно да работите 24 часа на ден само защото бихте могли. (Уверете се, че също не работите недостатъчно!)
Сега, след като сте подготвили работното си пространство според горния контролен списък, как можете да останете фокусирани, докато работите дистанционно?
Как да останете продуктивни, докато работите дистанционно с Teams
Докато се адаптирате към темпото на работа от разстояние, ще се натъкнете на няколко уникални предизвикателства . Създаването на няколко добри навика е един от най-добрите начини да преодолеете тези предизвикателства с вашия екип.
Чести доклади за напредъка
Предоставянето на отчети за вашия напредък на вашите колеги от екипа помага както на вас, така и на тях. Тъй като се чувствате склонни да докладвате за напредъка си всеки ден, ще започнете да се мотивирате и ще свършите повече работа, за да впечатлите и мотивирате и колегите си. Това може да създаде здравословни навици и да подобри комуникацията още повече. Не забравяйте да коментирате нещо положително за вашия екип — добрите думи имат голямо значение.
Провеждайте онлайн срещи
Излишно е да казвам, че онлайн срещите са от съществено значение при отдалечена работа. Позволява ви да планирате предварително, да споделяте идеи и да задавате въпроси на екипа си, като същевременно компенсирате липсата на компания, когато си стоите у дома. Насърчете вашия екип да използва видео разговори, за да се свържете с тях лице в лице.
Записвайте срещите си
Когато всички са заети с работа, може да е трудно да се организират няколко срещи за хора, които са пропуснали или са забравили нещо от предишната среща. Ако вашият екип го позволява, записвайте срещи и ги споделяйте в специален канал, за да могат хората да наваксват или да превъртат назад към ключови точки по всяко време.
Екипни дейности
Останете приобщаващи, като планирате екипни дейности. Мозъчна атака, сътрудничете по файлове и проекти, създавайте дъски или измисляйте забавни предизвикателства, за да създадете здравословна конкуренция. Различните екипни дейности обединяват хората, поддържайки морала и енергията високи дори в бавни дни.
Съвети и трикове на Microsoft Teams, които всеки отдалечен работник трябва да знае
Възползвайте се от каналите
Страхотната организация на Teams има създадена страхотна канална система. Уверете се, че сте създали различни екипи и сте задали специални канали за всеки член на екипа, в който да бъде активен. Добавянето на канали за конкретни групи като „ Дизайнери “ и „ Разработчици “ помага за организирането на вашите проекти, докато канали като „ Предложения “ или „ Отчети “ ви дават екип възможност за общуване. Не забравяйте да добавите някои общи зони за чат и канали, използвани за забавление!
Филтрирайте вашата емисия за активност
Наличието на претрупана емисия за активност ще затрудни намирането на нещата, които търсите. С помощта на опцията за филтриране можете да кажете на Teams да ви показва само конкретно съдържание, като @споменавания, непрочетени съобщения, директни отговори на вашите съобщения и т.н. Възползвайте се от това и увеличете фокуса си с времето, като филтрирате правилно входящата активност.
Бързи команди
Можете да свършите нещата доста бързо, като въвеждате команди в лентата за търсене в горната част на прозореца на Teams. Има много команди, достъпни за използване в приложението. Повечето потребители обаче ще пренебрегнат да използват по-голямата част от тях. За да се пристрастите към командите, ето някои от любимите ни:
- /call - Инициирайте разговор с всеки във вашата организация Teams.
- /testcall - Проверете текущото си качество на разговора.
- /далеч - Задайте състоянието си на Отсъствие.
- /goto - Бързо преминаване към канал или екип.
- /whatsnew – Вижте последните новини за Microsoft Teams.
- /help - Получете поддръжка относно Microsoft Teams.
Маркирайте важни съобщения
За да запазите важно съобщение и всяко прикачено съдържание, можете да ги маркирате като отметка. Просто щракнете върху трите точки в горния десен ъгъл на съобщение, след което изберете Запазване на това съобщение от контекстното меню. За да търсите вашите отметки, въведете /запазени в лентата за търсене и никога повече не губете публикация.
Обогатен текстов редактор
Избягвайте случайно изпращане на съобщения, преди да са готови, и създавайте красиво форматирани съобщения с помощта на редактора за богат текст. Преди да започнете да пишете, щракнете върху първата икона под полето за въвеждане (буквата A с молив ) и започнете да пишете вашето съобщение. Добавете заглавие, маркирайте съобщението като важно, възползвайте се от форматирането, създайте точки и много повече.
За да изпратите вашите форматирани съобщения, просто щракнете върху иконата за изпращане в долния десен ъгъл на текстовия редактор.
Не безпокой
Вие сте най-продуктивни, когато сте напълно фокусирани. В това състояние дори едно известие може да отклони вниманието ви и да ви отвлече от работата. Microsoft Teams ви позволява да зададете състоянието си на „Не безпокойте“, което го прави така, че да не получавате изскачащи известия.
За да включите режима „Не безпокойте“, просто въведете /dnd в полето за търсене. Можете да го изключите, като напишете /available, след като приключите с работата.
Използвайте GIF файлове и стикери
Поддържайте нещата забавни и заредени с енергия, като използвате GIF файлове, стикери и дори създавайте забавни изображения — мемета, — които да споделяте с екипа си. Те могат да служат като бърза реакция на съобщения или дори да разведрят настроението в съответните канали. Можете да използвате тези елементи, като щракнете върху техните икони под полето за въвеждане на съобщение.
Други инструменти, които може да са ви от полза
Докато Microsoft Teams се грижи за комуникацията, онлайн срещите, споделянето на файлове и сътрудничеството, има и други инструменти, които препоръчваме да използвате едновременно с него. Въпреки че тези инструменти не са жизненоважни за поддържане на продуктивен дистанционен стил на работа, те могат да бъдат от полза за хората, които търсят повече начини за увеличаване на фокуса и производителността.
Доктор на времето
Time Doctor е невероятно приложение, най-подходящо за по-големи фирми и организации. Тя ви позволява да наблюдавате времето на служителите и да генерирате подробни, мощни отчети. Получете точен преглед на производителността и вижте точни заплати.
Задачи на Hubstaff
Hubstaff Tasks е отлично допълнение към вашия работен процес на Microsoft Teams, тъй като се фокусира силно върху настройването на задачи. Това, което обсъждате в Teams по време на среща или в канал, може да стигне направо до Hubstaff, където можете да го категоризирате и управлявате.
Свободна ръка
Вземете Freehand интеграция с Microsoft Teams, за да си сътрудничите на виртуална бяла дъска. Членовете на екипа могат да добавят коментари, чертежи и други елементи, за да обсъждат дизайни, оформления и други визуално.
Заключение
Надяваме се, че тази статия успя да ви помогне да научите повече за отдалечената работа с Microsoft Teams. За да научите как да започнете с приложението, прочетете статията ни Как да настроите Microsoft Teams .
Ако искате повече информация за начините, по които технологиите могат да подобрят живота ви като работа от вкъщи като цяло, разгледайте другите ни статии в блога и Помощния център ! Моля, уведомете ни, ако има нещо друго, което трябва да знаем по тази тема.
Препоръки на редактора
> Как да коригирате хипервръзката, която не работи в Microsoft Teams
> 8 най-добри практики за сигурна отдалечена работа
> Как да намерите дистанционна работа онлайн
> Съвети за отдалечена работа: Извлечете максимума от отдалечената работа
> Съвети за повишаване на продуктивността ви на работа