Експертни съвети, трикове и преки пътища, които да ви помогнат да маневрирате с Microsoft Office

Microsoft Office for PC е водещият офис пакет за потребители на персонални компютри от представянето му през 1990 г. Преди това имаше Microsoft Word, пуснат през 1983 г., Excel, издаден през 1985 г., и PowerPoint, пуснат през 1987 г. Microsoft Office за компютър обедини тези основни програми и много бързо създаде лоялни последователи в категорията на офис пакета. С над един милиард потребители по целия свят, Microsoft Office for PC остава водещият офис пакет.

С пускането на Office for PC 2019, офис пакетът на Microsoft продължава да набира популярност и стои над останалите по производителност и производителност.

Защо Microsoft е толкова популярен? Всичко е свързано с производителността . Просто няма по-добър, по-лесен за използване офис пакет на пазара. Да, можете да намерите безплатни или дори евтини офис пакети, но при пряко сравнение нито един от тях не може да се мери с Microsoft Office, особено след пускането на Office 2019, който въвежда голям брой страхотни нови функции и инструменти за подобряване на производителността още повече от преди.

Едно от страхотните неща за Microsoft Office е, че има стотици съвети, трикове и преки пътища за Microsoft Office, които поддържат работата и ви помагат да бъдете по-продуктивни, независимо какъв вид работа вършите.

Вие сте писател, учител, студент или високопоставен бизнесмен? Има издания на Microsoft Office, които са проектирани да отговарят конкретно на вашите нужди. Всеки от тях е зареден с малки трикове, които можете да направите, за да увеличите производителността. В това ръководство има и много съвети и трикове, които да ви помогнат да извлечете максимума от всяко от приложенията в Microsoft Office. Преди да преминем към всички тези екстри обаче, нека разгледаме по-задълбочено какво получавате с Microsoft Office.

Отидете до:

• Общ преглед на Microsoft Office
• Общ преглед на приложенията на Microsoft Office
• Популярен пряк път на Microsoft Office
• Полезни съвети за Excel
• Популярни преки пътища на Microsoft Excel
• Обобщавайки

Общ преглед на Microsoft Office

Има различни издания на Microsoft Office. Това, което получавате в Office, зависи от това кое издание на Office закупите. Можете да получите Microsoft Office в следните версии; Дом и студент, Дом и бизнес, Професионален и Професионален плюс. Изданието, подходящо за повечето потребители, студенти, учители и творци, е изданието Home and Student. Home and Business е идеален за собственици на малък бизнес .

Изданията Professional и Professional Plus са насочени към големия бизнес/корпоративен пазар . Всички тези издания включват основните програми Word, Excel и PowerPoint . OneNote е включен в по-късните издания. Бизнес версиите включват Outlook, Access, Publisher и Skype за бизнеса . Отново, избраното от вас издание на Microsoft Office зависи до голяма степен от задачите, които искате продуктът да изпълнява. Има повишена цена в по-мощните издания на Microsoft Office, която случайният потребител не може да оправдае, но големите фирми и корпорации със сигурност могат да си го позволят.

Все още можете да получите и по-стари версии на Microsoft Office. Изданията на по-старите версии са сравними с новата версия на Microsoft Office . Винаги трябва да проверявате, за да сте сигурни, че по-старата версия, която искате да купите, все още получава масова поддръжка от Microsoft, тъй като те официално са спрели издаването на актуализации за много от тях.

Понастоящем основната поддръжка за Office 2016 приключва през 2025 г. Ако искате самостоятелна локална версия на Office за компютър, Office 2019 е най-новата версия и най-добрият ви залог. Office 2019 се предлага в същите издания като по-горе и включва много от функциите, които потребителите на Office 365 Pro са използвали през предходните три години.

Общ преглед на приложенията на Microsoft Office

Майкрософт Уърд

С Microsoft Word можете да преминете вашите проекти за писане от концепция до завършване с новите инструменти в Word 2019. Използвайте естествени инструменти за форматиране, за да създавате впечатляващи документи. Отваряне и редактиране на PDF файлове. Поддържайте писането си продуктивно и без стрес с Word.

Най-новата версия на Word включва нови функции за ръкопис (наклон, роуминг моливник и чувствителност), режим на фокусиране , който ви позволява да постигате повече, без да се разсейвате, и разширени функции за изследване и съавторство , включително коментиране в реално време , докато множество потребители редактират едно и също документ. Докато Word се нарича текстообработваща програма, тя е много повече от това, което текстообработващите програми са били в миналото. Всъщност Word е по-тясно свързан с програма за оформление на работния плот, отколкото с текстообработваща програма.

Можете да го използвате за създаване на документи от всякакъв вид, включително напълно проектирани и готови за печат листовки, бюлетини и други документи, за които обикновено използвате продукт за настолно публикуване.

Microsoft Excel

С Excel можете да видите вашите данни в контекст, което ви позволява да вземате по-добри решения. Excel научава вашите модели, докато работите, автоматично попълва нови данни и прави сложни анализи вместо вас. Нови диаграми и графики ви позволяват да преглеждате и представяте данни по по-привлекателни начини. Можете да прилагате форматиране, искрящи линии, диаграми и таблици с едно просто щракване на мишката, което прави това една от най-лесните и интуитивни версии на Excel досега.

Няма по-добър начин за управление на данни от Excel. Както можете да видите, тези страхотни функции могат да ви спестят време и да направят целия ви проект по-рационализиран и по-точен. Excel, преди най-популярната електронна таблица в света, сега е дори по-добър от всякога и по-полезен за по-широка аудитория.

Microsoft PowerPoint

Придайте на презентациите си лака, който заслужават. С PowerPoint можете да създавате, да си сътрудничите и да представяте идеи с нови преходи на слайдове и подобрен прозорец на задачите за анимации. Увеличете максимално визуалното въздействие на вашите презентации с опциите за дизайн на PowerPoint, включително Morph , който създава плавно, кинематографично движение в две лесни стъпки, професионални преходи и съавторство в реално време .

Тонове нови графични опции, режим на презентатор за по-добро управление на вашите презентации (вижте предстоящите слайдове и бележки, докато аудиторията ви вижда презентацията) и функции за създаване на супер детайлни и привлекателни презентации. Страхотното при PowerPoint е, че съчетава и балансира професионални функции с лекота на използване. Обикновеният студент, любител или учител може да използва PowerPoint ефективно и без затруднения, докато бизнес ръководителите могат да го използват за създаване на мощни бизнес презентации.

Microsoft OneNote

Това е страхотно малко приложение, което наистина не бива да се пренебрегва. Намира се само в домашните издания на Office , но е мощен инструмент за студенти, учители, писатели или всеки друг, който прави много изследвания. С OneNote можете да организирате бележки с тетрадки, раздели и страници .

Търсете вашите ръкописни (или въведени) бележки и изображения, за да намерите това, от което се нуждаете. Въведете, пишете, рисувайте и запазвайте всичките си препратки на едно удобно място, след което споделете своя бележник със съученици или колеги. Няма по-добър начин да си водите бележки от OneNote. Можете да запазвате уеб връзки, писмени бележки, аудио и графични файлове, да ги организирате и лесно да ги препращате. Това означава, че можете да създадете и поддържате най-пълното ръководство за изследвания и справки досега.

Access и Publisher са включени в професионалните бизнес издания на Microsoft Office. Access е база данни, предназначена за управление на информация за голям бизнес . Издателят е софтуер за настолни публикации, който позволява професионално създаване на вътрешни бюлетини, листовки, реклами, обучителни материали и др.

Както споменахме по-рано, Word е в състояние да се справи с много от същите задачи, които можете да изпълнявате с Publisher, но му липсват инструментите за прецизно оформление, така че Publisher е достъпен за корпорации, които често създават много бизнес и рекламни материали.

Има и Skype for Business, който е предназначен за бизнес комуникация. Microsoft Outlook е включен и в бизнес изданията, предоставяйки усъвършенствани имейл комуникации и управление на контакти на масата.

Както можете да видите, има издание на Microsoft за вас. Гамата от мощни приложения и инструменти прави възможно да правите всичко необходимо с един офис пакет. Има издание на Microsoft Office, което също отговаря на всеки бюджет, така че можете да имате най-мощния офис пакет на планетата, независимо кой сте и какво правите.

Популярен пряк път на Microsoft Office

Преките пътища са чудесен начин да спестите време и да вършите нещата по-лесно. Всеки има онези задачи, които изпълнява често в Office, за които се нуждае от пряк път. Ето списък с популярни преки пътища на Microsoft Office, които може да намерите за полезни. Разгледайте ги и запаметете любимите си за бъдеща употреба.

• Ctrl+0 - Превключва 6pt интервал преди абзац.
• Ctrl+A - Изберете цялото съдържание на страницата.
• Ctrl+B - Удебелен подчертан избор.
• Ctrl+C – Копиране на избран текст.
• Ctrl+D - Отворете прозореца с предпочитания за шрифтове.
• Ctrl+E - Подравнява линията или избрания текст към центъра на екрана.
• Ctrl+F - Отваряне на полето за намиране.
• Ctrl+I - Маркирана селекция с курсив.
• Ctrl+J - Подравнява избрания текст или линия, за да оправдае екрана.
• Ctrl+K - Вмъкване на хипервръзка.
• Ctrl+L - Подравнява реда или избрания текст вляво на екрана.
• Ctrl+M - Отстъп на абзаца.
• Ctrl+N - Отваря нов, празен прозорец на документ.
• Ctrl+O - Отваря диалоговия прозорец или страница за избор на файл за отваряне.
• Ctrl+P - Отваряне на прозореца за печат.
• Ctrl+R - Подравнява реда или избрания текст вдясно на екрана.
• Ctrl+S - Запазване на отворения документ. Като Shift+F12.
• Alt, F, A - Запазете документа под друго име на файл.
• Ctrl+T - Създаване на висящ отстъп.
• Ctrl+U – Подчертаване на избрания текст.
• Ctrl+V - Поставяне.
• Ctrl+W - Затваряне на текущо отворения документ.
• Ctrl+X - Изрязване на избран текст.
• Ctrl+Y - Повторете последното извършено действие.
• Ctrl+Z - Отменя последното действие.
• Ctrl+Shift+L – Бързо създаване на точка с водещи точки.
• Ctrl+Shift+F - Промяна на шрифта.
• Ctrl+Shift+> - Увеличете избрания шрифт +1pts до 12pts и след това увеличете шрифта +2pts.
• Ctrl+] - Увеличаване на избрания шрифт +1pts.
• Ctrl+Shift+< - Намалява избрания шрифт -1pts, ако е 12pt или по-нисък; над 12 намалява шрифта с +2pt.
• Ctrl+[ - Намаляване на избрания шрифт -1pts.
• Ctrl+/+C - Вмъкване на знак за цент (¢).
• Ctrl+'+<char> - Вмъкване на знак със знак за ударение (акут), където <char> е знакът, който искате. Например, ако искате é с ударение, ще използвате Ctrl+'+e като клавиш за бърз достъп.
• Ctrl+Shift+* - Преглед или скриване на непечатаеми знаци.
• Ctrl+<стрелка наляво> - Премества една дума наляво.
• Ctrl+<стрелка надясно> - Премества една дума надясно.
• Ctrl+<стрелка нагоре> - Преминава към началото на реда или абзаца.
• Ctrl+<стрелка надолу> - Придвижва се до края на абзаца.
• Ctrl+Del - Изтрива дума отдясно на курсора.
• Ctrl+Backspace - Изтрива думата отляво на курсора.
• Ctrl+End - Премества курсора в края на документа.
• Ctrl+Home - Премества курсора в началото на документа.
• Ctrl+Интервал - Нулирайте маркирания текст към шрифта по подразбиране.
• Ctrl+1 - Редове с един интервал.
• Ctrl+2 - Двойни интервали между редовете.
• Ctrl+5 - 1,5-редово разстояние.
• Ctrl+Alt+1 – Променя текста в заглавие 1.
• Ctrl+Alt+2 – Променя текста в заглавие 2.
• Ctrl+Alt+3 – Променя текста в заглавие 3.
• Alt+Ctrl+F2 - Отваряне на нов документ.
• Ctrl+F1 - Отваряне на прозореца на задачите.
• Ctrl+F2 - Показване на визуализацията за печат.
• Ctrl+Shift+> - Увеличава размера на избрания текст с един размер на шрифта.
• Ctrl+Shift+< - Намалява размера на избрания текст с един размер на шрифта.
• Ctrl+Shift+F6 – Превключва към друг отворен документ на Microsoft Word.
• Ctrl+Shift+F12 – Отпечатва документа.
• F1 - Отворете помощ.
• F4 - Повторете последното извършено действие (Word 2000+).
• F5 - Отворете прозореца Намиране, замяна и отиване на в Microsoft Word.
• F7 - Проверка на правопис и граматика на избран текст или документ.
• F12 - Запиши като.
• Shift+F3 - Промяна на текста в Word от главни на малки букви или главна буква в началото на всяка дума.
• Shift+F7 - Изпълнява проверка на тезауруса на избраната дума.
• Shift+F12 - Запазване на отворения документ. Като Ctrl+S.
• Shift+Enter - Създаване на мек прекъсване вместо нов абзац.
• Shift+Insert - Поставяне.
• Shift+Alt+D - Вмъкване на текущата дата.
• Shift+Alt+T - Вмъкване на текущия час

Удобна функция на Microsoft Word

Има тонове удобни функции и функции в Microsoft Word, които се пренебрегват от много потребители. Тези характеристики и функции могат да ви спестят време и много главоболия. Много потребители са склонни да пътуват дълго, но тези функции, като преки пътища, правят живота ви много по-прост. Ето няколко функции в Word, които могат да улеснят живота на почти всеки. Много потребители пренебрегват тези функции или просто не знаят, че съществуват. Някои от тези функции са чудесни за студенти, други са страхотни за случайни потребители, но без значение как ги използвате, можете да спестите време и да станете по-продуктивни.

Стилове

Стиловете са важни и много полезни. Лудост е колко хора използват Word и не обръщат внимание на стиловете. Стиловете в Word могат да направят вашите документи много по-добри. Стиловете са твой приятел. Можете да използвате стилове, за да осигурите последователно форматиране във вашия документ. Голямо предимство тук е, че можете да промените стил и целият текст, използващ този стил, ще се актуализира автоматично . Можете да приложите стил на заглавие към конкретен текст и след това да използвате само заглавия, за да създадете съдържание, като се свържете с тези заглавия. Стиловете могат да бъдат различни шрифтове и т.н., така че целият текст, прикрепен към конкретен стил, ще има последователен вид. Това е особено полезно, ако пишете книга или създавате документ за публикуване, защото стиловете ще придадат на документа ви много професионален вид. Можете да създадете толкова стилове, колкото са ви необходими, за да съответстват на всички типове документи, които правите, и дори да запазвате шаблони със стиловете. Ще говорим повече за шаблоните по-късно. Подобно на стиловете, шаблоните също са ваши приятели.

Вграждане на обекти

Опцията за вграждане на обекти е страхотна функция, за да се уверите, че нещо остава във вашия документ на Word. Можете да вграждате шрифтове, така че всеки, който чете вашия документ, да вижда желания шрифт, независимо дали го има или не. Можете да вграждате PDF файлове, PowerPoint презентации, графики от всякакъв вид и дори други видове текстови документи, включително друг документ на Word. Вграждането увеличава размера на вашия файл, но това е чудесен начин да вдъхнете живот на вашите документи на Word и да се уверите, че те изглеждат на другите по начина, по който искате да изглеждат.

Надписи

Какво представляват надписите? Те помагат да се опише изображение . Като вмъкнете надпис в документ на Word с изображение, вие създавате по-мощен документ, който може да привлече вашите читатели. Можете да въведете нещо под всяко изображение, но би било трудно да го форматирате всеки път. Използването на функцията за надписи е най-добрият начин да спестите време и да гарантирате, че вашите надписи са последователни в целия документ.

Кръстосано препращане

Кръстосаното препращане ви позволява да свързвате елементи в документ на Word . Той позволява на читателите лесно да се движат между елементите и им помага да свържат специфична информация, необходима за разбиране на това, което четат. Също така е чудесен начин за справка с източници в документ.

Format Painter

Format Painter ви позволява бързо и лесно да изберете един стил от раздел на вашия документ на Word и да го прехвърлите във всеки избран текст . Това ви позволява бързо да пресъздадете всички специфики на даден стил във всяка част от вашия документ. Това ви дава повече контрол и последователност в целия ви документ.

Автоматично генериране

Понякога може да се наложи да вземете част от документ и да го превърнете в таблица или индекс. Това не е проблем с функцията за автоматично генериране. Това е огромно спестяване на време и начин документите ви да изглеждат по-професионално.

Продължете с Next

Това е често пренебрегвана функция, която ви помага да създавате по-последователно изглеждащи документи. Тази функция гарантира, че текстът, принадлежащ на едно изречение, няма да се прехвърли на следващата страница. Професионалните документи трябва да изглеждат професионално. Това е една от онези функции, които могат да освежат вашия документ и да го направят привлекателен.

Коментари и проследяване на промените

Ако работите с други хора или ако си изкарвате прехраната като редактор, това е функция, от която се нуждаете. Това е малко по-известно сред писателите и бизнесмените . С активираната функция за коментари и проследяване на промените можете да добавяте коментари към документ и да следите всички промени, които правите. Тези коментари и промени могат да се видят от някой друг и той може да отговори на коментарите и промените, като ги изтрие, приеме или отхвърли . Те могат също така да добавят коментари и допълнителни промени сами. Можете да персонализирате цвета на вашите промени и да решите промените да се показват в полетата или в ред (в документа). Това помага да се разграничи един редактор от друг. След като започнете да използвате Коментари и Проследяване на промените, ще видите колко лесно е да си сътрудничите с друг човек и винаги да сте в течение какво се случва.

Терминология на Microsoft Word

• Атрибут : Характеристика на текстов или графичен обект, която може да бъде променена, като удебелен шрифт, курсив, сянка, цвят и др.
• AutoCorrect : Функция, която коригира често грешно изписвани думи автоматично, докато се въвеждат.
• Отметка : Метод за маркиране на местоположения в документ, така че да могат лесно да бъдат върнати по-късно.
• Bullet : Графика, обикновено голяма точка или число, която започва всеки елемент в списък.
• Стил на знаци : Стил за избрани думи и редове текст в абзац.
• Диаграми : Графики, които използват линии, колони и кръгови форми за представяне на числа и данни.
• Източник на данни : Документ, който се комбинира с основния документ в операция за циркулярно писмо
• Настолно публикуване : Процесът на използване на пакет от текстообработващи програми за създаване на неща като бюлетини, листовки, брошури и т.н., съчетаващи както текст, така и графики.
• Цифров подпис : Сигурен електронен печат за удостоверяване на документ.
• Платно за рисуване : Област, която съдържа фигури и картини за рисуване.
• Вграден обект : Обект, който става част от целевия файл и вече не е част от изходния файл.
• Крайни бележки : Бележки или препратки, които се появяват в края на документа.
• Запис : индексен списък.
• Ефект на запълване : Моделът, цветът или текстурата в графичен обект или диаграма.
• Шрифт : набор от знаци, които използват един и същ основен дизайн.
• Ефекти на шрифта : Начин за промяна на външния вид на текста на получер, курсив, подчертан и т.н.
• Размер на шрифта : Колко голям или малък е шрифтът, обикновено посочен с размер на точка.
• Долен колонтитул : Текст или графики, които се отпечатват на всяка страница или раздел, обикновено в долната част, но могат да бъдат навсякъде на страницата.
• Бележки под линия : Коментари или препратки, които се появяват в края на всяка страница.
• Формуляри : Печатни или онлайн документи, които трябва да бъдат попълнени с определена информация.
• Графика : Картина или чертожен обект.
• Горен колонтитул : Текст или графика, които се отпечатват на всяка страница или раздел, обикновено в горната част, но могат да бъдат навсякъде на страницата.
• Маркери за отстъп : Маркери по линийката, които контролират как текстът се обвива от лявата или дясната страна на документа.
• Индекс : Списък на темите, открити в документ, заедно със съответните номера на страници. Индексът обикновено се намира в или близо до края на документа (вижте също съдържанието)
• Пейзаж : Термин, използван за описване на ориентацията на страницата, където страницата е по-широка, отколкото е висока.
• Свързан обект : Обект като графика и т.н., който е включен в документ по такъв начин, че да е свързан с изходния файл, така че когато източникът се промени, обектът автоматично се актуализира.
• Макро : Записана поредица от команди, избори от менюта и натискания на клавиши, които автоматизират повтарящи се задачи.
• Обединяване на писма : Процесът на комбиниране на стандартно писмо „формуляр“ с набор от имена и адреси за създаване на много писма, които изглеждат като индивидуално написани.
• Основен документ : Стандартното писмо „формуляр“, използвано в процеса на циркулярни документи.
• Ръчно прекъсване на страница : Прекъсване на страница, вмъкнато в документ от автора на конкретна позиция, вместо такова, създадено автоматично, когато страницата няма повече място за текст.
• Поле за сливане : Заместител, който показва къде Word вмъква информация от източник на данни по време на сливане
• Модул : Местоположението в проект на VBA, където се съхранява макрос.
• Нормален изглед : Изгледът за редактиране по подразбиране обикновено се използва за писане и редактиране на документи.
• Разделител за бележки : Линията, която разделя бележките от тялото на документа.
• Текст на бележка : Съдържанието на бележка под линия или бележка в края.
• Office Assistant : Помощ относно пакета от програми на Microsoft Office.
• Клипборд на Office : Област за съхранение, която позволява на потребителя временно да съхранява фрагменти от информация и да ги извлича по-късно.
• Orphan : Първи ред на абзац, отпечатан сам в долната част на страницата.
• Структурен изглед : Изглед, който показва структурата на документ, който се състои от заглавия и основен текст.
• Ориентация на страницата : Как са разположени страниците в отпечатан документ.
• Абзац : Част от текст, която е имала натиснат клавиш enter преди първия ред и след последния му ред.
• Стилове на абзаци : Стилове за цели абзаци, включително техните шрифтове, раздели, подравнявания и т.н.
• Точка : Мярка за размера на текста за шрифт. Една точка е приблизително 1/72 от инча.
• Портрет : Ориентация на страницата, при която страницата е по-висока, отколкото широка.
• Изглед на оформление за печат : Изглед, който показва как ще изглежда документът, когато бъде отпечатан.
• Референтен знак : Число или знак в основния текст на документ, който указва допълнителна информация, е включена в бележка под линия или бележка в края.
• Прозорец за преглед : Прозорец, който показва информация относно промените, направени в документ.
• Прекъсване на раздел : Раздел от документа, който може да бъде форматиран по различен начин от другите части на документа.
• Зона за избор : Празна област вляво от лявото поле на документа, върху която можете да щракнете, за да изберете части от документа.
• Меко прекъсване на страница : Прекъсване на страница, което автоматично се вмъква в документ от Word, когато има твърде много текст, за да се побере на текущата страница.
• Проверка на правописа и граматиката : Проверява и коригира грешки в правописа и граматиката, които потребителят може да е пропуснал.
• Стил : Колекция от опции за форматиране, които могат да се прилагат в целия документ.
• Табулатор : Формат на индекс, който разделя записа от номера на страницата, свързан с него.
• Tab Stop : Местоположение по линийката, което използвате за подравняване на текст.
• Автоматично форматиране на таблица : набор от предварително дефинирани стилове, предназначени да улеснят форматирането на таблицата.
• Съдържание : Списък на основните заглавия и подзаглавия, които показват на читателя съдържанието на даден документ.
• Шаблон : Документ, който съхранява форматиране, текстови стилове и информация за документа, който след това се използва като основа за друг документ.
• Тема : Единен вид в документ, който включва стилове на заглавие и текст.
• Тезаурус : Функция, която търси алтернативни думи с подобни значения.
• URL : Съкращение от Uniform Resource Locator, уникален адрес за намиране на документи на компютър или в Интернет.
• Воден знак : Полупрозрачен текст или картина над или под основния текст на документа.
• Изглед на уеб оформление : Изглед, показващ как ще изглежда даден документ, когато се разглежда като уеб страница.
• Уеб страница : Специална страница, написана с помощта на езика HTML, която е предназначена за преглед в уеб браузър.
• Уеб сайт : Колекция от уеб страници със система за навигация между тях.
• Ред вдовица : последният ред на абзац, който се появява самостоятелно в началото на страницата.
• WordArt : инструмент в рамките на Microsoft Office, който ви позволява да манипулирате текст по множество различни графични начини.
• Текстообработка : Процесът на създаване, редактиране и отпечатване на компютърно написан текстов документ.
• Пренасяне на думи : Преместването на текст към следващия ред при въвеждане надхвърля дясното поле.
• Шаблон на работна група : Шаблон, достъпен за други потребители в мрежа.

Полезни съвети за Excel

Едно нещо, което споделят всички потребители на Excel, е, че не знаем всичко за програмата, колкото и да се опитваме. Има много начини за жонглиране на числа, преглеждане на данни и анализиране на резултатите . Има книги (и ръководства като това), написани само за Excel, много по-малко за всички други приложения на MS. Едно е сигурно. Можем да научим някои основни съвети и трикове, които ще ни помогнат да станем по-компетентни с Excel. Ето някои неща, които можете да правите с Excel, за да улесните живота си:

Изображението по-горе ви показва функцията „ Обвиване на текст “. Използвайте това, за да направите нещата малко по-подредени във вашата електронна таблица. Всички знаем колко болезнено може да бъде въведено в клетките на електронната таблица. Текстът продължава завинаги по подразбиране. Можете да поправите тази досадна ситуация. Просто започнете нов ред, като напишете Alt+Enter (само натискането на Enter ви извежда извън клетката) или като щракнете върху бутона „Пренасяне на текст“, което е още по-лесно. Може да се намери в раздела Начало в горната част на екрана. Това ще доведе до обвиване на текста в границата на клетката. Ако промените размера на клетката, текстът автоматично ще се коригира, за да се побере. Поддържайте го да изглежда добре.

Ето един лесен. Използвайте Ctrl+Shift, за да изберете . Това е много по-бърз начин за избор на набор от данни, отколкото чрез плъзгане на мишката върху информацията, която искате да изберете. Просто щракнете в първата клетка, която искате да изберете, и задръжте Ctrl+Shift , след което натиснете стрелката надолу, за да получите всички данни в колоната по-долу, или стрелката нагоре, за да получите всички данни по-горе. Стрелките наляво или надясно ще избират редове в посоката на стрелката, която използвате. Можете дори да комбинирате указания, за да получите цели колони и редове. Не се притеснявайте, можете да изберете само клетки, в които има данни, така че няма да получите куп празни клетки. Ако използвате Ctrl+Shift+End , курсорът ще скочи до най-долната дясна клетка с данни, избирайки всичко между тях. Още по-бързо: Ctrl+Shift+* (звездичката) ще избере целия набор от данни, независимо коя клетка е избрана. Сега можете да вземете информация за копиране и поставяне по-бързо от всякога. Забравете да го правите по трудния начин.

AutoFill е нещо, което изглежда като очевиден избор за някой, който да използва, и спестява време. Много хора обаче пренебрегват тази способност. Започнете да въвеждате поредица от повтарящи се неща като дати или цифри и бързо можете да получите главоболие. Направете това вместо това: започнете серията и преместете курсора на екрана в долната дясна част на последната клетка. Това е дръжката за пълнене. Когато се превърне в знак плюс (+), щракнете и плъзнете надолу, за да изберете всички клетки, които искате да попълните. Те ще се запълнят с помощта на шаблона, който сте започнали. Можете също така да отидете нагоре в колона или наляво или надясно в ред. Можете също да използвате автоматичното попълване без шаблон. Изберете една или повече клетки, преместете се до манипулатора за попълване, щракнете и плъзнете. Ще ви бъдат представени менюта с опции.

По същия начин, може би може да се наложи да пишете едно и също нещо отново и отново в клетки в работен лист. Това може да бъде истински кошмар. Щракнете върху целия набор от клетки, като плъзнете курсора или като задържите клавиша Ctrl, докато щраквате върху всяка от тях. Въведете данните си в последната клетка, след което натиснете Ctrl+Enter . Това, което сте въвели, запълва всяка избрана клетка. Не става по-лесно от това. Както можете да си представите, спестява се огромно количество време и производителността се увеличава драстично.

Специално поставяне с формули

Ами ако имате голям брой числа в десетичен формат, които трябва да покажете като проценти. В Excel числото 1 не трябва да е 100%, но това е, което Excel ви дава, когато щракнете върху бутона Percent Style (или натиснете Ctrl-Shift-%) . Искате това 1 да е 1%, така че сега трябва да го разделите на 100. Това е мястото, където Paste Special е толкова удобно. Ето какво правите. Въведете 100 в клетка и я копирайте, след това изберете всички числа, които искате да преформатирате, и изберете „ Специално поставяне “. Щракнете върху бутона за избор „ Разделяне “. Сега имате числа, преобразувани в проценти. Това работи и за добавяне, изваждане или умножение на числа. Отново още една функция за спестяване на време.

Съвет: Как да запазите диаграми като шаблон

Excel има тонове диаграми като шаблони, но може да е трудно да създадете диаграма по подразбиране, идеална за вашата презентация. не се притеснявай Excel ви позволява да персонализирате красиво всички тези графики. Какво се случва, когато трябва да създадете такъв от нулата? Просто запазете оригиналната си диаграма като шаблон. След като вашата диаграма е перфектна, щракнете с десния бутон върху нея. Изберете Запиши като шаблон. Запазете файл с разширение CRTX във вашата папка шаблони на Microsoft Excel по подразбиране. Прилагането на шаблона е лесно. Изберете данните, които искате да нанесете в диаграма, отидете на раздела Вмъкване , щракнете върху Препоръчани диаграми и след това върху раздела Всички диаграми и папката Шаблони . В полето Моите шаблони изберете шаблона, който искате да приложите, и щракнете върху OK.

Някои елементи няма да се преведат, освен ако не са част от избраните данни. Вие обаче получавате всички селекции на шрифтове и цветове, вградени графики, дори опциите за сериите (като падаща сянка или сияние около елемент на диаграма).

Популярни преки пътища на Microsoft Excel

Общи клавишни комбинации за Excel

• Ctrl+N: Създаване на нова работна книга
• Ctrl+O: Отваряне на съществуваща работна книга
• Ctrl+S: Запазване на работна книга
• F12 : Отворете диалоговия прозорец Запиши като
• Ctrl+W : Затваряне на работна книга
• Ctrl+F4 : Затваряне на Excel
• F4: Повторете последната команда или действие. Например, ако последното нещо, което сте въвели в клетка, е „здравей“ или ако промените цвета на шрифта, щракването върху друга клетка и натискането на F4 повтаря това действие в новата клетка.
• Shift+F11 : Вмъкване на нов работен лист
• Ctrl+Z : Отмяна на действие
• Ctrl+Y : Повторете действие
• Ctrl+F2 : Превключване към предварителен преглед на печат
• F1 : Отворете прозореца за помощ
• Alt+Q : Отидете до полето „Кажи ми какво искаш да направиш“.
• F7 : Проверете правописа във вашия документ
• F9 : Изчислете всички работни листове във всички отворени работни книги
• Shift+F9 : Изчисляване на активни работни листове
• Alt или F10 : Включете или изключете съветите за клавишите
• Ctrl+F1 : Показване или скриване на лентата
• Ctrl+Shift+U : Разгъване или свиване на лентата с формули
• Ctrl+F9 : Минимизиране на прозореца на работната книга
• F11 : Създаване на стълбовидна диаграма въз основа на избрани данни (на отделен лист)
• Alt+F1 : Създаване на вградена лентова диаграма въз основа на избрани данни (същият лист)
• Ctrl+F : Търсете в електронна таблица или използвайте Търсене и замяна
• Alt+F : Отворете менюто на раздела Файл
• Alt+H : Отидете в раздела Начало
• Alt+N : Отворете раздела Вмъкване
• Alt+P : Отидете до раздела Оформление на страницата
• Alt+M : Отидете в раздела Формули
• Alt+A : Отидете в раздела Данни
• Alt+R : Отидете в раздела Преглед
• Alt+W : Отидете в раздела Изглед
• Alt+X : Отидете в раздела Добавки
• Alt+Y : Отидете в раздела Помощ
• Ctrl+Tab : Превключване между отворени работни книги
• Shift+F3 : Вмъкване на функция
• Alt+F8 : Създаване, изпълнение, редактиране или изтриване на макрос
• Alt+F11 : Отворете редактора на Microsoft Visual Basic за приложения

Овладейте своя път в Excel, като използвате следните преки пътища

• Стрелка нагоре/надолу : Преместете една клетка нагоре или надолу
• Ctrl+стрелка нагоре/надолу : Придвижете се до горната или долната клетка в колоната
• Tab: Отидете до следващата клетка
• Shift+Tab : Отидете до предишната клетка
• Ctrl+End : Отидете до най-долната дясна използвана клетка
• F5 : Отидете до която и да е клетка, като натиснете F5 и въведете координатите на клетката или името на клетката.
• Начало: Отидете до най-лявата клетка в текущия ред (или отидете до началото на клетката, ако редактирате клетка)
• Ctrl+Home : Преминаване към началото на работен лист
• Page Up/Down : Преместете един екран нагоре или надолу в работен лист
• Alt+Page Up/Down : Преместете един екран надясно или наляво в работен лист
• Ctrl+Page Up/Down : Преминаване към предишния или следващия работен лист
• Стрелка наляво/надясно : Преместете една клетка наляво или надясно
• Ctrl+стрелка наляво/надясно : Придвижете се до най-отдалечената клетка отляво или отдясно в реда

Как да редактирате клетки в Excel с помощта на преки пътища

• F2: Редактиране на клетка
• Shift+F2 : Добавете или редактирайте коментар на клетка
• Ctrl+X : Изрязване на съдържанието на клетка, избрани данни или избран диапазон от клетки
• Ctrl+C или Ctrl+Insert : Копирайте съдържанието на клетка, избрани данни или избран диапазон от клетки
• Ctrl+V или Shift+Insert : Поставете съдържанието на клетка, избрани данни или избран диапазон от клетки
• Ctrl+Alt+V : Отворете диалоговия прозорец Специално поставяне
• Изтриване : Премахнете съдържанието на клетка, избрани данни или избран диапазон от клетки
• Alt+Enter : Вмъкнете твърдо връщане в клетка (докато редактирате клетка)
• F3 : Поставете име на клетка (ако клетките са именувани в работния лист)
• Alt+H+D+C : Изтриване на колона
• Esc : Отменя запис в клетка или лентата с формули
• Въведете : Завършете запис в клетка или лентата с формули

Форматиране на клетки в Excel

• Ctrl+B : Добавяне или премахване на удебелен шрифт към съдържанието на клетка, избрани данни или избран диапазон от клетки
• Ctrl+I : Добавяне или премахване на курсив към съдържанието на клетка, избрани данни или избран диапазон от клетки
• Ctrl+U : Добавяне или премахване на подчертаване към съдържанието на клетка, избрани данни или избран диапазон от клетки
• Alt+H : Изберете цвят на запълване
• Alt+H+B : Добавяне на рамка
• Ctrl+Shift+& : Прилагане на контурна рамка
• Ctrl+Shift+_ (Подчертаване) : Премахване на границата на контура
• Ctrl+9 : Скриване на избраните редове
• Ctrl+0 : Скриване на избраните колони
• Ctrl+1 : Отворете диалоговия прозорец Форматиране на клетки
• Ctrl+5 : Прилагане или премахване на зачертаване
• Ctrl+Shift+$ : Прилагане на валутен формат
• Ctrl+Shift+% : Прилагане на процентен формат

Терминология на Microsoft Excel

Има много терминологии, свързани с Microsoft Excel. Научете как да говорите езика с тази основна терминология на Excel. Това са думи, които ще чувате често и като знаете какво означават, ще ви бъде по-лесно да разберете какво правите.

• Автоматично попълване — Това ви позволява без усилие да копирате данни в повече от една клетка.
• AutoSum — Тази функция ще добави числата, които сте въвели във вашия лист, и ще покаже общата сума в клетка по ваш избор.
• AutoFormat — Това е приложение за автоматизирано форматиране на клетки, които отговарят на предварително определени критерии. Това може да бъде толкова просто, колкото подравняване на шрифта и размер.
• Клетка — Клетката е правоъгълник или блок, разположен в работен лист. Всички данни, които искате да въведете във вашия работен лист, трябва да бъдат поставени в клетка. Клетките могат да бъдат кодирани с цвят, да показват текст, числа и резултатите от изчисленията, въз основа на това, което искате да постигнете. Активна клетка в момента е отворена за редактиране.
• Форматиране на клетки — Промяна на стила, в който данните от клетките се показват в електронната таблица. Когато форматирате клетки, само визуалният вид на клетките се променя; стойността в клетките остава постоянна.
• Условно форматиране — форматирането се прилага само когато клетката отговаря на определящи критерии като дублирани стойности или стойности над или под праг.
• Колони и редове – Колоните и редовете се отнасят до това как са подредени вашите клетки. Колоните са подравнени вертикално, докато редовете са подравнени хоризонтално.
• Заглавия на колони и редове — Тези заглавия са сиви зони с букви и номера, които се намират точно извън колони и редове. Щракването върху заглавие ще избере целия ред или колона. Можете да промените височината на реда или ширината на колоната, като използвате заглавията.
• Референтна клетка — Референтната клетка е набор от координати, които идентифицират конкретна клетка. Това е комбинация от букви и цифри. A5, например, ще сочи към клетката, разположена там, където се пресичат колона A и ред 5.
• Диапазон от клетки — Диапазон от клетки е колекция от клетки, които са идентифицирани като група въз основа на различни критерии. Чрез използване на двоеточие (:) между препратките към клетки Excel може да определи диапазона, известен също като масив. Диапазон в ред, например, може да изглежда като A1:C1 , указвайки на формулата да разглежда клетките в ред между A1 и C1, докато B4:D9 ще указва на формулата да разглежда клетки в кутия, ограничена от колони B и D и редове 4 и 9. 3-D препратка се отнася до диапазон, който обхваща повече от един работен лист в една и съща работна книга.
• Оператор за сравнение — знак, който се използва в критерии за сравнение за сравняване на две стойности. Шестте стандарта са = Равно на, > По-голямо от, < По-малко от, >= По-голямо или равно на, <= По-малко или равно на и <> Не е равно на.
• Условен формат — Формат, като засенчване на клетка или цвят на шрифта, който Excel автоматично прилага към клетките, ако дадено условие е вярно.
• Консолидационна таблица — таблицата с комбинирани резултати, която се появява в целевата област. Excel създава консолидиращата таблица чрез прилагане на функцията за обобщение, която сте избрали, към стойностите на изходната област, които сте посочили.
• Персонализирано изчисление — Метод за обобщаване на стойности в областта с данни на обобщена таблица чрез използване на стойностите в други клетки в областта с данни. Използвайте Показване на данни като списък в диалоговия прозорец Поле на обобщена таблица за поле с данни, за да създадете персонализирани изчисления.
• Проверка на данните — Тази функция помага да се предотврати въвеждането на неправилни данни във вашия работен лист. Това най-често се използва за създаване на падащи списъци за общи термини. Валидирането на данни насърчава последователността и точността на данните, които трябва да бъдат въведени.
• Шаблон за работен лист по подразбиране — Шаблонът Sheet.xlt, който създавате, за да промените формата по подразбиране на нови работни листове. Excel използва шаблона, за да създаде празен работен лист, когато добавите нов работен лист към работна книга.
• Зависими — Клетки, които съдържат формули, които препращат към други клетки. Например, ако клетка D10 съдържа формулата =B5 , клетка D10 е зависима от клетка B5 .
• Област на местоназначение — Диапазонът от клетки, които избирате да съхраняват обобщените данни в консолидация. Областта на местоназначение може да бъде в същия работен лист като изходните данни или в различен работен лист. Един работен лист може да съдържа само една консолидация.
• Подробни данни — За автоматични междинни сборове и очертания на работен лист редовете или колоните с междинни сборове се сумират от обобщени данни. Подробните данни обикновено са в съседство и над или отляво на обобщените данни.
• Вградена диаграма — Диаграма, която е поставена на работен лист, а не на отделен лист с диаграма. Вградените диаграми са полезни, когато искате да видите или отпечатате диаграма или обобщена диаграма с нейните изходни данни или друга информация в работен лист.
• Код на грешка — Кодовете на грешка се появяват, ако Excel открие проблем с формула.
• Външни данни — Данни, които се съхраняват извън Excel. Примерите включват бази данни, създадени в Access, dBASE, SQL Server или на уеб сървър.
• Диапазон от външни данни — диапазон от данни, които се въвеждат в работен лист, но произхождат извън Excel, като например в база данни или текстов файл. В Excel можете да форматирате данните или да ги използвате в изчисления, както бихте направили всички други данни.
• Външна препратка — Препратка към клетка или диапазон на лист в друга работна книга на Excel или препратка към дефинирано име в друга работна книга.
• Поле (обобщена таблица) — В обобщена таблица или обобщена диаграма, категория от данни, които са извлечени от поле в изходните данни. Обобщените таблици имат ред, колона, страница и поле за данни. PivotCharts имат серии, категории, страници и полета за данни.
• Дръжка за запълване — малкият черен квадрат в долния десен ъгъл на селекцията. Когато посочите манипулатора за запълване, показалецът се променя на черен кръст.
• Филтър — за показване само на редовете в списък, които отговарят на зададените от вас условия. Използвате командата AutoFilter, за да покажете редове, които съответстват на една или повече конкретни стойности, изчислени стойности или условия.
  Филтър — Филтрите са правила, които използвате, за да решите кои редове в работен лист да показвате. Тези филтри могат да използват данни като условия или стойности.
  Формула — последователност в клетка, която се използва за създаване на стойност. Трябва да започва със знак за равенство (=). Това може да бъде математическо уравнение, препратки към клетки, функции или оператор. Формулата е известна още като израз.
• Лента с формули — Лента с формули между лентата и работната книга, лентата с формули ще покаже съдържанието на активна клетка. В случай на формули лентата с формули ще покаже всички компоненти на формулата.
• Замразяване на панелите — Замразяването на панелите ви позволява да избирате конкретни колони и/или редове, които да останат видими в работния лист, дори ако превъртате, като например заглавни клетки, които обозначават колона.
• Функция — Функциите са формули, които са предварително вградени в Excel. Те са предназначени да помогнат за опростяване на потенциално сложни формули в работен лист.
• Търсене на цел — Метод за намиране на конкретна стойност за клетка чрез коригиране на стойността на друга клетка. Когато търси цел, Excel променя стойността в клетка, която посочите, докато формула, която зависи от тази клетка, върне желания резултат.
• Решетка — набор от пресичащи се линии, използвани за подравняване на обекти.
• Решетъчни линии в диаграми — Линии, които можете да добавите към диаграма, което улеснява преглеждането и оценяването на данни. Линиите на мрежата се простират от отметките на ос през областта на графиката.
• Група — В структура или обобщена таблица, един или повече подробни редове или колони, които са съседни и подчинени на обобщен ред или колона.
• Високи-ниски линии — В 2-D линейни диаграми, линии, които се простират от най-високата до най-ниската стойност във всяка категория. Високо-ниските линии често се използват в борсовите диаграми.
• Работен лист с хронология — отделен работен лист, който изброява промените, които се проследяват в споделена работна книга, включително името на лицето, което е направило промяната, кога и къде е направена, какви данни са изтрити или заменени и как са разрешени конфликтите.
• Идентификатор — име на поле, използвано в израз. Например Сумата на поръчката е идентификатор (име на поле) за поле, което съдържа суми на поръчка. Можете да използвате израз (като Цена*Количество) вместо идентификатор.
• Вмъкване на ред — В таблица на Excel специален ред улеснява въвеждането на данни. Редът за вмъкване е обозначен със звездичка.
• Неявно пресичане — препратка към диапазон от клетки, вместо към една клетка, която се изчислява като една клетка. Ако клетка C10 съдържа формулата =B5:B15*5 , Excel умножава стойността в клетка B10 по 5, тъй като клетки B10 и C10 са в един и същи ред.
• Индекс — Компонент на база данни, който ускорява търсенето на данни. Когато една таблица има индекс, данните в таблицата могат да бъдат намерени, като се потърсят в индекса.
• Елемент — Това са подкатегории на полета във вашата обобщена таблица. Ако имате поле с надпис Автомобили, артикулите могат да бъдат Ford, Chevrolet и др.
• Вътрешно присъединяване — В Query, типът по подразбиране на свързване между две таблици, където се избират само записите, които имат еднакви стойности в обединените полета. Двата съвпадащи записа от всяка таблица се комбинират и показват като един запис в набора с резултати.
• Вмъкване на ред — В таблица на Excel специален ред улеснява въвеждането на данни. Редът за вмъкване е обозначен със звездичка.
• Входна клетка — Клетката, в която се замества всяка входна стойност от таблица с данни. Всяка клетка на работен лист може да бъде клетка за въвеждане. Въпреки че не е необходимо входната клетка да е част от таблицата с данни, формулите в таблиците с данни трябва да се отнасят за входната клетка.
• Итерация — Повтарящо се изчисление на работен лист, докато не бъде изпълнено конкретно числово условие.
• Присъединяване — Връзка между множество таблици, където записите от свързани полета, които съвпадат, се комбинират и показват като един запис. Записите, които не съвпадат, могат да бъдат включени или изключени в зависимост от типа на присъединяването.
• Ред за свързване — В Query, ред, който свързва полета между две таблици и показва на Query как са свързани данните. Типът на свързване показва кои записи са избрани за набора от резултати на заявката.
• Обосноваване — За регулиране на хоризонталното разстояние, така че текстът да е подравнен равномерно както по лявото, така и по дясното поле. Подравняването на текст създава гладък ръб от двете страни.
• Обединена клетка — Когато две или повече клетки се комбинират, тя става обединена клетка.
• Оператор — Операторите са символи или знаци, които показват кое изчисление трябва да се направи в израз. Операторите не се отнасят непременно до прости математически типове; съществуват и оператори за сравнение, конкатенация на текст или референтни оператори.
• Параметър — В Excel можете да добавяте, променяте или премахвате параметри, за да посочите клетки, които могат да се редактират в видимите данни на работния лист на Excel Services. Когато запишете работната книга, промените автоматично се отразяват на сървъра.
• Параметърна заявка — Тип заявка, която, когато я стартирате, подканва за стойности (критерии), които да се използват за избор на записите за набора от резултати, така че една и съща заявка да може да се използва за извличане на различни набори от резултати.
• Pivot Table — Това е инструмент за обобщаване на данни, който най-често се използва за сортиране, осредняване за автоматично сумиране на данни. Информацията се изтегля от една таблица, докато резултатите се показват в друга. Обобщените таблици улесняват извличането на специфична информация от голям източник на данни.
• Обобщена диаграма — Този тип диаграма предоставя визуална помощ за осеви таблици. Чрез предоставяне на графични представяния на данните от обобщената таблица, потребителят може да осигури ниво на интерактивност с данните.
• Обобщена област — Осевата област е точка в работния лист, където бихте плъзнали поле на обобщена таблица, за да реорганизирате начина, по който се показва отчет.
• Площ на парцела — В 2-D диаграма областта е ограничена от осите, включително всички серии от данни. В 3-D диаграма областта е ограничена от осите, включително сериите от данни, имената на категориите, етикетите с отметки и заглавията на осите.
• Лента – Над работната книга има раздел с командни раздели, наречен лента. Зад всеки раздел на лентата има много опции.
• Серия поле — Поле, което се показва в серийната област на обобщена диаграма. Елементите в поле за серия са изброени в легендата и предоставят имената на отделните серии от данни.
  Серии линии — В 2-D подредени лентови и колонни диаграми, линиите, които свързват маркерите за данни във всяка серия от данни, се използват, за да подчертаят разликата в измерването между всяка серия.
• Споделена работна книга — Работна книга, настроена да позволява на множество потребители в мрежата да преглеждат и правят промени едновременно. Всеки потребител, който запазва работната книга, вижда промените, направени от други потребители.
• Изходни данни — Това е информацията, използвана за създаване на вашата обобщена таблица. Може да съществува в работния лист или от външна база данни.
• Обобщена функция — тип изчисление, което комбинира изходни данни в обобщена таблица или консолидационна таблица, или когато вмъквате автоматични междинни суми в списък или база данни. Примерите за обобщаващи функции включват Sum, Count и Average.
  Шаблон — Шаблонът е форматирана работна книга или работен лист, който помага на потребителите да изпълнят конкретна нужда в Excel. Примери за това включват анализ на запасите, карта на процеса и календар.
• Зона със стойности — В обобщена таблица областите със стойности се идентифицират като клетките, които съдържат обобщената информация.
• Работна книга — Работната книга се отнася до файл с електронна таблица на Excel. Работната книга съхранява всички данни, които сте въвели, и ви позволява да сортирате или изчислявате резултатите. Работна книга, която е достъпна за разглеждане и редактиране от множество потребители в мрежа, е известна като споделена работна книга.
• Работен лист — В рамките на работната книга ще намерите документи, наречени работни листове. Работният лист е електронна таблица. Можете да имате няколко работни листа в една работна книга. Разделите в долната част на екрана показват върху кой от вашите работни листове работите. Това също е известно като активен работен лист или активен лист.
• Работно пространство — Работното пространство ви позволява да отваряте множество файлове едновременно.

Научете как да се ориентирате в PowerPoint, като използвате следните преки пътища и трикове

PowerPoint е чудесно приложение за толкова много различни приложения. Най-новата версия на PowerPoint, 2019, предлага още по-зрелищни неща на масата от своя предшественик.

Знаеш ли? Повече от 500 милиона потребители на PowerPoint създават над 300 милиона презентации на ден.

Нови функции на PowerPoint 2019

• Маркиращ инструмент за текст – Намира се в раздела Начало (под шрифтове), маркерът за текст ви позволява да подчертавате важни текстове, като променяте цвета около текста. Това винаги е било важна функция в Word и сега я получавате и тук.
• Диаграми на фуниите - Мощен начин за посочване на тенденции. Диаграмите на фуниите могат да помогнат да се покаже как данните са се увеличили или намалели през различни зависими етапи. Можете да намерите тази страхотна функция и в новата версия на Excel.
• Преходна трансформация - Ефектът на преобразуване се използва, за да анимирате или накарате вашите слайдове или обекти да се движат (или анимират). Може да направи вашите обекти по-големи от фона и дори можете да посочите какво искате да анимирате. За да използвате ефекта на преобразуване, трябва да дублирате слайда, който искате да преобразите. Щракнете върху раздела Преходи и приложете трансформацията към дублирания слайд или обект.
• мащабиране - Това не е функцията Zoom, с която сте свикнали в PowerPoint. Можете да прескачате от слайд или раздел към друг слайд или раздел на вашата презентация. Разделът за мащабиране има три команди, от които можете да избирате, за да изведете различни интересни ефекти: обобщено мащабиране, мащабиране на секции и мащабиране на слайдове.
• Премахване на фона - Можете лесно да премахнете фона на изображение с тази функция. Функцията за автоматично откриване елиминира необходимостта да рисувате около формата, която искате да запазите на преден план. Можете да рисувате с молив в свободна форма, вместо да използвате само прави линии, което беше досадна функция в предишните версии.
• Вмъкване на икони и 3D модели - Вмъкнете свои собствени 3D изображения или потърсете онлайн такива, които да вмъкнете. След като бъде поставен, можете да правите няколко неща. Можете да наклоните изображението във всяка посока или позиция, да го направите по-малко или по-голямо, да го завъртите, да подравните модела върху страницата или слайда, да панорамирате и мащабирате модела, за да пасне на рамката, или да използвате прехода за преобразуване, за да завъртите или увеличете 3D модела. Тези 3D изображения могат да направят една презентация да изглежда фантастично. PowerPoint също поддържа мащабируеми векторни графики или SVG изображения с опции за редактиране на цвят и текстура; добавете ефекти като сенки, блясък или отражение; подравнете, завъртете, изрежете или мащабирайте изображението.
  
  
• Добавете онлайн видео/видео конвертиране - Добавете видеоклипове от онлайн източници или експортирайте вашия Powerpoint като ултра висока разделителна способност (HD) или 4K формат, който може да се показва на големи екрани.
• Управление на цифрова писалка - Използвайте Surface Pen 4 или почти всяка цифрова писалка, която поддържа Bluetooth връзка, за да контролирате слайдовете си в PowerPoint.

Терминология на PowerPoint

PowerPoint има специфична терминология, свързана с него, с която искате да се запознаете. Ето някои от най-често срещаните термини, които ще чуете:

Слайд и слайдшоу

Слайдшоутата могат да включват текст и графики или да бъдат напълно покрити от една снимка, както във фотоалбум. Всяка страница от презентация на PowerPoint се нарича слайд. Ориентацията по подразбиране на слайда е пейзажна. Можете да промените ориентацията и размера на слайда. Можете да добавите текст, графики и ефекти към слайда, за да подобрите привлекателността му и да илюстрирате вашата точка. Те са в основата на една презентация.

Куршум

Булетите са малки точки, квадратчета, тирета или графични обекти, които започват кратка описателна фраза. Почти всеки тип слайд в PowerPoint съдържа текстово поле за контейнер за списък с водещи символи. Ще използвате тези текстови полета за списък с водещи символи, за да въведете ключови точки или твърдения относно вашата тема. Когато създавате списъка, натиснете Enter, за да добавите нов символ за следващата точка, която искате да добавите.

Шаблон за дизайн

Шаблонът за дизайн има предварително зададени елементи за презентация, така че не е нужно да го съставяте от нулата. Можете да използвате шаблон за дизайн такъв, какъвто е, или да направите промени в шаблон, за да го направите по-специфичен за вашите нужди. Шаблоните за дизайн са чудесен начин да започнете добре.

Оформления на слайдове

Термините тип слайд и оформление на слайд се използват взаимозаменяемо. PowerPoint има няколко типа оформления на слайдове. В зависимост от вида на презентацията, която създавате, можете да използвате няколко различни оформления на слайдове или да продължите да използвате само няколко. Оформленията на слайдовете включват следните елементи: слайдове със заглавия, слайдове със заглавия на раздели, слайдове с картини с надписи, слайдове със съдържание за добавяне на диаграми, картини и таблици и празни слайдове.

Изгледи на слайдове

Можете да преглеждате слайдшоута по много различни начини, включително нормален изглед, очертан изглед и изглед за сортиране на слайдове. Всеки от тези изгледи има специфична употреба. Outline View е страхотен за преглед на цялостната структура на презентация, докато Slide Sorter View ви позволява да пренаредите това, което сте направили. Нормалният изглед ви позволява да гледате готовата презентация.

Панел на задачите

Разположен от дясната страна на екрана, прозорецът на задачите се променя, за да покаже опции, които са налични за текущата задача, върху която работите. Като пример, промяната на фона за слайд извежда прозореца на задачите Format Background; когато добавяте анимации, ще видите панела Анимация. Това помага за ускоряване на процеса на създаване на презентации и ви спира да се налага да търсите.

Преход

Преходите между слайдове са визуалните ефекти, които се появяват, когато един слайд се сменя с друг. PowerPoint предлага няколко различни прехода като избледняване, разтваряне и т.н.

Анимация и анимационни схеми

В Microsoft PowerPoint анимациите са визуални ефекти, приложени към отделни елементи като графики, заглавия или точки, а не към самия слайд. Приложете предварително зададени визуални ефекти към абзаци, елементи с водещи символи и заглавия от различни анимационни групи.

PowerPoint онлайн

PowerPoint Online е уеб версията на PowerPoint. Той позволява презентация на PowerPoint да се възпроизвежда на всеки компютър, дори ако този компютър няма инсталиран PowerPoint. За да използвате PowerPoint Online, ще ви трябва акаунт в Microsoft или служебен или учебен акаунт в Office 365. За да видите презентация в уеб браузър, запишете презентацията в OneDrive или Dropbox и я отворете в PowerPoint Online.

Slide Master

Шаблонът за дизайн по подразбиране при стартиране на презентация на PowerPoint е обикновен бял слайд. Когато искате да проектирате своя шаблон, използвайте Slide Master. След като актуализирате Slide Master с вашия избор на дизайн, всички слайдове във вашата презентация ще използват шрифтовете, цветовете и графиките в Slide Master. Всеки нов слайд, който създавате, приема тези дизайнерски елементи.

Преки пътища на PowerPoint

Ето общи клавишни комбинации за PowerPoint:

• Ctrl+N - Създаване на нова презентация.
• Ctrl+B - Удебеляване на избрания текст.
• Alt+H, F, S - Промяна на размера на шрифта за избрания текст.
• Alt+W, Q - Отваряне на диалоговия прозорец за мащабиране.
• Ctrl+X - Изрязване на избран текст, обект или слайд.
• Ctrl+C - Копиране на избран текст, обект или слайд.
• Ctrl+V – Поставяне на изрязан или копиран текст, обект или слайд.
• Ctrl+Z- Отмяна на последното действие.
• Ctrl+S - Запазване на презентацията.
• Alt+N, P - Вмъкване на картина.
• Alt+H, S, H - Вмъкване на фигура.
• Alt+H, L - Изберете оформление на слайд.
• Alt+H - Отидете в раздела Начало.
• Alt+N - Отидете в раздела Вмъкване.
• F5 - Стартирайте слайдшоуто.
• Esc - Край на слайдшоуто.
• Ctrl+Q - Затваряне на PowerPoint.

Как да навигирате в лентата само с клавиатурата

Лентата е менютата в горната част на продуктите на Office. Организира командите в раздели. Всеки раздел показва различна лента, която е съставена от групи и всяка група включва една или повече команди. Можете лесно да навигирате в лентата само с клавиатурата. Клавишите за достъп са специални клавишни комбинации, които ви позволяват бързо да използвате команда на лентата чрез натискане на няколко клавиша, независимо къде се намирате в PowerPoint. Всяка команда в PowerPoint може да бъде достъпна с помощта на клавиши за достъп. Има два начина за навигация в разделите в лентата. За да стигнете до лентата, натиснете Alt. За да се придвижвате между раздели, използвайте клавишите със стрелки надясно и наляво.

За да отидете директно до раздел на лентата, използвайте тези клавиши за достъп:

• Alt+F - Отваряне на страницата Файл.
• Alt+H - Отваряне на раздела Начало.
• Alt+N - Отворете раздела Вмъкване.
• Alt+G - Отворете раздела Дизайн.
• Alt+K - Отворете раздела Преходи.
• Alt+A - Отворете раздела Преходи.
• Alt+S - Отворете раздела Слайдшоу.
• Alt+R - Отворете раздела Преглед.
• Alt+W - Отворете раздела Изглед.
• Alt+Q - Отворете полето за търсене и потърсете команда

Работете в разделите на лентата с клавиатурата

• Натиснете Alt, за да преминете към списъка с раздели на лентата. За да отидете директно на раздел, натиснете клавишна комбинация.
• За да се придвижвате между команди, натискайте клавиша Tab или Shift+Tab . Придвижвате се напред или назад чрез командите. Можете също да се движите с помощта на клавишите със стрелки

Контролите се активират по различни начини:

• Ако избраната команда е бутон, натиснете интервал или Enter, за да активирате .
• Ако избраната команда е бутон за разделяне (бутон, който отваря меню с допълнителни опции), натиснете клавиша Alt+стрелка надолу, за да активирате . Натиснете клавиша Tab, за да се придвижвате през опциите. За да изберете текущата опция, натиснете интервал или Enter .
• Ако избраната команда е списък (като списъка с шрифтове), за да отворите списъка, натиснете клавиша със стрелка „Надолу“. Използвайте клавишите със стрелки нагоре и надолу, за да се движите. Когато желаният от вас елемент е избран, натиснете Enter.
• Ако избраната команда е галерия, за да изберете командата, натиснете интервал или Enter . Натиснете клавиша Tab, за да се придвижвате през елементите.

Работа в очертан изглед:

Както споменахме, очертаният изглед ви позволява да видите цялостната структура на вашата презентация. Някои специфични преки пътища могат да улеснят работата ви.

• Alt+Shift+стрелка наляво - Повишаване на параграф
• Alt+Shift+стрелка надясно - Понижаване на абзац
• Alt+Shift+стрелка нагоре - Преместване на избраните абзаци нагоре
• Alt+Shift+клавиш със стрелка надолу - Преместване на избраните абзаци надолу
• Alt+Shift+1 - Показване на заглавие от ниво 1.
• Alt+Shift+знак плюс (+) - Разгъване на текст под заглавие.
• Alt+Shift+знак минус (-) - Свиване на текст под заглавие

Тези преки пътища могат да ви помогнат бързо да преструктурирате дори най-сложната презентация.

Как да работите с форми, картини, кутии, обекти и WordArt

Форми, картини и друго изкуство могат да бъдат важен визуален елемент за презентации на PowerPoint. Ето как можете лесно да обработите тези елементи във вашата презентация.

• Вмъкване на фигура - За да вмъкнете фигура, натиснете Alt+N, S, H. Използвайте клавишите със стрелки, за да разглеждате наличните форми, докато стигнете до желаната. Натиснете Enter, за да вмъкнете формата.
• Вмъкване на текстово поле - За да вмъкнете текстово поле, натиснете Alt+N, X. Въведете вашия текст. Когато сте готови, натиснете F6, за да преместите фокуса от текстовото поле.
• Вмъкване на обект - За да вмъкнете вграден документ или електронна таблица като обект, натиснете Alt+N, J. В диалоговия прозорец Вмъкване на обект, за да преместите фокуса към списъка Тип обект, натиснете клавиша Tab. Използвайте клавишите със стрелки нагоре и надолу, за да изберете типа обект, който искате да вмъкнете, и след това натиснете Enter, за да го вмъкнете.
• Вмъкнете WordArt - За да вмъкнете WordArt, натиснете Alt+N, W. Използвайте клавишите със стрелки, за да изберете стила на WordArt, който искате, и натиснете Enter. Въведете вашия текст. Когато сте готови, натиснете F6, за да преместите фокуса от текстовото поле.
• Изберете форма - За бързо преместване на фокуса към първата плаваща фигура, като изображение или текстово поле, натиснете Ctrl+Alt+5. След това, за да преминете през плаващите фигури, натиснете клавиша Tab. За да се върнете към нормалната навигация, натиснете Esc. За да изберете една форма, натиснете клавиша Tab, за да преминете напред (или Shift+Tab, за да преминете назад) през обектите, докато манипулаторите за оразмеряване се появят върху обекта, който искате.
• Групирайте или разгрупирайте форми, картини и WordArt обекти - За да групирате фигури, картини или WordArt обекти, изберете елементите, които искате да групирате, и натиснете Ctrl+G. За да разгрупирате група, изберете групата и натиснете Ctrl+Shift+G .

Още спестяващи време трикове за Microsoft Office

Има толкова много съвети, трикове и преки пътища за Microsoft Office, че изчерпателното ръководство за всички тях е почти невъзможно. Въпреки това е много забавно да опитваш. Някои от съветите, триковете и преките пътища в Microsoft Office се отнасят за конкретни приложения, някои работят по същия начин във всички приложения на Office. Въпреки че се опитахме да покрием най-важните и най-полезните съвети, трикове и преки пътища за Office, искаме да включим този малък бонус раздел с трикове за спестяване на време и някои коварни малки съвети, които могат да дадат тласък на продуктивността ви и да премахнат правилно главоболието ви навън през вратата.

Format Painter

Нека първо да разгледаме Format Painter. Това е инструмент, който съществува от известно време в Microsoft Office, но толкова много потребители са го пренебрегнали. Използвайте инструмента за рисуване на формати в раздела Начало, за да приложите бързо едно и също форматиране, като цвят, стил и размер на шрифта и стил на рамка, към множество части от текст или графики. Инструментът за рисуване на формати ви позволява да копирате всички формати от един обект и да ги приложите към друг. Спестява толкова много време, прекалявайки поотделно с всеки елемент. Това е инструмент във всички приложения на Microsoft и използването му е лесно. Не забравяйте за това.

Използвайте четката, за да рисувате върху селекция от текст или графики, за да приложите форматирането. Това работи само веднъж. За да промените формата на множество селекции във вашия документ, трябва да щракнете двукратно върху „ Форматиране на картина “. Натиснете Esc, за да спрете форматирането.

Интелигентно търсене в Word

Ако маркирате дума или фраза и щракнете с десния бутон върху нея, ще видите „ Интелигентно търсене “. Това е бърз пряк път за сърфиране в мрежата, без да забавяте, за да отворите отделен прозорец на браузъра. От дефиниции на думи до сканиране на новини, този мощен инструмент може да превърне прост въпрос в богатство от знания. Пренесете изследванията си на друго ниво.

Премахнете нежеланото форматиране в Word

Не пренебрегвайте това малко бижу. Нежеланото или странно форматиране може да направи документа ви бъркотия. Вместо да се опитвате да поправите нещо по едно, натиснете Ctrl + интервал или щракнете върху бутона Изчистване на всички формати (в по-новите версии, гумичка върху A в раздела Начало), за да премахнете форматирането от маркирания текст и да започнете отначало със собствения си стил . Това гарантира последователно форматиран документ, който изглежда така, както искате да изглежда.

Как да зададете свой собствен шрифт по подразбиране в Excel

Шрифтовете по подразбиране се променят често в Office в зависимост от популярния шрифт в момента. Ако не харесвате Calibri или Cambria и предпочитате Arial или Times New Roman, можете да изберете шрифта по подразбиране. Щракнете върху Формат > Шрифт , изберете желаните атрибути и след това щракнете върху „ По подразбиране “. Сега вашият шрифт е новият шрифт по подразбиране за документи.

Как да комбинирате клетки в Excel

Съвет за Excel: Ако искате да комбинирате съдържанието на две клетки в една, започнете трета клетка и въведете =(. Щракнете върху клетката, която съдържа първия текст, който искате да комбинирате, и въведете &” “& (интервал, ограден в кавички ).Щракнете върху следващата клетка с текста, който искате да комбинирате. Натиснете Enter и клетките ще бъдат комбинирани.

Как да добавяте данни по-бързо в Excel

Добавете цяла колона или ред с данни, като щракнете върху първата празна съседна клетка и натиснете ALT+= . Excel автоматично ще сумира числата в този ред или колона.

Вграждане на шрифтове

Вградете шрифтове във вашите документи, за да сте сигурни, че изглеждат така, както искате, независимо кой ги преглежда. Ако използвате шрифт, който някой друг няма в системата си и той прегледа документа, системата му ще го замени с друг шрифт. Ако вградите шрифта във вашия документ, всеки, който гледа документа, ще види документа ви с шрифта, който сте използвали, независимо дали го има или не.

PowerPoint анимация за блок-схеми

Блок-схемите са чудесен начин за показване на сложна информация. Има моменти, когато може да не искате да покажете цяла блок-схема наведнъж. Искате всяка точка да се появява, докато я обсъждате. Това може да направи блок-схемата по-добра „поток“ по-добре. В панела за анимация/раздела за анимация направете това, за да анимирате вашата диаграма:

• Щракнете върху първия елемент, точка или процес във вашата блок-схема. Изберете анимация от раздела Анимации.
• Определете настройките за анимация и синхронизация на всеки елемент.
• Можете също да отворите панела за анимации, за да прегледате и коригирате вашите настройки за анимация.
• Повторете стъпки 1 и 2 за всички елементи във вашата блок-схема. Уверете се, че визуализирате цялата анимация на блок-схемата и редактирайте, ако е необходимо.

Преки пътища на Microsoft Outlook

• F1 - Помощ
• F3 - Намерете контакт или друг елемент
• F4 - Намиране или замяна
• F7 - Проверка на правописа
• F9 - Проверка за нови съобщения
• F11- Намерете контакт
• F12 - Запазване като (само в изглед на поща)
• Shift + Ctrl + A - Създаване на нова среща
• Shift + Ctrl + B - Отворете адресната книга
• Shift + Ctrl + C - Създаване на нов контакт
• Shift + Ctrl + E - Създайте нова папка
• Shift + Ctrl + F - Отворете прозореца за разширено търсене
• Shift + Ctrl + H - Създайте нов документ на Office
• Shift + Ctrl + I - Превключване към Входящи
• Shift + Ctrl + J - Създаване на нов запис в дневник
• Shift + Ctrl + K- Създайте нова задача
• Shift + Ctrl + L- Създайте нова група с контакти
• Shift + Ctrl + M- Създайте ново съобщение
• Shift + Ctrl + N- Създайте нова бележка
• Shift + Ctrl + O- Превключете към изходящата кутия
• Shift + Ctrl + P- Отворете прозореца Нова папка за търсене
• Shift + Ctrl + Q - Създайте нова заявка за среща
• Shift + Ctrl + U - Създаване на нова заявка за задача
• Ctrl + Alt + 2 - Превключване към изглед на календар на работната седмица
• Ctrl + Alt + 3- Превключване към изглед на календара за цяла седмица
• Ctrl + Alt + 4- Превключване към изглед Месечен календар
• Shift + Ctrl + R- Отговори на всички
• Ctrl + A - Изберете всички
• Ctrl + B- Удебелен
• Ctrl + C - Копиране на избран текст
• Ctrl + F - Препращане на съобщение
• Ctrl + H - Намиране и замяна на текст
• Ctrl + K - Проверете имената спрямо адресната книга
• Ctrl + O - Отваряне
• Ctrl + P- Печат
• Ctrl + Q- Маркирайте избраното съобщение като прочетено
• Ctrl + R- Отговор
• Ctrl + S- Запазете съобщението като чернова
• Ctrl + U- Маркирайте избраното съобщение като непрочетено
• Ctrl + V - Поставяне на копиран текст
• Ctrl + X- Изрязване на избрания текст
• Ctrl + Y - Отидете в папка...
• Ctrl + Z- Отмяна
• Ctrl + Alt + J - Маркирайте съобщението като нежелано
• Ctrl + Alt + M- Маркирайте съобщение за изтегляне
• Alt + S - Изпращане на съобщение
• Ctrl + 1 - Превключване към изглед на поща
• Ctrl + 2- Превключване към изглед Календар
• Ctrl + 3- Превключете към изглед Контакти
• Ctrl + 4- Превключете към изглед Задачи
• Ctrl + 5- Превключете към Бележки
• Ctrl + 6- Превключване към списък с папки
• Ctrl + 7- Превключване към преки пътища
• Ctrl + точка Превключване към следващото отворено съобщение
• Ctrl + запетая Превключване към предишно отворено съобщение
• Alt + H- Отидете в раздела Начало
• Alt + наляво- Отидете до предишния изглед в главния прозорец на Outlook
• Alt + надясно- Отидете на следващия изглед в главния прозорец на Outlook

Обобщавайки

Има причина Microsoft Office да е водещият офис пакет в света и тези съвети, трикове и преки пътища го правят още по-добър. Независимо дали създавате прости текстови документи, сложни диаграми, мощни презентации или документи с интензивна графика, в Microsoft Office има приложение, което ще ви помогне да го направите по-добре. Триковете и съветите в това ръководство ще ви помогнат да го направите още по-лесно.

Ако търсите софтуерна компания, на която можете да се доверите за нейната почтеност и честни бизнес практики, не търсете повече от SoftwareKeep . Ние сме сертифициран партньор на Microsoft и BBB акредитиран бизнес, който се грижи да предостави на нашите клиенти надеждно, удовлетворяващо изживяване със софтуерните продукти, от които се нуждаят. Ние ще бъдем с вас преди, по време и след всички продажби.