Напредъкът в корпоративните ИТ решения отключи значителни печалби в ефективността в организации по целия свят, като същевременно предостави неоспоримо конкурентно предимство.
В същото време обаче повишената цифровизация на системите и процесите идва с непрекъснато растяща цена, която тежи върху маржовете, преди в крайна сметка да достигнат момент, когато вече не си струват.
Това допълнително се влошава от преминаването към модел на ценообразуване, базиран на софтуер като услуга и абонамент, което означава, че фирмите не притежават инструментите, които купуват, и ще понесат разходи за използването им на месечна или годишна база .
Всичко това налага стратегия за оптимизиране на ИТ разходите за големи и малки организации, за да се гарантира, че разходите няма да ескалират неконтролируемо и че всички ИТ разходи носят стойност. Тази статия обхваща няколко съвета и най-добри практики за ефективно провеждане на същото.
1. Извършете цялостен ИТ одит
Всяка инициатива за оптимизиране на разходите започва с ясно разбиране на разглеждания предмет и неговите различни фактори. В случай на техническа инфраструктура на организация се препоръчва да започнете с цялостен ИТ одит.
Това включва оценка на хардуера, софтуерните лицензи и разходите за поддръжка, заедно с идентифициране на недостатъчно използвани или излишни ресурси, за да се ръководи най-добре процеса на оптимизиране на разходите.
За предпочитане е такива одити да се извършват от опитен ИТ специалист или външна агенция за безпристрастно и обективно докладване на релевантни факти и прозрения.
Струва си да се отбележи, че оптимизирането на ИТ разходите често е нещо повече от цените на различните приложения и въпроси като колко струва обучението? Или как изглежда кривата на обучение е валидно и трябва да бъде част от по-широкото уравнение.
2. Оптимизирайте софтуерните лицензи
След задълбочен одит една организация трябва да има ясна карта на своята по-широка ИТ инфраструктура, включително най-големите двигатели на разходите. За повечето фирми софтуерните лицензи и ключове вероятно ще водят пътя в това отношение, което го прави правилното място за започване на процеса на оптимизация.
Одитният доклад трябва да предостави набор от прозрения относно нивата на използване, времето на неактивност и други, свързани с всеки софтуерен лиценз, което може да разкрие възможности за спестяване на разходи, или чрез отказ от определени лицензи, или отлагане на придобиването на допълнителни лицензи.
Това също може да насърчи проучване на алтернативни решения на по-ниска цена или такива, които са с напълно отворен код и следователно безплатни. Като цяло, това е област, която може да доведе до значителни спестявания на разходи за организациите, когато се направи правилно.
3. Централизиране на ИТ доставките
Ползите от консолидирането на покупателната способност изглеждат доста очевидни в почти всички настройки, а в случая на ИТ продукти и решения, това основно помага на бизнеса да преговаря по-добре с доставчици и търговски екипи, подкрепени от по-големи количества за поръчки и покупателна способност.
В допълнение, централизиран екип , отговарящ за доставките, може да въведе различни работни потоци, за да гарантира, че доларите на компанията изминават допълнителната миля. Това допълнително намалява дублирането, което води до невъзможна стандартизация и икономии от мащаба, като отделните екипи се стремят сами.
Не може да се отрече, че централизираното снабдяване спестява време и пари, с много други предимства, но не е лишено и от недостатъци.
Основната е, че е по-близко до централизирано планиране, за разлика от свободния пазар, където отделните екипи и техните мениджъри избират инструментите, които най-добре отговарят на техните изисквания. Строго погледнато от гледна точка на разходите обаче, централизацията работи най-добре.
4. Практикувайте ефективно управление на ИТ активи
През последните години, когато ИТ започнаха да играят все по-решаваща роля в бизнеса и съставляваха значителна част от разходите, оттогава се появиха нови знания, насочени към ефективно управление на ИТ активи със софтуера ITAM и извличане на максимума от тях.
Има много изпитани най-добри практики в това отношение, достатъчни, за да покрият цял учебник.
За целите на тази статия ние просто ще я оставим на поддържането на актуална инвентаризация на всички софтуерни и хардуерни активи, проследяване на техните жизнени цикли и осигуряване на бързото им оттегляне, подновяване или изхвърляне, според изискванията.
5. Редовно преглеждайте и оптимизирайте ИТ разходите
Оптимизирането на ИТ разходите е непрекъснат процес, който изисква редовно проследяване, оценка и одити, за да подпомогне вземането на информирани решения. Целта е да се покажат непрекъснати подобрения по отношение на намаляване на разходите, адаптиране към променящите се технологии и съгласуване на ИТ инвестициите с бизнес целите.
Оттогава се появиха множество цели, ключови резултати и ключови показатели за изпълнение за тази цел. Това включва като намаления на цените / твърди спестявания, избягване на разходи / меки спестявания, обща цена на притежание и възвръщаемост на инвестициите (ROI), наред с други.
Например, ако целта е да постигнете максимална ефективност с вашите лицензи за Zoom , показателите за оптимизация ще включват намаленията на цените, спечелени от екипа по доставките, докато преговаряте с екипа по продажбите на Zoom, последвано от елиминиране на загубата чрез редовно проследяване на показателите за използване.
В крайна сметка, целта на оптимизирането на ИТ разходите е да се намалят разликите между планираните и действителните разходи за ИТ инфраструктура в организацията. Използването на KPI и OKR помага да се вземе по-широк поглед от обикновените отклонения, като помага за по-доброто идентифициране на проблемните области, така че да могат да бъдат предприети коригиращи действия по съответния начин.
Още съвети за правилна оптимизация на ИТ разходите
Организациите могат да направят няколко други неща, за да поддържат разходите за ИТ в рамките на бюджета, като същевременно постигат други цели и цели, като стратегическо привеждане в съответствие, възвръщаемост на инвестициите и повишаване на ефективността чрез технологиите.
-
Прегърнете облачните изчисления – въпреки че днес вече е норма, много наследени приложения все още се хостват на място. Много фирми дори погрешно приемат, че хостингът на място е по-добър за тях и по-сигурен, но това е далеч от реалността днес.
С облачните изчисления клиентите имат много гъвкавост и възможност да плащат само за това, което използват, което води до значителни спестявания на разходи в дългосрочен план.
-
Внедряване на виртуализация - За големи организации, които консумират много ресурси, има смисъл да се консолидират множество сървъри и приложения в един физически сървър.
Извършено чрез процеса на виртуализация, организациите могат да постигнат по-добро използване на ресурсите и спестяване на енергия като резултат.
В резултат на това начинанията за оптимизиране на ИТ разходите трябва да включват оценка на по-широката инфраструктура за възможности за виртуализация и използване на технологии като хипервайзори.
- Помислете за алтернативи с отворен код - Дори най-сложните софтуерни приложения днес имат алтернативи с отворен код, които могат да бъдат приети безплатно и персонализирани към изискванията на организацията с малко усилия.
Например Blender е също толкова добър, ако не и по-добър от премиум решения като AutoDesk Maya и Wings 3D. По същия начин MySQL и MariaDB вършат доста стабилна работа в сравнение с Oracle Database.
Заключителни думи
Оптимизирането на ИТ разходите е сравнително нова област, която продължава да се развива с появата на нови предизвикателства и изисквания. Към момента той включва интердисциплинарно разбиране на ИТ, управление и счетоводство за добавяне на стойност към бизнеса, но бързо се превръща в специализирана област сама по себе си.
В тази статия ние се стремим да предоставим кратък пример по тази тема, но както беше обсъдено по-горе, за да покрием истинската дължина и ширина на тази тема, дори един голям учебник едва ли е достатъчен. Това обаче трябва да постави началото на повечето малки предприятия да оптимизират своите ИТ разходи занапред.