Електронна книга на Outlook [Окончателно ръководство] | Outlook обучение

Тази електронна книга на Outlook ви е предоставена от SoftwareKeep . Нашата цел е да ви помогнем да научите повече за водещия софтуер за електронна поща и управление на лично време на Microsoft, Outlook.

Купете Microsoft Outlook от SoftwareKeep на най-добрата цена на пазара.

Съдържание

1. Въведение
2. Какво е Outlook?
3. Как да настроите Outlook
4. Как да импортирате и експортирате контакти в Outlook
1. Импортиране на контакти в Outlook
2. Експортиране на контакти от Outlook
5. Как да управлявате контакти в Outlook
1. Добавяне на нов контакт
2. Добавяне на контакт към любими
3. Преглед и редактиране на информация за контакт
4. Изтриване на контакт
6. Как да добавите професионален подпис в Outlook
1. Как да създадете нов имейл подпис
2. Как да персонализирате вашия имейл подпис
7. Как да пишете и изпращате имейли в Outlook
8. Как да изпращате прикачени файлове в Outlook
9. Как да използвате календари в Outlook
1. Как да добавяте елементи от календара
2. Как да импортирате календар
3. Как да търсите елементи от календара
10. Как да си сътрудничим в Outlook
1. Как да отворите или прикачите файл в Outlook
2. OneDrive
3. Срещи
11. Как да планирате срещи в Outlook
12. Как да създадете задачи и списъци със задачи в Outlook
13. Как да създадете филтри в Outlook
14. Как да създадете категории, флагове и цветове в Outlook
1. Как да присвоите категория на имейл
2. Как да създадете цветови категории
3. Как да създадете знамена
15. Как да използвате напомняния в Outlook
1. Как да зададете напомняне за съобщения
2. Как да зададете напомняне за задачи
3. Как да отхвърлите напомняния от минали събития
16. Как да игнорирате разговори в Outlook
17. Как да почистите входящата си кутия в Outlook
18. Как да изключите автоматичното архивиране в Outlook
19. Как да управлявате правила в Outlook
1. Създайте правило
2. Създайте правила с помощта на съветника за правила
3. Изпълнете правилата ръчно
4. Изтриване на правило
20. Как да зададете „Извън офиса“ в Outlook
21. Как да планирате имейл в Outlook
22. Как да блокирате подател в Outlook
23. Как да отстранявате проблеми с Microsoft Outlook Mobile
1. Приложението Outlook се срива
2. Не можете да влезете в приложението Outlook
3. Не може да се инсталира приложението Outlook
4. Контактите и календарът няма да се синхронизират

Въведение

Искате ли да научите всичко, което трябва да знаете, за да станете опитен потребител на Outlook? Тази електронна книга описва подробно работата с пакета за имейл и лично управление на Microsoft, независимо дали работите сами или в екип.

Ще научите за основите на Outlook и как да изпълнявате основни задачи, от които се нуждаете в ежедневието си. По-нататък в електронната книга се докосваме и до някои разширени функции и ръководства за отстраняване на неизправности.

Ако имате някакви въпроси, след като прочетете нашата електронна книга, не се колебайте да се свържете с нас на SoftwareKeep за допълнителна помощ.

Какво е Outlook?

Microsoft Outlook е приложение за управление на вашата лична информация и график. Въпреки че е известен и използван основно с възможностите си за изпращане на имейли, той също така включва функции като календар, дневник, бележки, управление на контакти, управление на задачи, както и сърфиране в мрежата.

Outlook е част от по-широкото продуктово семейство на Microsoft Office, но може да бъде закупен и като самостоятелна програма. Outlook се съчетава добре с Microsoft Exchange Server и Microsoft SharePoint Server , което отговаря на нуждите на екипи и организации, които споделят входящи кутии, календари или други данни.

С над милион активни месечни потребители Outlook е един от водещите имейл клиенти и приложения за персонално управление по целия свят.

Как да настроите Outlook

За да настроите Outlook, ще трябва да добавите имейл акаунт. Има различни видове имейл акаунти, които можете да добавите към Outlook, включително Microsoft 365, Gmail, Yahoo, iCloud и Exchange акаунти.

Моля, имайте предвид, че някои доставчици на електронна поща на трети страни, като Gmail и iCloud, изискват да промените настройките на техните уебсайтове, преди да можете да добавите своя акаунт(и) към Outlook. С това можете да получите помощ от самия доставчик.

1. Отворете Outlook, след което изберете Добавяне на акаунт от менюто Файл .
2. В зависимост от вашата версия на Outlook, следвайте инструкциите по-долу:
1. В Outlook за Microsoft 365 и Outlook 2016 : Въведете своя имейл адрес и щракнете върху Свързване .
2. В Outlook 2013 и Outlook 2010 : Въведете вашето име, имейл адрес и парола, след което щракнете върху Напред .
3. Може да бъдете подканени да въведете паролата си отново. След това щракнете върху Ok → Готово , за да завършите процеса на настройка.

Как да импортирате и експортирате контакти в Outlook

Импортиране на контакти в Outlook

Импортирането на контакти може да отнеме много време, но е важна част от организацията. Нека да разгледаме как всъщност да импортирате тези контакти и да поемете по пътя към живота в облака.

1. Създайте документ на Excel със списък с контакти, които искате да импортирате в Outlook. Запазете този документ като .csv (означава стойности, разделени със запетая), като отидете на Файл → Запиши като и изберете (*.csv) от падащото меню за форматиране.
2. Отворете Outlook . За да импортирате вашия списък с контакти, отидете на Файл → Отваряне и експортиране → Импортиране/Експортиране . Тук изберете Импортиране от друга програма или файл и щракнете върху Напред, за да продължите.
3. Изберете Стойности, разделени със запетая , след което щракнете върху бутона Преглед . Намерете своя .csv файл и го изберете. Сега можете да изберете как искате Outlook да обработва дублиращите се контакти:
1. Замяна на дубликати с импортирани елементи
2. Разрешете създаването на дубликати
3. Не импортирайте дублиращи се елементи
4. В полето Импортиране на файл изберете Контакти . За да затворите съветника, щракнете върху бутона Готово . Ще можете да видите вашите импортирани контакти, като изберете Хора в Outlook.

Експортиране на контакти от Outlook

Експортирането на вашия списък с контакти е начин лесно да преглеждате контактите си на какъвто и компютър да попаднете. Процесът е лесен и ще позволи бърз достъп до вашите контакти.

1. Отворете Outlook . За да импортирате вашия списък с контакти, отидете на Файл → Отваряне и експортиране → Импортиране/Експортиране . Тук щракнете върху Експортиране във файл .
2. Изберете Файл с данни на Outlook (.pst) и щракнете върху Напред , за да продължите.
3. Изберете Контакти под имейл акаунта, от който искате да експортирате контакти.
4. Щракнете върху Преглед и отидете до мястото, където искате да запишете вашия .pst файл с контакти. Въведете име на файл и щракнете върху OK .
5. За да затворите съветника, щракнете върху Готово .
6. Ако желаете да зададете парола за защита на вашите контакти, въведете я в полетата Парола и Потвърдете паролата , още веднъж, за да потвърдите, след което щракнете върху OK .
• Ако искате да заобиколите задаването на парола, оставете полетата за парола празни и изберете OK.

Как да управлявате контакти в Outlook

Добавяне на нов контакт

Това ръководство се фокусира върху добавянето на нов контакт от нулата. Има и други начини за добавяне на контакти към вашите акаунти в Outlook, като например добавяне от нечия профилна карта или фирмен указател, ако е приложимо.

1. Влезте в профила си в Outlook в мрежата .
2. Изберете иконата Хора в долната част на навигационния панел. Това ще отвори страницата Хора. В лентата с инструменти изберете Нов контакт .
3. Въведете всички необходими данни за контакта. Изберете опцията Добавяне на още , за да добавите допълнителна информация, като например адрес или рожден ден на контакт.
4. Кликнете върху Създаване , за да добавите новия контакт към вашия списък.

Добавяне на контакт към любими

За лесен достъп можете да добавите контакти към вашия списък с любими. За да добавите някого към любимите си, просто изберете контакта и след това изберете Добавяне към любими от лентата с инструменти.

Любимите контакти с имейл адрес ще се показват в навигационния панел в Mail, което ви позволява да видите всичките им имейл адреси на едно място. Преглед и редактиране на информация за контакт

1. На страницата Хора изберете контакта в средния панел, за да видите или редактирате информация за тях. Това, което виждате тук, е версия на картата на профила, което означава, че разделите и секциите, които виждате, могат да се различават от контакт до контакт.
1. Файлове : Вижте последните файлове, които контактът е споделил с вас.
2. Имейл : Вижте последните имейл съобщения и прикачени файлове между вас и контакта.
3. LinkedIn : Ако контактът има публичен профил в LinkedIn, тук ще видите информация за LinkedIn.
2. За да редактирате контакт, щракнете върху бутона Редактиране на контакт до Информация за контакт или изберете Редактиране в лентата с инструменти.

Изтриване на контакт

1. Изберете един или няколко контакта и след това щракнете върху Изтриване .
2. Щракнете отново върху Изтриване , за да потвърдите действието.

Как да добавите професионален подпис в Outlook

Подписването на вашето име в имейл е важно, когато се опитвате да останете професионалисти в работната среда. За да направите това, трябва да следвате няколко прости стъпки. Много е лесно да го персонализирате сами по различни начини.

Как да създадете нов имейл подпис

1. Отворете Outlook и натиснете Нови имейли, за да съставите ново съобщение.
2. Отидете в менюто за подпис и изберете Подписи , за да отворите опциите за подпис.
3. Тъй като създавате нов подпис, щракнете върху Нов . След това ще въведете желаното име, което да се използва като ваш подпис в края на вашите имейли. След като го въведете, натиснете OK .

Как да персонализирате вашия имейл подпис

За да персонализирате имейл подписа си още повече, просто поставете подписа си, след което вижте всички различни опции за формат, достъпни за вас.

Изберете любимите си и щракнете върху Ok . За да използвате имейла, който току-що сте направили, щракнете върху „Нов имейл“ и той трябва да изскочи веднага, готов да бъде представен в следващия имейл, който създадете и изпратите.

Как да пишете и изпращате имейли в Outlook

Използването на Outlook е много подобно на използването на всяка онлайн платформа за имейл. Въпреки това ви помага да бъдете по-ефективни, за да се запознаете с всички стъпки за това как да го използвате за писане и изпращане на имейли.

1. Започнете, като изберете опцията Нов имейл на началния екран, за да започнете да настройвате ново съобщение.
2. Щракнете в текстовото поле с име До , Скрито копие или Як и въведете имейл адрес или име на контакт.
3. След това щракнете в полето Тема и въведете темата на вашето съобщение. Вашият получател ще види това първо, когато получи известие за вашия имейл.
4. За да напишете вашето съобщение, щракнете върху тялото на имейла и започнете да пишете. Outlook ви предоставя много опции за форматиране, така че не се притеснявайте да ги използвате.
5. След като съставите съобщението си, щракнете върху Изпрати .

Как да изпращате прикачени файлове в Outlook

Изпращането на файл с вашия имейл може да се осъществи много лесно чрез добавяне на прикачен файл към вашия имейл. Ето стъпките, за да направите това.

1. Отворете Outlook, след това отидете до Начало и след това изберете Нов имейл .
2. Ако искате да изпратите файл със съществуващ имейл, можете да го направите, като изберете Отговор , Отговор на всички или Препращане .
3. Отидете до Начало и след това изберете Прикачи файл . Ще видите няколко опции за избор:
1. Преглед на този компютър : Потърсете вашите файлове и изберете един от вашия локален компютър.
2. Последни елементи : прегледайте списъка с файлове, с които наскоро сте работили, и изберете файл от този списък. Тези файлове могат да съществуват във вътрешни мрежови местоположения, групови файлове или могат да бъдат записани на локален компютър.
3. Елемент на Outlook : Вашият имейл може да бъде прикачен като текстово съобщение или прикачен файл.
4. Календар : Можете да вмъкнете календар във вашия имейл. Този календар може дори да включва конкретни периоди от време и други подробности.
5. Визитка : Това ви позволява да прикачите електронна визитка към вашето съобщение.
6. Преглед на уеб местоположения : Можете да изберете файлове от места, до които сте имали достъп по-рано, като сайтове на SharePoint, групови файлове или OneDrive.
7. Подпис : Можете да добавите своя подпис в края на вашето съобщение.
4. За да изберете прикачен файл, щракнете върху Прикачи елемент и след това потърсете вашия файл. Имайте предвид следните неща:
1. Размерът на прикачения файл и името му ще се покажат , ако задържите курсора над него. Използвайте това, за да намерите вашия целеви файл.
2. За да премахнете прикачен файл , изберете стрелката надолу и след това изберете Премахване на прикачен файл в показания падащ списък.

Как да използвате календари в Outlook

Календарът на Outlook ви позволява да следите предстоящи събития, както лични, така и бизнес. Планирайте срещи, срещи и други събития с лекота, след което поканете вашите контакти да се маркират заедно.

Как да добавяте елементи от календара

1. Отворете Outlook, след което останете в раздела Начало . Щракнете върху групата Нови елементи , след което изберете една от следните опции:
1. Назначаване
2. Среща
3. Целодневно събитие
4. Skype среща
5. Още артикули
2. Попълнете цялата необходима информация, като поле за тема , местоположение , начален и краен час и описание на събитието .
3. След като попълните цялата необходима информация, щракнете върху Запазване и затваряне . Събитието вече ще се покаже в календара ви.

Как да импортирате календар

Вие и другите можете да използвате календара на Outlook без никакви притеснения от загуба на вече планирани събития. Просто импортирайте друг календар, който сте използвали преди това в Outlook, като следвате стъпките по-долу.

1. В Outlook щракнете върху Файл → Отваряне и експортиране . От тук ще получите диалогов прозорец и ще трябва да изберете типа на файла, който искате да импортирате.
2. Изберете файл iCalendar (.ics) или vCalendar (.vcs) и го импортирайте в Outlook. Всички елементи, съдържащи се във външния календар, автоматично ще бъдат добавени към вашия календар на Outlook.

Как да търсите елементи от календара

Когато животът стане натоварен, графиците ви започват да се запълват бързо. Голямо усилие е да регистрирате всяко събитие в календара си. Въпреки това, с течение на времето е лесно да забравите кога и къде са определени неща.

1. Когато изберете календар, въведете ключова дума в полето за търсене . Това ще ви покаже списък с резултатите от вашето търсене, подчертани в жълто.
• За да стесните търсенето си, опитайте да въведете няколко ключови думи наведнъж.
2. Ако сте получили повече от 30 артикула, можете да превъртите надолу до дъното на списъка и да щракнете върху „ Още, за да видите “, което ще зареди допълнителни резултати.
3. Друг начин, по който можете да стесните търсенето си, е да включите И , ИЛИ или НЕ , докато търсите. Всяка от тези думи има различна функция. Техните функции могат да ви помогнат при търсене в календара ви.
• Обърнете внимание, че И , ИЛИ и НЕ трябва да се изписват с главни букви. Уверете се, че не използвате кавички, когато ги пишете.

Как да си сътрудничим в Outlook

Съвместната работа в Outlook е един от най-ефективните начини за работа върху документи с други хора. Този раздел ще ви преведе през стъпките за това как да си сътрудничите в Outlook.

Как да отворите или прикачите файл в Outlook

За да започнете да работите съвместно върху един документ, първо трябва да прикачите документ в имейл в Outlook и да включите всички, с които работите.

Уверете се, че прикаченият файл е качен в OneDrive , преди да започнете работа, и го изпратете на всички, които работят по документа. Като алтернатива, ако ви е изпратен имейл с прикачен файл от всеки, с когото си сътрудничите, отворете прикачения файл, за да започнете работа.

OneDrive

Прикаченият файл трябва да се съхранява в OneDrive , за да могат всички участващи да видят файла. За да разберете дали прикаченият файл вече е съхранен в OneDrive, просто се уверете, че прикаченият файл има икона на облак върху него. Ако не го направи, ще имате възможност да го съхраните в OneDrive и да работите по него от там.

Срещи

За да си сътрудничите правилно по прикачения файл с други, можете също така да настроите и да присъствате на срещи с други членове. Outlook също така има опцията да провежда срещи през Skype и ви позволява да работите върху документа като екип, да си водите бележки за срещи за същия документ и да комуникирате с лекота.

Как да планирате срещи в Outlook

Никога не е било по-лесно да проведете среща, отколкото в Outlook. Вие настройвате срещата и няколко кликвания ще насочат членовете на вашия екип към видеоконференцията. Outlook се свързва директно и със Skype за още повече инструменти за срещи.

1. Щракнете върху бутона Нови елементи под раздела Начало в Outlook.
2. От падащото меню изберете Среща . В прозореца Среща трябва да изберете Присъединяване към Skype среща .
3. Добавете всички желани подробности, като тема и местоположение на срещата.
4. Поканете хора на срещата, като въведете тяхната информация за контакт.

С Outlook можете да проверите кога вашите поканени са свободни с раздела Планиране . Този инструмент ще ви позволи да видите кога е най-доброто време за провеждане на вашата среща.

След като изберете идеалното време, изпратете поканата до членовете на вашия екип и започнете да работите заедно.

Как да създадете задачи и списъци със задачи в Outlook

Когато използвате Outlook, създаването на задачи и списъци със задачи е лесно. Изброяването на вашите поръчки или цели за деня дава възможност да видите всичко, което трябва да изпълните. Помага ви в процеса на предприемане на подходящите стъпки за изпълнение на задачи и управление на собственото ви време.

1. Изберете Нови елементи → Задача или просто натиснете клавишната комбинация Ctrl + Shift + K.
2. В полето Тема въведете име за задачата. Препоръчваме ви да запазите името на задачата кратко и вместо това да разширите подробностите в полето за описание.
3. Ако има фиксирана начална или крайна дата, задайте Начална дата и/или Крайна дата . Можете също да зададете напомняне, ако желаете.
4. Ако е необходимо, задайте по-висок или по-нисък приоритет на задачата, като използвате избора на приоритет .
5. Когато приключите с настройването на задачата, щракнете върху Задача → Запазване и затваряне .

Как да създадете филтри в Outlook

Без значение колко добре организирана е вашата пощенска кутия, понякога е невъзможно да превъртите стотици имейли, само за да намерите този, който ви трябва. Ако трябва бързо да намерите имейл, най-добрият инструмент за работата е функцията за търсене с филтри.

1. Първо щракнете върху лентата за търсене , която ще бъде над списъка с разговори.
2. Въведете темата, адресите или фразите, които се съдържат в имейла, който искате да намерите.
3. Разширете или стеснете търсенето си, като изберете опциите си за търсене: Всички пощенски кутии , Текуща пощенска кутия , Текуща папка , Подпапка или Всички елементи на Outlook .
4. Изберете критериите, които ще ви помогнат да стесните търсенето си в раздела за прецизиране . Категориите могат да бъдат обобщени по-долу:
1. От : Стеснете до имейли от конкретно лице.
2. Тема : Показват се само резултати по темата.
3. Има прикачени файлове : Показват се само резултати, които имат прикачени файлове.
4. Категоризирани : Показват се само резултати, които попадат в конкретна категория.
5. Тази седмица : Стеснете резултатите въз основа на часа на получаване. Има и други критерии като днес, вчера, тази седмица, миналата седмица, този месец, миналия месец, тази година или миналата година.
6. Изпратено до : Показва само съобщения, които са изпратени до вас, не са изпратени директно до вас или са изпратени до друг получател.
7. Непрочетени : Показват се само непрочетени резултати.
8. Маркирани : Показват се само съобщенията, маркирани с флаг.
9. Важно : Показват се само съобщенията, маркирани като важни.
10. Още : Това ще отвори някои по-разширени критерии, като Cc и чувствителност.
5. След като сте избрали критериите, изберете Последни търсения , за да стартирате търсенето отново. Имайте предвид, че се записват само заявките, а не резултатите.

Как да създадете категории, флагове и цветове в Outlook

Outlook ви позволява да създавате свои собствени уникални категории като финанси, лични, бизнес и т.н. С Outlook можете да сте в течение и да сте организирани във всеки аспект от живота си.

Как да присвоите категория на имейл

1. Щракнете с десния бутон върху съобщение, което искате да сортирате в категория, и изберете Категоризирай от контекстното меню.
2. Създайте или изберете категория, в която да поставите имейла. Можете също да поставите елемент в повече от една категория.

Как да създадете цветови категории

Първоначално категориите в Outlook се наименуват с общи цветове, показани в табличен изглед, като например вашата входяща кутия. Като давате на всяка категория различно име и цвят, вие улеснявате организирането и идентифицирането на цялата информация, която имате.

1. В Outlook отидете до Начало → Категоризиране → Всички категории .
2. Изберете Цветова категория и след това щракнете върху Преименуване .
3. Въведете подходящо заглавие за избраната категория. Ако искате да промените цвета на категорията, щракнете върху падащото меню Цвят .
4. Щракнете върху бутона OK , когато сте готови.

Как да създадете знамена

Не само можете да категоризирате всичките си имейли, но можете да зададете флагове за определени събития, бележки и всичко друго, за което може да се нуждаете от напомняне.

1. Изберете имейла, който искате да маркирате. Обърнете внимание, че флаговете за последващи действия се използват само за активни елементи.
2. Кликнете върху иконата на флаг . Трябва да стане червено и в заглавката на имейла ще се появи последващо съобщение.
3. За да премахнете флага, щракнете с десния бутон върху имейла и изберете Последване → Маркиране като завършено от падащото меню.

Как да използвате напомняния в Outlook

Напомнянията са по-усъвършенствана версия на флаговете. Outlook автоматично ще изпраща изскачащи прозорци за напомняния, които сте задали в календара си, за да ви уведоми кога предстоят вашите планирани събития.

Как да зададете напомняне за съобщения

1. Отидете до вашия списък със съобщения.
2. Изберете съобщението, за което искате да ви бъде напомнено.
3. От лентата с инструменти в горната част на екрана щракнете върху Последване → Добавяне на напомняне .
4. Можете да добавите информация към вашите напомняния като час, дата и описание.
5. Когато приключите с настройването на напомнянето, изберете OK .
6. В съобщението ще се появи икона на аларма — това ви казва, че напомнянето е изпратено успешно.
7. Ако трябва да промените часа на вашето напомняне, щракнете върху Последващи действия → Напомняне , след което редактирайте някоя от подробностите. Щракнете върху OK, за да запазите промените.

Как да зададете напомняне за задачи

1. Отидете в долната част на екрана и изберете Задачи . Можете също да отидете до Начало → Списък със задачи , за да видите задачите.
2. Изберете задачата от списъка, за която искате да ви бъде напомнено.
3. Изберете задачата и времевата рамка, за да спазите крайния си срок в групата за последващи действия . Щракнете върху OK , за да запазите напомнянето.
4. Ако искате да премахнете напомняне за задача, отидете в групата Управление на задачи и изберете Премахване от списъка .

Как да отхвърлите напомняния от минали събития

1. Изберете Файл → Опции → Разширени .
2. В раздела Напомняния се уверете, че е избрано Автоматично отхвърляне на напомняния за минали събития .

Как да игнорирате разговори в Outlook

Разговорите са чудесен начин да организирате имейлите си. Това са имейли, които са групирани по теми и са организирани хронологично. Понякога тези разговори могат да се натрупват и да станат неуместни, създавайки бъркотия в пощенската ви кутия.

Ако това се случи, можете просто да игнорирате/заглушите всеки разговор, който вече не е свързан с вас.

1. Изберете разговора, който искате да игнорирате, или всеки имейл в нишката.
2. Кликнете върху Игнориране .
3. Изберете Игнориране на разговора , за да завършите процеса.
• Ако не се появи там, не се паникьосвайте. Квадратчето няма да се появи, ако преди това сте поставили отметка в квадратчето Не показвай това съобщение отново , така че просто премахнете отметката от него.
4. За да продължите да получавате актуализации за разговор, който преди сте заглушили, просто премахнете отметката от квадратчето.

Как да почистите входящата си кутия в Outlook

Ако бъдат оставени без надзор, старите съобщения, които вече не са от значение за живота ви, ще претрупат входящата ви кутия. Препоръчително е да почиствате входящата си кутия поне веднъж месечно, за да избегнете това.

1. Първо изберете разговор, който искате да изчистите. Не забравяйте да проверите отново дали разговорът не съдържа важна информация, която искате да запазите.
2. Кликнете върху Почистване → Почистване на разговора .
3. Накрая изберете Почистване отново, когато изскачащото поле се появи на екрана ви.

Как да изключите автоматичното архивиране в Outlook

Архивирането на имейли е важно, за да останете надеждни и организирани. Outlook обаче автоматично архивира вашите файлове и се опитва да намали размера на файла, като премахва старите имейли и ги поставя в отделен файл. Трябва да изключите това възможно най-скоро, за да избегнете загуба на важна информация.

1. Отворете Outlook, след което отидете до Файл → Опции → Разширени .
2. В секцията Автоматично архивиране щракнете върху Настройки за автоматично архивиране .
3. Уверете се, че квадратчето Изпълнявай автоархивиране на всеки n дни не е отметнато. Това ще гарантира, че автоматичното архивиране няма да се случи във вашата имейл кутия.

Как да управлявате правила в Outlook

Създайте правило

1. Щракнете с десния бутон върху което и да е съобщение във входящата ви кутия или изберете имейл папка и щракнете върху Правила .
2. Изберете опция, която ви подхожда. Имайте предвид, че Outlook винаги предлага създаване на правило въз основа на получателя и подателя. За да получите повече опции, изберете Създаване на правило .
3. В диалоговия прозорец Създаване на правило, който се отваря, изберете едно или повече условия от секцията „ Когато получа имейл с всички избрани условия “.
4. В секцията „ Направете следното “ имате опциите да:
1. Задайте правило за преместване на съобщение в папка
2. Възпроизвеждане на избран звук
3. Показване в новия прозорец за предупреждение за артикул
5. Щракнете върху OK, за да запазите вашето правило.

Създайте правила с помощта на съветника за правила

Обикновено има три правила, които можете да създадете с помощта на съветника за правила.

• Правило за организиране : Това правило помага за филтриране и проследяване на съобщения.
• Правило за актуалност : Това правило ви дава известие, ако дадено съобщение отговаря на конкретни критерии.
• Персонализирани правила : Това са правила, създадени без шаблон.

За да създадете правило с помощта на съветника за правила в Outlook, направете следното:

1. Отидете на последната страница на съветника за правила и дайте име на вашето правило.
2. Ако искате да приложите правилото върху съобщенията, които вече сте получили, поставете отметка на Изпълни това правило сега върху съобщенията, които вече са във „Входящи“.
3. Имайте предвид, че по подразбиране правилото винаги е отметнато. Можете да премахнете отметката от квадратчето, ако не искате правилото да се прилага.
4. Щракнете върху Готово , за да запазите и включите правилото.

Изпълнете правилата ръчно

1. От раздела Файл изберете Управление на правила и сигнали .
2. След това от раздела Правила за имейл изберете Изпълни правила сега .
3. В диалоговия прозорец Изпълнение на правила сега, под раздела Избор на правила за изпълнение изберете правилата, които искате да изпълните.
4. В полето Изпълнение в папка можете да изберете различна папка, като изберете Преглед , изберете папката и щракнете върху OK .
5. Приемете настройките по подразбиране за всички съобщения в списъка Прилагане на правила към. Можете също да промените четенето на непрочетени съобщения.
6. Накрая щракнете върху бутона Run Now .

Изтриване на правило

Правилата винаги се създават, за да улеснят работата и организацията. Ако обаче правилото вече няма смисъл, струва си да го изтриете, за да поддържате списъка си организиран.

За да изтриете правило в Outlook, следвайте стъпките по-долу:

1. Отворете раздела Файл и изберете Управление на правила и предупреждения .
2. В диалоговия прозорец Правила и сигнали превключете към раздела Правила за имейл и изберете правилото, което искате да изтриете.
3. Щракнете върху бутона Изтриване и щракнете върху OK .

Как да зададете „Извън офиса“ в Outlook

Извън офиса изпраща автоматичен отговор на входящи имейли, докато сте далеч от компютъра си за продължителен период от време. По този начин хората ще знаят кога да се свържат с вас или защо не отговаряте на съобщения.

1. Отворете Outlook и щракнете върху Файл → Автоматични отговори (Извън офиса) .
• Ако не виждате тази опция, не сте влезли с акаунт в Exchange.
2. Изберете опцията Изпращане на автоматични отговори .
3. Задайте период от време за вашите автоматични отговори, като поставите отметка в полето Изпращане само през този период от време:. В противен случай ще трябва да ги изключите ръчно.
4. Въведете вашите автоматични отговори в разделите В моята организация и Извън моята организация . Можете да оставите един от разделите празен, ако не искате да изпращате автоматизирани съобщения до хора във или извън вашата организация.
• Забележка : За да избегнете отговаряне на нежелана поща, препоръчително е да изберете само Моите контакти.
5. Щракнете върху бутона OK , за да запазите вашите настройки.

Как да планирате имейл в Outlook

Понякога не искате да изпращате съобщения веднага. За да планирате или отложите имейл, използвайте следните стъпки.

1. Съставете вашето съобщение. Преди да го изпратите като имейл, изберете стрелката Още опции от групата Етикети в лентата.
2. Под Опции за доставка щракнете върху квадратчето за отметка Не доставяй преди . Сега можете да зададете ръчно датата и часа на доставка.
3. Щракнете върху Затвори .
4. Продължете да пишете съобщението си или натиснете Изпрати . Outlook автоматично ще съхрани този имейл и ще го достави на получателите на датата и часа, които сте задали.

Как да блокирате подател в Outlook

Искате ли да спрете да получавате съобщения от някого? Можете лесно да ги добавите към вашия списък за блокиране, като им попречите да достигнат до вас чрез Outlook. Имейлите от блокирани податели автоматично ще бъдат преместени в нежеланата пощенска кутия, поддържайки вашите фокусирани входящи кутии чисти.

1. В списъка със съобщения изберете всяко съобщение от подателя, когото искате да блокирате.
2. В лентата с менюта на Outlook изберете Съобщение → Нежелана поща → Блокиране на подател .
3. Outlook автоматично съхранява имейл адреса на подателя и го добавя към вашия списък с блокирани податели . Имайте предвид, че подателите се блокират за всеки акаунт, което означава, че ще бъде засегнат само акаунтът, който използвате в момента.

Как да отстранявате проблеми с Microsoft Outlook Mobile

Има няколко основни проблема, с които хората се сблъскват в Outlook Mobile. Ще разгледаме някои от най-често срещаните и стъпките, необходими за отстраняването им.

Приложението Outlook се срива

1. Ако приложението Outlook се срива всеки път, когато го отворите, опитайте да изчистите кеша на браузъра на вашето устройство:
1. Как да изчистите кеша на браузъра на Android (Google)
2. Как да изчистите кеша на браузъра на iOS (Apple)
2. След като изчистите напълно кеша на браузъра си, премахнете приложението Outlook от вашето устройство и го инсталирайте отново.

Не можете да влезете в приложението Outlook

• Проверете своя имейл адрес и парола, за да се уверите, че въвеждате вашите идентификационни данни правилно. Опитайте да нулирате паролата си, ако е необходимо.
• Уверете се, че вашият имейл акаунт се поддържа. Можете да добавяте акаунти към Outlook само от Exchange Online, Exchange Server, Office 365, Outlook.com, Yahoo! Поща, Gmail и iCloud.
• Ако не сте сигурни какъв тип имейл имате, проверете при вашия имейл доставчик, доставчик на интернет услуги (ISP) или вашия екип за поддръжка на работното място.
• Ако не можете да влезете в акаунт, който вече сте създали, премахнете акаунта си и го добавете отново към приложението Outlook.

Не може да се инсталира приложението Outlook

Има няколко неща, които трябва да направите, за да инсталирате мобилното приложение Outlook на вашето устройство.

• Трябва да имате мобилно устройство, което отговаря на изискванията на приложението, което ще инсталирате. Можете да проверите тези изисквания на страницата за инсталиране в App Store или Google Play Store.
• Трябва да имате достатъчно налично място за съхранение, за да поберете и задържите размера на приложението Outlook.
• За изтегляне на приложението Outlook е необходима работеща интернет връзка, като Wi-Fi или мобилни данни.

Контактите и календарът няма да се синхронизират

Вашите контакти и календар няма да се синхронизират, ако настроите имейла си като POP или IMAP акаунт. В този случай ще трябва да създадете Exchange ActiveSync акаунт. Трябва също така да проверите дали приложението ви за имейл има разрешение за достъп до вашия календар и контакти.

Ако имейлът ви работи правилно на компютър, проблемът най-вероятно е причинен от приложението ви за имейл. Ако проблемът е вашето приложение, ще трябва да се свържете с техния екип за поддръжка . Например, ако имате проблеми с приложението за поща на iOS , свържете се с поддръжката на Apple , за да оцените и отстраните проблема.

За по-лесен достъп и по-добро управление на вашите контакти и календари се препоръчва да изтеглите и инсталирате приложението Outlook Mobile .