Как да разделим име и фамилия в Excel

Големите набори от данни може да изискват да разделите имената и фамилиите на хората във вашите таблици с данни. В тази статия можете да научите как да направите точно това. Нарязвайте данните си с лекота, като следвате този урок за Excel за начинаещи и средно напреднали потребители.

Да приемем, че работите върху създаването на персонализиран шаблон за имейл. Всяко съобщение трябва да съдържа името на получателя - ако искате това да е по-приятелско, бихте искали да използвате само собствени имена. За щастие, Excel ви дава възможност да разделите имената и фамилиите в отделни клетки.

Наличието на много данни, натъпкани само в една клетка, често създава проблеми. В този случай това е персонализация. Понякога твърде много в едно поле може също да попречи на способността ви да сортирате и филтрирате данните си. Можете да използвате методите по-долу, за да разделите повече видове данни в техните собствени клетки, като адреси, рождени дни и т.н.

Съдържание

Разделете имената и фамилиите в Excel

В ръководствата по-долу можете да научите как да разделяте имената и фамилиите в Excel. За целите на това ръководство ще използваме най-новияMicrosoft Excel 2019 , но стъпките работят на всички версии на софтуера.

Искате ли безплатен достъп до Excel? Опитайте Excel Online , непрекъснато разрастващата се онлайн версия на софтуера, предоставена от самите Microsoft. Ако имате нужда от допълнителна помощ, не се колебайте да се свържете с нас .

Метод 1. Използвайте функцията Text to Columns

Текст към колони в Excel ви позволява да разделяте текстови стойности на отделни клетки в ред. Можете да използвате това, за да отделите име и фамилия от пълното име.

Отворете документа на Excel, съдържащ вашите имена, или създайте нов и настройте вашите данни. Уверете се, че вашите клетки са настроени по начин, подобен на нашия пример по-долу:
Използвайте курсора, за да изберете всички имена в колоната с пълно име. В нашия пример ще изберем A2:A10.
Превключете към раздела Данни в интерфейса на вашата лента. Това трябва да се намира между раздела Формули и раздела Преглед.
Щракнете върху бутона Текст към колони , който се намира в секцията Инструменти за данни. (Вижте изображението по-долу)
Ще се появи изскачащ прозорец и ще стартира съветника за конвертиране на текст в колони. Това може да се раздели на 3 стъпки, всяка от които изисква да направите корекции.
В Стъпка 1 изберете Разделени в секцията Оригинален тип данни. Това ще ви позволи да използвате интервал като разделител между собственото и фамилното име. Кликнете върху Напред, за да продължите.
В Стъпка 2 се уверете, че първо махнете отметката от всички разделители и след това отметнете само интервал . Още веднъж щракнете върху Напред , за да продължите.
Уверете се, че сте избрали полето за вашия изход в раздела Дестинация . За нашия пример избрахме първата клетка в колоната First name, B2. Щракнете върху Готово , за да завършите процеса.

Както се вижда по-долу, успяхме успешно да разделим имената и фамилиите от една клетка в 2 отделни клетки. Това отваря множество опции за персонализирани имейли, анализ на данни и др.

отделете фамилните и собствените имена, като използвате колоните fucniton

Има обаче някои неща, които трябва да имате предвид, когато работите с този метод. Обърнете внимание на следните предупреждения:

Данните във вашите клетки са статични . Когато редактирате пълното име, името и фамилията няма да се коригират според вашите промени. Ще трябва да ги редактирате ръчно, за да отразите промените.
Ако не посочите целева клетка, Текст към колона ще презапише текущата колона. Това изтрива полетата за пълно име, като ги заменя с разделени имена и фамилии.
Искате ли само име или фамилия? В Стъпка 3 изберете колоната, която искате да пропуснете, и след това изберете опцията Не импортирай колона (пропускане) .

Методът Text to Columns е най-подходящ при работа с последователни данни. Например, когато всички имена имат само име и фамилия или всички имена имат бащино име. Смесването и съпоставянето ще доведе до грешни резултати — ако вашите данни са непоследователни, вместо това работете с формули.

Метод 2. Формули

Различен подход за разделяне на имената и фамилиите в Excel е чрез използване на формули. За целта ще ви трябват 3 различни формули, в зависимост от това дали имате презимена в списъка си или не.

Силата на използването на формули е неговият динамичен начин за извличане на данни. Ако промените пълното име, промяната автоматично ще се отрази и в отделените клетки за първо, бащино и фамилно име.

Въпреки че този метод е по-усъвършенстван, ние сме тук, за да ви помогнем. Нека започнем с разбиването на 3-те формули, които ще използвате, за да разбиете пълните имена.

1. Формула за получаване на първото име

За да отделите първото име от пълното име, ще трябва да използвате следната формула. Просто изберете всяка празна клетка като местоназначение и след това вмъкнете следното: =НАЛЯВО(A2,ТЪРСЕНЕ(" ",A2)-1)

използвайте формули на Excel, за да разделите фамилното и собственото име

Тази формула предполага, че пълното име се съдържа в клетка A2. Ако вашият е в различна позиция, не забравяйте да го промените във формулата. Например. Ако първото ви поле за пълно име е D7, формулата ще се промени на: =ЛЯВО(D7,ТЪРСЕНЕ(" ",D7)-1)

След като изпълните формулата веднъж, можете лесно да я повторите, като поставите курсора в долния десен ъгъл на клетката и го плъзнете надолу. Това автоматично ще коригира формулата за другите полета за пълно име и ще отдели първото име:

формула на excel за разделяне на имената и фамилиите

Imgur връзка

2. Формула за получаване на второ име

Да приемем, че някои от записите с пълно име във вашия набор от данни имат бащино име. В този случай може да искате да ги извлечете в тяхната собствена колона. Следната формула ще ви позволи да направите точно това: =MID(A2,SEARCH(" ",A2)+1,SEARCH(" ",SUBSTITUTE(A2," ","@",1))-SEARCH(" ", А2))

Отново тази формула предполага, че пълното име се съдържа в клетка A2. Ако вашият не е, не забравяйте да го коригирате в самата формула. Можете също да използвате манипулатора за плъзгане, за да копирате и автоматично коригирате формулата към другите клетки с пълно име и да попълните колоната за бащино име.

Най-добре е да използвате последователни данни — ако някои от записите имат бащи имена, а други не, липсващите бащи имена ще бъдат заменени с #VALUE ! Грешка. Ще трябва да се отървете от тях ръчно.

3. Формула за получаване на фамилното име

И накрая, последната формула се използва за извличане на фамилията от пълно име. Просто изберете целева клетка и след това вмъкнете следното: =RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(" ",A2))

Точно както предишните формули, тази също предполага, че пълното име се съдържа в клетка A2. Ако вашият е различен, не забравяйте да го коригирате в самата формула. Използвайте манипулатора за плъзгане, за да копирате и автоматично коригирате формулата към другите клетки с пълно име и да попълните колоната с фамилията.

В случай, че имате и бащи имена, използвайте следната формула: =RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH("@",SUBSTITUTE(A2," ","@",LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE (A2," ","")))))

Отново заменете всички екземпляри на клетката A2, ако пълното ви име се намира в друго поле.

Метод 3. Намерете и заменете

С помощта на заместващи знаци можете да разделяте имената и фамилиите с функцията за намиране и замяна на Excel . Това е малко странно, но работи и може да е по-бързо от другите опции. Нека видим как можете да разделите пълните имена, като го използвате

1. Вземете първото име чрез Find & replace

Изберете всички клетки с пълни имена, след което щракнете с десния бутон върху някоя от тях и изберете Копиране от контекстното меню. Друга възможност е да използвате клавишната комбинация Ctrl + C.
Изберете целевата клетка и след това щракнете с десния бутон и изберете Поставяне от контекстното меню. Можете също да използвате клавишната комбинация Ctrl + V. Трябва да имате точно копие на пълните имена.
Задръжте втората колона избрана и останете в раздела Начало . Щракнете върху бутона Намиране и избор от секцията Редактиране най-вдясно.
От контекстното меню изберете Замяна . Ще се появи нов изскачащ прозорец.
Въведете знак за интервал ( ) и след това звездичка (*) в полето Find what. Оставете другото поле празно и след това щракнете върху Замени всички .
Свършен!

2. Вземете фамилното име чрез Find & replace

Изберете всички клетки с пълни имена, след което щракнете с десния бутон върху някоя от тях и изберете Копиране от контекстното меню. Друга възможност е да използвате клавишната комбинация Ctrl + C.
Изберете целевата клетка и след това щракнете с десния бутон и изберете Поставяне от контекстното меню. Можете също да използвате клавишната комбинация Ctrl + V. Трябва да имате точно копие на пълните имена.
Задръжте втората колона избрана и останете в раздела Начало . Щракнете върху бутона Намиране и избор от секцията Редактиране най-вдясно.
От контекстното меню изберете Замяна . Ще се появи нов изскачащ прозорец.
Въведете звездичка (*) и след това интервал ( ) в полето Find what. Оставете другото поле празно и след това щракнете върху Замени всички .
Свършен!

Последни мисли

Надяваме се, че тази статия успя да ви научи как да разделяте пълните имена на собствени и фамилни имена в Microsoft Excel. Използвайте методите по-горе, за да създадете богати, персонализирани листове с данни с лекота. Можете дори да смесвате и комбинирате различни техники, за да ускорите работния си процес!

Преди да тръгнеш

Върнете се на сайта на нашия помощен център, ако имате нужда от допълнителна помощ с Excel. Върнете се при нас за повече информативни статии, всички свързани с производителността и съвременните технологии!

Искате ли да получавате промоции, сделки и отстъпки, за да получите нашите продукти на най-добра цена? Не забравяйте да се абонирате за нашия бюлетин, като въведете своя имейл адрес по-долу! Получавайте най-новите технологични новини във входящата си поща и бъдете първите, които ще прочетат нашите съвети, за да станете по-продуктивни.

Може да харесате още

» Как да групирате работни листове в Excel
» Как да добавите най-добра линия в Excel
» Как да отпечатате линии на мрежата в Excel

Намерете всичко необходимо